Homeoffice: Tipps zur Mitarbeitermotivation in Heimarbeit

Während das Homeoffice für viele immer eine Verlockung war und eine angenehme Abwechslung zum Büroalltag geboten hat, so ist das Arbeiten in gewohnter Umgebung für viele durch Corona zu einem sehr zwiegespaltenen Thema geworden. Vielen fehlt die Motivation, in der Umgebung, in der sie essen, schlafen, Freunde und Bekannte treffen, eben einfach ihr Alltagsleben führen, nun auch noch produktiv zu sein und sich der Arbeit zu widmen. Wie Sie Ihre Mitarbeiter im Homeoffice motivieren können und das Beste aus dieser Situation herausholen, möchten wir Ihnen in diesem Artikel verraten.

Die Vor- und Nachteile der Heimarbeit

Der Arbeitspsychologe Dr. Weichbrodt nennt die Möglichkeit zur eigenen Organisation als den größten Vorteil der Heimarbeit. Die Angestellten sind in der Lage, sich die Arbeit nach den eigenen Bedürfnissen einzuteilen und können so die Aufgaben in unterschiedlicher Reihenfolge erledigen, Pausen einlegen, wenn sie diese benötigen, und sich somit besser konzentrieren. Generell bezeichnen Arbeiter im Homeoffice ihre Arbeit als um einiges produktiver als im Büro. Dieser Vorteil der eigenen Organisation bringt aber auch die Aufgabe der Selbstdisziplin mit sich, damit die Arbeit auch wirklich erledigt wird.

Besonders schwer fällt es vielen Angestellten aber tatsächlich auch, mit der Arbeit aufzuhören und nicht zu viel an einem Tag zu erledigen. Eingegrenzt ist auch der informelle Austausch zwischen den Mitarbeitern, der durch die Heimarbeit stark eingeschränkt wird, wodurch die emotionale Anbindung an das Unternehmen abnimmt. Generell sollte Homeoffice laut Dr. Weichbrodt als Angebot umgesetzt werden und keine Verordnung sein, damit jeder die für ihn bestmögliche Arbeitsweise wählen kann.

Corona hat in vielen Unternehmen dazu geführt, dass sie spontan auf ein umfangreichendes Homeoffice-System umsteigen mussten. Das hat sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich gebracht. Auf Grund des etwas überstürzten Übergangs vom normalen Büroalltag ins Homeoffice, war es einigen Unternehmen nicht möglich, genügend Vorkehrungen treffen, um einen reibungslosen Umstieg zu gewährleisten.

Die wichtigsten Punkte, die vorweg für ein funktionierendes Homeoffice vorhanden sein sollten, sind zum einen ein guter Internetanschluss. Gegebenenfalls sollte ein Unternehmen die Arbeitnehmer hierbei durch Zuschüsse unterstützen, genauso wie Laptops/Monitore und Smartphones zur Verfügung gestellt werden sollten – nicht zuletzt, um unternehmensinterne Daten zu schützen.

Zusätzlich sollten Plattformen vorhanden sein, auf denen trotz physischer Distanz ein online Aufeinandertreffen ermöglicht wird und somit weiterhin eine Art face-to-face Kommunikation stattfinden kann. Was nun zwar nicht mehr vorbeugend umgesetzt werden kann, aber trotzdem wichtig wäre, sind Einführungskurse und Trainings, um auf das Homeoffice-System vorzubereiten.

Worauf muss im Homeoffice geachtet werden?

Arbeitsumgebung

Eine kürzlich erschienene Aeris-Studie zum Thema „Arbeiten im Homeoffice“ zeigte, dass rund 64 Prozent der Arbeitnehmer, die sich derzeit im Homeoffice befinden (DACH-Raum) über gesundheitliche Probleme klagen. Darunter verstehen sie vor allem Rücken-, Muskel- und Kopfschmerzen, die durch die fehlende Büroausstattung zu Hause hervorgerufen werden. Während 56% der Heimarbeiter nämlich über ein Arbeitszimmer verfügen, sind die übrigen dazu gezwungen, zu improvisieren und Schlaf- und Gästezimmer, Küchen, etc. als Arbeitsplatz umzufunktionieren. Zudem müssen sich berufstätige Paare momentan oft ein Arbeitszimmer teilen beziehungsweise sich in der Nutzung abwechseln und finden somit nicht die nötige Ruhe. Wichtig ist also, dass Sie Ihren Angestellten empfehlen, sich einen Ort suchen, an dem Sie produktiv arbeiten können. Bestenfalls ist das nicht mit dem Laptop auf der Couch und dem Fernseher im Hintergrund.

Die Mitarbeiter sollten versuchen, den geeignetsten Ort in Ihrer Wohnung oder Ihrem Haus ausfindig zu machen und dort Ihre Arbeitsutensilien etc. unterzubringen. Die restlichen Gegenstände werden, wenn möglich an einen anderen Ort gebracht, damit sich Ihre Angestellten in diesem Zimmer ähnlich wie im Büro nur mit der Arbeit beschäftigen und die Konzentration einzig darauf lenken können. Außerdem ist ein geeigneter Bürostuhl für die Arbeit zu Hause enorm wichtig, um wie bereits erwähnt die Rückenschmerzen/Kopfschmerzen etc., die durch schlechte Haltung hervorgerufen werden, zu vermeiden. Sollte die Möglichkeit bestehen, greifen Sie Ihren Angestellten unter die Arme und gewährleisten Sie einen Zuschuss für einen passenden Bürostuhl und Schreibtisch oder bieten Sie an, Teile der Büroausstattung mit nach Hause zu nehmen.

Sie als Chef des Unternehmens sollten für Ihre Mitarbeiter da sein und Verständnis für die Situation zeigen, wenn sie sich mit einem der oben genannten Schwierigkeiten an Sie wenden. Einer der wichtigsten Punkte, wenn es um die Motivation der Mitarbeiter geht, ist das Einfühlungsvermögen des Vorgesetzten. Zeigen Sie, dass Sie die Probleme verstehen und versuchen Sie für diese gemeinsam eine Lösung zu finden. Nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Angestellten ist diese Situation vor allem in Coronazeiten neu, deshalb versuchen Sie in erster Linie ein kompetenter und empathischer Ansprechpartner für diese zu sein.

Struktur

Wichtig in der Heimarbeit ist vor allem die Selbstorganisation. Diese liegt allerdings nicht allen im Blut, also sollten Sie auf Ihre Teammitglieder achten und diesen unter die Arme greifen, wenn es notwendig scheint. Viele Mitarbeiter fühlen sich beispielsweise im Homeoffice dazu verleitet, regelmäßig Überstunden zu machen oder vergessen gar, Pausen einzulegen. Das Problem hierbei ist, dass diese Angewohnheiten schnell auf die Psyche schlagen und das kann im schlimmsten Fall zu einem Burn-out führen. Deshalb sollten Strukturen geschaffen werden, denn auch diese helfen zu motivieren. Man weiß, was, wann zu tun ist, und kann somit die Aufgaben gut abarbeiten und fühlt sich nicht so schnell mit der Situation überfordert.

Sie können Ihren Mitarbeitern helfen, indem Sie wenigstens zwei tägliche Meetings einplanen (beispielsweise über Skype oder Zoom), bei denen Sie gemeinsam die Ziele und Aufgaben des Tages durchgehen. Am besten eignet sich hierfür ein Meeting am Morgen, um die Ziele zu setzten und eines am Nachmittag, um zu besprechen, wie weit jeder nun mit der Erledigung der Aufgaben gekommen ist. Das Meeting bietet außerdem die Möglichkeit für Feedback und Lob oder um offene Fragen zu klären. So fühlen sich Ihre Mitarbeiter unterstützt und durch die regelmäßige Kommunikation steigt die Motivation.

Lob und Anerkennung

Beschränken Sie sich bei Telefonaten und Online-Meetings nicht nur auf die Arbeit, sondern denken Sie daran, dass hinter jedem Ihrer Angestellten auch ein Mensch steckt, der Anerkennung braucht und auch verdient. Bringen Sie also stets wertschätzende Gesten unter, denn nach einem Lob arbeitet es sich für alle gleich viel besser und motivierter weiter. Vor allem seit Beginn der Corona Situation haben viele Familien finanzielle Probleme.

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern als Belohnung also auch gerne Gutscheinen, einen Bonus oder andere Wertschätzungen in Aussicht. Weit verbreitet sind beispielsweise „Sodexo“-Gutscheine, die zum Kauf von Lebensmitteln, etc. eingesetzt werden können. Generell setzten viele Unternehmen auf die Wichtigkeit einer Schenkkultur zur Motivation. Wieso nicht besonders zur jetzigen Zeit einfach mal eine kleine Aufmerksamkeit mit persönlichen Worten zu Ihren Mitarbeitern nach Hause senden? Denn wer freut sich nicht über eine nette Nachricht im Briefkasten?

Gemeinsame Aktivitäten

Nur weil wir uns derzeit nur im Internet sehen können, heißt das nicht, dass wir auf übliche Routinen verzichten müssen. Sie haben sonst um zwölf Uhr eine Kaffeepause mit Ihren Kollegen gemacht? Dann machen Sie das auch jetzt. Richten Sie einen eigenen Videochat-Raum, ein in dem sich Ihre Angestellten treffen können, wenn Sie Pause machen. So können sie sich über arbeitsexterne und private Dinge austauschen und damit auch Stress abbauen.

Außerdem dient dieser Austausch als Quelle für Inspirationen und kann auf neue kreative Wege führen. Anschließend fällt es ihnen bestimmt auch viel leichter, sich erneut der Arbeit zu widmen, denn nicht nur das Team sondern auch die Motivation jedes Einzelnen lebt von zwischenmenschlichen Routinen. Auch nach der Arbeit können Aktivitäten im Kollegenkreis beibehalten werden. Bieten Sie zum Beispiel die Möglichkeit eines virtuellen Spieleabends oder After-Work Biers für interessierte Kollegen an, denn auch so bleibt man in Kontakt und stärkt das Zugehörigkeitsgefühl in den arbeitsfreien Stunden bzw. Tagen.

Fazit

Schon vor dem Beginn der Pandemie haben einige Firmen abwechselnd mit Heimarbeit und Büroarbeit gearbeitet. Allerdings hat sich dieser Trend in der Arbeitswelt seit Corona sehr beschleunigt und scheint zudem auch nachhaltig zu sein. 2019 hatten nämlich nur 14 % der Unternehmen ihren Mitarbeitern flexible Arbeitsmodelle angeboten und heute sind es bereits ganze 68 %. Eine Umfrage von Microsoft ergab allerdings, dass sich trotzdem der Großteil der Befragten weiterhin auch einen Arbeitsalltag im Büro wünscht, zumindest zu zwei Dritteln der Arbeitszeit, um weiterhin den direkten Austausch mit Kollegen zu haben.

Dennoch schätzen sie den Vorteil vom Homeoffice, da sie hier Zeitphasen für Hobbys oder ihre Kinder einplanen und sich früher entspannen können. Auch für Führungskräfte hat ein hybrides Modell Vorteile. Die Mitarbeiter arbeiten zuhause mehr und sogar besser, zumindest bestätigen das rund 82% der befragten Arbeitgeber. Wir sehen also, dass uns zwar noch einige Hürden in der Heimarbeit den Weg erschweren, dennoch können Sie diese mit unseren Tipps weitestgehend aus dem Weg räumen.

Ein letzter Tipp, um Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit im Homeoffice zu unterstützen ist, Ihnen die bei der Zeiterfassung zu helfen. Keine Sorge, dafür müssen Sie nicht mal einen Finger krümmen! Außer den Finger, mit dem Sie unsere TimeTrackApp bedienen. Diese können Sie gleich hier mit dem kostenlosen 14-tägigen Probeabo testen. Die App hilft Ihnen schnell und einfach, Ihre Zeit richtig einzuplanen und somit Ihren Arbeitsalltag zu strukturieren.