Projektmanagement im Homeoffice: eine Herausforderung, aber nicht unmöglich!

Viele Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen mussten dieses Jahr ihren Arbeitsplatz nachhause verlegen. Das Wohnzimmer wurde zum neuen Büro und mit Kollegen konnte nur virtuell kommuniziert werden. Als COVID-19 im März ausbrach und Menschen weltweit ins Lockdown geschickt wurden, war das Homeoffice nur eine vorübergehende Lösung. Da die Maßnahme sehr kurzfristig gesetzt wurde, haben sich viele Unternehmen keine großen Gedanken über das neue Arbeitsumfeld gemacht. Mit der Zeit haben viele Firmen die Konsequenzen zu spüren bekommen: Projekte sind langsamer vorangekommen, die Produktivität der Mitarbeiter ist gesunken, der Workflow der Teams war nicht transparent, Mitarbeiter waren unzufrieden oder unmotiviert und die Kommunikation im Unternehmen war drastisch geschwächt.

Doch nicht alle Unternehmen haben schlechte Erfahrung mit der Heimarbeit gemacht. Für viele Unternehmen ist die dezentrale Organisation eine Normalität. Nur weil sich alle Mitarbeiter nicht am selben Arbeitsplatz befinden, heißt das noch lange nicht, dass die Qualität der Arbeit bzw. der Erfolg der Projekte leiden muss. Damit das Projektmanagement auch im Homeoffice einwandfrei funktionieren kann, muss zuerst ein angenehmes Arbeitsklima für alle Mitarbeiter geschaffen werden:

Was es bedeutet im Homeoffice zu arbeiten

Es gibt einige Strategien und Schritte, die Teams befolgen können, um in einem dezentralen Arbeitsumfeld, produktiv zu sein. Da die meisten Firmen im Regelfall zentral organisiert und nur aufgrund der momentanen Situation (Corona-Krise) auf das Homeoffice umgestiegen sind, wirkt die Heimarbeit überwältigender als sie tatsächlich ist. Mit der richtigen Vorbereitung, kann das Homeoffice allerdings ein ganz normales Arbeitsumfeld für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sein. Viele erfolgreiche Unternehmen haben bewiesen, dass die Arbeit von zuhause mit etwas Übung sehr gut funktionieren kann.

Rahmen setzen

Der Grund warum für viele Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen zu Beginn der Corona-Krise der Umstieg vom Büro ins Homeoffice so überwältigend war, ist weil sie ohne Hilfsmittel von heute auf morgen mit ihrem Arbeitscomputer nachhause geschickt wurden. Mitarbeiter brauchen Anweisungen, um gut mit einem neuen Arbeitsumfeld klarzukommen. Am besten befolgen sie die selbe Routine, wie am normalen Arbeitsplatz. Hier sind ein paar wichtige Stichpunkte, auf die Unternehmen Wert legen sollten:

• Arbeitszeiten definieren: Mitarbeiter sind nun mal nicht 24/7 am Arbeitsplatz, also sollten sie auch nicht 24/7 im Homeoffice zu erreichen sein. Bei der Heimarbeit tun sich viele Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen schwer ihren Arbeitstag pünktlich zu beenden. Aus diesem Grund sollte im Team regelmäßig angesprochen werden, damit nicht zu viele Überstunden geleistet werden sollen.
• Internetverbindung klarstellen: Klingt zwar nach einem selbstverständlichen Punkt, dennoch sollten sich Unternehmen vergewissern, dass Mitarbeiter eine zufriedenstellende Internetverbindungen zuhause haben, um ihrer Arbeit nachkommen zu können.
• Arbeitscomputer zur Verfügung stellen: Bevor Mitarbeiter auf das Homeoffice umsteigen, sollte jeder und jede einen Computer erhalten, damit die Programme, die für den Arbeitsalltag notwendig sind, garantiert sind. Außerdem ist es aus Datenschutz Gründen besser Mitarbeitern Firmencomputer zu geben, als sie am privaten Laptop arbeiten zu lassen,.
• Zugriff zu allen notwendigen Tools geben: Im Homeoffice sind Tools sehr wichtig, um eine gute Kommunikation im Team aufrechtzuerhalten und Arbeitsprozesse transparent zu halten.
• Regelmäßig Berichte schicken: Damit jeder im Team den gleichen Überblick über Projektfortschritte behält, ist es empfehlenswert regelmäßig Projektberichte zu verschicken.

Kommunikationstools bereitstellen

Mitarbeiter kommunizieren nicht nur während Team Meetings, sondern führen öfters kurze Gespräche in der Küche, beim Kaffee holen oder am Weg zum Drucker. Diese Smalltalks werden im Homeoffice erschwert. Um den Kontakt zwischen Mitarbeitern zu erleichtern, sollten Tools wie Skype oder Slack verwendet werden, damit Mitarbeiter sich auch virtuell jederzeit kurz austauschen können.

Mitarbeiter motivieren

Ein gutes Team motiviert sich gegenseitig. Es ist bekannt, dass Mitarbeiter, die am Arbeitsplatz motiviert sind, bessere Leistungen bringen, als Mitarbeiter, die unmotiviert sind. Damit Mitarbeiter auch im Homeoffice motiviert bleiben, sollten Teams regelmäßige Performance Reviews machen und ihre erreichten Meilensteine loben und feiern. So bleibt der Anreiz weiterhin produktiv zu arbeiten.

 

Feedback holen

Unternehmen, die Mitarbeitern beim Umstieg ins Homeoffice helfen sind definitiv auf einem guten Wege, Projekte und Aufgaben genauso erfolgreich durchzuführen, wie an einem zentralen Arbeitsplatz. Genauso wichtig ist es, regelmäßiges Feedback von Mitarbeitern zu holen, um das Arbeitsumfeld zu verbessern und an Mitarbeiterwünsche anzupassen. Eines steht fest: Konstruktives Feedback schadet nie. Unternehmen zeigen ihren Mitarbeitern damit, dass ihnen was an ihrem Arbeitsklima und Wohlergehen liegt. Geschätzte Mitarbeiter sind motivierte Mitarbeiter.

Neue Methoden ausprobieren

Agile Projektmanagement-Methoden wie Kanban oder Scrum erfreuen sich in einer Vielzahl verschiedener Branchen großer Beliebtheit. Auch für komplett Neueinsteigende sind die Methoden – vor allem Kanban – mit Hilfe eines Guides für Einsteiger einfach anwendbar. Probieren Sie ob Kanban oder Scrum zu Ihnen und Ihrem Team gut passt.

Projektmanagement im Homeoffice meistern

Ein gutes Arbeitsklima allein reicht nicht aus, um Projekte erfolgreich durchzuführen. Sobald der Rahmen im Homeoffice festgelegt wurde, die Kommunikationstools eingestellt sind und das Team motiviert ist, wird es Zeit sich mit der Überwachung der Projektfortschritte zu befassen. Hierfür sind folgende Stichpunkte wichtig:

Transparent arbeiten

Im Homeoffice schaut keiner den Mitarbeitern über die Schulter. Das kann gut und schlecht sein. Das Homeoffice steht mit einem gewissen Vertrauen in Verbindung. Mitarbeiter müssen nicht den ganzen Tag an einer Videokonferenz teilnehmen, um ihrem Team zu beweisen, dass sie fleißig arbeiten. Eine wichtige Komponente für ein erfolgreiches Projektmanagement ist allerdings Transparenz. Teams müssen die Arbeit von Teammitgliedern nicht aktiv überwachen, allerdings sollten sie wissen woran jeder Mitarbeiter arbeitet, um Projektfortschritte zu definieren, Meilensteine abzuhacken und Deadlines einzuhalten.

Da während eines normalen Arbeitstages viel Zeit in E-Mails, Videokonferenzen und Telefonate fließt, lohnt es sich zu einer Projektmanagement Software zu greifen und dort alle Aufgaben und Fortschritte zu verwalten. So kann jedes Teammitglied in Echtzeit auf den Projektstatus zugreifen und dort weitermachen, wo ein Kollege aufgehört hat.

Sie sind sich nicht sicher, ob so eine Projektmanagement Software das Richtige für Sie ist? Überlegen Sie sich einmal, wie viel Zeit Sie täglich am Arbeitsplatz nur wegen Ihren E-Mails verlieren. Jetzt stellen Sie sich einmal vor, Sie müssen zusätzlich noch mit Kollegen telefonieren und an Videokonferenzen teilnehmen. Sie würden ja nie zu ihrer eigentlichen To-do Liste kommen.

Meetings vereinbaren

Manche Sachen müssen persönlich besprochen werden. Oder zumindest per Videoanruf. Zudem muss jedes Team für sich selbst entscheiden, wie viele Meetings pro Tag oder pro Woche stattfinden. Unser Team hat während des Lockdowns sehr gut mit zwei Meetings pro Tag funktioniert: eines in der Früh und eines 2 Stunden vor Dienstschluss. Die Häufigkeit der Meetings hängt selbstverständlich von der Anzahl der Teammitglieder ab und dem Bedarf ab. In unserem Fall wurden Meetings hauptsächlich dafür verwendet, um Projektfortschritte zu besprechen. Deswegen waren 2 Anrufe pro Tag mehr als genug. Selbstverständlich gibt es immer wieder Mitarbeiter, die eigenständig an einer Aufgabe oder einem Projekt arbeiten. Diese müssen nicht jeden Tag an Meetings teilnehmen, wenn es sie nicht direkt betrifft. Am besten besprechen Sie mit Ihrem Team, wie viele Meetings für Sie am effizientesten sind.

Ob Homeoffice die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist

Die mit Abstand größte Herausforderung im Projektmanagement im Homeoffice ist das Teammanagement. Obwohl die virtuelle Kommunikation mit einer guter Internetverbindung einwandfrei funktioniert, kann sie die persönlichen Gespräche zwischen Kollegen nicht zu 100% ersetzen. Es ist nun einmal ein anderes Gefühl in der Früh aufzustehen, in die Arbeit zu fahren und im Büro seine Kollegen zu begrüßen und ein kurzes Gespräch zu führen, während man sich einen Kaffee macht. Viele Mitarbeiter können sich im Homeoffice alleine fühlen bzw. unmotiviert sein, an Projekten zu arbeiten.

Wenn man sich also überlegt auf Homeoffice umzusteigen, sollte sich jedes Unternehmen vor der endgültigen Entscheidung die Frage stellen: ist das die richtige Lösung für uns? Selbstverständlich konnte diese Frage während der Corona-Krise schlecht gestellt werden, da das Homeoffice eine Notlösung war. Wer aber unabhängig vom Lockdown ganz auf das Homeoffice umsteigen will, sollte aktiv mit allen Mitarbeitern darüber reden und Feedback holen. Immerhin ist es wichtig, dass sich Mitarbeiter am Arbeitsplatz wohlfühlen. Wenn Mitarbeiter mit dem Arbeitsumfeld einverstanden sind, kann das Projektmanagement im Homeoffice mit ein bisschen Überwachung und viel Kommunikation problemlos funktionieren.