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Zeiterfassung wird in der Bauindustrie oft als unnötiger Mehraufwand abgestempelt. Viele Unternehmer sind der Meinung, dass man dabei nur wertvolle Zeit verliert, die man lieber in sein aktuelles Projekt investieren sollte. Dabei zählt Zeit zu den kostbarsten Ressourcen eines Unternehmens. Würden Sie aufhören Ihre Ausgaben zu erfassen, nur weil es ein wenig zeitaufwendig wird? Nein, weil Ihr Budget ein wichtiger Faktor für den Erfolg Ihres Projektes oder Auftrages ist. Aus genau demselben Grund, sollten Sie auch ihre Arbeitszeit regelmäßig messen.

Eines steht fest: Geschäftsführer, die Zeiterfassung in ihr Projektmanagement integrieren, überblicken die Effizienz ihrer Arbeitsprozesse besser und teilen die Ressourcen des Unternehmens bewusster ein. Das Ziel jedes Unternehmens bei einem Projekt oder einem Auftrag ist es mit einem minimalen Input, einen maximalen Output zu erreichen. Wenn Sie Ihren Arbeitsaufwände nicht messen, werden Sie niemals beurteilen können, wie produktiv Ihre Leistung war.

Digitale Projektplanung – der Anfangspunkt für die Zeiterfassung

Vor der Projektdurchführung erstellen Bauunternehmer im Regelfall zuerst einen detaillierten Projektplan, der das Budget, den Zeitraum, in dem das Projekt zu erledigen ist und alle Meilensteine beinhaltet. Wenn Sie Ihre Projektzeiten später aufzeichnen und bewerten wollen, ist es eine gute Angewohnheit zusätzlich im Projektplan anzugeben wie viel Zeit in einzelne Aufgaben fließen sollte. So können Sie, während das Projekt läuft bewerten, wie effizient Sie im Vergleich zum ursprünglichen Projektplan arbeiten.

Klingt nach einem umfangreichen Projektplan, nicht wahr? Gerade in der Bauindustrie wird das Projektmanagement oft mit viel Papierarbeit in Verbindung gesetzt. Dabei gibt es viele Lösungen, die Ihnen die Arbeit ganz einfach abnehmen können. Wenn Sie Ihren Projektplan direkt in einer Software anlegen, können Mitarbeiter immer darauf zugreifen und ihn als Leitfaden verwenden. Eine Zeiterfassungssoftware bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit Ihre erfassten Projektzeiten mit dem geplanten Zeitaufwand zu vergleichen, sodass Sie den Überblick über Ihre Effizienz nicht verlieren.

Zeiterfassung: Wissen wo Ihre Ressourcen fließen

Der größte Vorteil der Zeiterfassung ist zu wissen, wohin Ihre kostbarsten Ressourcen fließen. Wenn Sie Ihre Projektaufwände nicht messen, können Sie Ihre Effizienz nicht evaluieren. Die Bewertung Ihrer Produktivität ist deshalb so wichtig, da der Projektabschluss allein, kein Beweis ist, dass Ihr Projekt erfolgreich war. Wenn Sie sich zum Beispiel vornehmen ein Grundstück zu bauen und dieses auch fertig erstellen, allerdings 2 Jahre länger brauchen und Ihre geplanten Ausgaben verdoppelt haben, war Ihr Projekt kein Erfolg, obwohl das Gebäude steht.

Erfolgreiche Unternehmer erstellen einen realistischen Projektplan, teilen ihre verfügbaren Ressourcen so ein, dass es zu keinen Überschüssen kommt und die Wünsche der Stakeholder dabei so gut es geht berücksichtigt werden.

Selbstverständlich kann es wie in jeder Branche, auch in der Bauindustrie zu Abweichungen zum Projektplan kommen. Wenn Sie aber Ihre Ressourcen richtig managen und regelmäßig verfolgen, können Sie frühzeitig Ihren Projektplan adaptieren bzw. Arbeitsprozesse so optimieren, dass keine schweren Kosten (Zeit und Geld) zu spüren sind.

Mit Zeiterfassung Projektfortschritte verfolgen

Erfolgreiche Projekte erfordern transparente Arbeitsprozesse. Um diese zu gewährleisten, sollten Sie regelmäßig Projektfortschritte messen, indem Sie den aktuellen mit dem geplanten Projektstatus vergleichen. Am besten stellen Sie die Ergebnisse in Projektberichten dar, damit auch Mitarbeiter informiert werden.

Viele Bauunternehmen erstellen ihre Berichte immer noch manuell, indem sie zunächst den Projektplan heraussuchen, die geplanten Projektzeiten entnehmen, alle erfassten Arbeitszeiten exportieren und anschließend die Werte in einer Tabelle vergleichen. Diese Methode ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.

Eine gute Alternative ist eine Zeiterfassungssoftware, die mit nur ein paar Klicks eine komplette Projektauswertung liefert. Mithilfe des digitalen Projektberichtes werden Sie schnell erkennen welche Aufgaben Sie viel bzw. wenig Zeit kosten und an welchen Stellen Sie effizienter sein könnten. So können Sie Ihren Arbeitsprozess bereits während der Projektdurchführung optimieren und warten nicht auf das Projektende, um Problemstellen zu erkennen und Verbesserungsvorschläge zu nennen.

Fazit

Zeit ist eine wichtige Ressource für Arbeitsprozesse in der Bauindustrie, die Sie regelmäßig erfassen und evaluieren sollten. Mit einer Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack, können Sie einfach und genau erfassen, wie viel Zeit in einzelne Aufgaben und Meilensteine Sie investieren. Zudem können Sie Projektberichte erstellen, um auszuwerten, wie effizient Sie arbeiten. Daraus ergibt sich der Vorteil, dass Sie bereits während der Projektdurchführung Projektprozesse ändern, Verbesserungen vornehmen und Probleme beseitigen können, damit dem Erfolg Ihres Projektes nichts mehr im Weg steht.

Darüber hinaus verbessern Sie mit einer Zeiterfassungssoftware nicht Ihre aktuellen Arbeitsprozesse, sondern lernen gleichzeitig die Stärken und Schwächen Ihres Teams kennen. Dieses Know-how wird Ihnen bei der Planung von zukünftigen Bauprojekten helfen, da Sie von vorneherein wissen werden, wie Sie den Auftrag am besten angehen, um diesen erfolgreich durchzuführen.

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