Bedarf & Qualifikationen je Schicht festlegen
Über- oder Unterbesetzung sofort erkennen
Schichten automatisch oder per Bewerbung besetzen
Planungsfehler vermeiden mit Warnungen im Ampelsystem
Stunden & Überstunden im Voraus sehen
Verspätungen & Abwesenheiten live im Schichtmonitor
Mit dem digitalen Dienstplaner von TimeTrack erstellen Sie Ihren Dienstplan automatisch, auf Basis von Skills, Verfügbarkeiten und Arbeitszeitmodellen, und sehen über Bedarfsanzeige, Schichtmonitor und Stundenprognose in Echtzeit, ob jede Schicht richtig besetzt ist. Geeignet für HR-Manager, Team- und Einsatzleiter in Unternehmen mit Schichtbetrieb – etwa in Produktion und Industrie, Krankenhäusern und Pflege, Gastronomie und Hospitality, Handel, Logistik sowie im Service.
Vorteile
Bedarf & Qualifikationen je Schicht
Legen Sie pro Schicht fest, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen benötigt werden – gesamt oder nach Skill.
Über- oder Unterbesetzung erkennen
Die Bedarfsanzeige zeigt sofort farblich an, ob eine Schicht erfüllt, über- oder unterbesetzt ist.
Automatisch oder per Bewerbung besetzen
Vorhandene Schichten automatisch nach Ihren Prioritäten besetzen – oder Mitarbeitende bewerben lassen und als Planer entscheiden.
Warnungen bei Planungsfehlern
Überschneidungen, fehlende Skills und Arbeitszeitverstöße werden angezeigt – bevor der Plan veröffentlicht wird.
Stundenprognose pro Mitarbeiter
Sehen Sie schon während der Planung, wer laut Dienstplan Überstunden aufbaut oder Stunden abbaut.
Schichtmonitor in Echtzeit
Verspätungen, Abwesenheiten und Abweichungen vom Plan werden am aktuellen Tag live sichtbar.
Dienstpläne entstehen in TimeTrack direkt im Kalender: Arbeitsbereich auswählen, Schichtzeit und Pausen definieren, benötigte Skills und Mindestanzahl an Mitarbeitenden festlegen – fertig. Ob Früh-, Spät- und Nachtschicht an der Hotelrezeption, wechselnde Service-Schichten in der Gastronomie oder Stationsdienste im Krankenhaus: Wiederholungen lassen sich täglich, wöchentlich oder monatlich einrichten, damit regelmäßige Schichten nicht jede Woche neu angelegt werden müssen.
Für komplexe Früh-, Spät- und Nachtfolgen legen Sie nicht jeden Dienst einzeln an, sondern nutzen ein Schichtmodell: ein wiederkehrendes Tages-, Wochen- oder Mehrwochenmuster, das einer oder mehreren Personen mit Gültigkeitszeitraum zugeordnet wird und die Schichten automatisch im Hintergrund erzeugt. Mehrere Teams können denselben Schichtrhythmus zeitversetzt starten – Team A in Woche eins, Team B in Woche zwei. So bilden Sie einen rollierenden 24/7-Schichtbetrieb mit versetzten Produktionsgruppen ebenso ab wie rollierende Pflege- oder Sicherheitsdienste.
Sobald ein Dienst gespeichert ist, prüft TimeTrack automatisch, ob Verfügbarkeiten, Arbeitszeitmodelle und Skills der eingeteilten Mitarbeitenden übereinstimmen. Bei Unstimmigkeiten, etwa einer Überschreitung der Sollstunden oder einer nicht berücksichtigten Abwesenheit, erscheint eine Warnung, bevor der Plan veröffentlicht wird. So entstehen Planungsfehler gar nicht erst.
Wer denselben Dienstplan für die Folgewoche oder einen anderen Standort übernehmen möchte, kopiert Schichten inklusive Belegung mit wenigen Klicks. Für komplexe Strukturen mit vielen Arbeitsbereichen besetzt die automatische Planung
Mit der Bedarfsanzeige legen Sie fest, wie viele Mitarbeitende jede Schicht benötigt, etwa fünf Kräfte in der Frühschicht einer Produktionslinie, drei Pflegekräfte pro Station im Krankenhaus oder zusätzliches Servicepersonal für die Wochenendschichten in der Gastronomie. Im Dienstplan sehen Sie dann auf einen Blick, ob der Bedarf erfüllt ist: Eine Schicht wird als erfüllt, überbesetzt oder unterbesetzt angezeigt.
Fehlt Personal, markiert das System die betroffene Schicht rot, etwa wenn in der Nachtschicht einer Pflegestation eine Person fehlt oder die Frühschicht im Lager nicht vollständig besetzt ist. So erkennen Planende Lücken sofort und können gegensteuern, bevor der Plan veröffentlicht wird.
Gerade in Branchen mit stark schwankendem Bedarf, Hospitality, Handel, Logistik oder Pflege, ersetzt die Bedarfsanzeige das mühsame Nachzählen in Listen oder Excel-Dienstplänen und sorgt für eine gleichmäßige, bedarfsgerechte Besetzung.
Der Dienstplan zeigt für jeden Mitarbeitenden die Sollstunden, die bereits gebuchten Ist-Stunden und die geplanten Stunden und berechnet daraus, wie der Monat voraussichtlich endet. So sehen Sie schon während der Planung, ob eine Person am Monatsende Überstunden aufbaut oder Stunden abbaut.
Ein Beispiel: Steht bei einer Pflegekraft am Monatsende ein Minus von vier Stunden, baut sie Stunden ab; bei einem Servicemitarbeiter in der Gastronomie zeigt der Plan dagegen einen Aufbau von Überstunden an. Diese Plan-Ist-Übersicht verbindet die Dienstplanung direkt mit den Stundenkonten und macht die monatliche Stundenentwicklung Ihres Teams planbar.
Dadurch verteilen Sie Schichten von vornherein so, dass Überstunden gar nicht erst unkontrolliert entstehen. Dies ist ein klarer Vorteil für die Kostenkontrolle und die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen, gerade in personalintensiven Bereichen wie Industrie, Handel oder Hospitality.
Viele Arbeitsbereiche oder mehrere Standorte? Im Online-Dienstplaner von TimeTrack behalten Sie den Überblick, ob als Handelskette mit mehreren Filialen, als Hotelgruppe mit verschiedenen Häusern oder als Klinik mit zahlreichen Stationen und Abteilungen. Indem Sie jedem Standort und Arbeitsbereich eine eigene Farbe zuweisen, vermeiden Sie Unklarheiten und die daraus entstehenden Fehler.
Personalisieren Sie Ihre Arbeitsbereiche, indem Sie Unterbereiche definieren und Mitarbeitende zuweisen, etwa Küche, Service und Rezeption im Hotel oder Verkauf, Lager und Kasse im Einzelhandel. Sie sehen mit einem Blick alle wichtigen Informationen und kontrollieren den Einsatz nach Tag, Standort und Arbeitsbereich, auch standortübergreifend.
Der Dienstplaner lässt sich in unterschiedlichen Ansichten darstellen, je nachdem, welche Perspektive gerade gebraucht wird. Sie gruppieren den Plan nach Skills, nach Arbeitsbereichen oder nach Personen und wechseln so mit einem Klick zwischen Überblick und Detail. Ergänzend stehen Kalender-, Listen- und Kompaktansicht zur Verfügung.
Die Skill-Ansicht zeigt sofort, welche Qualifikationen wo eingeplant sind, im Krankenhaus etwa Assistenzarzt, Facharzt und Oberarzt, in der Produktion Schichtleiter, Maschinenführer und Helfer, in der Gastronomie Küche, Service und Bar. Wer kurzfristig eine Schicht besetzen muss, erkennt so auf einen Blick, welche verfügbaren Mitarbeitenden die nötige Qualifikation mitbringen.
Die Bereichs- und Personen-Ansicht ist ideal für Betriebe mit mehreren Standorten oder Abteilungen: Ein Hotel plant Rezeption, Housekeeping und Restaurant getrennt, im Einzelhandel behalten Sie Verkauf, Lager und Kasse pro Filiale im Blick. Bei Schichttypen lässt sich zusätzlich ein Mindestbedarf pro Skill hinterlegen, ist er nicht erfüllt, warnt TimeTrack automatisch, bevor der Plan veröffentlicht wird. Das spart gerade in Unternehmen mit vielen Qualifikationsstufen erheblich Zeit gegenüber manuellen Listen.
Mitarbeitende hinterlegen ihre Verfügbarkeiten direkt in TimeTrack mit Uhrzeit, Wiederholung und optionalen Notizen. Das ist besonders in Branchen mit vielen Teilzeit- und Aushilfskräften wertvoll, etwa wenn Studierende in der Gastronomie nur abends arbeiten oder Servicekräfte im Handel feste Wunschtage haben. Der Dienstplaner berücksichtigt diese Angaben automatisch bei der Schichtzuteilung, sodass Planende von vornherein nur zwischen tatsächlich verfügbaren Personen auswählen.
Kommt es doch zu einem Schichttausch, bewerben sich Mitarbeitende eigenständig auf offene Schichten oder übernehmen Dienste von Kolleginnen und Kollegen, ohne dass die Planung jeden Tausch manuell koordinieren muss. Die Kontrolle über den finalen Plan bleibt dabei immer beim Planer.
Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankmeldungen werden im Kalender direkt als Symbol angezeigt, so sehen Planende auf einen Blick, wo noch Handlungsbedarf besteht. Mehr dazu im Blogbeitrag zur Dienstplangestaltung.
Die Planung macht noch nicht vollständig besetzte Schichten für die passenden Mitarbeitenden sichtbar, gesteuert über Standort, Arbeitsbereich, Zeitraum und Berechtigung. Interessierte bewerben sich mit einem Klick auf einen offenen Dienst und können die Bewerbung auch wieder zurückziehen. Der Planer sieht alle Bewerbungen direkt im Besetzungsprozess und wählt anhand von Qualifikation, Arbeitsbereich und Auslastung die passende Person aus. Die Planungsverantwortung bleibt so immer im Unternehmen.
Alternativ können Betriebe die direkte Selbstzuweisung freischalten: Berechtigte Mitarbeitende übernehmen einen sichtbaren Dienst dann unmittelbar selbst, etwa nach dem First-come-first-served-Prinzip. Bewerbung und Selbstzuweisung sind getrennte, berechtigungsgesteuerte Prozesse, jedes Unternehmen entscheidet, welchen Grad an Eigenverantwortung es zulässt.
Dieses Prinzip ist besonders in Industrie und Produktion beliebt, wo viele gleich qualifizierte Kräfte um Zusatzschichten konkurrieren, ebenso in Logistik bei kurzfristigen Lagerschichten oder im Krankenhaus bei Bereitschaftsdiensten. Kann jemand kurzfristig doch nicht, bietet er seine Schicht gezielt geeigneten Kolleginnen und Kollegen zur Übergabe an, die erste Annahme übernimmt den Dienst.
Der Schichtmonitor ist ein Echtzeit-Dashboard für den laufenden Tag. Sie sehen auf einen Blick, wer pünktlich erschienen ist, wer sich verspätet hat, wer länger arbeitet, wer gar nicht gekommen ist und wer in einem anderen Bereich eingeplant ist als vorgesehen.
Statt Abweichungen erst im Nachhinein zu bemerken, greifen Sie noch während der Schicht ein, etwa wenn in der Klinik eine Position auf der Station unbesetzt bleibt oder im Hotel jemand statt an der Rezeption im Restaurant eingeteilt ist. Der Schichtmonitor macht die Lücke zwischen Plan und Realität sofort sichtbar.
Das ist besonders für Einsatz- und Teamleiter in Krankenhäusern, Hospitality, Produktion und Service wertvoll, die mehrere Schichten oder Standorte gleichzeitig im Blick behalten müssen.
TimeTrack wertet Ihre Dienstplan-Daten über verschiedene KPIs aus, auf Basis der tatsächlich erfassten Zeiten. Pro Arbeitsbereich sehen Sie zum Beispiel die Pünktlichkeitsquote (etwa 95 % pünktlich, 4,7 % Verspätungen) und erkennen so, welche Bereiche zuverlässig laufen und welche problematisch sind, ob einzelne Produktionslinien, Pflegestationen, Filialen im Handel oder Serviceteams in der Gastronomie.
Die Auswertung historischer Daten zeigt unter anderem, welche Mitarbeitenden sich häufig verspäten, wer länger bleibt, wer früher geht und wer sich an den geplanten Rahmen hält. So treffen Sie Personalentscheidungen auf Basis von Zahlen statt Bauchgefühl.
Gemeinsam mit Bedarfsanzeige, Stundenprognose und Schichtmonitor entsteht eine durchgängige Steuerungsebene: Planung nach Bedarf, Beobachtung in Echtzeit und Auswertung im Nachgang. Mehr zu Berichten und Kennzahlen finden Sie im Berichtswesen.
Teilen Sie Ihre fertige Planung mit wenigen Klicks. Über die Kompaktansicht erzeugen Sie eine übersichtliche PDF-Datei, die sich ideal für den digitalen Versand oder als Aushang im Betrieb eignet.
Bestehende Schichten lassen sich zudem für die Folgewoche oder einen anderen Arbeitsbereich kopieren, wahlweise samt Belegung oder nur die Schichten. Der Export ist außerdem als iCal, Excel und Liste möglich.
Bei flexiblen oder noch nicht vollständig vorgeplanten Einsätzen verbindet TimeTrack Anwesenheit und Dienstplan automatisch, mit deutlich weniger Nacharbeit. Sobald ein Mitarbeitender stempelt (per Terminal, Web, App oder Schnittstelle), vergleicht das System den Zeitpunkt mit den für die Person freigegebenen Schichttypen und ordnet ihn dem zeitlich passenden Dienst zu. Stempelt jemand etwa um 05:54 Uhr, erkennt TimeTrack den freigegebenen Frühdienst ab 06:00 Uhr; auch Dienste über Mitternacht werden berücksichtigt.
Sie steuern selbst, wie tolerant die Erkennung arbeitet: Über einstellbare Zeitfenster und zulässige Abweichungen legen Sie fest, wann ein Stempel einer Schicht zugeordnet wird. Existiert die passende Schicht bereits, wird sie verknüpft; fehlt sie, kann sie automatisch aus dem Schichttyp angelegt werden. Volle Feiertage lassen sich je Schichttyp von der Erkennung ausnehmen.
Entscheidend: Eindeutige Fälle verarbeitet das System sofort, mehrdeutige oder abweichende Fälle landen in einer kontrollierten Prüfliste statt in einer falschen Zuordnung. So bleibt die Automatik nachvollziehbar und der Dienstplan sauber, ideal für Betriebe mit spontanen Einsätzen, flexiblem Arbeitsbeginn oder Springerbetrieb.
Sind Schichten und Bedarf angelegt, besetzt TimeTrack sie auf Wunsch automatisch. Ein Planungslauf verteilt im Hintergrund die passenden Mitarbeitenden auf die vorhandenen Dienste und berücksichtigt dabei zahlreiche Kriterien, die Sie selbst priorisieren: bestätigte und beantragte Abwesenheiten, Tages-, Wochen- und Monatsstunden, Qualifikationen, mögliche Arbeitsbereiche, Bewerbungen, Verfügbarkeiten, eine faire Verteilung und erlaubte Schichttypen.
So folgt die Automatik nicht einer starren Blackbox, sondern der Logik Ihres Betriebs: In der Pflege sind Qualifikation und Abwesenheit zwingend, eine gleichmäßige Verteilung der Spätdienste nachgelagert. Das Ergebnis erscheint als normaler Dienstplan und lässt sich mit denselben Werkzeugen nachbearbeiten wie eine manuelle Belegung, die Planung behält die Kontrolle und bearbeitet nur noch Ausnahmen.
Die Schichten selbst entstehen dabei aus Vorlagen, Schichtmodellen, Arbeitszeitmodellen oder gemeldeten Verfügbarkeiten. Die Automatik verteilt Personal auf vorhandene Schichten – eine umsatz- oder mengenbasierte Bedarfsprognose ist bewusst nicht Teil davon. Mehr zur automatischen Planung.
Mit den zuverlässigen Warnungen von TimeTrack vermeiden Sie Planungsfehler von vornherein. Die Software warnt bei Unstimmigkeiten in Arbeitsbereichen, Skills, regulären Arbeitszeiten, dem Arbeitszeitmodell, Feiertagen und nicht berücksichtigten Abwesenheiten.
So werden Verfügbarkeiten und Skills stets korrekt in die Planung einbezogen, das reduziert Fehler und fördert die Mitarbeiterzufriedenheit. Was Überplanung im Dienstplan rechtlich bedeutet, erklärt der verlinkte Blogartikel im Detail.
Ist der Dienstplan fertig, informieren Sie die eingeplanten Mitarbeitenden mit wenigen Klicks per automatisch generierter E-Mail über den aktualisierten Zeitraum. Bei Änderungen benachrichtigen Sie gezielt nur die betroffenen Personen. Da Verfügbarkeiten schon in der Planung berücksichtigt wurden, sinkt zugleich die Zahl der Rückfragen.
Ergänzend erhalten Mitarbeitende relevante Hinweise als Push-Benachrichtigung direkt in der TimeTrack-App, so sind Planänderungen auch unterwegs schnell sichtbar.
TimeTrack lässt sich mit Personio verbinden: Teams aus Personio werden mit den Teams in TimeTrack synchronisiert, sodass Ihre Personalstruktur in beiden Systemen konsistent bleibt. So planen Sie Schichten in TimeTrack, ohne Mitarbeiterdaten doppelt zu pflegen.
Für Unternehmen, die Personio als HR-System nutzen, ergänzt TimeTrack die fehlende operative Dienst- und Schichtplanung, inklusive Zeiterfassung, Warnungen und Auswertungen. Einen Überblick über alle Verbindungen finden Sie auf der Seite Schnittstellen.
Was ist ein digitaler Dienstplaner?
Eine Software, die Arbeits- und Schichtpläne zentral, übersichtlich und regelunterstützt erstellt. Sie ersetzt Excel-Tabellen und Papierlisten durch einen gemeinsamen Plan mit Verfügbarkeiten, Warnungen, automatischer Besetzung und Auswertung.
Kann ich mit TimeTrack einen Dienstplan automatisch erstellen?
Ja. Schichten entstehen aus Vorlagen, Schichtmodellen, Arbeitszeitmodellen oder gemeldeten Verfügbarkeiten. Anschließend besetzt die automatische Einsatzplanung diese Schichten nach Ihren priorisierten Kriterien. Die Planung prüft das Ergebnis und passt nur Ausnahmen an.
Erstellt TimeTrack den kompletten Dienstplan vollautomatisch?
Nicht aus dem Nichts. Die Automatik verteilt Personal auf bereits vorhandene Schichten. Diese Schichten legen Sie vorab an – manuell, per Wiederholung, Vorlage, Schichtmodell oder Verfügbarkeitsworkflow. So bleibt die Kontrolle bei der Planung.
Worin unterscheidet sich ein Dienstplaner von einem Schichtplaner?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet. In TimeTrack planen Sie Dienste und Schichten im selben Kalender – inklusive Schichttypen, Bedarf, Qualifikationen und Auswertung. „Schichtplaner“ betont dabei den mehrschichtigen Betrieb.
Ist TimeTrack eine Alternative zu Dienstplan-Vorlagen in Excel?
Ja. Gegenüber Excel bietet TimeTrack automatische Warnungen, Bedarfsanzeige, Verfügbarkeiten, automatische Besetzung, Live-Monitoring und Auswertungen – ohne fehleranfällige Formeln und ohne manuelles Zusammenführen.
Was ist ein Schichttyp?
Eine wiederverwendbare Vorlage für einen typischen Dienst mit Standardzeiten, Pausen, Arbeitsbereich, Qualifikationen, Farbe und Tags. Aus „Frühdienst 06:00–14:00″ erstellen Sie so schnell einheitliche Schichten und vermeiden Eingabefehler.
Kann ich wiederkehrende Schichten anlegen?
Ja. Schichten lassen sich täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen – mit Intervall, Wochentagen und Enddatum. Bei Änderungen unterscheidet TimeTrack zwischen einem einzelnen Termin und der gesamten Serie.
Was ist ein Schichtmodell?
Ein wiederkehrender Tages-, Wochen- oder Mehrwochenrhythmus, der Personen mit Laufzeit zugeordnet wird und die Schichten automatisch erzeugt. Ideal für rollierende Früh-/Spät-/Nachtfolgen. Mehrere Teams können denselben Rhythmus zeitversetzt starten.
Kann ich eine ganze Planwoche kopieren?
Ja. Eine Quellwoche wird auf eine oder mehrere Zielwochen übertragen – wahlweise nur die Schichten oder samt Belegung. Zusätzlich lassen sich Wochen als benannte Vorlagen speichern (z. B. „Normalbetrieb“, „Ferienwoche“).
Kann ich Pausen im Dienstplan hinterlegen?
Ja. Pro Schichttyp legen Sie mehrere geplante Pausen mit Start und Dauer fest; auch Nachtdienste über Mitternacht werden unterstützt. Die geplante Pausenzeit fließt in die angezeigte Einsatzzeit ein und ist je Schicht anpassbar.
Wie erkenne ich Über- oder Unterbesetzung?
Über die Bedarfsanzeige hinterlegen Sie die Soll-Besetzung je Schicht – gesamt oder nach Qualifikation. Der Plan zeigt farblich, ob eine Schicht unterbesetzt, erfüllt oder überbesetzt ist, z. B. „2 von 3″.
Kann ich Qualifikationen und Fähigkeiten berücksichtigen?
Ja. Fähigkeiten werden Mitarbeitenden zugeordnet; Schichten können eine oder mehrere Qualifikationen mit Mindestanzahl verlangen. TimeTrack zeigt Abweichungen und berücksichtigt Skills bei der automatischen Besetzung.
Wie besetze ich offene Positionen schnell?
In der kompakten Ansicht ziehen Sie eine bedarfsführende Schicht per Drag-and-drop auf eine Person. TimeTrack prüft dabei Arbeitsbereich, Qualifikation, Doppelbelegung und zeitliche Überschneidungen.
Können Mitarbeitende ihre Verfügbarkeiten eintragen?
Ja. Mitarbeitende erfassen positive (verfügbar) und negative (nicht verfügbar) Zeitfenster mit Priorität, Notiz und Wunschbereich. Diese Angaben fließen automatisch in Planung und automatische Besetzung ein.
Kann ich Wünsche nach einer Frist sperren?
Ja. Zeiträume lassen sich gegen spätere Änderungen von Verfügbarkeiten sperren, sodass die Planungsgrundlage stabil bleibt. Eine gesonderte Berechtigung erlaubt verantwortlichen Rollen dennoch kontrollierte Korrekturen.
Kann ich Schichten direkt aus Verfügbarkeiten erzeugen?
Ja. Für ausgewählte Personen und Zeiträume überführen Sie positive Verfügbarkeiten in konkrete Schichten und Belegungen – praktisch bei stark verfügbarkeitsgetriebener Arbeit mit Aushilfs- und Teilzeitpools.
Wer entscheidet, wer eine offene Schicht bekommt?
Bei einer Bewerbung entscheidet der Planer: Er sieht alle Bewerbungen und wählt die passende Person aus. Nur wenn die direkte Selbstzuweisung freigeschaltet ist, übernimmt ein berechtigter Mitarbeitender den Dienst unmittelbar selbst.
Was ist der Unterschied zwischen Bewerbung und Selbstzuweisung?
Bei der Bewerbung bekundet die Person Interesse, die Zuweisung trifft der Planer. Bei der Selbstzuweisung trägt sich die berechtigte Person direkt selbst ein. Beides sind getrennte, berechtigungsgesteuerte Prozesse.
Können Mitarbeitende Schichten tauschen?
Eine zugewiesene Person kann ihre Schicht gezielt geeigneten Kolleginnen und Kollegen zur Übernahme anbieten; die erste Annahme übernimmt den Dienst. Es handelt sich um eine Schichtübergabe bzw. Ersatzsuche, nicht um einen automatischen Tausch zweier Dienste.
Nach welchen Kriterien besetzt die Automatik?
Nach Kriterien, die Sie priorisieren: Abwesenheiten, Tages-/Wochen-/Monatsstunden, Qualifikationen, mögliche Arbeitsbereiche, Bewerbungen, Verfügbarkeiten, faire Verteilung und erlaubte Schichttypen. Sie gewichten, was zwingend ist und was nachrangig.
Kann ich automatische und manuelle Planung kombinieren?
Ja. Das automatische Ergebnis ist ein normaler Dienstplan und lässt sich wie eine manuelle Belegung nachbearbeiten. Automatisch erzeugte Zuordnungen können gezielt zurückgenommen werden, ohne manuelle Entscheidungen zu verlieren.
Wie funktioniert die automatische Schichterkennung?
TimeTrack vergleicht den Zeitstempel beim Einstempeln mit den freigegebenen Schichttypen und ordnet ihn dem zeitlich passenden Dienst zu. Stempelt jemand um 05:54 Uhr, wird der Frühdienst ab 06:00 Uhr erkannt – eine manuelle Auswahl entfällt.
Kann ich die Erkennung an unseren Betrieb anpassen?
Ja. Sie legen Zeitfenster und zulässige Abweichungen fest und aktivieren die Erkennung je Schichttyp. Volle Feiertage lassen sich ausnehmen. So bestimmen Sie selbst, wie streng oder tolerant erkannt wird.
Was passiert bei unklaren Fällen?
Eindeutige Fälle verarbeitet das System sofort. Mehrdeutige oder stark abweichende Fälle landen in einer kontrollierten Prüfliste, in der Verantwortliche entscheiden – statt einer stillen Falschzuordnung.
Was zeigt der Schichtmonitor?
Ein Echtzeit-Dashboard für den aktuellen Tag: wer arbeitet, wer noch nicht gestempelt hat, wer verspätet oder nicht erschienen ist, wer länger arbeitet oder in einem anderen Bereich eingesetzt ist. Von Auffälligkeiten springen Sie direkt in Schicht oder Zeiterfassung.
Kann ich Toleranzen für Verspätungen festlegen?
Ja. Schwellenwerte für Verspätung, No-show, früheres Ende und verlängerten Einsatz sind konfigurierbar. Erst ab Ihrer definierten Grenze wird ein Fall als kritisch markiert – kleine Abweichungen bleiben unauffällig.
Welche Auswertungen bietet der Dienstplaner?
Auswertungen nach Arbeitsbereich oder Mitarbeiter zeigen u. a. Anwesenheit, pünktlichen Beginn, Abdeckung des geplanten Zeitrahmens sowie No-shows, Verspätungen und Verlängerungen. Von Summen gelangen Sie per Drill-down in den Einzelfall; historische Daten bleiben vergleichbar.
Kann ich Überstunden im Voraus erkennen?
Ja. Die Stundenübersicht stellt Sollstunden, gebuchte und geplante Stunden gegenüber und zeigt, wie der Monat pro Person endet. So sehen Sie schon bei der Planung, wer Überstunden aufbaut oder Stunden abbaut.
Wie werden Mitarbeitende über den Plan informiert?
Aus dem gefilterten Plan versenden Sie eine E-Mail an die eingeplanten Mitarbeitenden über den aktualisierten Zeitraum; bei Änderungen gezielt nur an Betroffene. Ergänzend sind Push-Benachrichtigungen in der App möglich. (Push-Umfang vor Veröffentlichung mit Produkt bestätigen.)
In welchen Formaten kann ich den Dienstplan exportieren?
Als PDF in Listen-, Kalender-, Ressourcen- und Kompaktansicht sowie als iCal und Excel. Zeitraum, Arbeitsbereiche und Tags sind filterbar – vom reduzierten Aushang bis zur ausführlichen Führungsübersicht mit Bedarf und Summen.
Kann ich mehrere Standorte planen?
Ja. Standorte bündeln ihre Arbeitsbereiche und Verantwortlichen. Eine zentrale Disposition sieht das Gesamtbild, während lokale Planer nur ihren Bereich bearbeiten – ideal für Filialketten, Häuser oder Niederlassungen.
Kann ich zentrale und dezentrale Planung kombinieren?
Ja. Globale Planungsrechte lassen sich mit lokalen Verantwortlichkeiten für Standorte und Arbeitsbereiche kombinieren. So plant, wer das operative Wissen hat, ohne unkontrollierten Vollzugriff.
Berücksichtigt der Dienstplaner gesetzliche Vorgaben?
TimeTrack macht Ruhezeiten, Arbeitszeitrahmen, Feiertage, aufeinanderfolgende Arbeitstage und Abwesenheiten frühzeitig als Warnung sichtbar. Das tatsächliche Ergebnis hängt von Ihrer Konfiguration, Ihren Stammdaten sowie Tarif- und Betriebsvereinbarungen ab – eine pauschale Rechtsgarantie ist es nicht.
Funktioniert der Dienstplaner mit Personio?
Ja. Teams aus Personio werden mit TimeTrack synchronisiert, sodass die Personalstruktur konsistent bleibt. TimeTrack ergänzt Personio um die operative Dienst- und Schichtplanung inklusive Zeiterfassung, Warnungen und Auswertungen.
Lässt sich der Dienstplan mit der Zeiterfassung verbinden?
Ja. Aus geplanten Schichten können Anwesenheiten für die Zeiterfassung erzeugt werden; umgekehrt ordnet die Schichterkennung eingehende Stempel dem passenden Dienst zu. Plan und Ist wachsen so zusammen.
Für welche Branchen eignet sich der Dienstplaner?
Für alle Betriebe mit Schichtbetrieb – u. a. Produktion und Industrie, Krankenhäuser und Pflege, Gastronomie und Hospitality, Handel, Logistik, Sicherheits- und technische Dienste sowie den Servicebereich.
