Homeoffice und Datenschutz in Zeiten der Corona-Krise

Viele Unternehmen haben sich aufgrund der Corona-Krise dazu entschieden, ihren Mitarbeitern Telearbeit zu gestatten, um die Gesundheit ihrer Arbeitnehmer zu schützen und den Betrieb trotz den Corona-Maßnahmen aufrecht zu erhalten. Trotzdem sollten betroffene Unternehmen dabei die datenschutzrechtlichen Vorgaben nicht aus den Augen verlieren. Wir wollen Ihnen einen kurzen Überblick darüber verschaffen, was bei der Corona-Telearbeit datenschutzrechtlich zu beachten ist.

Welche Daten – mit oder ohne Personenbezug – werden vom Arbeitnehmer verarbeitet?

Bei der Beurteilung, ob und welche Schutzmaßnahmen ergriffen werden müssen, ist in erster Linie zu untersuchen, mit welchen Daten der Mitarbeiter im Homeoffice in Berührung kommen wird.

Datenschutzrechtlich relevant sind nur personenbezogene Daten, also nur jene Daten, die sich auf eine natürliche Person beziehen (beispielsweise Name, Adresse, Geburtsdatum, Bankdaten, etc.). Wenn im Rahmen der Telearbeit lediglich Daten ohne Personenbezug verarbeitet werden, ist dies aus datenschutzrechtlicher Sicht unbedenklich. Wenn aber Daten mit Personenbezug verarbeitet werden, müssen besondere Schutzmaßnahmen getroffen werden, damit diese Daten auch im Homeoffice geschützt bleiben.

Abschluss einer Datenschutzvereinbarung

Werden personenbezogene Daten im Rahmen der Telearbeit verarbeitet, bedarf es einer Datenschutzvereinbarung. Diese Vereinbarung soll regeln, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen der betroffene Arbeitnehmer im Homeoffice genau ergreifen muss, um verarbeitete Daten bestmöglich zu schützen.

Der Datenschutzbeauftragte sollte außerdem mitentscheiden, ob und in welchem Umfang Telearbeit bei einem Mitarbeiter datenschutzrechtlich überhaupt in Frage kommt bzw. welche Schutzmaßnahmen konkret zu treffen sind.

Welche Schutzmaßnahmen am Telearbeitsplatz sind sinnvoll?

Um aus datenschutzrechtlicher Sicht richtig vorzugehen, sollte insbesondere auf folgende Punkte geachtet werden, wobei gilt, dass je sensibler und schützenswerter die personenbezogenen Daten sind, desto stärker der Schutz sein muss:

• Der beruflich zur Verfügung gestellte Laptop oder PC sollte nicht privat genutzt werden; nutzen Arbeitnehmer ihre privaten Geräte, sollten eine strikte Trennung des beruflichen und privaten Nutzungsbereichs erfolgen und die erforderlichen Zugriffs- und Kontrollrechte für den Arbeitgeber eingeräumt werden, sodass im Verlustfall eine Fernlöschung möglich ist
• Die Festplatte des PCs bzw. Laptops sollte verschlüsselt sein; das gleiche gilt auch für externe Datenträger wie USB-Sticks
• Das Betriebssystem ist mit einem Passwort zu versehen
• Die elektronische Datenübermittlung (also z.B. E-Mail-Verkehr) ist nach dem Stand der Technik zu verschlüsseln
• Dienstliche Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, sollten in einem abschließbaren Schrank aufbewahrt werden und nur dem Telearbeiter zugänglich sein
• Wenn der Ehegatte bzw. Kinder oder Dritte (beispielsweise bei einer Wohngemeinschaft) mit unter einem Dach wohnen, sollte der Computer auch bei kurzzeitigem Verlassen gesperrt werden
• Berufliche E-Mails sind nicht auf private E-Mail-Adresse weiterzuleiten
• Vorgehensweise festlegen für den Umgang und die Vernichtung von personenbezogenen Unterlagen 
• Im Einzelfall kann es auch erforderlich sein, dem Arbeitgeber und der zuständigen Datenschutzbehörde zu Kontrollzwecken eine Zugangsmöglichkeit einzuräumen

Mehr Informationen über das Homeoffice und wie die Arbeit zuhause zu gestalten ist, finden Sie hier.

Fazit

Der Umzug ins Homeoffice ist empfehlenswert, um die Corona-Pandemie einzudämmen. Wenn bei der Gestaltung des Telearbeitsplatzes bestimmte Anforderungen beachtet werden, bestehen auch aus datenschutzrechtlicher Sicht bei meisten Telearbeitsplätzen keine Bedenken gegen Homeoffice.

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In diesem Sinne wünschen wir Ihnen alles Gute für die kommenden Wochen und bleiben Sie vor allem gesund!