Schichten in Sekunden anlegen, täglich, wöchentlich oder als Wiederholung
Ampelsystem erkennt Konflikte automatisch – Abwesenheiten, Überstunden, Feiertage
Skill-Filter zeigt sofort qualifizierte Mitarbeiter
Schichtplan per PDF exportieren und automatisch ans Team senden
Mehrere Standorte zentral in einer Ansicht verwalten
Der TimeTrack Schichtplaner löst das häufigste Planungsproblem im Schichtbetrieb: zu viel Aufwand für Routineaufgaben, zu viele Fehler durch manuelle Abstimmung. Geeignet für HR-Verantwortliche, Produktions- und Filialleiter sowie alle Unternehmen mit wechselnden Arbeitszeiten – von 10 bis 10.000 Mitarbeitern.
Definieren Sie für jeden Betriebsstandort eigene Arbeitsbereiche und Unterbereiche, farblich markiert für schnelle Orientierung. Mitarbeiter werden ihren Bereichen fest zugewiesen, können bei Bedarf aber mehreren Standorten gleichzeitig zugeteilt werden. So bleibt die Planung auch in komplexen Strukturen übersichtlich und nachvollziehbar.
Hinterlegen Sie für jeden Arbeitsbereich spezifische Anforderungen (besonderes Know-How) als Skills. Bei der Schichtplanung zeigt TimeTrack automatisch, welche Mitarbeiter die notwendige Ausbildung oder Zertifizierung mitbringen. Falsche Zuweisungen werden so zuverlässig verhindert – ohne Rückfragen.
Diese Funktion dient dazu, dass jeder Mitarbeiter seine Verfügbarkeiten angeben kann. So können die Mitarbeiter direkt durch den Schichtplaner kommunizieren, wann sie einsatzbereit sind. Eine digitale Zeiterfassung ist hierbei entscheidend, da sie nicht nur zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten dient, sondern auch für die Planung von Schichten und die Berücksichtigung von Abwesenheiten, wie Urlaub oder Krankheit, wichtig ist.
Verfügbarkeiten können ganz einfach per Click and Drag verkürzt oder verlängert werden. Zusätzlich können die Mitarbeiter Notizen für den Schichtplaner hinterlassen, um den Grund für die kürzere Verfügbarkeit beschreiben. Dies vereinfacht den Kommunikationsprozess zwischen dem Mitarbeiter und dem Schichtplanenden, da dieser durch einen Doppelklick auf den Zeitraum in der Kalenderansicht in die Notizen einsehen kann.
Weiter bietet die Funktion „Verfügbarkeit“ die Möglichkeit, sich für Schichten zu bewerben, Schichten zu tauschen oder Schichten abzunehmen, wenn diese Option durch die Benutzerrechte vorab frei geschalten wurde. Trotz der flexiblen Anwendung für die Mitarbeiter, behält der Schichtplanende die volle Kontrolle über die Schichteneinteilung.
Der Kalender bietet mehrere Funktionen, die Sie bei der Anlegung der Schichten unterstützen.
Beim Schichtplan erstellen kann der Arbeitsbereich auswählt werden, für den Sie die Schicht planen wollen. Falls ein bestimmter Skill benötigt wird, wählen Sie diesen über den Drop-Down Button aus und geben Sie weiters die Anzahl der gewünschten Mitarbeiter an. Zusätzlich wird die Dauer, sowie der Tag der Schicht zusammen mit der Länge und dem Zeitpunkt der Pause festlegt.
Nutzen Sie den Dienstplan-Export in der Kompaktansicht, um Ihre Planung im Handumdrehen als professionelle Übersicht auszugeben. Ob für den digitalen Versand oder als Aushang vor Ort, der Export ist für maximale Lesbarkeit optimiert.
Dank flexibler Einstellungen behalten Sie die volle Kontrolle über die Details:
Außerdem können Sie wählen, wann und wie oft („Intervall“) die Schicht wiederholt werden soll. Dies kann täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich erfolgen. Mit der Funktion “Endet” – kann ganz einfach ein Datum gesetzt werden, ab wann die Wiederholung nicht mehr übernommen wird. Einfach speichern und das System legt automatisch die zukünftigen Schichten an.
Mit TimeTrack Schichtplanungs-Software Sie sich jeden Tag denselben Schichtplan einzutragen!
| Aufgabe | Manuelle Planung (Excel/Papier) | TimeTrack Schichtplan |
|---|---|---|
| Schicht anlegen | Manuell eintragen, fehleranfällig | In unter 60 Sekunden, mit Vorlage |
| Konflikte erkennen | Oft erst im Nachhinein bemerkt | Ampelsystem warnt automatisch |
| Mitarbeiter benachrichtigen | Manuell per E-Mail oder Aushang | Automatisch per Klick |
| Schichten wiederholen | Jede Woche neu eintragen | Einmalig einrichten, automatisch fortführen |
| Skill-basierte Zuweisung | Nicht vorhanden | Integrierter Skill-Filter |
| Mehrere Standorte | Separate Dokumente nötig | Zentral in einer Ansicht |
| Export für Aushang/Versand | Aufwändige Formatierung | PDF-Export per Klick (Kompaktansicht) |
Erstellen Sie mit einem Klick einen übersichtlichen Dienstplan für alle Arbeitsbereiche in Ihrem Unternehmen.
Damit Sie nicht den Überblick bei der Planung verlieren, stehen Ihnen mehrere Gruppierungen zur Verfügung, mit denen Sie die Schicht besser planen können. Sie können auf folgende Gruppen zugreifen: Mitarbeiter, Skills und Arbeitsbereiche.
Um die Benutzer sinnvoll einzuteilen, zeigt der Filter „Arbeitsbereich“ alle verfügbaren Benutzer und der Filter „Skills“ alle qualifizierten Mitarbeiter für diese Schicht an.
Das System hilft Ihnen auch einen Überblick zu behalten, wie viele Arbeitsstunden des Mitarbeiters diese Woche schon verplant sind. Wenn die Soll-Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitern überschritten werden, wird dieser Umstand Rot markiert. Sollte die Schicht nicht mit der Verfügbarkeit des Benutzers übereinstimmen, werden jene Tage in Gelb hervorgehoben.
Auch bei der Kalenderansicht können Filter gesetzt werden. So kann zum Beispiel separat oder gemeinsam nach Frühschichten und Spätschichten gefiltert und zugeteilt werden. So gestalten Sie die Planung übersichtlich und unkompliziert.
Mit TimeTrack schleichen sich nun keine Fehler mehr ein! Die Software erkennt einen Planungsirrtum und weist umgehend durch folgende Warnungen darauf hin: Arbeitsbereiche, Skills, reguläre Arbeitszeiten, Arbeitszeitmodell (bei geregelten Arbeitszeiten des Mitarbeiters), Feiertage oder Abwesenheiten (z.B.: Urlaub oder Krankenstand). So macht das System deutlich, dass der Mitarbeiter nicht zur Verfügung steht oder nicht qualifiziert ist, ohne die Planung zu behindern.
Sie können auch einstellen, welche Warnungen Ihnen anzeigt werden sollen.
In den Schichtplan kann unterschiedlich eingesehen werden. Ob Wochenansicht oder Ansicht für die nächsten 30 Tage – Sie entscheiden, welche Darstellung Sie beim Planungsprozess optimal unterstützt. Außerdem können Sie auch auf die Ressourcenansicht wechseln. Hier werden die Schichten angezeigt, denen der ausgewählte Mitarbeiter zugeordnet ist.
Um den Schichtplan erneut zu verwenden, hilft Ihnen die Funktion „die Schichtpläne kopieren“. So können Sie einfach die Schichten der vorigen Woche für die folgenden Wochen anwenden. Die automatische Erstellung und Anpassung von Schichtplänen erleichtert besonders in dynamischen Arbeitsumgebungen die Planung. Sie können die Schichten und Belegungen oder nur die Schichten ohne Belegungen kopieren.
Der Schichtplan kann auch einfach exportiert werden. Wählen Sie die gewünschte Ansicht des Exportes (Liste, Kalender, Ressource) durch nur einen Klick auf den Download Button der zu exportierenden Schicht aus. Sie können Filter setzen, um bestimmte Arbeitsbereiche bzw. Tags näher anzuschauen.
Um die Mitarbeiter rechtzeitig über ihre Schichten zu benachrichtigen, können Sie diese an alle zugewiesenen Mitarbeiter eine E-Mail an ihre E-Mail Adresse schicken. Sollte eine spezielle Schicht im Nachhinein bearbeitet werden müssen, können auch nur die betroffenen Benutzer mit einer separaten E-Mail benachrichtigt werden.
Kann ein Mitarbeiter mehreren Standorten oder Abteilungen zugeteilt werden?
Ja. In TimeTrack können Mitarbeiter gleichzeitig mehreren Arbeitsbereichen und Standorten zugewiesen werden. Die Einstellung finden Sie unter „Arbeitsbereiche“ im Modul Planung.
Können mehrere Personen die Schichtplanung übernehmen?
Ja! Schichten können von mehreren Personen erstellt und geplant werden, sofern sie die Berechtigung dazu haben.
In welchem Abo Modell ist Schichtplan inkludiert?
Der Schichtplan ist im Premium-Abo verfügbar. Eine vollständige Übersicht aller enthaltenen Funktionen finden Sie auf der Preisseite.
Wie werden Mitarbeiter über ihren Schichtplan informiert?
Mitarbeiter sehen ihre Schichten jederzeit in der App oder Web-Oberfläche. Alternativ können Planer mit einem Klick automatische E-Mail-Benachrichtigungen an alle oder einzelne betroffene Mitarbeiter senden.
Gibt es eine automatische Schichtplanung in TimeTrack?
Ja – TimeTrack bietet eine automatische Planungsfunktion, die mit einem Klick einen vollständigen Dienstplan auf Basis von Verfügbarkeiten, Skills und Arbeitszeitmodellen erstellt. Mehr dazu auf der Seite zur automatischen Planung.
Was ist der Unterschied zwischen Schichtplan und Dienstplan?
Der Schichtplan regelt konkret, wer wann und wo arbeitet. Der Dienstplan ist der übergeordnete Begriff und kann zusätzlich Abwesenheiten, Schulungen und Besprechungstermine umfassen. In TimeTrack ist der Schichtplaner Teil des integrierten Dienstplaners.
Was ist der Unterschied zwischen Schichtplan und Arbeitsplan?
Obwohl die Begriffe Arbeitsplan und Schichtplan oft synonym verwendet werden, gibt es wesentliche Unterschiede. Ein Arbeitsplan bezieht sich in der Regel auf die Planung der Produktion und die Einteilung der Arbeitsschritte in der Fertigung oder im Handwerk. Er dient nicht der Einteilung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Ein Schichtplan hingegen ist speziell darauf ausgelegt, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu organisieren und sicherzustellen, dass alle notwendigen Aufgaben innerhalb der Betriebszeiten abgedeckt sind.
Was ist ein Schichtplan?
Ein Schichtplan ist ein unverzichtbares Werkzeug der Personaleinsatzplanung, das die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in einem Unternehmen regelt. Er legt fest, wann und an welchem Ort die Mitarbeiter ihre Aufgaben im Betrieb erfüllen sollen. Ein gut strukturierter Schichtplan ist entscheidend, um die Arbeitsleistung effizient zu verteilen und die Betriebszeiten zu maximieren. Durch eine klare Einteilung der Schichten können Unternehmen sicherstellen, dass immer genügend Personal zur Verfügung steht, um den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse zu gewährleisten.
Wie funktioniert ein Schichtplan?
Ein Schichtplan funktioniert, indem Arbeitszeiten in Schichten eingeteilt werden, die von verschiedenen Mitarbeitern abgedeckt werden. Jede Schicht hat einen bestimmten Beginn- und Endzeitpunkt sowie bestimmte Aufgaben oder Verantwortlichkeiten, die während dieser Zeit erledigt werden müssen. Der Schichtplan wird so gestaltet, dass die Arbeitsbelastung gleichmäßig auf die Mitarbeiter verteilt wird und die betrieblichen Anforderungen erfüllt werden.
Wer erstellt Schichtplan?
In den meisten Unternehmen obliegt es dem Arbeitgeber, die Dienstpläne zu erstellen. Denn rechtlich gesehen hat er die Befugnis, festzulegen, wann seine Mitarbeiter ihre Arbeit leisten sollen.
Was gibt es für 4 Schichtmodelle?
Die vier gängigsten Schichtmodelle sind:
Was ist das gesündeste Schichtsystem?
Das gesündeste Schichtsystem ermöglicht regelmäßige Wechsel zwischen den Schichten, ausreichend Ruhezeiten und berücksichtigt individuelle Schlafbedürfnisse. Es gibt kein universelles „gesündestes“ Schichtsystem, da dies von verschiedenen Faktoren wie individuellen Präferenzen, Arbeitsanforderungen und Gesundheitsfaktoren abhängt.
Welche Nachteile hat Schichtarbeit?
Wie funktioniert das 21 Schichtsystem?
Das 21-Schichtsystem ist eine Schichtarbeit, bei der die Mitarbeiter in drei aufeinanderfolgenden Wochen arbeiten und dann eine Woche frei haben. In jeder Woche arbeiten die Mitarbeiter sieben Schichten, normalerweise in einem Rotationsmuster von Früh-, Spät- und Nachtschichten. Dieses System ermöglicht längere Ruhephasen zwischen den Arbeitsschichten und eine bessere Work-Life-Balance.
Wie hilft ein Schichtplan bei der Personalplanung?
Ein gut durchdachter Schichtplan ist ein wertvolles Instrument für die Personalplanung. Er ermöglicht die effiziente Koordination der Dienstpläne von Mitarbeitern in Vollzeit, Teilzeit und auf Minijob-Basis. Durch die präzise Einteilung der Schichten wird sichergestellt, dass immer genügend Mitarbeiter im Einsatz sind, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten. Ein Schichtplan hilft auch dabei, personelle Engpässe zu vermeiden und die Verfügbarkeit von Ersatzpersonal bei Abwesenheiten zu koordinieren. Mit einem Online-Schichtplan können Unternehmen ihre Personalplanung noch effizienter gestalten und die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter optimal einteilen.
