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Arbeitszeiten mussten schon immer auf die ein- oder andere Weise erfasst werden. Seit einem einschneidenden Urteil des Europäischen Gerichthofs (EuGH) im Mai 2019 sehen sich diesbezüglich immer mehr Unternehmen branchenübergreifend mit neuen Anforderungen konfrontiert. Die Erfassung von Arbeitszeiten kann nun nicht mehr komplett individuell ablaufen.

Doch was genau besagt das neue Urteil? Was bedeutet seit dem gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung? Wie können Arbeitgeber gesetzeskonform und praktisch die Arbeitszeit ihrer Angestellten abrechnen? Wir liefern Ihnen den Überblick über Pflichten und Möglichkeiten moderner, gesetzeskonformer und praktischer Arbeitszeiterfassung. Und Gründe, warum das EuGH-Urteil von 2019 mehr Segen als Fluch ist.

Was meint Arbeitszeiterfassung?


Die Arbeitszeit ist die zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgemachte und vertraglich festgelegte Arbeitspflicht des Arbeitnehmers. Die Erfassung der Arbeitszeit garantiert, dass sich die beiden Parteien an die Vertragsvereinbarung halten.

Es mag wie ein Kontrollmittel des Arbeitgebers über die Arbeit seiner Angestellten klingen, doch auch der Arbeitnehmer profitiert von der Arbeitszeiterfassung. Für beide Parteien gibt es Gründe, warum die Erfassung der Arbeitszeit Sinn macht.

Gründe für Arbeitszeiterfassung


Die Erfassung der Arbeitszeit kann man Gleichsetzen mit der Überprüfung von Vertragsvereinbarungen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben ein großes Interesse daran, geleistete Arbeit so exakt wie möglich festzuhalten. Genau deswegen wurden Arbeitszeiten schon immer mehr oder weniger genau erfasst. Die Notwendigkeit der exakten Arbeitszeiterfassung hat sich in den letzten Jahren von Seiten des Gesetzes aufgedrängt. Sie hat aber auch gezeigt, dass mit der gesetzlichen Forderung die Gründe für Arbeitszeiterfassung noch nicht aufhören.

Gesetzliche Regelungen seit dem EuGH-Urteil von 2019

Wie so oft verhält es sich mit der Arbeitszeiterfassung auch. Ein Umdenken geschieht erst, wenn die Dringlichkeit besteht. Und wann sind Dinge dringlicher, als wenn sie gesetzlich eingefordert werden?

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Der große Wendepunkt in der Geschichte der Arbeitszeiterfassung heißt EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung von 2019. Vor Mai 2019 waren Arbeitgeber nur verpflichtet, die Überstunden ihrer Angestellten zu protokollieren, also Arbeitszeit, die über 8 Stunden am Tag hinaus geht, so wie Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Seit besagtem Mai aber, sind Arbeitgeber der EU-Mitgliedstaaten dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten mit einem verlässlichen, transparenten und objektiven System zu erfassen. Und zwar alle Arbeitszeit. Neben Überstunden auch Pausenzeiten und Urlaubstage. Ab Stunde 0 sozusagen. Wie das genau entsprechende Gesetze aussehen sollen, überlässt der EuGH den Mitgliedstaaten selbst.

Trotz fehlendem Gesetz haben DACH Unternehmen eine klare Handlungsempfehlung

Wie sieht das Gesetz für DACH-Unternehmen aus? So genau weiß das keiner. Das entsprechende Gesetz wurde noch nicht verabschiedet. Anhand letzter Urteile des Arbeitsgerichts lässt sich allerdings erschließen, was in Deutschland Pflicht wird. Und eigentlich schon ist. Vor allem ein bekannt gewordenes Urteil vom Arbeitsgericht Emden macht das deutlich. Ohne eine Umsetzung des EuGH-Urteils ins deutsche Gesetz wurde Anfang 2020 in Emden entschieden, dass Arbeitgeber schon jetzt in der Pflicht zur Einrichtung eines „objektiven, verlässigen und zugänglichen Zeiterfassungssystems“ stehen. Eine generelle Aufzeichnungspflicht von Arbeitszeit besteht also. Die allgemeine Handlungsempfehlung lautet deswegen: Alle Unternehmen sollten dringend, penibel und sauber die Arbeitszeiten ihrer Angestellten erfassen. „Verlässlich, zugänglich und objektiv“ – Wie es das EuGH Urteil vorsieht. Das Gesetz kommt, so viel ist sicher.

Systematische Arbeitszeiterfassung zum Schutz von Arbeitnehmern

Das EuGH-Urteil kam nicht aus dem Nichts und sollte auch nicht ins Nichts führen. Auch wenn die Forderung nach einem verlässlichen, objektiven und transparenten System viel Aufwand seitens der Arbeitgeber bedeuten kann, ist eines nicht zu vergessen. Das Urteil wurde zum Schutz der Arbeitnehmer gefällt. Nur durch ein entsprechendes System sieht der EuGH sichergestellt, dass zulässige Arbeitszeiten nicht überschritten und geleistete Überstunden bezahlt werden.

Auch wenn der Anlass des Urteils rechtlicher Natur ist, rückt mit diesem Urteil generell der Schutz von Angestellten – ihre physische und psychische Gesundheit- mehr in den Fokus. Verstöße gegen Vertragsvereinbarungen aufzudecken bedeutet auch, psychischer und physischer Belastung entgegenzuwirken.

Verlässliche Zeiterfassung für ein dynamisches und organisiertes Team

Das EuGH-Urteil ist ein dringlicher Grund für die Einführung eines gesetzeskonformen Systems zur Arbeitszeiterfassung. Es sollte aber nicht der einzige sein. Gesetzeskonformität ist in diesem Fall ein Motor, der Unternehmen und Teams eine neue Kultur leben lässt. Die Gründe für verlässliche, zugängliche und objektive Zeiterfassung liegen ebenso gut in Gesetzeskonformität wie in Unternehmenskultur.

Wenn ein so transparenter Überblick von Leistung besteht wie gefordert, profitieren Arbeitgeber, Arbeitnehmer und die Beziehung beider davon. Wird Arbeit verlässlich und exakt erfasst, signalisiert das dem Arbeitnehmer, dass seine Arbeitszeit wertgeschätzt wird. Das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und -nehmer profitiert also von einem solchen System. Vor allem wenn die exakt erfassten Arbeitszeiten zudem transparent zugänglich gemacht werden. Wenn alle Parteien einen ständigen, aktuellen Überblick über Leistungen haben, wird Verständnis und gegenseitiges Vertrauen erst ermöglicht.

Der transparente Einblick in die Leistung des Arbeitnehmers ermöglicht zudem eine bestmögliche Einschätzung über Soll und Ist-Zuständen. Neben der Vertragskonformität lässt sich so die Effizienz der Arbeit steigern. Besteht ein Zugang zum stets aktuellen Stand von Leistung, lassen sich Schieflagen schnell abwenden. Das betrifft finanzielle Ressourcen genauso wie zeitliche.

Arbeitnehmer können durch die Verfolgung ihrer Zeiteinteilung ihre eigene Effizienz überprüfen und steigern. Ein gesetzkonformes System der Arbeitszeiterfassung ist gewissermaßen eine Einladung zum Self-Improvement. Die eigene Tätigkeit ist transparent und kann dynamisch angepasst werden. Zudem lässt sich mit einem zugänglichen System gut planen. Urlaubszeiten können lange im Voraus an Projektstände und Verfügbarkeiten geplant und angepasst werden. Die Unternehmenskultur, die aus einer Arbeitszeiterfassung hervorgeht, wie das EuGH-Urteil sie vorsieht, ist transparent, dynamisch und organisiert.

Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung

Das Emdener Urteil von 2020 zeigt, das vorausschauendes Handeln nun von Arbeitgebern verlangt wird. Das Gesetz, nach dem jetzt schon verurteilt wird, kommt. Welche Möglichkeiten haben DACH-Unternehmen nun zur gesetzkonformen Arbeitszeiterfassung?

Grundsätzlich haben Unternehmen branchenübergreifend zwei Möglichkeiten: manuelle und digitale, beziehungsweise automatisierte Zeiterfassung. Ein genaues Format wurde dazu noch nicht festgelegt.

Manuelle Zeiterfassung: Alt bewährt sich nicht immer

Als Beispiele für manuelle Zeiterfassungssysteme lassen sich Stempeluhren, Niederschriften und Excel Tabellen nennen. Auch wenn sich letzteres genau genommen an der Schnittstelle zwischen manuell und digitalisiert befindet.

Mit Excel erfasst man Arbeitszeiten manuell und digital. Aber in keinem Fall automatisiert. Es erfordert das Eintragen der Arbeitszeiten in Tabellen. Arbeitnehmer sind angewiesen, ihre Arbeitszeiten täglich einzutragen. Aus verschiedenen Gründen ist vom Excel System abzuraten. Zum einen ist es ein sehr aufwendiges System. Wenn wirklich alle Pausen– und Mehrarbeitszeiten minutengenau erfasst werden sollen, wie es das Gesetz fordert, geht mehr Zeit durch das Eintragen verloren, als es nötig ist. Zum anderen ist es ein fehleranfälliges und unübersichtliches System. Schnell hat man sich vertippt oder ein Komma falsch gesetzt. Die Auswirkungen zeigen sich spät aber umso gravierender bei der Abrechnung der Arbeitszeit.

Niederschriften und Stempeluhren sind ebenso aufwendige Systeme. Bei ihnen könnte es außerdem an der Gesetzkonformität scheitern. Arbeitszeiten müssen nachgewiesen werden können. Das wird schwierig bei analogen Stempeluhren. Diese Nachweise auf Papier können genauso schnell verloren gehen wie Niederschriften auf Papier.

Je nach Unternehmensgröße, Arbeitszeitmodellen und Branche mag die perfekte Lösung, das perfekte System variieren. Es lässt sich aber eine klare Empfehlung für Systeme der digitalen, automatisierten Arbeitszeiterfassung aussprechen. Den genannten Hürden der manuellen Arbeitszeiterfassung begegnet man in automatisierten Systemen zur Arbeitszeit nicht.

Automatisierte Arbeitszeiterfassung: automatisch, praktisch, gut

Branchen digitalisieren sich immer mehr. Auch im Bereich der Arbeitszeiterfassung tun sich immer mehr digital transformierte Möglichkeiten auf. Digitalisierung geht immer mit der Vorstellung des Neuen und unbekannten einher. Tatsächlich aber nutzen digitale Systeme sehr oft ähnliche und grundsätzlich gut bewährte analoge Methoden. Sie werden eben nur digital transformiert und automatisiert. Und damit „zuverlässig, zugänglich und objektiv“ gemacht. Automatisierte Systeme übernehmen bewährte analoge Methoden und passen sie an gesetzliche und kulturelle Anforderungen der modernen Arbeitswelt an.

Mit TimeTrack Arbeitszeiten zeitgemäß, praktisch und gesetzkonform erfassen

Am besten lässt sich automatisierte Arbeitszeiterfassung wohl am Beispiel TimeTrack erklären. Die Software rückt das altbewährte System des Stundenzettels in ihr Zentrum. Es ist ja schließlich so praktisch: Wenn die Arbeit angetreten wird, wird gestempelt. Wenn sie beendet wird ebenfalls. Die Tücke der analogen Methode: Arbeitszeit wird nicht sekundengenau erfasst. TimeTrack tut das. Statt tatsächlich zu stempeln, drückt der Mitarbeiter einen grünen Knopf in seiner Smartphone- oder Desktop-App. Zum Beenden drückt er einen roten. Und das bei jedem Kommen und Gehen. Und mit der Projekt-Stempeluhr auch bei jedem Projekt.

Arbeitszeiterfassung Stundenzettel

TimeTrack – Stundenzettel

Die per Stempeluhr erfassten Arbeitszeiten bzw. Projektzeiten werden automatisiert gespeichert und jedem, der die Berechtigung dazu hat, zugänglich gemacht. Jederzeit und überall. Sowohl während des Projektes wie zu seinem Abschluss können Arbeitszeiten eingesehen und ausgewertet werden.

Mit TimeTrack können Unternehmen also von allen Gründen profitieren, aus denen gesetzkonforme, systematische Arbeitszeiterfassung Sinn macht. Alle Arbeitszeit wird exakt erfasst und gespeichert. Und das zugänglich, verlässlich und objektiv. Das heißt die Gesetzkonformität ist mit TimeTrack garantiert. Alle Intentionen des Urteils ebenfalls. Vor allem der Schutz des Arbeitnehmers steht im Zentrum von TimeTrack. Mit der exakten Erfassung von Arbeitszeit wird garantiert, dass vertragliche Vereinbarungen eingehalten werden können.

Der Arbeitnehmer fühlt sich mit einer automatisierten Arbeitszeiterfassung durch TimeTrack nicht kontrolliert, sondern ermächtigt. Er hat den Überblick über seine eigene Arbeit und damit auch seine Effizienz. Er kann jederzeit einsehen, wie er seine zeitlichen Ressourcen investiert und diese gegebenenfalls anpassen. Ein System wie TimeTrack unterstützt Mitarbeiter, statt sie einzuengen. Zur Steigerung der eigenen Effizienz, so wie zum Schutz der gefällten Abmachungen mit dem Arbeitgeber.

Die Transparenz der Arbeitszeit ermöglicht auch dem HR-Management eine praktische Planung von Arbeitszeit und Urlaubszeiten. Die Urlaubsplanung kann durch den Überblick aller Arbeitszeiten reibungslos organisiert werden. TimeTrack unterstützt alle Seiten eines erfolgreichen Teams.

Fazit


Unternehmenskultur durch gesetzkonforme Arbeitszeiterfassung stärken

Indem ein Gesetz Arbeitnehmer schützen will, eröffnet es Möglichkeiten für eine verbesserte Unternehmenskultur. Die Mitarbeiter und die Mitarbeitermotivation sollten immer im Zentrum eines Unternehmens stehen. Sie sind es schließlich, die die Maschine am Laufen halten. Arbeitszeit gesetzkonform zu erfassen heißt seit dem EuGH-Urteil von 2019, transparent, objektiv und zugänglich zu arbeiten. Das sind Grundsätze, von denen Unternehmen nur profitieren können. Gesetzkonform Arbeitszeit erfassen heißt organisiert und dynamisch zu erfassen. Vertragliche Vereinbarungen können besser eingehalten werden und vor allem können alle Parteien Leistungen besser nachvollziehen und sie anpassen und verteilen. TimeTrack ermöglicht all das. Probieren Sie es aus! Zum Beispiel in der zweiwöchigen Probeversion!