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Wie finde ich das perfekte Personal für unser Unternehmen? Vor dieser Frage stehen Human Ressource Manager (HR-Manager) und Leiter von Personalabteilungen immer wieder. Während viele als Lösung für dieses Problem hierbei einfach ein klassisches Bewerbungsverfahren im Kopf haben, versteckt sich hinter dem Wort Personalrecruiting um einiges mehr als einem zuerst erscheint.

Zu Anfang sollte die Frage geklärt werden, was Personalrecruiting eigentlich ist. Personalrecruiting ist auf Deutsch ganz einfach gesagt: Personalbeschaffung. Hierbei geht es darum, dass offene Stellen in einem Unternehmen bestmöglich besetzt werden und um die Suche und natürlich die Erreichung dieses Ziels. Heutzutage findet die Personalsuche hauptsächlich in elektronischer Form statt, sprich mit Anzeigen im Internet. Wichtig aus Unternehmersicht ist hierbei nämlich, den zeitlichen und finanziellen Aufwand der Suche möglichst gering zu halten, wofür das Internet eben genügend Fläche anbietet.

Der Recruiting-Prozess

Die Phasen eines Recruiting-Prozesses lassen sich ziemlich genau gliedern, weshalb wir Ihnen diesen Leitfaden hier ans Herz legen können.

1. Analyse und Erstellung der Stellenanzeige

Zu Beginn steht die Analyse der zu besetzenden Stelle. Der HR-Manager oder Leiter der Personalabteilung erstellt hierfür mit der Fachabteilung gemeinsam ein genaues Anforderungsprofil für die Stellenbeschreibung. In diesem Anforderungsprofil sollten die Haupttätigkeiten und Aufgaben vermerkt werden, die zu erfüllen sind. Um es später bei der Auswahl geeigneter Kandidaten leichter zu machen, sollten diese anschließend unterschiedlich gewichtet werden, um ein Augenmerk auf die „wichtigeren“ Aufgaben zu haben und diese beim Recruiting zu berücksichtigen. Hinzu kommen die üblichen Anforderungen wie formale Anforderungen (Ausbildung, Abschlüsse, Berufserfahrung,…), fachliche Anforderungen (bsp. IT- und Sprachkenntnisse) und soziale und persönliche Kompetenzen persönliche Kompetenzen, die Sie von Ihrem neuen Mitarbeiter erwarten.

2. Veröffentlichung

Dieses Anforderungsprofil sollte anschließend von Ihnen in gekürzter Form, aber dennoch mit allen wichtigen Anforderungen als Stellenanzeige veröffentlicht werden. Wo Sie diese veröffentlichen, kommt auch auf die von Ihnen definierte Zielgruppe an. Hierbei gibt es zwei Varianten, diese wären die interne und die externe Personalsuche. Erstere arbeitet, wie der Name bereits verrät, unternehmensintern. Sprich die Stellenanzeige wird in Firmenzeitungen, Newslettern veröffentlicht oder man hört sich nach geeigneten Mitarbeitern um und setzt auf Empfehlungen. Außerdem setzen viele Unternehmen auf die Weiterbildung der Angestellten und somit könnte jemand auf die freie Stelle befördert oder bei geeigneten Qualifikationen einfach versetzt werden. Aber auch Mitarbeiter können qualifizierte Freunde und Bekannte vorschlagen, die gerne ein Teil des Unternehmens werden möchten.

Jobbörsen

Bei der externen Personalsuche gibt es ebenfalls verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Stellenanzeige veröffentlichen können. Die Erste wäre innerhalb des ältesten und bekanntesten Instruments des Personalrecruiting, nämlich den Jobbörsen. Diese finden sowohl online auf verschiedensten Webseiten statt als auch in diversen Printmedien. Beispielsweise wird die jüngere Zielgruppe eher über das Internet angesprochen, wohingegen ältere auch durch Printmedien erreichbar wären.

Unternehmenswebseite

Als zweite Möglichkeit sollte die Unternehmenswebsite oder Karrierewebsite des eigenen Unternehmens nicht außer Acht gelassen werden. Der Großteil der Bewerber meldet sich nämlich üblicherweise über diese Seiten auf eine Stellenanzeige. Der Vorteil hierbei ist auch, dass Sie davon ausgehen können, dass die Kandidaten sich aktiv mit Ihrem Unternehmen auseinandergesetzt haben und speziell Ihre Seite aufgerufen haben, um sich zu bewerben. Außerdem können Sie auf dieser Seite sofort ein Bewerbungsformular bereitstellen, mit dem Sie gezielte Fragen schon vorab stellen.

Soziale Netzwerke

Mittlerweile greifen viele Unternehmen auch auf Recruiting in sozialen Netzwerken zurück. Der Vorteil, der sich ihnen hierbei bietet, ist vor allem, dass Postings in den sozialen Medien kostenlos sind und schnell ein großes Publikum erreichen. Die enorme Reichweite kommt großteils dadurch zu Stande, dass jeder Nutzer die Möglichkeit hat, die Anzeige zu teilen. Außerdem kann sie einfach in fachgerechte Gruppen gepostet werden, wie beispielsweise Studiengangseiten der Universitäten. Wichtig ist es, hier auch auf eine angepasste Sprache zu achten, prinzipiell kommen persönlichere/lockere Formulierungen auf einer Plattform wie Facebook besser an als ganz formelle Ausschreibungen.

Apps und Tagging

Da viele über ihr Smartphone oder Tablet nach neuen Jobs suchen, hat sich auch dieser Markt eine geeignete Lösung einfallen lassen, nämlich die so genannten Karriere-Apps und Mobil Tagging (QR-Codes auf Plakaten etc. die auf die Firmenseite weiterführen).

Messen

Eine weitere eher klassische Methode ist das Recruiting auf Messen oder in Hochschulen. Der Vorteil liegt hier vor allem im persönlichen Kontakt zur Zielgruppe und der Möglichkeit, durch ein Gespräch und die Beantwortung offener Fragen vom eigenen Unternehmen zu überzeugen. Ein Nachteil hierbei ist, dass diese Recruitingmethode sowohl zeitaufwändiger als auch finanziell und personell belastender ist.

3. Vorauswahl

Auf eine gute Stellenanzeige können sich schon einmal sehr viele Bewerber melden, umso selbstverständlicher ist, dass Sie nicht all diese zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch einladen können. Sortieren Sie daher die Bewerber aus, die Sie nicht sofort überzeugen, und lassen Sie nur vielversprechende Kandidaten weiter. Um die richtige Auswahl zu treffen, achten Sie bestenfalls auf folgende Punkte:

Bewerbungsunteralgen

  • Lassen Sie sich nicht von Bewerbungsfotos blenden!
    Professionelle Bewerbungsfotos machen einen guten Eindruck, dennoch sollten die äußerlichen Faktoren keine zu große Rolle spielen.
  • Werden die wichtigsten Erwartungen erfüllt?
    Zuvor haben wir Ihnen geraten, die Anforderungen für die ausgeschriebene Stelle verschieden zu gewichten. Achten Sie in diesem Schritt darauf, ob die am höchsten gewichteten Anforderungen erfüllt werden.
  • Betrachten Sie die Lebensläufe!
    Achten Sie hierbei besonders auf die Qualifikationen und Berufserfahrung der Bewerber, denn trotz der klar kommunizierten Anforderungen, melden sich manchmal Kandidaten, die den geforderten Erwartungen nicht gerecht werden. Diese Bewerber sollten Sie als erstes aussortieren.
  • Entwickeln Sie eine Methode!
    Um schneller arbeiten zu können, lohnt es sich eine passende Methode für die Analyse zu verwenden um geeignete Kandidaten herauszufiltern. Beispielsweise können Sie auf altbewährte Verfahren, wie eine Dokumentenanalyse zurückgreifen. Anschließend können Sie eine eigene Datei für jeden Bewerber anlegen, um beim Bewerbungsgespräch anschließend schneller auf die Daten zurückgreifen zu können.
  • Nutzen Sie ein Telefoninterview als Vorentscheidung!
    Die Stimmen der Bewerber zu hören und zu sehen, wie diese spontan auf Fragen am Telefon reagieren, kann Ihnen weiterhelfen zu entscheiden, wer anschließend persönlich zum Bewerbungsgespräch vorbeikommen sollte.

4. Interview

Nachdem Sie eine passende Vorauswahl getroffen haben, ist es an der Zeit, die übriggebliebenen Bewerber zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch bzw. Interview in Ihr Unternehmen einzuladen. Ein Interview vor Ort ist natürlich nicht verpflichtend, Sie können Ihre Entscheidung auch mit Hilfe des Telefoninterviews bereits getroffen haben. Dennoch bietet das persönliche Kennenlernen weitere Möglichkeiten sich ein genaueres Bild des Bewerbers zu machen. Sie können das Vorstellungsgespräch auf verschiedene Arten abhalten und diese möchten wir Ihnen kurz erläutern:

Mitarbeitergespräch_Titelbild

Strukturiertes Vorstellungsgespräch

Bei dieser Form des Vorstellungsgesprächs bedienen Sie sich an einem bereits im Vorfeld erstellten Fragenkatalog, mit dessen Hilfe Sie erneut die gestellten Anforderungen überprüfen können. Sie stellen hier jedem der Bewerber dieselben Fragen, weshalb der individuelle Teil wegfällt und das Gespräch eher unpersönlich wirkt, dennoch bringt es den Vorteil mit sich, dass Sie die Kandidaten anschließend besser miteinander vergleichen können.

Möchte man trotzdem auch auf individuelle Fragen eingehen, so sollte man ein teilstrukturiertes Vorstellungsgespräch wählen. Dieses ermöglicht es Ihnen, sich einen umfassenderen Eindruck von den Bewerbern zu machen.

Gruppeninterview

Bei einem Gruppeninterview werden mehrere Kandidaten zur selben Zeit zu einem Interview eingeladen. Der Vorteil für Sie ist hierbei, dass Sie das Konkurrenzverhalten und auch Gruppenverhalten der Kandidaten beobachten können und sofort einen direkten Vergleich haben. Außerdem lockert es auch meist die Atmosphäre auf, mit mehreren Bewerbern an einem Tisch zu sitzen und nicht der bedrohlichen Einzelinterviewsituation ausgesetzt zu sein.

Stressinterview

Sinn des Stressinterviews ist es, die Reaktion und das Verhalten der Bewerber in Situationen zu sehen, in denen sie unter Druck stehen. Dieses Verfahren muss nicht alleine angewendet werden, sondern kann in jegliche Formen eines Interviews eingebaut werden. Dafür genügt eine einfache Frage wie „Sind Sie sich sicher, dass das hier das richtige Unternehmen ist?“ oder eine andere Frage, in der Ihre Skepsis mitschwingt.

Lunch-Interview

Am entspanntesten ist es, das Vorstellungsgespräch in einer angenehmen Atmosphäre durchzuführen. Hierzu eignen sich beispielsweise Mittag- und Abendessen oder einfach ein einfaches Lunch Treffen zwischendurch. Diese Treffen bieten Ihnen die Möglichkeit, den Bewerber privater kennenzulernen und auch seine Kommunikationsfähigkeiten und Small-Talk mit ihm zu testen. Besonders beliebt ist diese Form des Interviews in Branchen wie Werbeagenturen oder generell in kleineren Unternehmen, bei denen es auch sehr auf die Soft Skills ankommt.

5. Fragen

Damit Sie auch einen Einblick in einen Fragenkatalog bekommen, stellen wir Ihnen hier einige Beispielfragen zur Verfügung, welche Ihnen Ihre Mitarbeiterwahl erleichtern sollte.

  • “Welche Erwartungen haben Sie an den Job in unserem Unternehmen?”
  • „Haben Sie schon von unserem Unternehmen gehört?”
  • „Was wissen Sie über unser Unternehmen?“
  • „Welche Qualifikationen bringen Sie für diesen Job mit?”
  • „Haben Sie schon Erfahrungen in diesem Bereich gesammelt?“
  • „Erzählen Sie uns etwas über Ihren letzten Job und welche Erfahrungen Sie dort gesammelt haben.“
  • „Was erwarten Sie sich von diesem Job/unserem Unternehmen?”
  • „Wie reagieren Sie, wenn ein Kollege anderer Meinung ist als Sie?”
  • „Was interessiert Sie am meisten an der ausgeschriebenen Stelle?”
  • „Beschreiben Sie, wie Sie mit Stress umgehen.”

Stellen Sie auch private Fragen. Fragen nach Kindern, Geschwistern, Hobbies und ähnlichem helfen Ihnen dabei, ihre Bewerber besser einzuschätzen und bieten Interpretationsraum.

6. Das Job-Angebot

Sollten Sie nach Ihrem Verfahren endlich den qualifiziertesten Bewerber herausgefiltert haben, so sollten Sie keine Zeit verstreichen lassen. Je schneller Sie diesen kontaktieren, desto wahrscheinlicher ist es, dass dieser nicht mehr kurzfristig abspringt. Rufen Sie Ihn an oder bitten Sie ihn erneut in Ihr Büro, um mit ihm alle Details wie Bezahlung, Sozial- und Zusatzleistungen, etc. zu besprechen. Anschließend sollten Sie dem Bewerber eine Frist geben, bis zu dieser er Bedenkzeit hat, ob er den Job annehmen möchte oder nicht. Die Länge dieser Frist hängt ganz von Ihnen bzw. von der Position und deren Anforderungen ab. Bleiben Sie trotzdem auch während der Bedenkzeit mit dem Kandidaten in Kontakt und zeigen Sie ihm so Ihr Interesse an ihm.

Fazit

Wie Sie sehen kann Personalrecruiting ein langwieriger Prozess sein, der viel Zeit beansprucht, aber mit den richtigen Tipps und Tricks erfolgreich zu meistern ist. Außerdem lässt sich der Prozess des Bewerbungsverfahrens immer effizienter gestalten je öfter man sich damit auseinandersetzt. Um Ihren Arbeitsaufwand zu optimieren, lohnt es sich die Arbeitszeiten regelmäßig zu dokumentieren und zu evaluieren. Wenn Sie wissen, wohin Ihre Zeit fließt, können Sie auch Ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Testen Sie dafür am besten gleich die 14-tägige kostenlose Version von TimeTrack.