Warum Stundenzettel nicht so schlimm sind, wie alle sagen

Gerüchten zufolge sind Stundenzettel nicht besonders hilfreich, da Mitarbeiter leicht falsche Arbeitszeiten eintragen könnten oder nicht richtig ein- und ausstempeln, um Verspätungen zu verdecken. Viele glauben auch, dass Stundenzettel eine Zeitverschwendung sind, da Buchhalter trotzdem Mitarbeiter kontaktieren müssen, um zu überprüfen ob alle Informationen stimmen und die Ist-Stunden mit den Soll-Stunden übereinstimmen.

Wir wollen Sie versichern, dass Stundenzettel weder eine Zeit- noch eine Geldverschwendung sind. Jeder Unternehmen nämlich das Gleiche: wissen, was im Unternehmen passiert. Jeder Gründer möchte sicher gehen, dass seine Mitarbeiter effektiv arbeiten und dem Unternehmen jeden Tag Vorteile bringen.

Sobald ein Unternehmen zu expandieren beginnt, wird es schwierig, mit den Aktivitäten und den Arbeitszeiten aller Mitarbeiter mitzuhalten. Wenn Sie nicht den Überblick behalten können, was in Ihrer eigenen Firma passiert, werden Sie Schwierigkeiten bekommen die Effizienz Ihres Teams zu beurteilen. Um das zu vermeiden, sollten Sie in Erwägung ziehen, Stundenzettel einzuführen. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten jeden Tag wenn sie am Arbeitsplatz sind, verfolgen.

Stundenzettel haben Vorteile

Auf den ersten Blick mögen die Stundenzettel zeitaufwändig erscheinen, da Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten täglich erfassen müssen. Sie werden aber noch sehen, dass Sie und Ihr Team langfristig davon profitieren werden. Zu wissen, wo die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, hilft Managern, bessere Entscheidungen zu treffen und Ressourcen besser zu planen.

In den meisten Fällen wissen Manager oder Teamleiter zu wenig darüber was in ihren Teams passiert. Das liegt daran, dass es kein System zur Überwachung der Aktivitäten gibt und sie niemand über einzelne Tätigkeiten am laufenden hält. Meistens bekommt man nur „es geht voran“ zu hören.

Das Team ist oft angespannt wenn die Deadline näher rückt und das Projekt nicht fertig wird. Meistens wissen alle bescheid, außer das Top-Management. Folglich, muss das ganze Unternehmen mit den Konsequenzen leben. Wenn solche Fälle zu oft geschehen, verliert die Firma ihre Legitimität und sogar Kunden. Deshalb sollte man Probleme auf keinen Fall verschweigen.

Das Team muss Fehler akzeptieren und sie rechtzeitig kommunizieren. Wenn Mitarbeiter regelmäßig Stundenzettel ausfüllen, wo Sie mit Ihrem Fortschritt und Aktivitäten mithalten können, so wird es einfacher die Arbeit transparent zu halten und alle zu informieren, wenn etwas schief läuft.

Die Projektdurchführung ist nämlich eine Gruppenarbeit, in der das Top-Management und der Teamleiter direkt miteinbezogen werden sollten.

Behalten Sie den Überblick über die Projektkosten

Überlegen Sie sich einmal wie hilfreich es für Sie sein kann, wenn Sie Ihre Ausgaben, genauso verfolgen würde wie Ihre Arbeitszeiten. Sie würden genau überblicken wie viel Zeit und Geld in ein Projekt für einen bestimmten Kunden fließt. Auf diese Weise würden Sie immer wissen, wie profitable Ihre Arbeit ist. Seien wir mal ehrlich, niemand will seine ganzen Ressourcen in ein Projekt stecken, bei dem man am Ende Geld verliert.

Die Personalabteilung entlasten

Wir wissen alle wie hart die Personalabteilung zu Monatsende arbeiten muss. Stunden summieren sich nicht, Stundenzettel fehlen oder jemand hat seinen bezahlten Urlaub nicht richtig ausgefüllt. Folglich verbringt die Personalabteilung Tage damit, die Mitarbeiter anzurufen um zu versuchen, die Probleme zu lösen. Das ist nicht nur ärgerlich für alle Beteiligten, sondern kostet Ihr Unternehmen auch viel Zeit und Geld.

Ziehen Sie Stundenzettel in Erwägung, um die Kommunikation zwischen der Personalabteilung und Ihren Mitarbeitern zu erleichtern. Es kostet jeden Mitarbeiter eine Minute, um einzutragen, was er oder sie tagsüber getan hat, und erspart Ihren Kollegen aus der Personalabteilung wahrscheinlich viele Stunden.

Digitale Stundenzettel

Viele Unternehmen mögen keine Stundenzettel, weil es zu viel Papierarbeit ist. Hier ist eine Lösung: Es gibt viele Zeiterfassungssoftware, die Ihnen helfen können, Ihre Projekte und Arbeitszeiten zu verfolgen, ohne viel zu bezahlen. Und das Beste daran ist, dass sie sehr einfach zu bedienen sind.

Mitarbeiter mögen oft keine Veränderungen, vor allem wenn es um die Überwachung ihrer Aktivitäten geht. Stellen Sie sicher, dass Sie die Vorteile kommunizieren und integrieren Sie es in Ihre Unternehmenskultur. Letztendlich möchte jeder sehen, wie er sich in seiner Arbeit schlägt. Menschen werden nämlich nur dann besser, wenn sie ihre Arbeit beurteilen können.

Legen Sie los

Es mag Ihnen vorkommen, dass Sie keine Stundenzettel im Unternehmen brauchen. Aber glauben Sie uns: um erfolgreich zu sein, muss man wissen wie gut das Team arbeitet.

Sind Sie bereit, herauszufinden, was Ihr Team alles kann? Schauen Sie sich unsere einfach zu bedienende Zeiterfassungssoftware an, die Ihnen dabei helfen wird, Ihre Projekte und Arbeitszeiten zu verfolgen.

TimeTrack ist ein effizientes Zeiterfassungssystem für Unternehmen und Privatpersonen. Machen Sie sich nie wieder Gedanken über Projektmanagement.

Richten Sie es in wenigen Minuten ein und behalten Sie den Überblick über Ihre Fortschritte. Sie können sich nur verbessern, wenn Sie Ihre Schwächen kennen. Sind Sie bereit Ihre Stärken und Schwächen herauszufinden? Erfahren Sie mehr über TimeTrack. 

Ivana Spiridonovic

Zeitmanagement ist für Unternehmen, egal ob klein oder groß, ein wichtiges Thema. Als ausgebildete Betriebswirtin und jahrelange Expertin bei TimeTrack setze ich mich täglich mit dem Thema Zeiterfassung auseinander. Die Tipps und Tricks, die ich in dem Bereich entdeckt habe möchte ich Ihnen weitergeben. 

Außerdem schreibe ich gerne über meine Erfahrungen im Projektmanagement. Dabei lege ich viel Wert auf Team Management, überschaubare Arbeitsprozesse und transparente Kommunikation – meiner Meinung nach die Grundlagen für jedes erfolgreiche Projekt.