To-do-Listen: planen und loslegen – Ist es wirklich so einfach?

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To-do-Liste Titelbild

Wer kennt es nicht, so viel vorgenommen und trotzdem nichts als Chaos in der eigentlich so angestrebten Ordnung. In unserem Alltag kommt es oft dazu, dass wir viele eigentlich wichtige Aufgaben und Herausforderungen nicht meistern können, obwohl wir es diesmal doch wirklich anders machen wollten. Eine mögliche Entlastung könnten hier To-do-Listen schaffen.

Was sind To-do-Listen?

To-do-Listen sind im weitesten Sinne nichts anderes als eine Auflistung der täglich anfallenden Aufgaben mit der zusätzlichen Möglichkeit eines direkten Check-ups ob und wie viel man tatsächlich bereit wahr zu schaffen.

Bei richtiger Anwendung könnte man also davon sprechen, dass Sie sich Ihren eigenen persönlichen Assistenten gestalten, der Ihnen einen Überblick darüber liefert, was Ihre Kapazitäten sind, wie viel Sie geschafft haben, was Sie noch schaffen müssen und wie Sie Ihre Aufgabenverteilung das nächste Mal besser konstruieren.

Wofür To-do-Listen?

Bei To-do-Listen geht es primär darum sein Selbstmanagement zu optimieren, um einer Überlastung und Überforderung entgegenzuwirken. To-do-Listen zielen darauf ab die jeweiligen Aufgabenbereiche nach der Wichtigkeit zu sortieren, um somit eine strukturierte Planung zu ermöglichen, sie können außerdem sehr hilfreich sein sich vor Selbstüberschätzung zu schützen.

Innerhalb dieser Thematik gehen viele Leute leider immer noch davon aus, dass To-do-Listen ihnen das Arbeiten abnimmt, was ist nicht der Fall. To-do-Listen können Ihnen zwar die Strukturierung, Planung und Gewichtung erleichtern, nehmen Ihnen aber nicht die Arbeit und die Gefahr der Prokrastination ab.

Einen großen Vorteil den To-do-Listen mit sich bringen, ist, dass sie für jeden überall und zu jeder Zeit unabhängig von Branche oder Status anzuwenden sind. Bei richtiger Anwendung zeichnen sie sich durch ihre Einfachheit und Effektivität aus.

Arten von To-do-Listen: die Klassiker im Vergleich

So unterschiedlich die Menschen mit ihren jeweiligen Aufgabenbereichen sind so unterschiedlich sind auch die Arten von To-do-Listen. Bevor Sie Ihr Listendesign wählen, sollten Sie sich vorerst entscheiden, ob Sie sich für eine digitale oder eine handschriftliche Variante der To-do-Listen entscheiden, die Ihnen bei der Organisation im Büro Unterstützung bieten wird.

Nachdem diese Entscheidung getroffen ist, gibt es neben den unzähligen anderen Varianten die drei großen Klassiker. Hierbei unterscheiden wir zwischen einfachen, erweiterterten und komplexen To-do-Listen.

Die einfache To-do-Liste

Die Einfache To-do-Liste besteht aus einer bzw. maximal zwei Spalten. Auf der linken Seite finden Sie die Deadlines der Projekte und auf der rechten Seite werden die Aufgaben oder dazugehörigen Projekte eingetragen.

Um sich einen Überblick über die Aufgabengewichtung und die damit einhergehende Priorisierung zu machen, sollten die Deadlines immer chronologisch nach dem Abgabedatum gegliedert werden. Angefangen wird mit der frühsten Deadline bis hin zum letzten Abgabedatum.

Eine mögliche Struktur könnte sein:

Deadline // Projekt

Die erweiterte To-do-Liste

Die erweiterte To-do-Liste baut sich durch drei Spalten auf. Sie besitzt im Gegensatz zu der einfachsten Form die zusätzliche Spalte für den voraussichtlichen Zeitaufwand.

Bereiche wie das Projektmanagement oder sonstige zeitaufwändige Planungsinstanzen profitieren von der To-do-Liste, die sich mindestens auf dem Niveau der erweiterten To-do-Liste befinden. Grade im Projektmanagement lassen sich Erfahrungswerte des eigenen Zeitaufwandes für diverse sich in der Thematik so unterschiedlichen Projekte gut nach vergangenen Erfahrungen einschätzen, weshalb es sich hier auch anbietet, zumindest auf diese Form der To-do-Listen, wenn nicht sogar die komplexe To-do-Liste zu setzen.

Um sich nicht doch noch zu verschätzen ist empfehlenswert, sich einen individuellen Zeitpuffer zusätzlich zur Deadline und dem zugehörigen Projekt einzuplanen.

Eine mögliche Struktur könnte sein:

Deadline // Zeitaufwand // Projekt

Die komplexe To-do-Liste

Die letzte hier dargestellte Form ist die komplexe To-do-Liste. Diese Stufe könnte für Teamleiter*innen, Projektmanager*innen und auch andere Positionen, die einzelne Mitarbeiter*innen koordinieren geeignet sein.

Hier finden Sie neben den bisher bekannten Kategorien: „Deadline, geschätzter Zeitaufwand und Aufgaben“, Spalten für die die benötigten Mittel und die Zuständigen oder zu kontaktierenden Mitarbeiter*innen.

Ein großer Vorteil dieser Art der To-do-Listen ist die Transparenz der einzelnen Schritte und die Motivationssteigerung durch die Reflexion der bereits erarbeiteten Teilerfolge. Gleichzeitig kann es durch die Masse und Länge der Auflistung auch schneller zu Fehlern und Verwirrung kommen.

Eine mögliche Struktur könnte sein:

Deadline // Zeitaufwand // Mitarbeiter*in // Mittel // Projekt 

Warum nicht einfach erstmal anfangen?

Damit Sie einen tatsächlichen Erfolg aus dem theoretisch so guten Konzept generieren können, gibt einige Tipps und Tricks, um nicht in die häufigste Falle zu tappen. Von welcher Falle ich spreche fragen Sie sich? Das tückischste und ein Grund für die Diskussion über die Wirksamkeit von To-do-Listen ist der Hang sich auf der erarbeiteten Struktur auszuruhen und erstmal eine Pause zu machen. Die Wirksamkeit dahinter hat sich dann in den meisten Fällen erstmal erledigt.

Der Grund für den Erfolg: der Zeigarnik-Effekt

Der Ursprung für die Wirkungsweise der To-do-Listen ist der aus der Psychologie stammende Zeigarnik-Effekt, welcher seinen Namen durch seine Entdeckerin Bljuma Zeigarnik erhielt.

Die Psychologin beschäftigte sich mit einem Experiment, welches sich mit der Gedächtnisleistung befasste. In diesem Experiment konnte Sie anhand von 106 Proband*innen aus den unterschiedlichsten sozioökonomischen Schichten, Bildungsschichten und unabhängig vom Geschlecht oder Alter feststellen, dass sich der Proband*innen an unterbrochene und somit nicht erledigte Aufgaben bis zu 90 % besser erinnerten als an die tatsächlich abgeschlossenen.

Durch den Zeigarnik-Effekt lässt sich demnach ableiten, wieso wir ein effektives Selbstmanagement brauchen, um nicht anzufangen zu prokrastinieren. Genauso wie der Effekt erklärt, wieso es so hilfreich ist sich eine Liste mit täglich zu absolvierenden Aufgaben zu machen und sie, sobald sie dann erledigt sind, auch wirklich durchzustreichen.

Das Ganze beruht auf einem Kapazitätsprinzip, nachdem das Enzephalon (Gehirn) arbeitet. Die Aufmerksamkeit wird auf noch nicht geschafftes gelenkt, wodurch sich ein intrinsischer Handlungsdruck aufbaut, der uns die Möglichkeit zu genug Motivation gibt, um tatsächlich anzufangen zu arbeiten.

Demnach ist das Visualisieren der geschafften Aufgaben durch Abhaken, Durchstreichen oder Ankreuzen eine Kapazitätsentlastung, während wir durch die Visualisierung der noch anstehenden Aufgaben einen Handlungsdruck in Form von Stress empfinden, der durch die Aufmerksamkeit die nötige Motivation liefert, um diesem Druck entgegenzuwirken. To-do-Listen können also beim Stressmanagement im Arbeitsalltag helfen.

Listendesign

Tipps und Tricks zur Anwendung

Trotz des Zeigarnik-Effekts läuft es in der Realität leider nicht immer so einfach wie es sich im ersten Moment anhört. Weshalb es wichtig ist sich an folgende Anwendungsregeln zu orientieren und sich nicht zu übernehmen.

  • Entscheiden Sie sich für ein Listendesign.

Sind Sie eher mobil und flexibel? Dann ist die digitale Variante durch Zeiterfassungsstools wie TimeTrack die richtige Variante für Sie. Wenn Sie beim bereits bekannten und vertrauten bleiben wollen, dann sollten Sie sich für die manuelle Methode entscheiden. Allerdings ist die vertraute Methode, nicht immer die effizienteste.

  • Erarbeiten Sie sich einen Rhythmus.

Bedeutet im Klartext, dass Sie jeden Abend eine neue To-do-Liste für den Folgetag schreiben. Nicht am Anfang des Tages und nicht am Ende der Woche. Dadurch bleiben Sie strukturiert und diszipliniert.

  • Überschätzen Sie sich nicht.

Wer einmal anfängt einen Einblick in die Vorzüge von Struktur zu bekommen, der tendiert häufig dazu sich zu überschätzen, zu überlasten und letztendlich zu frustrieren. Orientieren Sie sich deshalb an Ihren vergangenen tatsächlichen Leistungen und halten Sie sich an Abgabefristen.

  • In der Kürze liegt die Würze.

To-do-Listen sind keine Urlaubsplaner und sollten sich dementsprechend nicht um unnötige Kleinigkeiten ergänzen, sondern sich auf die real anstehenden Deadlines orientieren. Überfüllen Sie Ihre tägliche Aufgabenliste also nicht, das Ziel bleibt das Abarbeiten und nicht aufschreiben der Aufgaben!

  • Zeitpuffer nutzen und flexibel bleiben.

Neben Struktur und Planung kann es immer passieren, dass der Folgetag stressiger wird als Sie es sich den Abend vorher überlegt haben. Kommen neue Aufgaben mit einer höheren Dringlichkeit dazu, dann haben diese Priorität. Achten Sie deshalb darauf Ihren Zeitplan nicht zu knapp zu gestalten, um nicht in Verzug zu geraten.

  • Überblick behalten.

Meetings, Geschäftsessen und der Geburtstag der Schwiegermutter gehören in einen Terminkalender und sorgen bei Integration in To-do-Listen nur für Verwirrung und schwächen die Übersichtlichkeit.

  • Farben nutzen, Gedächtnis stärken.

Nutzen Sie verschiedene Fragen für verschieden Kategorien, um Ihrem Gedächtnis so zu helfen zwischen den Projekten zu differenzieren und das Erinnern zu begünstigen. Wie Sie diese Farben wählen, bleibt ganz Ihnen überlassen. Ob Sie zwischen erledigt und unerledigt unterscheiden oder den verschiedenen Projektformen, Deadlines oder zuständigen Mitarbeitern ist hierbei absolut trivial.

  • Auch die kleinen Erfolge zählen.

Teilen Sie sich die großen Projekte in kleinere aufeinanderfolgende Teilschritte ein, um Ihren Erfolg direkt sehen und nachvollziehen zu können. So haben Sie einen direkten Überblick darüber wie aufwendig welches Projekt wirklich ist.

  • Offen für neues bleiben.

Bleiben Sie agil und lassen Sie Spalten und Zeilen für Ergänzungen oder neu dazukommende Aufgaben offen.

  • Halten Sie sich an den Plan.

So plausibel es sich anhört, halten Sie sich an die chronologische Abfolge Ihrer Liste und arbeiten Sie diese aktiv ab. Lassen Sie sich nicht davon ablenken, wie Sie welche visuellen Eigenschaften noch optimieren könnten. Der Fokus dieses Konzepts liegt nicht in der Planung, sondern in der Umsetzung, der Start ist entscheidend. Vermeiden Sie Ausnahmen und orientieren Sie sich an Ihrem definierten Ziel.

  • Bleiben Sie immer Griff bereit.

Sollten Sie sich für die manuelle Verschriftlichung Ihrer Aufgaben entscheiden, ist es hilfreich die To-do-Liste an dem Ort aufzubewahren, an dem Sie sich die meiste Zeit des Tages befinden oder sich Ihr gewohnter Arbeitsalltag abspielt. Stichworte wären da explizite Ortsauswahl wie „auf dem Schreibtisch, rechts neben der Lampe“.

Stressmanagement Titelbild

Für die Perfektionisten und Kontrollfreaks

Die Optimierung und Perfektion von vorgenommenen Zielen durch Mittel wie To-do-Listen entfacht die stärkste Wirkung, wenn Sie den Gebrauch dieser Listen an bereits etablierte Gewohnheiten in Ihrem Alltag knüpfen. Wer jeden Morgen Caffè trinkt und das im besten Fall noch am gleichen Ort oder mit der gleichen roten Tasse, der sollte sich einen Handlungsplan erstellen, der genau daran geknüpft ist.

Bedeutet in der Umsetzung: „Jeden Morgen, wenn ich meinen Kaffee aus meiner roten Tasse am Esstisch trinke, arbeite ich den ersten Punkt meiner Liste ab.“

Fazit

To-do-Listen basieren auf einem evidenzbasierten psychologischen Effekt. Die Art der Ausprägung hängt von der Akkuratheit der Ausführung aus und nur Sie selbst können entscheiden welches Format für Sie am besten funktioniert. Ob Sie sich für die schriftliche oder digitale Formatvorlage entscheiden, macht für viele Berufe wenig unterschied. Die Ausnahme bilden hier Personen, die schnell und agil reagieren und dirigieren müssen. Für solche Positionen bieten sich digitale Zeitmanagement Tools wie TimeTrack an.

Fangen Sie also noch heute Abend an Ihr Selbstmanagement voranzutreiben und laden Sie sich die kostenlose 14-Tägige Probeversion von TimeTrack runter!

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