6 Geheimnisse über Projekte

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Ihre Projekte nie so laufen, wie Sie planen? Egal, wie gut Sie sich vorbereitet fühlen, irgendwas geht immer schief. Glauben Sie mir, das haben wir alle schon erlebt. Das bedeutet nicht, dass Ihr Team unvorbereitet ist oder dass Sie mehr Aufwand in die Projektplanung stecken sollten. Es bedeutet nur, dass Sie bei Projekten ein paar Tricks verpassen.

1. Gute Kommunikation

Das scheint zwar öffentlich zu sein, aber glauben Sie mir, das ist es nicht. Viele Unternehmen und Teams haben Schwierigkeiten mit ihrer internen Kommunikation, also vielleicht ist da auch was für Sie dabei.

Informationen sollten zwischen den Teams fließen, da niemand böse Überraschungen mag. Dennoch fühlen sich viele Teammitglieder unter Druck gesetzt, so dass sie lieber Dinge verheimlichen als zuzugeben, dass es ihr „Fehler“ war. Das ist eindeutig schlechte Kommunikation und kann einen das ganze Projekt kosten. Was machen man also dagegen tun?

Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams gut informiert sind und in einer freundlichen und kooperativen Umgebung arbeiten. Kommunizieren Sie Ihrem Team, dass es menschlich ist, Fehler zu machen. Die Team Mitglieder sollten sich frei fühlen, das Top-Management zu alarmieren, wenn sie ein Problem sehen. Auf diese Weise kann jemand das Problem sofort beheben. Oftmals hat das Top-Management Ressourcen, die andere Teammitglieder nicht haben. Stellen Sie also sicher, dass sowohl die horizontale als auch die vertikale Kommunikation im Unternehmen gut ist. So wird Ihr Projekt reibungslos ablaufen.

2. Die 80/20 Regel

Es gibt eine Menge Perfektionisten da draußen. Aber perfekt bedeutet nicht gleich das beste Ergebnis oder die effizienteste Lösung. Deshalb sollten Sie sich vielleicht überlegen, sich mit nicht ganz so perfekt zufrieden zu geben. Denken Sie an die 80/20-Regel, wenn Sie ein Projekt ausführen. Hier ist eine kurze Erinnerung an die Regel: Wir geben uns mehr Mühe, 20% unseres Projektes zu machen, als 80%.

Konzentrieren Sie sich daher zunächst auf die 80% und ignorieren Sie die restlichen 20%. Sonst werden Ihre Teams das Gefühl haben, nichts erreicht zu haben. Sie werden nur an die 20% denken, die sie nicht erreicht haben und ihren Erfolg vergessen. Das ist nicht die Stimmung, die Sie am Arbeitsplatz haben wollen. Sie möchten, dass Ihre Teammitglieder motiviert und begeistert von kommenden Projekten bleiben. Also schätzen Sie diese 80%.

3. Projektmanager schaffen Ihre Arbeit selbst

Wenn wir neue Projektmanager einstellen, neigen wir oft dazu, ihnen sofort zu sagen, was sie tun sollen. Wir denken, dass dies nur Anweisungen sind, um sie in das Team zu integrieren, aber was wir tatsächlich tun, ist ihnen Vorschläge zu geben, wie sie ihre Arbeit erledigen sollen.

Was passiert wenn wir die Projektleiter kreativ sein lassen und sie ihre eigenen Strategien in ihren Teams ausprobieren lassen? Ganz einfach, Sie bringen neue Ideen mit, von denen wir alle lernen und profitieren können. Und glauben Sie mir das wollen Sie in Ihrem Unternehmen: Mitarbeiter, die neue Perspektiven und Strategien mitbringen. Wenn Sie also das nächste mal einen Projektleiter einstellen, behalten Sie das im Gedächtnis.

4. Projektplanung

Gut, das hören Sie wahrscheinlich nicht zum ersten Mal: Projekte planen bevor man sie durchführt. Am besten legt man auch sein Budget gleich an und definiert einen Zeitplan. Einfach, nicht wahr? Wo ist das Geheimnis? Das Geheimnis ist, sich Zeit zu nehmen. Prüfen Sie, ob Ihr Plan richtig ist und planen Sie Besprechungen ein, um zu diskutieren und ein Brainstorming durchzuführen, ob Ihr Projekt durchführbar ist oder nicht. Überlegen Sie sich auch, große Projekte in kleinere Teile zu zerlegen, damit Sie die Aufgaben besser verteilen können.

Selbst wenn Sie alles getan haben, was oben erwähnt wurde, ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief geht, immer noch hoch. Fehler sind einfach unvorhersehbar und der beste Weg, sie zu lösen, ist, sich darauf einzustellen. Lassen Sie Ihr Team wissen, dass Fehler menschlich sind und dass es wichtig ist, sie zu kommunizieren, damit Sie sie gemeinsam lösen können.

5. Projektverfolgung

Die Zeiterfassung hilft bei der Verfolgung Ihrer Projekte auf jedem Schritt des Weges. Wenn Sie einmal begonnen haben, Ihre Leistung zu messen, werden Sie in der Lage sein, Fehler und Problembereiche im Projekt zu identifizieren. So können Sie Ihre Arbeit optimieren und lernen, wie Sie Ihre Ressourcen für zukünftige Projekte einsetzen können. Dieser langfristige Lernprozess wird Ihr Team effizienter machen.

Hier ist ein zusätzlicher Vorteil der Projektzeiterfassung: Zu wissen, wie gut man arbeitet, motiviert die Teammitglieder. Und jeder Arbeitsplatz wünscht sich ein Umfeld mit motivierten und begeisterten Menschen, nicht wahr?

6. Projekt abbrechen

Hier ist das letzte Geheimnis, das Sie wissen müssen: Manchmal ist es definitiv besser, ein Projekt abzubrechen, als zu versuchen, es zu retten. Selbstverständlich will niemand ein Projekt abbrechen, weil es bedeutet, zu akzeptieren, dass wir versagt haben. Selbst wenn wir einen Fehler nach dem anderen machen und das Projekt bereits weit über dem Budget und unserem Zeitplan liegt, werden wir nicht absagen wollen, weil wir uns selbst fragen: „Was werden die Leute darüber sagen?“.

Aber denken Sie mal darüber nach. Ein scheiterndes Projekt zu retten, erfordert eine Menge an Ressourcen, die ohnehin schon knapp sind. In den meisten Fällen wird das Projekt zu einer noch größeren Belastung, je länger wir versuchen, es zu retten. Deshalb müssen wir manchmal einfach loslassen und die Tatsache akzeptieren, dass das Projekt nicht durchgeführt werden konnte. Und das ist in Ordnung.

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Ivana Spiridonovic

Zeitmanagement ist für Unternehmen, egal ob klein oder groß, ein wichtiges Thema. Als ausgebildete Betriebswirtin und jahrelange Expertin bei TimeTrack setze ich mich täglich mit dem Thema Zeiterfassung auseinander. Die Tipps und Tricks, die ich in dem Bereich entdeckt habe möchte ich Ihnen weitergeben. 

Außerdem schreibe ich gerne über meine Erfahrungen im Projektmanagement. Dabei lege ich viel Wert auf Team Management, überschaubare Arbeitsprozesse und transparente Kommunikation – meiner Meinung nach die Grundlagen für jedes erfolgreiche Projekt.