Wie kann Zeiterfassung die Produktivität verbessern

Kafka sagte einst: „Produktivität ist in der Lage zu sein, Dinge zu tun, die man vorher nie tun konnte“. Um produktiver zu werden, müssen Sie Ihre jetzige Arbeitsweise ändern. Wir versuchen, unsere Arbeit jeden Tag zu verbessern und zu optimieren, aber meistens ist es einfach schwer messbar. Keine Sorge, Sie müssen jetzt nicht jede Minute Ihres Tages erfassen und das sollten Sie um ehrlich zu sein auch nicht tun. Allerdings, sollten Sie anfangen Ihre Arbeitszeiten und die Zeit, die Sie für Projekte aufwenden, zu erfassen, um Ihre Gesamtleistung zu verbessern.

Auf diese Weise kann die Zeiterfassung Ihre Produktivität steigern:

Ziele setzen

Bevor Sie mit einem Projekt beginnen können, benötigen Sie einen detaillierten Plan. Dieser Plan wird die Leitlinie Ihres Teams für das bevorstehende Projekt sein. Wenn Sie zu Beginn schon keinen Plan haben, werden Sie Ihre Leistung nicht messen können, da es keine Daten zum Vergleichen Ihrer Ergebnisse geben wird.

Der erste Schritt ist, mit der Festlegung eines Budgets und eines Zeitraums zu beginnen. Auf diese Weise weiß Ihr Team, wie groß das Projekt ist und wie viel Zeit es bis zum Endtermin hat.

Zeit erfassen

Wenn wir an einem Projekt oder einer bestimmten Aufgabe arbeiten, haben wir in der Regel ungefähr eine Vorstellung davon, wie viel Zeit in Anspruch genommen werden soll. Wenn wir unseren Zeitaufwand nicht messen, spielt es keine Rolle, ob eine Aufgabe länger gedauert hat als erwartet. Wenn wir nun die Anzahl unserer Arbeitsstunden in ein System eintragen, werden wir beurteilen, wie effizient unsere Arbeit war. Um effizienter zu werden, muss man seine eigene Leistung hinterfragen können.

Fortschritte verfolgen 

Um im Team effizient arbeiten zu können, sollte alles transparent sein. In diesem Fall ist eine Zeiterfassungssoftware von Vorteil. Wenn jeder seine Arbeitszeiten verfolgt, kann der Teamleiter einen allgemeinen Überblick über den Arbeitsablauf behalten.

Leistung messen und verbessern

Wir glauben oft, dass wir effizient sind, aber wenn wir uns unsere Stundenzettel ansehen, dauern die Projekte länger als erwartet. Wir wissen nicht immer, was die Ursache des Problems ist, da viele Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt sind.

So behalten Sie einen besseren Überblick über das Projekt und verbessern gleichzeitig ihre Gesamtleistung: Das gesamte Team soll die Zeit, die es für einzelne Aktivitäten aufwendet, im Auge behalten und aufzeichnen. Auf diese Weise werden Problembereiche rechtzeitig identifiziert, sodass Sie Ihre Arbeit optimieren können.

Erweitern Sie das Team

Manchmal stagniert die Leistung, weil das Team überfordert ist. Das bedeutet nicht, dass das Team bis jetzt faul war. Eine Unterschätzung des Arbeitsaufwands kommt häufig vor. Hier sollten Sie in Betracht ziehen, mehr Mitarbeiter in ein Projekt aufzunehmen, wenn Sie feststellen, dass bestimmte Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden können.

Pausen machen

Wenn eine Deadline näher rückt und immer noch viel Arbeit ansteht, neigen wir dazu, Pausen zu vernachlässigen, weil wir glauben, dass „wir keine Zeit dafür haben“. Das ist falsch. Eine Pause zu machen, wird Ihnen helfen, anschließend effizienter zu sein. Es ist auf keinen Fall eine Zeitverschwendung. Die regelmäßige Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, zu überblicken, wie viel Zeit Sie ununterbrochen gearbeitet haben. Vergessen Sie dabei nicht, gelegentlich eine Pause einzulegen, um den Kopf frei zu bekommen. Im Idealfall sollten Sie anfangen, Ihre Pausen zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie sie wirklich machen. 

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