Der kompakte Projektmanagement Wegweiser für zwischendurch

Projektmanagement, man kennt es. Aber kennen Sie sich wirklich aus? Irgendwie hat doch jede*r eine Vorstellung davon, was Projektmanagement ist. Dennoch wissen viele nicht, wie sie ihr Projekt oder ihr Team richtig managen. Eine bessere Formulierung wäre wohl eher: Viele wissen nicht, wieviel Potenzial in effektivem Projektmanagement für ihr Projekt schlummert.

Auf die Frage, was effektives Projektmanagement eigentlich bedeutet, gibt es viele Antworten. Je nachdem, von welcher Perspektive man sie angeht, könnte man sie einsilbig beantworten oder Bücher mit Antworten füllen. Das haben wir auch schon. Auf die Frage wiederum, worauf es in effektivem Projektmanagement wirklich ankommt, antwortet man am besten in Form eines Wegweisers für Zwischendurch. Und hier ist er. Dieser Wegweiser wird Ihnen zu einem grundlegenden Verständnis von Projektmanagement verhelfen.

Ehrlich gesagt, ist es vielleicht sogar das Einzige, was Sie wissen müssen. Denn, das wichtigste Vorab: Jedes effektive Projektmanagement hat ein ähnliches Grundgerüst. Doch im Endeffekt sind es die verschiedenen Methoden des Managements, die ihrem Projekt Leben einhauchen.

Zum Verständnis von Projektmanagement

Im Management von Projekten werden Techniken und entsprechendes Know-How von Projekt- und Teammanagern angewendet, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen.

Der größte Fokus liegt dabei natürlich darauf, die Erwartung der Stakeholder zu erfüllen. Das tun Sie am besten, indem Sie Zeit, Kosten und Leistung beziehungsweise Qualität im Gleichgewicht behalten. Das Zusammenspiel dieser drei Komponenten ist so essenziell für erfolgreiches Projektmanagement, dass dabei von dem „Magischen Dreieck“ gesprochen wird.

TimeTrack – das magische Dreieck

 

Um eine ausgewogene Beziehung zwischen diesen drei Komponenten herzustellen, verfolgt jedes Projekt eine bestimmte Strategie, die auf das Projekt angewendet wird. Doch egal welche Strategie es verfolgt, (fast) jedes Projekt wird in fünf Phasen aufgeteilt:

TimeTrack – die 5 Projektmanagement Phasen

 

1. Projektinitiierung
2. Projektplanung
3. Projektdurchführung
4. Projektsteuerung
5. Projektabschluss/ Projektauswertung

Und in (fast) jedem Projekt fungieren bestimmte Rollen:

• Stakeholder
• Kunden
• Projektmanager
• Teammitglieder

Die große Herausforderung eines jeden Projektes ist es also, sowohl die einzelnen Projektphasen als auch die Rollen im Projekt effektiv zu managen. Wie gesagt, ob ein Projekt effizient war, entscheidet am Ende meist der Stakeholder oder der Kunde. Da sich die Unternehmenswelt in den letzten Jahren – vor allem aufgrund der Digitalisierung – gewandelt hat, wurden auch die Projektmanagement Methoden einem Wandel durchzogen. Vor allem hat sich das Verständnis guter Projektmanagement Methoden gewandelt und differenziert. Auf die Frage, wie Effizienz gewährleistet wird, halten verschiedene Projektmanagement Methoden Antworten bereit.

Agiles Projektmanagement etwa, hält mit Tools wie Scrum Methoden bereit, die vor allem auf dynamisches Management abzielen. Die oben angesprochenen Rollen sind in Scrum zum Beispiel variabel und nicht fest besetzt. Auch die Kanban Methode ist dem agilen Management zuzuordnen. Gegenüber dem agilen steht das eher ältere Wasserfallmodell im Projektmanagement, das klar in aufeinanderfolgende und Projektphasen aufgegliedert ist.

Welche Methode am effizientesten der Projektverfolgung dient, ist abhängig von der Ausrichtung des Projektes. Projektgröße, Projektziel, Ressourcenverfügbarkeit und Projektkomplexität können hier entscheidende Faktoren sein. Welche Methode die richtige für ihr Projektmanagement ist, können nur Sie beantworten. Es gibt aber ein paar Punkte, die jede*r Team- und Projektleitende für die Optimierung des Projektmanagements im Blick haben sollte.

Tipps zur Optimierung des Projektmanagements

Egal nach welcher Methode Sie managen, einige Dinge sind und bleiben essenziell im erfolgreichen Projektmanagement. Diese grundlegenden Maßnahmen und Einstellungen fördern nämlich die effizientere Umsetzung der einzelnen Methoden.

1. Behalten und gewähren Sie einen Überblick über die Projektressourcen

In der Durchführung der einzelnen Projektphasen (Projektinitiierung; Projektplanung; Projektsteuerung, Projektüberwachung/ Projektverfolgung; Projektabschluss / Projektauswertung) ist es wichtig, den Überblick über alles zu behalten. Alles meint die einzelnen Ressourcen des Projektes. Ressourcen sind sowohl das finanzielle als auch das zeitliche Budget des Projektes. Ein Überblick darüber sollte nicht nur den das Projekt managenden gewährt sein, sondern dem ganzen Team. Das ganze Team muss im Vorhinein wissen, wie die Projektausführung verlaufen soll und welche Herausforderungen sich in den Weg stellen könnten. Nur so kann es sich darauf vorbereiten, entsprechend Ressourcen bereithalten und rechtzeitig dagegenwirken können. Da man Projektfortschritte, Projektetappen im Prinzip als kleine einzelne, abzuschließende Projekte sehen kann, ist dieses Konzept auch auf sie anzuwenden. Es ist also wichtig, stets und ständig über die Ressourcen der Projektetappen Bescheid zu wissen.

2. Evaluieren Sie regelmäßig den Projektstatus

Wenn Sie immer auf dem neusten Stand Ihres Projektstatus sind, sind Sie auch in der Lage, diesen zu evaluieren. Und das sollten Sie regelmäßig tun! Nur durch die regelmäßige Projektstatus Evaluierung können Sie gewährleisten, Schieflagen im Projekt rechtzeitig abzuwenden.

Erstellen Sie regelmäßig Berichte, in denen Sie und Ihr Team sehen können, wie effizient die zur Verfügung stehenden Ressourcen bisher genutzt wurden. Soll so weiter gearbeitet werden wie bisher? Wofür wird mehr Zeit und Geld in Anspruch genommen als nötig und geplant? Wo wären diese Ressourcen besser eingesetzt? Mündete der Verbrauch bisheriger finanzieller und zeitlicher Ressourcen in Qualität? Das sind Fragen, die Sie selbstbewusst beantworten können müssen. Und das können Sie nur, wenn Sie Ihr Projekt regelmäßig in den Prüfstand stellen.

3. Betreiben Sie Gutes Teammanagement

Damit Sie die Schieflagen gar nicht erst kommen sehen, ist es wichtig, alle Arbeitsprozesse organisiert uns strukturiert zu halten. Aufgaben sollten klar verteilt und organsiert sein. Nur, indem Mitarbeitende eines Projektes wissen, was genau ihre Aufgaben sind und in welche Arbeits- und Projektprozesse sie involviert sind, fühlen sie sich verantwortlich für diese Prozesse. Jedes Mitglied eines Teams sollte sich verantwortlich fühlen für das Projekt und das Unternehmen. Wenn ein Teammitglied sich mit seiner Arbeit identifizieren kann, steigert das seine Arbeitsmotivation und damit unmittelbar die Effizienz des Projektes. Nur wenn Aufgabenbereiche klar eingeteilt werden, können Arbeitnehmer sich mit Ihren Bereichen identifizieren und ein Verantwortungsgefühl entwickeln. Das entsteht am besten, indem auch die einzelnen Teammitglieder einen ständigen Überblick über den Einsatz ihrer verbrauchten und verbleibenden Ressourcen haben.

Da die Projektmitarbeiter nicht nur mit Zeit und Geld sondern auch anderen Mitarbeitenden arbeiten, ist es auch wichtig, die sozialen Ressourcen eines Teams im Blick zu behalten. Ein gutes Team hält das Projekt am Laufen und bestimmt den Erfolg des Projektes. Die Teamperformance hängt essenziell von der Motivation und Arbeitsbereitschaft der einzelnen Teammitglieder ab.

Die Zufriedenheit und Motivation einzelner Mitarbeitender lässt sich durch Lob und Anerkennung (auch monetärer Art) und einen angemessenen Führungs- und Kommunikationsstil und natürlich durch Teambuildingtage gewährleisten. Im Daily Business ist die Arbeitszufriedenheit aber am besten in einer guten Kommunikation gewährleistet. Gute Kommunikation heißt neben der Bereitschaft des Teams zum Dialog auch die Kommunikation und Transparenz des Projektstandes. Und dabei wären wir schon wieder beim vorherigen Punkt: Nur, wenn sich Mitarbeitende verantwortlich fühlen, können Sie sich mit dem Projekt identifizieren und motiviert für das Projekt arbeiten. Abgesehen davon, steigert die Transparenz der Projekt- und Arbeitsfortschritte (der anderen Teammitglieder) auch die Effizienz des Projektes.

4. Holen Sie sich Unterstützung von Projektmanagement Tools

Projektteams brauchen also in erster Linie einen ständigen und umfassenden Überblick um effektiv zu managen. Komplett selbstorganisiert ist das leider schwer zu gewährleisten. Zum Glück müssen Sie diese Aufgabe nicht alleine stemmen.

Stets den Überblick zu behalten, kann man mit Excel schaffen. Sollte man aber nicht. Dezidierte Projektmanagement Softwares unterstützen Sie viel effizienter, nachhaltiger und individueller in Ihrem Projektmanagement. Viele Projektmanagement Softwares haben erkannt, dass SaaS Lösungen (ein Lizenz- und Vertriebsmodell, mit dem über das Internet Software-Anwendungen angeboten werden können), in der Cloud immer populärer werden. Sie haben vielfältige Methoden entdeckt, der Nachfrage ein Angebot zu liefern.

So heterogen, wie Projektmanagement heute aussieht, so vielfältig sind die Softwares, die dazu geboten werden. Sie können Sie von einfachen To-Do Listen über Projektreporting bis hin zur Zusammenarbeit in Teams (Collaboration Tools) untersützen. Die Kernaufgaben guten Projektmanagements bleiben jedoch auch die Kernaufgaben der Projektmanagement Tools:

• Aufgabenverwaltung
• Projektplanung
• Projektverfolgung/ Projektsteuerung

Falls Sie sich jetzt fragen, wie genau Sie das für Sie richtige Tool finden: Lesen Sie sich Kundenbewertungen durch und probieren Sie sich aus. Die meisten Projektmanagement Softwares bieten kostenlose Trials an. Probieren Sie zum Beispiel das zweiwöchige Probepaket von TimeTrack aus und erfahren Sie, wie sich die Effizienz ihres Projektmanagements im Handumdrehen steigern lässt.

Warum man nicht auf Projektmanagement Tools verzichten sollte

Wenn Sie sich einmal eingetaucht sind in die Welt der Möglichkeiten von Projektmanagement, kommen Sie nicht umher, Softwares lieben zu lernen. Im Grunde helfen Sie Ihnen dabei, Ihr Gesicht zu wahren. Wenn Sie erst einmal einen Plan für Ihr Unternehmen, Ihr Projekt oder Produkt haben, hilft Ihnen eine Software dabei, den möglichst stringent und effizient durchzuführen.

(Fast) egal, welche Methode des Managements für Sie die richtige ist – es gibt eine Software, die Sie unterstützt, diese Methode gewinnbringend umzusetzen. Das, was Ihnen eine Software unbedingt bieten sollte, ist allerdings, einen Überblick zu behalten. TimeTrack ist eine Projektmanagement Software die sich in den Bereichen Projektplanung, Projektverfolgung und Auswertung ganz darauf konzentriert. Mit TimeTrack ist es möglich, ständig den Überblick zu behalten über die verbrauchten und verbleibenden Ressourcen. Online und Offline kann von allen Teammitgliedern, die es sollen und dürfen, der Projektstand eingesehen werden.

Im Projektverlauf weisen alle Mitarbeitenden Ihre Arbeitszeiten den entsprechenden Aufgaben zu und die Software speichert diese automatisiert. Am Ende eines Projektes können über den gespeicherten Zeitraum einfach Berichte erstellt werden. Die Effizienz des Projektmanagements wird also nicht nur in der Projektplanung und -Durchführung, sondern auch in der Projektauswertung gesteigert.

Fazit

Wie Anfangs schon gesagt: jedes effektive Projektmanagement hat ein ähnliches Grundgerüst. Jedes Projekt besteht aus den fünf Phasen Projektinitiierung, Projektplanung, Projektsteuerung, Projektüberwachung/ Projektverfolgung und Projektabschluss / Projektauswertung.

Wenn Sie Ihr Projektmanagement optimieren wollen, steigern Sie die Effizienz jeder dieser Phase. Hier nochmal die Schlüssel zum Erfolg:

1. Behalten und gewähren Sie einen Überblick über die Projektressourcen
2. Evaluieren Sie regelmäßig den Projektstatus
3. Betreiben Sie Gutes Teammanagement: Organisierte Mitarbeiter sind organisierte Arbeitsprozesse
4. Holen Sie sich Unterstützung von Projektmanagement Tools

Und vergessen Sie nicht: Projektmanagement kann mehr, als nur effizient und effektiv zu sein. Es kann lebendig sein. Um Projektmanagement und damit Projekten und Organisationen – vom Team bis zum Unternehmen – Leben einzuhauchen, braucht es eine Methode, die zu ihm passt. Manchmal findet man die am besten, indem man einfach Projektmanagement Softwares ausprobiert.