Dienstplan automatisch erstellen – in 40 Sekunden
Bis zu 95% weniger Planungsaufwand
Über 20 Kriterien individuell konfigurierbar
Fehlerfreie Schichtplanung mit Ampelsystem
Standortunabhängig planen – per Web & Mobile App
Mit TimeTrack erstellen Sie Ihren Dienstplan automatisch: Ein Klick genügt, und ein Algorithmus verteilt alle Schichten regelkonform auf die passenden Mitarbeiter in unter 40 Sekunden pro Woche. Dabei werden Skills, Verfügbarkeiten, Sollstunden, Abwesenheiten, gesetzliche Ruhezeiten und Wochenendregeln gleichzeitig berücksichtigt. Ideal für Unternehmen mit komplexen Schichtmodellen, wechselnden Verfügbarkeiten oder mehreren Arbeitsbereichen, die manuelle Planung durch eine schnelle, fehlerfreie Automatik ersetzen möchten.
Vorteile
Dienstplan automatisch erstellen
Wochenplan in 40 Sekunden, Monatsplan in 2 Minuten – per Klick, ganz ohne manuelle Eingaben.
Ampelsystem
Überstunden, Doppelbelegungen und unterschrittene Ruhezeiten werden erkannt – bevor der Plan veröffentlicht wird.
Über 20 Planungskriterien
Skills, Sollstunden, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten – individuell priorisierbar und als Vorlage speicherbar.
Offene Schichten
Mitarbeiter sehen offene Schichten und tragen sich selbst ein – weniger Rückfragen, weniger Koordinationsaufwand.
Automatische Benachrichtigung
Bei jeder Schichtänderung werden Mitarbeiter sofort per E-Mail und App informiert – ohne manuellen Aufwand.
TU Wien Algorithmus
Entwickelt mit der Technischen Universität Wien – wissenschaftlich optimiert für komplexe Schicht- und Ruhezeitregeln.
TimeTrack erstellt Ihren Schichtplan vollautomatisch, in unter 40 Sekunden für eine Woche und unter zwei Minuten für einen ganzen Monat. Der integrierte Algorithmus wurde in Kooperation mit der Technischen Universität Wien entwickelt und berücksichtigt alle hinterlegten Vorgaben gleichzeitig: Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Sollstunden, Abwesenheiten und Standorte.
Statt jede Schicht einzeln zuzuweisen, hinterlegen Sie Ihre Regeln einmal und starten die Planung per Klick. Das Ergebnis ist ein vollständiger, übersichtlicher Dienstplan, den Ihre Mitarbeiter sofort einsehen können. Änderungen werden automatisch per E-Mail und in der App kommuniziert.
In vier Schritten zum fertigen Plan:
TimeTrack erstellt Ihren Dienstplan vollautomatisch, auf Basis eines Algorithmus, der in Kooperation mit der Technischen Universität Wien entwickelt wurde. Das System berücksichtigt alle hinterlegten Vorgaben: Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Sollstunden und genehmigte Abwesenheiten und findet die beste mögliche Kombination.
Mit einem Klick erhalten Sie einen vollständigen Schichtplan, übersichtlich, fehlerfrei und sofort einsatzbereit. Ihre Mitarbeiter wissen genau, wann sie wo arbeiten. Änderungen werden automatisch per E-Mail kommuniziert.
Sie bestimmen die Regeln, TimeTrack übernimmt die Zuweisung! Über 20 Planungskriterien lassen sich individuell gewichten: von bestätigten Abwesenheiten und Sollstunden über Schichtbewerbungen bis hin zu Skills und Verfügbarkeiten. Jedes Kriterium erhält eine Priorität – von „Sehr Hoch“ bis „Niedrig“ – und der Algorithmus plant entsprechend.
Die konfigurierten Prioritäten speichern Sie als Vorlage, so läuft die Planung nächste Woche noch schneller. Geeignet für Unternehmen mit komplexen Schichtmodellen und mehreren Standorten oder Arbeitsbereichen.
Beispiel: Setzen Sie Sollstunden auf „Sehr hoch“ und Dienstwünsche auf „Niedrig“, treffen die Ist-Stunden möglichst exakt, während Wünsche nur erfüllt werden, wenn kein wichtigeres Ziel dagegensteht. Ihre konfigurierten Prioritäten speichern Sie als Vorlage, so läuft die nächste Planung noch schneller.
Konflikte wie Überstunden, Doppelbelegungen oder unterschrittene Ruhezeiten erkennt TimeTrack automatisch, bevor der Plan veröffentlicht wird. Das Ampelsystem markiert kritische Schichten farblich, sodass Sie auf einen Blick sehen, wo etwas nicht stimmt.
Beispiel: Ist eine Schicht unterbesetzt, erscheint sie rot; passt alles, ist sie grün. So wird aus einem komplexen Plan eine übersichtliche Kontrollansicht – ganz ohne manuelles Nachrechnen.
Sie müssen nicht bei null anfangen. Starten Sie die automatische Planung mit der Option, bestehende Zuweisungen zu berücksichtigen, dann bleiben bereits eingetragene Schichten erhalten und nur die offenen werden ergänzt.
Beispiel: Haben Sie den Schichtleiter bereits fix für Montag eingeplant, tastet der Algorithmus diese Zuweisung nicht an und füllt lediglich die restlichen offenen Schichten regelkonform auf. So kombinieren Sie manuelle Vorgaben mit der Geschwindigkeit der Automatik.
Nach der Planung prüfen Sie das Ergebnis in der kompakten Ansicht und der Listenansicht. Dort sehen Sie auf einen Blick Unter- und Überbesetzung, Abwesenheitskonflikte, Soll-Ist-Stunden, gearbeitete Wochenenden und mögliche Ruhezeitverletzungen.
Auffällige Schichten korrigieren Sie manuell per Drag-and-drop oder Sie starten einfach eine erneute automatische Planung. So behalten Sie die volle Kontrolle und sparen trotzdem den Großteil der Zeit.
Was ist automatische Dienstplanung?
Automatische Dienstplanung bedeutet, dass eine Software den kompletten Dienstplan selbstständig erstellt, statt jede Schicht manuell zuzuweisen. Sie hinterlegen einmal Ihre Regeln – etwa Bedarf, Skills, Verfügbarkeiten und Sollstunden – und ein Algorithmus verteilt alle Schichten regelkonform auf die passenden Mitarbeiter. Bei TimeTrack geschieht das mit einem Klick in wenigen Sekunden.
Wie funktioniert die automatische Dienstplanung bei TimeTrack?
Sie hinterlegen Skills, Verfügbarkeiten, Arbeitsbereiche und den Bedarf je Schicht und legen fest, welche Kriterien wie stark gewichtet werden. Anschließend startet der Algorithmus, der in Kooperation mit der Technischen Universität Wien entwickelt wurde, und erstellt daraus einen fertigen, optimierten Dienstplan. Das Ergebnis wird sofort im Kalender angezeigt und kann jederzeit angepasst werden.
Was bedeutet „Dienstplan automatisch erstellen“?
Einen Dienstplan automatisch erstellen heißt, die Schichtzuweisung an einen Algorithmus zu übergeben, statt jeden Mitarbeiter einzeln einzutragen. Die Software prüft alle hinterlegten Vorgaben gleichzeitig und findet die beste mögliche Kombination. Für eine Woche dauert das rund 40 Sekunden, für einen Monat unter zwei Minuten.
Wie lange dauert die Schichtzuweisung bei automatischer Dienstplanung?
Die Dauer der Schichtzuweisung variiert. Für eine typische Woche beträgt die Dauer ungefähr 40 Sekunden. Für einen Monat liegt die Dauer im Bereich von 2 Minuten.
Was ist der Unterschied zur digitalen Dienstplanung?
Bei der digitalen Dienstplanung weisen Sie Schichten selbst zu und werden dabei durch Warnungen, Vorschläge und ein Ampelsystem unterstützt. Bei der automatischen Dienstplanung übernimmt der Algorithmus die Zuweisung komplett auf Knopfdruck. Beide Varianten sind in TimeTrack kombinierbar – Sie können automatisch planen und das Ergebnis anschließend digital nachbearbeiten.
Kann ich einen Dienstplan wirklich mit einem einzigen Klick erstellen?
Ja. Sobald Ihre Konfiguration einmal hinterlegt ist, genügt ein Klick, um den gesamten Zeitraum zu planen. Der Algorithmus berücksichtigt dabei alle aktiven Kriterien und liefert einen vollständigen Plan. Die Konfiguration lässt sich als Vorlage speichern, sodass die nächste Planung noch schneller läuft.
Nach welchen Kriterien wird der Dienstplan erstellt?
Der Algorithmus berücksichtigt unter anderem Bedarf je Schicht, Skills, Schichttypen, Arbeitsbereiche, positive und negative Verfügbarkeiten, Sollstunden, bestehende Zuweisungen, Abwesenheiten, Bewerbungen sowie Ruhezeiten und Wochenendregeln. Welche Vorgaben Vorrang haben, legen Sie in der Konfiguration selbst fest. So passt die Planung exakt zu Ihren betrieblichen Regeln.
Wie lange vorher muss der Dienstplan stehen?
Der Zeitraum, in dem der Dienstplan erstellt sein sollte, variiert je nach Unternehmensrichtlinien und branchenüblichen Praktiken. In der Regel wird er jedoch etwa eine Woche bis einige Wochen im Voraus erstellt, um den Mitarbeitern genügend Zeit zu geben, sich auf ihre Arbeitszeiten einzustellen.
Wie kurzfristig darf der Chef den Dienstplan ändern Österreich?
In Österreich kann der Chef den Dienstplan bis zu drei Tage vor Arbeitsbeginn ändern, vorausgesetzt, es gibt einen dringenden betrieblichen Bedarf oder eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag, die eine kurzfristige Änderung erlaubt.
Kann der Mitarbeiter einen Dienstplan ablehnen?
Ja, Mitarbeiter können einen Dienstplan in Österreich ablehnen, wenn die Änderung kurzfristig und ohne triftigen Grund erfolgt oder wenn sie bereits andere Verpflichtungen haben, die im Dienstplan nicht berücksichtigt wurden.
Wie unterscheidet sich TimeTrack von Excel-Dienstplänen?
Excel-Dienstpläne erfordern manuelle Eingaben, bieten keine automatische Konfliktprüfung und skalieren schlecht mit wachsenden Teams. TimeTrack erstellt den Plan automatisch, prüft Abwesenheiten, Skills und Ruhezeiten in Echtzeit und benachrichtigt Mitarbeiter über Änderungen. Das spart Zeit und reduziert Planungsfehler deutlich.
Wie lange dauert die automatische Erstellung eines Dienstplans?
Für eine typische Woche liegt die Dauer bei etwa 40 Sekunden, für einen ganzen Monat bei rund zwei Minuten. Die genaue Zeit hängt von der Anzahl der Mitarbeiter, Schichten und aktiven Kriterien ab. Auch komplexe Pläne mit mehreren Arbeitsbereichen bleiben im Sekunden- bis Minutenbereich.
Wie viele Planungskriterien lassen sich konfigurieren?
TimeTrack bietet über 20 individuell konfigurierbare Planungskriterien. Jedes Kriterium erhält eine Priorität von „Sehr hoch“ bis „Niedrig“ oder wird ganz ignoriert. Dadurch bestimmen Sie präzise, worauf der Algorithmus bei Zielkonflikten den größten Wert legt.
Kann ich einzelne Kriterien unterschiedlich stark gewichten?
Ja, jedes Kriterium ist einzeln priorisierbar. Beispiel: Sie können Sollstunden auf „Sehr hoch“ und die Berücksichtigung von Dienstwünschen auf „Niedrig“ setzen – dann treffen die Ist-Stunden möglichst genau, während Wünsche nur erfüllt werden, wenn kein wichtigeres Ziel dagegensteht. So spiegelt der Plan Ihre tatsächlichen Prioritäten wider.
Kann ich meine Konfiguration als Vorlage speichern?
Ja. Jede Kriterien- und Prioritätskonfiguration lässt sich als Vorlage speichern und beliebig wiederverwenden. Für unterschiedliche Arbeitsbereiche können Sie jeweils eigene Konfigurationen anlegen. Das macht wiederkehrende Planungen deutlich schneller und sorgt für konsistente Ergebnisse.
Werden Skills und Qualifikationen der Mitarbeiter berücksichtigt?
Ja. Sie hinterlegen je Schicht die erforderlichen Skills und je Mitarbeiter die vorhandenen Qualifikationen. Der Algorithmus besetzt Schichten dann bevorzugt mit passend qualifizierten Personen. Beispiel: Erfordert eine Schicht den Skill „Erste-Hilfe-Berechtigung“, werden nur Mitarbeiter mit dieser Qualifikation eingeplant.
Kann die Software verschiedene Schichttypen berücksichtigen?
Ja. Schichttypen wie Früh-, Spät- und Nachtdienst werden als Vorlagen angelegt und in die Planung einbezogen. Der Algorithmus verteilt unterschiedliche Schichttypen über den Planungszeitraum ausgewogen. So vermeiden Sie, dass einzelne Mitarbeiter überproportional viele unbeliebte Schichten erhalten.
Werden Arbeitsbereiche und Standorte in die Planung einbezogen?
Ja. Die Planung erfolgt pro Arbeitsbereich, und jeder Bereich kann eine eigene Konfiguration haben. Mitarbeiter werden nur den Bereichen zugewiesen, für die sie freigegeben sind. Damit lassen sich auch Unternehmen mit mehreren Standorten oder parallelen Bereichen sauber planen.
Wie werden Verfügbarkeiten und negative Verfügbarkeiten berücksichtigt?
Positive Verfügbarkeiten zeigen an, wann ein Mitarbeiter bevorzugt arbeiten möchte; negative Verfügbarkeiten markieren Zeiten, die möglichst freibleiben sollen. Negative Verfügbarkeiten lassen sich von „Niedrig“ bis „Sehr hoch“ priorisieren. Beispiel: Trägt jemand jeden Freitagnachmittag eine negative Verfügbarkeit ein, wird er dort nur eingeplant, wenn keine andere qualifizierte Person verfügbar ist.
Kann ich festlegen, wie viele Schichten in Folge gearbeitet werden dürfen?
Ja. Sie können die maximale Anzahl an Arbeitstagen bzw. Schichten in Folge begrenzen – generell und abhängig vom Schichttyp. Beispiel: Legen Sie fest, dass niemand mehr als vier Tage am Stück eingeplant wird. Der Algorithmus verteilt die Schichten dann so, dass weder zu lange Serien noch viele vereinzelte Einzeldienste entstehen.
Werden Bewerbungen und Dienstwünsche der Mitarbeiter berücksichtigt?
Ja. Bewerben sich Mitarbeiter auf konkrete Schichten, fließt das als weiches Optimierungsziel in die Planung ein. Der Algorithmus bevorzugt diese Personen bei passenden Schichten, solange keine höher priorisierte Regel wie Bedarf, Abwesenheit oder Ruhezeit dagegensteht. So steigt die Zufriedenheit, ohne die Planungsqualität zu gefährden.
Wird der Personalbedarf je Schicht berücksichtigt?
Ja. Für jede Schicht hinterlegen Sie, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, und der Algorithmus besetzt sie entsprechend. Beispiel: Benötigt eine Schicht drei Personen, plant das System genau drei ein – Unter- und Überbesetzung werden vermieden. Verbleibende Lücken werden in der Listenansicht sichtbar markiert.
Werden Sollstunden bei der automatischen Planung berücksichtigt?
Ja. Die hinterlegten Sollstunden je Mitarbeiter sind ein zentrales Planungskriterium. Der Algorithmus verteilt die Schichten so, dass die Ist-Stunden möglichst nah an die Sollstunden herankommen. Beispiel: Bei einer Vollzeitkraft mit 173 Sollstunden im Monat wird die Schichtmenge entsprechend austariert.
Kann ich Sollstunden für Woche, Monat und Quartal festlegen?
Ja. Sollstunden lassen sich auf Tages-, Wochen-, Monats- und Quartalsebene berücksichtigen. Für Quartals-Sollstunden gibt es zusätzlich die Optionen „nicht unterschreiten“ und „nicht überschreiten“. So können Sie längere Ausgleichszeiträume sauber abbilden.
Was passiert, wenn Sollstunden über- oder unterschritten werden?
Der Algorithmus versucht, Abweichungen von den Sollstunden möglichst gering zu halten. Verbleibende Über- oder Unterschreitungen werden in der Listenansicht und im kompakten Dienstplan-Bericht als Soll-Ist-Vergleich ausgewiesen. So sehen Sie sofort, wo nachjustiert werden sollte.
Werden Abwesenheiten und Urlaube automatisch berücksichtigt?
Ja. Genehmigte Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand werden bei der Planung eingehalten – abwesende Mitarbeiter werden keiner Schicht zugewiesen. Auch Feiertage und Nichtarbeitstage fließen ein. Konflikte werden in der Listen- und Kompaktansicht farblich sichtbar gemacht.
Hält die automatische Dienstplanung gesetzliche Ruhezeiten ein?
Ja. Die minimale tägliche Ruhezeit – standardmäßig 11 Stunden – sowie die wöchentliche Ruhezeit werden in der Planung berücksichtigt. Beispiel: Endet eine Spätschicht um 22:00 Uhr, wird die nächste Schicht frühestens um 09:00 Uhr am Folgetag geplant. Unterschreitungen können zusätzlich als Warnung im Dienstplan angezeigt werden.
Wird die tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit eingehalten?
Ja. Maximale Tages- und Wochenarbeitszeiten werden über die Arbeitszeitregelung berücksichtigt. Überschreitungen werden vermieden und im Ampelsystem sichtbar gemacht. Die konkreten Grenzwerte legen Sie je Mitarbeiter im Arbeitszeitmodell fest.
Werden Feiertage in der automatischen Planung berücksichtigt?
Ja. Feiertage werden erkannt und fließen in Sollstunden und Planung ein. In Arbeitsbereichen ohne Feiertagsbesetzung werden an Feiertagen keine Mitarbeiter eingeplant. So bleibt der Plan an Feiertagen korrekt besetzt oder frei – je nach Ihren Vorgaben.
Wie werden Wochenenddienste verteilt?
Wochenenddienste werden möglichst gleichmäßig auf das Team verteilt und lassen sich über eigene Regeln steuern. Sie können die Anzahl gearbeiteter Wochenenden pro Monat, pro Quartal und in Folge begrenzen. Damit vermeiden Sie, dass immer dieselben Personen am Wochenende arbeiten.
Kann ich die Anzahl der Wochenenden pro Monat oder Quartal begrenzen?
Ja. Sie können Höchstgrenzen für gearbeitete Wochenenden pro Monat, pro Quartal und für aufeinanderfolgende Wochenenden setzen. Beispiel: maximal zwei Wochenenddienste pro Person und Monat. Ein Wochenende wird dabei pro Person nur einmal gezählt, auch wenn mehrere Dienste darauf fallen.
Werden mehrtägige Wochenenddienste zusammenhängend geplant?
Ja. Durchgehende Wochenenddienste von Samstag bis Sonntag werden als zusammenhängende Schicht vergeben statt in einzelne Tage zerlegt. Das ist besonders bei Diensten sinnvoll, die über beide Tage laufen. Die Ruhezeiten rund um solche Dienste werden dabei mitberücksichtigt.
Verteilt die Software Schichten fair auf alle Mitarbeiter?
Ja. Der Algorithmus strebt eine möglichst gleichmäßige Verteilung an, statt einzelne Personen stark zu benachteiligen. Grundlage sind Sollstunden, Schichttyp-Ausgleich und Wochenendregeln. So entsteht ein Plan, der über den Zeitraum hinweg als ausgewogen empfunden wird.
Kann ich einen bestehenden Dienstplan automatisch vervollständigen?
Ja. Sie können die automatische Planung mit der Option starten, bestehende Zuweisungen zu berücksichtigen. Beispiel: Ist der Teamleiter bereits fix für Montag eingetragen, bleibt diese Zuweisung erhalten und nur die offenen Schichten werden ergänzt. So kombinieren Sie manuelle Vorgaben mit automatischer Planung.
Kann ich den automatisch erstellten Plan noch manuell anpassen?
Ja. Der automatisch erstellte Plan ist ein normaler Dienstplan, den Sie jederzeit manuell bearbeiten können. Einzelne Schichten lassen sich per Drag-and-drop verschieben oder neu zuweisen. Alternativ können Sie nach Änderungen einfach erneut automatisch nachplanen.
Wie kontrolliere ich das Planungsergebnis?
Nach der Planung prüfen Sie das Ergebnis in der kompakten Ansicht und der Listenansicht. Dort sehen Sie Unter- und Überbesetzung, Abwesenheitskonflikte, Soll-Ist-Stunden, gearbeitete Wochenenden und mögliche Ruhezeitverletzungen. Auffällige Schichten korrigieren Sie manuell oder durch erneutes automatisches Planen.
Werden Mitarbeiter über Änderungen im Dienstplan informiert?
Ja. Bei Schichtänderungen werden Mitarbeiter automatisch per E-Mail und in der App benachrichtigt – ohne manuellen Aufwand. Das reduziert Rückfragen deutlich. Jeder sieht jederzeit den aktuellen Stand seiner Schichten.
Können sich Mitarbeiter selbst auf offene Schichten eintragen?
Ja. Offene Schichten sind für berechtigte Mitarbeiter sichtbar, und sie können sich selbst eintragen oder auf Schichten bewerben. Das verringert den Koordinationsaufwand für die Planung. Die finale Freigabe bleibt bei der planenden Person.
In welchem Abo-Modell ist die automatische Dienstplanung enthalten?
Die automatische Dienstplanung ist im Gold-Abo enthalten. Welche weiteren Funktionen dieses Modell umfasst, sehen Sie auf der Preisseite. Die digitale Dienstplanung mit Ampelsystem ist bereits ab dem Premium-Abo verfügbar.
Für welche Unternehmen eignet sich die automatische Dienstplanung?
Die automatische Dienstplanung eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexen Schichtmodellen, wechselnden Verfügbarkeiten oder mehreren Arbeitsbereichen und Standorten. Je mehr Regeln und Personen zu berücksichtigen sind, desto größer der Zeitgewinn. Auch kleinere Teams profitieren von der schnelleren, fehlerfreien Planung.
