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Willkommen bei TimeTrack Enterprise!

Folgen Sie dieser Anleitung, um Ihr Benutzerprofil schnell und einfach einzurichten!

Nichts ist wichtiger als ein guter Start. Starten Sie Ihr TimeTrack Konto mit den folgenden 5 Schritten richtig:

  1. Aktivieren Sie Ihr Benutzerkonto.
  2. Erfassen Sie Ihre Arbeits- oder Projektzeiten mit der Stempeluhr.
  3. Tragen Sie Ihre vergangenen und zukünftigen Abwesenheiten ein.
  4. Sehen Sie Ihre Dienste für die kommende(n) Woche(n) ein.
  5. Tragen Sie Ihre vergangenen Arbeits- und Projektzeiten manuell nach.

Schritt 1: Benutzerkonto aktivieren


Um Zugang zu Ihrem TimeTrack Konto zu erhalten, benötigen Sie zuerst eine Einladung des Admins. Sie erhalten per E-Mail die Einladung und die Zugangsdaten zu Ihrem Konto. Um Ihr Konto zu aktivieren, müssen Sie zuerst ein Kennwort setzen. Klicken Sie dafür auf den entsprechenden Link in der E-Mail. Es wird sich ein neues Fenster öffnen, in welchem Sie Ihr Kennwort anlegen und bestätigen können. Das Kennwort sollte mindestens 8 Zeichen lang sein. Klicken Sie auf Speichern, um sich mit dem neuen Kennwort anmelden zu können.

TimeTrack bietet sowohl die #WebApp als auch die #MobileApp an. Es wird empfohlen, die #WebApp als Favorit zu setzen und das Passwort zu speichern. Um Ihre Arbeits- und Projektzeiten auch unterwegs zu erfassen, lohnt es sich die #MobileApp herunterzuladen.

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TimeTrack Konto aktivieren

Schritt 2: Arbeits- und Projektzeiten erfassen


Besprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten beziehungsweise Admin, wie Sie Ihre Zeiten erfassen und ob und wie Sie Ihre Arbeitszeiten und/oder Projektzeiten aufzeichnen sollen.

Arbeitszeiten mit der Stempeluhr erfassen

#WebApp

Mit der Stempeluhr können Sie sich einfach und schnell ein- und ausstempeln. Drücken Sie auf das grüne Dreieck, um die Stempeluhr zu starten. Die digitale Stempeluhr zeigt Ihnen an, wie lange Sie schon in der Arbeit sind und wie viele Stunden noch bis zum Feierabend offen sind. TimeTrack erstellt aus Ihrer Arbeitszeit automatisch Ihren Stundenzettel. Klicken Sie auf das rote Viereck, um die Stempeluhr zu beenden.
In unserem Info Center finden Sie weitere Informationen zur #WebApp Stempeluhr.

 

#MobileApp

Falls Sie TimeTrack auf Ihrem Smartphone nutzen, öffnen Sie die App und stempeln sich wie auf der #WebApp unter dem Menüpunkt Arbeitszeit-Stempeluhr ein und aus. Sobald Sie Ihren GPS Standort aktivieren, kann unter Arbeitsorte die Stempeluhr ortsabhängig gestartet werden.
Auch wenn die Funktion in den meisten Fällen ein zuverlässiges Tool ist, raten wir Ihnen dennoch die von dem GPS erfassten Arbeitszeiten zu kontrollieren, da es aufgrund von schlechtem Signal möglicherweise dazu kommen kann, dass die Arbeitszeiten versetzt erfasst werden. Näheres zur mobilen Stempeluhr finden Sie in unserem Info Center unter Anwesenheiten unterwegs erfassen.

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TimeTrack Stempeluhr ortsabhängig starten

Automatischer Pausenabzug

Je nachdem, wie der Admin Ihre Pausenregelung eingestellt hat, werden Ihre Pausen automatisch abgezogen, was Ihnen das manuelle Ein- und Ausstempeln bei der Ruhepause erspart. Halten Sie, was Ihre Pausenregelung vorsieht, Rücksprache mit dem Admin

Projektzeiten mit der Projekt-Stempeluhr erfassen

#WebApp

Sie können die Zeit, die Sie für Projekte aufwenden, mittels der Projekt-Stempeluhr messen. Diese funktioniert genauso wie die Arbeitszeit-Stempeluhr. Sie buchen Ihre Zeit auf einen Kunden, ein Projekt und eine Tätigkeit. Die Projekt-Stempeluhr wird Ihnen rechts oben angezeigt.
Verwechseln Sie jedoch nicht die Projektzeiten und die Arbeitszeiten. Ihre Arbeitszeiten sind nämlich die Stunden, die Sie am Arbeitsplatz verbringen, wohingegen die Projektzeit die Zeit ist, die Sie in bestimmte Projekte investieren. Weitere Informationen zur Projekt-Stempeluhr finden Sie in unserem Info Center.

#MobileApp

Auf der mobilen App ist diese Funktion unter dem Menüpunkt Projekt-Stempeluhr abrufbar und genauso zu bedienen wie auf der #WebApp. In unserem Info Center finden Sie eine ausführliche Erklärung für mobile Projektzeiten.

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Projektzeiten auf der TimeTrack #MobileApp erfassen

Stundenübersicht von Arbeitszeiten

#WebApp

Klicken Sie auf Arbeitszeiterfassung > Arbeitsstunden > Stundenzettel, um Ihre Soll- und Ist-Zeiten zu sehen. Wenn Sie an einem Arbeitstag die gesetzlich vorgeschriebene Pause nicht eingehalten haben, wird das mit einem Warnsymbol in Ihrem Stundenzettel angezeigt. Unter dem Menüpunkt Stundenübersicht sehen Sie Ihre jährlichen Soll- und Ist-Zeiten, vorgenommene Korrekturen, Ihre Abwesenheiten und ob Sie Überstunden oder Minusstunden haben. Sie können Ihre Stundenzettel und Stundenübersicht sowohl ausdrucken, als auch als PDF, CSV oder Excel speichern.

#MobileApp

Auf der Android Version der mobilen TimeTrack App finden Sie unter dem Menüpunkt Gesamtübersicht ebenfalls Ihre Stundenübersicht, Urlaubsübersicht und Ihre Abwesenheiten.

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Stundenübersicht auf der TimeTrack #WebApp

Stundenübersicht von Projektzeiten

#WebApp

Unter Projektzeiterfassung > Wochenansicht können Sie Ihre Projektzeiten überblicken. Sie können sich entweder die Kalenderübersicht oder die Projektübersicht anzeigen lassen.
Sie können Ihre Kalenderansicht auch bearbeiten, indem Sie rechts auf das Einstellungssymbol klicken. Besuchen Sie unser Info Center für weitere Informationen zur Wochenansicht.

#MobileApp

In der mobilen Android App können Sie Ihre Projekte überblicken, indem Sie auf der Seitenleiste auf Ansichten (Projekte) klicken. Sie können zwischen der Monatsansicht und Wochenansicht wechseln. In der iOS-Version sind Projekte unter Ansichten einsehbar.

Eingeschränkter Zugriff auf Projekte

Nicht jeder Benutzer sieht alle Projekte. Der Admin stellt ein, welcher Benutzer auf welche Projekte Zugriff hat und seine Zeit darauf buchen kann.

Schritt 3: Urlaub / Abwesenheit


#WebApp

Unter Arbeitszeiterfassung > Arbeitsstunden > Urlaub/ Abwesenheit > Anträge können Sie eine Abwesenheit beantragen. Klicken Sie hierfür auf das Plus-Symbol. Sie können zwischen verschiedenen Typen von Abwesenheiten wählen, wie zum Beispiel Urlaub oder Krankenstand. Beantragen Sie die Abwesenheit, damit der Admin eine Benachrichtigung bekommt und diese genehmigen kann. All Ihre Urlaube und sonstige Abwesenheiten können Sie im Menüpunkt Kalender überblicken. Unter der Urlaubsübersicht haben Sie einen Überblick über Ihren Urlaubsanspruch und Ihre bereits verbrauchten Urlaubstage.

Zusätzlicher Support

Sie finden in der WebApp neben jeder Funktion eine ausführliche Erklärung als Video, welches Ihnen das Feature näher bringt. Fast jedes Erklärvideo dauert unter einer Minute. Bei weiteren Fragen hilft Ihnen unser Support Team gerne weiter.

#MobileApp

Auf der Android Version können Sie unter Urlaub u. Abwesenheit sowohl die Kalenderansicht als auch all Ihre bisherigen Anträge sehen. Auf der iOS Version ist dies unter Abwesenheiten einsehbar.

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Urlaube auf der TimeTrack #WebApp überblicken

Schritt 4: Dienstplan und Terminplan konfigurieren


Unter dem Menüpunkt Planung können Sie den Dienstplan und den Terminplan einsehen.

Dienstplan

Klicken Sie in der #WebApp auf Planung > Dienstplan > Kalender, um entweder nur Ihre Schichten oder alle Schichten sehen. Damit der zuständige Planer Sie nach Ihren Verfügbarkeiten einplant, können Sie diese angeben. Klicken Sie dafür auf Verfügbarkeiten. Nachdem Sie eine Zeitspanne mit Click and Drag erstellt haben, können Sie das Datum und die Start- und Endzeit der Verfügbarkeit bestimmen. Falls sich Ihre Verfügbarkeiten selten ändern, können Sie diese sich wiederholen lassen. Näheres zu Verfügbarkeiten finden Sie in TimeTracks Info Center.

Falls Sie mit einer Schicht unzufrieden sind, können Sie sich für eine andere Schicht bewerben. Lesen Sie im Info Center mehr zu Mitarbeitern und Schichten.

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Anwesenheiten auf der TimeTrack #WebApp anlegen

Terminplan

Je nachdem wie Ihre Benutzerrechte vergeben wurden, können Sie in der #WebApp Termine planen oder sie nur einsehen.
Um einen Termin zu planen, müssen Sie einen Klick in das gewünschte Feld zur entsprechenden Zeit machen und den Kunden und das Projekt angeben. Sie können auch die Tätigkeit, Adresse oder Notizen dazu schreiben.
Erfahren Sie in TimeTracks Info Center mehr über den Terminplan.

Termine auf der TimeTrack #WebApp planen

Seitenmenü anpassen

Sie können Ihr Seitenmenü in der #MobileApp anpassen, falls bestimmte Menüpunkte für Sie irrelevant sind. Klicken Sie auf Einstellungen und anschließend auf Seitenmenüoption. Sie können Ihre TimeTrack Daten in der #MobileApp zusätzlich schützen, indem Sie eine Code-Sperre anlegen.

Schritt 5: Zeiten nachtragen


Arbeitszeiten nachtragen

#WebApp

TimeTrack bietet auch die Option die Arbeitszeiten manuell ein- oder nachzutragen. Halten Sie diesbezüglich Rücksprache mit dem Admin, da Sie für diese Funktion eine Berechtigung brauchen.
Um Ihre Arbeitszeiten in der #WebApp manuell einzutragen, klicken Sie links in dem Menü auf Arbeitszeiterfassung > Arbeitsstunden > Anwesenheiten. Drücken Sie auf das Plus-Symbol, um eine neue Anwesenheit einzutragen. Geben Sie das Datum, die Startzeit, die Endzeit und Ihre Pause an.
Um bestimmte Anwesenheiten zu sehen, können Sie unter Anwesenheiten den gewünschten Zeitraum auswählen. Die angezeigten Anwesenheiten können Sie als CSV oder Excel speichern.
Besuchen Sie unser Info Center für weitere Informationen zu nachträglichen Anwesenheiten.

#MobileApp

Auf ihrem Smartphone können Sie Anwesenheiten ebenfalls händisch eingeben. Klicken Sie dafür auf die Arbeitszeit-Stempeluhr und anschließend auf das Plus-Symbol rechts unten.

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Anwesenheiten auf der #WebApp überblicken

Projektzeiten nachtragen

Um eine Projektzeit nachzutragen, erstellen Sie unter Projektzeiterfassung einen neuen Zeiteintrag. Geben Sie sowohl die Anfangs- und Endzeit, als auch den Kunden, das Projekt und die Tätigkeit an.
Um einen Zeiteintrag für ein Projekt zu einem gewünschten Tag und der entsprechenden Uhrzeit zu verschieben, nutzen Sie Drag und Drop. Finden Sie in unserem Info Center Näheres zu nachträglichen Zeiteinträgen.

Bonus Schritt: Terminal App


Neben der WebApp und mobilen App bietet TimeTrack auch die Terminal App, welche das Ein-und Ausstempeln an einem Android Gerät vor Ort ermöglicht. Dies erfolgt entweder mit NFC/RFID Tags (Keycard, Schlüsselanhänger oder NFC Sticker), einem Pin Code oder einem Kennwort. Die Terminal App ist sowohl mit der #WebApp als auch der #MobileApp verbunden, weshalb die Stempelungen dort sofort ersichtlich sind.