Was Sie über agiles Projektmanagement wissen müssen

#
Agiles Projektmanagement_Titelbild

In Bewegung bleiben tut gut. Dass Agilität gesundheitsfördernd ist, scheinen in den letzten Jahren auch sämtliche Organisationen verstanden zu haben. Die Rede ist von Agilem Projektmanagement. Immer mehr Unternehmer*Innen scheinen eine agile Ausrichtung als Heilbringer zu sehen. Oder warum ist das Buzzword in letzter Zeit in Unternehmenskreisen in aller Munde? Warum wollen nun alle agil sein? Was bedeutet das eigentlich?

Die folgende Einführung in agiles Projektmanagement soll Ihnen das Schlagwort verständlicher machen. Und lässt Sie verstehen, wie genau agiles Projektmanagement funktioniert.

Was ist agiles Projektmanagement?

Um Agilität im Projektmanagement zu verstehen, muss man eigentlich nur das Wort agil verstehen. Und Agilität bedeutet flexibles, proaktives und antizipierendes Agieren, um auf notwendige Veränderungen spontan und leicht einzugehen. Warum aber muss man agil Projekte managen?

Schauen wir zurück auf die erstmalige Kombination von Agilität und Management. Alles begann in den 1990ern an einem Stammtisch von Softwareentwicklern in Utah. Die Entwickler beschwerten sich über die steifen, unflexiblen Prozesse ihrer Branche. Sie forderten leichtgewichtige, flexiblere Prozesse für ihren Fachbereich, um schneller auf Probleme und Fehler reagieren zu können.

Es dauerte noch einige Jahre, bis die Gruppe 2001 schließlich ihr Manifest veröffentlichte. Das Agile Manifest wurde zum Konzentrat ihrer gemeinsam entwickelten Ideen für eine effektivere Softwareentwicklung. Sie postulierten 4 zentrale Werte und 12 Prinzipien, derer sich heute Entwickler*Innen sämtlicher Branchen bedienen. Das Bewusstsein für eine agile Entwicklung und ihre höchst kollaborative und effizienzsteigernde Wirkung wurde schnell erkannt. Es wurde ein Bewusstsein für die Ideen geschaffen, die hinter Agilität stehen.

Lassen Sie uns also einen Blick auf die Postulate des agilen Manifests werfen, um die Methodik des agilen Projektmanagements zu verstehen.

4 Werte des Agilen Manifestes

Im Agilen Manifest werden verschiedene Ansätze als Leitfaden gegenübergestellt. Die Werte auf der rechten Seite werden durchaus als wichtig empfunden. Die Werte auf der linken Seite werden aber höher eingeschätzt.

  1. Individuen, Interaktionen > Prozessen und Werkzeugen: Die Reaktion auf Geschäftsanforderungen treibt den Produktentwicklungsprozess voran
  2. Funktionsfähige Produkte/ Lösungen > umfassender Dokumentation: Die Dokumentation sollte auf das Notwendigste reduziert werden, um von ihr zu profitieren. Detailverlorenheit trübt den Überblick und mindert die Effizienz.
  3. Zusammenarbeit mit Kunden > Vertragsverhandlungen: Der Kunde soll von Anfang an in die Produktentwicklung mit einbezogen werden.
  4. Reagieren auf Veränderung > strikter Planverfolgung: Bei neuartiger Produktentwicklung ist die Änderungsgeschwindigkeit von Anforderungen hoch. Es gilt also, Möglichkeiten zu schaffen, flexibel und schnell auf neue Anforderungen des Auftraggebers zu reagieren.

Über die zentralen Werte hinaus postuliert das Agile Manifest zwölf Prinzipien.

Zwölf Prinzipien des Agilen Manifestes

Erstes Prinzip: Als höchste Priorität gilt die Zufriedenstellung des Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung.

Zweites Prinzip: Anforderungsänderungen sollen selbst spät in der Entwicklung willkommen geheißen werden. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.

Drittes Prinzip: Funktionierende Produkte sollen regelmäßig innerhalb weniger Wochen oder Monate und geliefert werden.

Viertes Prinzip: Fachexperten und Entwickler sollten während des Projektes täglich zusammenarbeiten.

Fünftes Prinzip: Projekte sollen rund um motivierte Individuen errichtet werden. Ihnen soll das Umfeld, die Unterstützung und das Vertrauen gegeben werden, die sie benötigen.

Sechstes Prinzip: Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.

Siebtes Prinzip: Ein funktionierendes Produkt ist das wichtigste Fortschrittsmaß.

Achtes Prinzip: Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können.

Neuntes Prinzip: Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design fördert Agilität.

Zehntes Prinzip: Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.

Elftes Prinzip: Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen durch selbst organisierte Teams.

Zwölftes Prinzip: In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.

Sie merken: Agiles Projektmanagement unterscheidet sich deutlich vom klassischen Projektmanagement. Lassen Sie uns die Methoden gegenüberstellen.

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement

Pensum

Ø  Im klassischen Projektmanagement ist der Umfang festgelegt; Zeit und Aufwand werden variabel gestaltet.

Ø  Agiles Management hingegen legt Zeit und Aufwand fest. Der Umfang gestaltet sich dann variabel.

Anforderungserfassung

Ø  Klassisches Projektmanagement erfasst die Anforderungen nur am Anfang der Projektentwicklung.

Ø  Agiles Management erfasst die Anforderungen kontinuierlich im Laufe der Projektentwicklung.

Prozess

Ø  Klassischen Prozessablauf charakterisiert das Wasserfall-Modell. Der lineare Prozess entwickelt sich von Projektphase zu Projektphase. Es besteht dabei keine Flexibilität. Der Prozess ist fest.

Ø  Prozesse verlaufen agil, wenn sie iterativ voranschreiten. So wird der Prozess andauernd verbessert da angepasst.

Rollenverteilung

Ø  Im klassischen Projektmanagement sinkt im Verlauf des Projekts der Einfluss von Stakeholdern.

Ø  Agiles Projektmanagement hingegen hält den Einfluss der Stakeholder konstant im Projekt.

Projektverantwortung

Ø  Mit klassischer Rollenverteilung geht klassische Projektverantwortung einher. Klassisches Projektmanagement sieht die gesamte Verantwortung für das Projekt bei dem Manager.

Ø  Im agilen Projektmanagement ist auch das Team agil und adaptiv. Es managt sich selbst und verantwortet das Projekt zusammen.

Kommunikation

Ø  Klassisches Projektmanagement sieht eine Kommunikation in umfassenden Meetings und durch Dokumente, die das Projekt begleiten vor.  

Ø  Agil wird in (den Aufgaben) entsprechend kurzen, regelmäßigen und entsprechend schmaler Dokumentation, kommuniziert.

Ergebnisauswertung

Ø  Klassischer Weise werden Ergebnisse nur am Ende eines Projektes geliefert und bewertet.

Ø  Agil managen bedeutet, dass Ergebnisse im Projektverlauf regelmäßig geliefert und bewertet werden.

Warum agil managen?

Agiles Projektmanagement ist ein Werkzeug, das als Antwort auf Fragen seiner Zeit entstanden ist. Im Gegensatz zum traditionellen Wasserfallmodell stehen iterative und interaktive Sprints im agilen Management. Es ist also nicht verwunderlich, dass genau das als Heilbringer unserer Zeit gesehen wird. Die Ansprüche und Erwartungen der Kunden steigen. Vor allem wird oft nach Flexibilität in der Gestaltung der Anforderungen an das Projekt gefragt. Die Produktnachfrage der Gesellschaft ändert sich schnell und gestaltet sich multifaktoriell. Das Angebot muss entsprechend flexibel gestaltet werden können.

Die Flexibilität des Projektmanagements sollte gegeben sein. Die Projektleitung muss in der Lage sein, auf sich ändernde Anforderungen schnell zu reagieren. Das Produkt sollte kontinuierlich bearbeitbar sein. Nur durch die beste Projektausführung entsteht der Wettbewerbsvorteil von Organisationen. Es liegt nahe, dass der durch einen Mechanismus gegeben ist, der Projektteams zu einem effizienten Erreichen spezifischer Ziele hilft. Und ein schnellerer und gewinnbringenderer Prozess als am Ende einer langwierigen Projektphase feststellen zu müssen, dass Ziele verpasst wurden.

Agiles Projektmanagement eignet sich also vor allem für, so simpel es klingen mag, agile Projekte und agile Organisationen. In den eigentlichen Wortsinnen. Also, wenn etwa nur ein vages Bild der Anforderungen gezeichnet werden kann, das Projekt ständig auf Veränderungen reagieren muss oder schnell Ergebnisse geliefert werden müssen, weil die Nachfrage es verlangt. Vor allem aber wird nur denjenigen agiles Projektmanagement dienen, die bereit dazu sind, sich in agile Methoden einzuarbeiten und agile Vorgehensweisen im Unternehmeralltag zu leben. Glauben Sie A. Cockburn, einem der Gründer des Agilen Manifests, wenn er sagt „Agile is an attitude, not a technique with boundaries.“.

Beispiele für agile Projektmanagement Methoden

Scrum

Scrum ist die wohl bekannteste Methode für agiles Projektmanagement. Charakteristisch für Scrum ist die Einteilung in Rollen und Phasen. Im Projekt werden den Mitgliedern Rollen in Entwicklungsteam, Scrum Master und Product Owner zugeteilt. Das Projekt wird mit Scrum in Phasen, Iterationen oder, wie Scrum es nennt, Sprints aufgeteilt. Jede Phase wird durch einen bestimmten Zeitraum begrenzt und durch vier Etappen gegliedert. Allen Phasen zugrunde liegt das Product Backlog, die Auflistung aller Anforderungen an das Produkt. Wie es das agile Projektmanagement vorsieht, bleibt das Backlog während der Projektdurchführung dynamisch und wird andauernd angepasst.  Die erste Phase des Sprint Planning, dient dem Setzen von Prioritäten. Daily Scrums werden zugunsten des Informationsaustauschs täglich abgehalten. Hier geht es darum, einen aktuellen Überblick über den Projektstand zu schaffen. Die Sprint Reviews am Ende jedes Sprints nutzt das Team, um das Inkrement zu überprüfen und das Product Backlog bei Bedarf anzupassen. Von den Reviews unterscheidet sich die größere Sprint Retrospective. Sie dient der Verbesserung der Durchführung in der nächsten Iteration.

TimeTrack – Scrum-Methode

 

Entstanden ist Scrum, wie agiles Projektmanagement auch, für die Softwareentwicklung. Anwendbar ist sie aber auf agile Projekte jeder Branche. Die Software beinhaltet so ziemlich alles, wonach agiles Projektmanagement fragt. Agiles Projektmanagement ist aber nicht nur Scrum.

Kanban

Ebenso agil und bekannt wie Scrum ist Kanban.  Die Methode hilft Projektleitenden, die Aufgaben gebündelt im Überblick zu behalten und so Ziele schneller zu erreichen. Grundlegend in der Anwendung ist das Kanban-Board. Alle Arbeitsschritte werden einzeln auf dem Board angezeigt. So behalten alle Teammitglieder sowohl einen konstanten Überblick über den Status des Projektes, als auch die Erfolge und Aufgaben des Teams.

Kanban fördert Agilität, indem schrittweise und natürliche Änderungen leicht vorgenommen werden können. Von der Kanban Methode kann jede Branche profitieren.  

Lesen Sie den TimeTrack Artikel über Kanban um das volle Potenzial der Methode zu erfassen.

 

TimeTrack – Kanban-Board

Design Thinking

Im Design Thinking steht der Nutzer im Mittelpunkt. Das Ziel dieser Methode ist es, innovative Produkte oder Dienstleistungen zu schaffen. Verfolgt wird das Ziel in sechs Phasen. Am Anfang stehen das Verständnis des Problems und die Beobachtung der Kundenbedürfnisse. Es folgen die Definition des Standpunkts, die Ideenfindung, die Entwicklung von Prototypen und schließlich das Testen des Produkts.

Auch Design Thinking kann Branchenübergreifend genutzt werden. Die einzige Voraussetzung ist die Existenz eines Problems für die Nutzer.

Lean Startup Methode

Qualitätsmaximierung durch die Kontrolle menschlicher, finanzieller und zeitlicher Ressourcen. Das ist das Charakteristikum der Lean Startup Methode. Die erfolgreiche Zielverfolgung sieht die Methode in Just-In-Time-Produktion,der Verringerung des Bestands, der Reduzierung von Fehlern, dem effektiven Kompetenzmanagement und Senkung der Kosten.

Der Name greift vorweg: Die Methode ist vorrangig für Start-Ups oder andere Organisationen mit geringen Mitteln oder Ressourcen geeignet. Aber auch in der Automobil Industrie und anderen Bereichen lässt sich die Methode anwenden.

Feature-Driven-Development (FDD)

Beim Feature-Driven-Development (FDD) handelt es sich um eine Methode, die den Fokus auf Entwurf und Entwicklung legt. Um das Endergebnis genau zu bestimmen, wird im FDD ausreichend Zeit in die Entwurfsphase investiert. Charakteristisch für das FDD ist eine starke Einbeziehung des Nutzers, die Projektsegmentierung (also Allgemeines Modell, Liste der Funktionalitäten; Umfang der Liste, etc.), eine enge Überwachung mit Projektmanagement-Tools und ein starker Fokus auf die Schlussqualität.

Empfohlen wird das FDD für Teams bis zu 20 Entwicklern.

Agiles, traditionelles oder hybrides Projektmanagement?

Letztendlich bestimmt das Produkt die Methode seiner Entwicklung. Wasserfallmodelle können in speziellen Fällen genauso gewinnbringend sein wie die flexiblere Alternative von Scrum oder ähnlichen agilen Methoden. Für das Produkt entscheidend ist schließlich keineswegs nur das Besitzen der Werkzeuge. Der richtige und  vor allem der bis zu gewissem Maße leidenschaftliche Umgang ist ebenso entscheidend. Und der ist nicht immer durch die eine oder andere Methode garantiert. Manchmal ist es auch ein Kompromiss aus beiden. Viele Unternehmen mögen noch sehr im klassischen Projektmanagement verankert doch gewillt sein, ihr Produkt kontinuierlich zu prüfen. Traditionelle Prozesse müssen nicht verworfen werden. In einer Synthese mit agilen Methoden können sie eine Hybridlösung für ihr Projekt darstellen.

Fazit

Sie merken: Um Agilität zu verstehen, kann man es gar nicht wörtlich genug nehmen. Agiles Projektmanagement verlangt danach, Rollen, Prozesse und Pläne zu hinterfragen. Änderungen sind im agilen Projektmanagement nicht nur willkommen. Sie versprechen die besten Resultate. In Bewegung zu bleiben, sich gewandt und flexibel als Organisation zu bewegen, wurde in den letzten Jahren zum Trend. Nicht unbegründet, wie sich gezeigt hat. Agilität als Haltung positiver Fehlerkultur kann den Unternehmenserfolg sichern und fördern.

Und noch einmal: Es wird wohl nie eine Antwort geben, die für alle Fragen gilt. Lesen Sie sich in die verschiedenen Methoden und Prinzipien des Projektmanagements ein. Schustern sie sich ihre Projektmanagement Methode zusammen. Hier finden Sie eine Zusammenstellung von Projektmanagement Büchern, die Ihnen dabei helfen kann.

/von