Planung für Arbeitsbereiche und Standorte
Mitarbeiter Skills verwalten
Schichten planen
Schichten tauschen und Bewerbungen
Mit unserem Schichtplan können Sie einfach die unterschiedlichsten Arbeitsbereiche für Ihre Standorte erstellen und definieren. Durch zugewiesene Farbmarkierungen, verlieren Sie nie den Überblick und können so sorgfältig und strukturiert planen. Für jeden Arbeitsbereich können auch weitere Unterbereiche erstellt und so die Detailplanung verfeinert werden. Jeder Mitarbeiter wird seinem Arbeitsbereich zugewiesen, damit klar definiert ist, wer wo eingesetzt werden kann. Mitarbeiter können sogar mehreren Arbeitsbereichen zugewiesen werden und das auch auf mehreren Standorten.
Die Funktion „Skills“ ist ideal, wenn für verschiedene Arbeitsbereiche des Unternehmens ein besonderes Know-How benötigt wird. Wenn nur Mitarbeiter mit einer bestimmten Spezialisierung/Ausbildung den Task übernehmen können, kann diese Anforderung unter Skills anlegt und zu den entsprechenden Arbeitsbereichen hinzugefügt werden. So haben Sie bei der Planung immer im Blick, welcher Mitarbeiter über welche Fähigkeiten verfügt.
Diese Funktion dient dazu, dass jeder Mitarbeiter seine Verfügbarkeiten angeben kann. So können die Mitarbeiter direkt durch den Schichtplaner kommunizieren, wann sie einsatzbereit sind.
Verfügbarkeiten können ganz einfach per Click and Drag verkürzt oder verlängert werden. Zusätzlich können die Mitarbeiter Notizen für den Schichtplaner hinterlassen, um den Grund für die kürzere Verfügbarkeit beschreiben. Dies vereinfacht den Kommunikationsprozess zwischen dem Mitarbeiter und dem Schichtplanenden, da dieser durch einen Doppelklick auf den Zeitraum in der Kalenderansicht in die Notizen einsehen kann.
Weiter bietet die Funktion „Verfügbarkeit“ die Möglichkeit, sich für Schichten zu bewerben, Schichten zu tauschen oder Schichten abzunehmen, wenn diese Option durch die Benutzerrechte vorab frei geschalten wurde. Trotz der flexiblen Anwendung für die Mitarbeiter, behält der Schichtplanende die volle Kontrolle über die Schichteneinteilung.
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Der Kalender bietet mehrere Funktionen, die Sie bei der Anlegung der Schichten unterstützen.
Beim Anlegen einer neuen Schicht kann der Arbeitsbereich auswählt werden, für den Sie die Schicht planen wollen. Falls ein bestimmter Skill benötigt wird, wählen Sie diesen über den Drop-Down Button aus und geben Sie weiters die Anzahl der gewünschten Mitarbeiter an. Zusätzlich wird die Dauer, sowie der Tag der Schicht zusammen mit der Länge und dem Zeitpunkt der Pause festlegt.
Außerdem können Sie wählen, wann und wie oft („Intervall“) die Schicht wiederholt werden soll. Dies kann täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich erfolgen. Mit der Funktion “Endet” – kann ganz einfach ein Datum gesetzt werden, ab wann die Wiederholung nicht mehr übernommen wird. Einfach speichern und das System legt automatisch die zukünftigen Schichten an.
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Damit Sie nicht den Überblick bei der Planung verlieren, stehen Ihnen mehrere Gruppierungen zur Verfügung, mit denen Sie die Schicht besser planen können. Sie können auf folgende Gruppen zugreifen: Mitarbeiter, Skills und Arbeitsbereiche.
Um die Benutzer sinnvoll einzuteilen, zeigt der Filter „Arbeitsbereich“ alle verfügbaren Benutzer und der Filter „Skills“ alle qualifizierten Mitarbeiter für diese Schicht an.
Das System hilft Ihnen auch einen Überblick zu behalten, wie viele Arbeitsstunden des Mitarbeiters diese Woche schon verplant sind. Wenn die Soll-Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitern überschritten werden, wird dieser Umstand Rot markiert. Sollte die Schicht nicht mit der Verfügbarkeit des Benutzers übereinstimmen, werden jene Tage in Gelb hervorgehoben.
Auch bei der Kalenderansicht können Filter gesetzt werden. So kann zum Beispiel separat oder gemeinsam nach Frühschichten und Spätschichten gefiltert und zugeteilt werden. So gestalten Sie die Planung übersichtlich und unkompliziert.
Mit TimeTrack schleichen sich nun keine Fehler mehr ein! Die Software erkennt einen Planungsirrtum und weist umgehend durch folgende Warnungen darauf hin: Arbeitsbereiche, Skills, reguläre Arbeitszeiten, Arbeitszeitmodell (bei geregelten Arbeitszeiten des Mitarbeiters), Feiertage oder Abwesenheiten (z.B.: Urlaub oder Krankenstand). So macht das System deutlich, dass der Mitarbeiter nicht zur Verfügung steht oder nicht qualifiziert ist, ohne die Planung zu behindern.
Sie können auch einstellen, welche Warnungen Ihnen anzeigt werden sollen.
In den Schichtplan kann unterschiedlich eingesehen werden. Ob Wochenansicht oder Ansicht für die nächsten 30 Tage – Sie entscheiden, welche Darstellung Sie beim Planungsprozess optimal unterstützt. Außerdem können Sie auch auf die Ressourcenansicht wechseln. Hier werden die Schichten angezeigt, denen der ausgewählte Mitarbeiter zugeordnet ist.
Um den Schichtplan erneut zu verwenden, hilft Ihnen die Funktion „die Schichtpläne kopieren“. So können Sie einfach die Schichten der vorigen Woche für die folgenden Wochen anwenden. Sie können die Schichten und Belegungen oder nur die Schichten ohne Belegungen kopieren.
Der Schichtplan kann auch einfach exportiert werden. Wählen Sie die gewünschte Ansicht des Exportes (Liste, Kalender, Ressource) durch nur einen Klick auf den Download Button der zu exportierenden Schicht aus. Sie können Filter setzen, um bestimmte Arbeitsbereiche bzw. Tags näher anzuschauen.
Um die Mitarbeiter rechtzeitig über ihre Schichten zu benachrichtigen, können Sie diese an alle zugewiesenen Mitarbeiter eine E-Mail an ihre E-Mail Adresse schicken. Sollte eine spezielle Schicht im Nachhinein bearbeitet werden müssen, können auch nur die betroffenen Benutzer mit einer separaten E-Mail benachrichtigt werden.
Kann ein Mitarbeiter mehreren Abteilungen zugeteilt werden?
Ja, es ist möglich einen Mitarbeiter mehreren Abteilungen bzw. Standorten zuteilen. Sie finden diese Option unter “Arbeitsbereiche” in Modul Planung.
Können mehrere Personen die Schichten planen?
Ja! Schichten können von mehreren Personen erstellt und geplant werden, sofern sie die Berechtigung dazu haben.
In welchem Abo Modell ist Schichtplan inkludiert?
Der Schichtplan wird im Premium-Abo Modell angeboten. Hier können Sie sehen, welche weiteren Funktionen in diesem Abo Modell enthalten sind https://www.timetrackapp.com/preise/.
Wie bekommt der Mitarbeiter einen Schichtplan?
In unserem System bieten wir dafür mehrere Möglichkeiten an. Die Mitarbeiter können ihre Schichten entweder über die mobile App oder die Web-App selbst einsehen.
Wenn der Schichtplaner die Mitarbeiter selbst informieren will, genügt es, den jeweiligen Schichtplan zu exportieren und per E-Mail zu versenden. Das System bietet auch die Möglichkeit, auf „Benutzer benachrichtigen“ zu klicken, wodurch der Schichtplan automatisch an den Mitarbeiter gesendet wird.
Gibt es eine automatische Planung?
Aktuell arbeiten wir gemeinsam mit der Technischen Universität in Wien an einem Algorithmus, der die automatisch Schichtbelegung und automatische Schichtplanerstellung ermöglichen wird. Diese Funktion wird bald zur Verfügung stehen.
Was ist der Unterschied zwischen dem digitalen und dem automatischen Schichtplaner?
Beim digitalen Schichtplaner müssen Sie alle Arbeitsbereiche und Skills selbst anlegen und Mitarbeiter manuell Schichten zuteilen. Die automatische Schichtbelegung, erstellt Ihnen mit einem einzigen Klick einen übersichtlichen und akkuraten Schichtplan für alle Arbeitsbereiche.
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