Wir kennen alle die folgende Situation: Sie sind in der Arbeit und konzentrieren sich auf Ihre Arbeit. Plötzlich ist es Zeit nachhause zu gehen. Sie haben allerdings nicht einmal die Hälfte der Arbeit geschafft, die Sie für heute geplant hatten. Was ist passiert? Ein Kollege hat Ihnen eine unerwartete Aufgabe gegeben. Sie haben zu viel Zeit damit verbracht, Ihre E-Mails zu beantworten. Sie haben zu viele Sachen auf Ihre ToDo-Liste geschrieben.

Wenn wir in der Arbeit sind, konzentrieren wir uns zu sehr darauf, Dinge zu erledigen. Wir achten nicht darauf, wie viel Zeit und Mühe wir in unsere Arbeit stecken, solange wir unser Ziel am Ende erreichen. Wir arbeiten effektiv. Wir tun die richtigen Dinge. Auf lange Sicht möchten wir unsere Arbeitsgewohnheiten allerdings optimieren, um effizienter zu werden, indem wir die Dinge richtig tun. Wenn wir am Arbeitsplatz effizienter werden, erreichen wir die gleichen Ziele mit weniger Aufwand. 

Die Frage, die wir uns stellen müssen, ist: Was kann ich tun, um am Arbeitsplatz effizienter zu werden? Hier sind 9 Tipps:

Genaue Aufgaben definieren

Jedes Ziel auf Ihrer ToDo-Liste muss klar formuliert und fokussiert sein. Nur so kennen Sie sich auf Ihrer Liste gut aus und können gut mit ihr arbeiten. 

Prioritäten setzen

Die erste Frage, die sich jedes Mal stellen müssen, ist: Welche Aufgaben sind dringend und welche Aufgaben sind wichtig? Die wichtigen Aufgaben kommen immer ganz oben auf die Liste und werden als erstes erledigt. 

Große Aufgaben aufteilen

Ihre ToDo-Liste ist Ihr Leitfaden. Die Liste sollte Sie nicht von Anfang an überfordern. Setzen Sie sich daher viele kleine Ziele, damit Sie im Laufe des Arbeitstages immer wieder eine Aufgabe von Ihrer Liste streichen können. So bleiben Sie motiviert und zufrieden mit Ihrer eigenen Leistung.

Timeboxing Methode einsetzen 

Notieren Sie im Vorhinein wieviel Zeit Sie für jede einzelne Aufgabe brauchen werden. So bleiben Sie realistisch. Keine Sorge, falls Sie die Zeitintervalle nicht genau einhalten. Sie werden früher oder später ein Gefühl dafür entwickeln, Ihren Aufwand richtig einzuschätzen.

Ähnliche Reihenfolgen erstellen 

Wenn Sie immer wieder dieselben Aufgaben am Arbeitsplatz erfüllen, schauen Sie, dass Sie ähnliche Tätigkeiten zur selben Tageszeit erledigen. So machen Sie nämlich eine Gewohnheit daraus und werden effizienter arbeiten.

Sagen Sie nein 

Sie können nun mal nicht alle Aufgaben übernehmen. Lehnen Sie neue Projekte ab, wenn Sie bereits zu viele haben. Ihre Zeit und Energie sind begrenzt. Deswegen bleiben wir bei dem Sprichwort: Qualität statt Quantität.

Ablenkende Ideen aufschreiben

Wir haben alle Ideen, die uns während der Arbeit durch den Kopf gehen und uns ablenken. Die Lösung: Schreiben Sie alles auf! So können Sie mit Ihrer Arbeit in Ruhe fortsetzen und sich später mit den Sachen auseinandersetzen.

E-Mails später abrufen 

Sobald eine neue E-Mail angekommen ist, wollen wir sofort darauf antworten. Dabei sind viele E-Mails nicht dringend. Sie lenken uns nur von der Arbeit ab und wenn wir schon auf eine E-Mail antworten, dann antworten wir gleich auf alle. Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? So überwinden Sie Prokrastination: Schauen Sie sich Ihre E-Mails jede Stunde an. So verpassen Sie keine Informationen und können sich trotzdem noch auf Ihre eigene Arbeit konzentrieren.

Pausen machen 

Machen Sie regelmäßige Pausen. Holen Sie sich einen Kaffee oder gehen Sie eine kurze Runde spazieren. Das Wichtigste ist, dass Sie kurz aufstehen und von Ihrem Arbeitstisch wegkommen. Verbringen Sie Ihre Pausen nicht auf Ihrem Smartphone. Damit tanken Sie keine Energie auf. 

Private Gewohnheiten 

Wie Sie Ihre Freizeit verbringen, kann Ihre Produktivität stark beeinflussen. Kümmern Sie sich um Ihr Wohlbefinden, damit Sie genug Energie für den nächsten Tag auftanken können. Achten Sie darauf, dass Sie genug schlafen, sport machen und sich gesund ernähren. Wir kennen nämlich alle die lateinische Redewendung „Mens sana in corpore sano“, was übersetzt: „ein gesunder Geist in einem gesunden Körper“ bedeutet.

Gute To-Do-Listen, regelmäßige Pausen und ein ausgewogener Lebensstil sind der Schlüssel zu mehr Effizienz am Arbeitsplatz. Wenn Sie nun den Überblick über alle Aufgaben und Projekte behalten wollen, an denen Sie in den letzten Wochen oder sogar Monaten gearbeitet haben, ist eine Zeiterfassungssoftware genau das Richtige für Sie! Sie halten nicht nur mit Ihren Leistungen und Aktivitäten mit, sondern können auch sehen, wie viel Zeit Sie bei der Arbeit verbracht haben. 

TimeTrackApp ist eine effektive Time Tracker Software für Unternehmen und Privatpersonen. Machen Sie sich mit unserer kostenlosen, einfach zu bedienenden Zeiterfassungssoftware keine Sorgen mehr über das Zeiterfassungsmanagement. 

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