Arbeitsbereiche und Standorte planen
Mitarbeiter Skills verwalten
Dienste planen
Dienste tauschen
Gibt es in Ihrem Unternehmen viele Arbeitsbereiche oder unterschiedliche Standorte? Mit dem online Dienstplan von TimeTrack behalten Sie stets den Überblick! Indem Sie jedem Standort und Arbeitsbereich eine eigene Farbe zuweisen, vermeiden Sie Unklarheiten und die daraus entstehenden Fehler.
Personalisieren Sie Ihre Arbeitsbereiche, indem Sie Unterbereiche definieren und weisen Sie somit Ihre Mitarbeiter zu! Mit TimeTrack können Sie einfach Ihren Dienstplan erstellen, mit nur einem Blick alle wichtigen Informationen einsehen und den Einsatz Ihrer Mitarbeiter nach Tag, Standort und Arbeitsbereich kontrollieren.
Wenn Sie in Eile sind und einen Mitarbeiter mit einer spezifischen Qualifikation brauchen, ist der Filter nach Skills im Dienstplan von TimeTrack ideal für Sie. Dieser erlaubt es Ihnen nämlich das Know-How Ihrer Mitarbeiter schnell und einfach zu überblicken. Legen Sie dafür einfach die Qualifikation als Skill an und fügen Sie es dem gewünschten Arbeitsbereich zu. Nun können Sie mit nur wenigen Klicks nach dem Skill filtern und anschließend bestens informiert und organisiert Ihren Dienstplan erstellen.
„Wir nutzen TimeTrack seit mittlerweile knapp einem Jahr und sind mehr als begeistert über diese unkomplizierte und praktische Art der Zeiterfassung. Auch die neue Möglichkeit, Dienstpläne automatisch und online zu gestalten wird den Arbeitsaufwand im Backoffice in Zukunft erfreulicherweise deutlich reduzieren.“ – Pia von Green Habitat
Haben Sie häufig mit Schichttauschen und Dienstabsagen zu kämpfen? Mit TimeTrack ist das Geschichte! In dem online Dienstplan von TimeTrack können Mitarbeiter nämlich Ihre Verfügbarkeiten kinderleicht angeben, welche daraufhin bei der Dienstplanung beachtet werden. Somit minimieren Sie den Verwaltungsaufwand, welcher bei unpassenden Schichten schnell entsteht.
Falls sich die Dauer der Verfügbarkeit ändert, können Änderungen einfach mit Click and Drag vorgenommen werden. Außerdem können mittels Notizen Gründe für die Änderung oder Kürzung der Verfügbarkeit angegeben werden. Sollte es doch zu Schichttauschen kommen, können Mitarbeiter sich in TimeTrack auf Schichten bewerben oder diese abnehmen. Der Dienstplaner behält dennoch weiterhin die volle Kontrolle.
Der Dienstplan von TimeTrack nimmt Ihnen stundenlange Arbeit von den Schultern! Personalisieren Sie Ihre Dienste, indem Sie den Arbeitsbereich auswählen, Skills definieren oder die Anzahl der Mitarbeiter bestimmen! So haben Sie den perfekten Dienstplan, welcher genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist, und verbringen im Nachhinein weniger Zeit damit ihn zu optimieren.
Außerdem können Sie den Zeitpunkt der Dienste, deren Dauer und die einzuhaltenden Pausen definieren. Der Dienstplan von TimeTrack unterstützt Sie in jeder Hinsicht ideal und warnt Sie bei inkorrekter Planung.
Erstellen Sie mit einem Klick einen übersichtlichen Dienstplan für alle Arbeitsbereiche in Ihrem Unternehmen.
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Haben Sie keine Lust die Dienste jeden Monat von neu zu planen? Kein Problem! Erstellen Sie Wiederholungen der Dienste, damit Sie nicht ständig einen neuen Dienstplan erstellen müssen! Dabei können Sie entscheiden, wie lange und ob die Wiederholung täglich, wöchentlich oder jährlich erfolgen soll. Definieren Sie ein Enddatum, an welchem Sie wünschen, dass die Wiederholung endet.
Die Wiederholungen von TimeTrack ersparen Unternehmen stundenlange Arbeit und fördern deren Effizienz tagtäglich.
Oftmals kann es sich schwierig gestalten alle Informationen eines Dienstplans zu überblicken – Jedoch nicht mit TimeTrack! Gruppieren Sie Ihre Mitarbeiter, deren Skills oder die Arbeitsbereiche im online Dienstplan, um die Informationen getrennt von einander einsehen zu können, wenn Sie Ihren Dienstplan erstellen.
Mit TimeTrack können Sie außerdem stets die Soll- und Ist-Stunden Ihrer Mitarbeiter, sowie die bereits verplanten Stunden einsehen. Falls Sie die Soll-Stunden Ihrer Mitarbeiter mit den zugeteilten Diensten überschreiten, werden die Sollstunden Ihrer Mitarbeiter rot markiert. Sollten Sie die Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter nicht berücksichtigen, erscheint eine gelbe Markierung.
Selbst die Kalenderansicht des Dienstplans von TimeTrack ist personalisierbar! Filtern Sie mit Hashtags und sehen Sie nur jene Informationen ein, welche Sie interessieren! Besonders bei vielen Schichten kann es schwierig sein die Benötigte schnell zu finden. Markieren Sie wichtige Dienste bei dessen Erstellung mit einem Hashtag, um Sie anschließend einfacher finden zu können.
Mit TimeTrack ersparen Sie sich informationsüberladene Dienstpläne, welche zu Verwirrtheit und Überforderung führen, und fördern die Transparenz in Ihrem Unternehmen.
14 Tage kostenlos testen
Kommt es oft zu Fehlern in Ihren Dienstplänen? Mit den zuverlässigen Warnungen von TimeTrack ist Schluss damit! Die intelligente Software warnt Sie bei Unstimmigkeiten im Dienstplan bei Arbeitsbereichen, Skills, regulären Arbeitszeiten, dem Arbeitszeitmodell, Feiertagen und auch nicht berücksichtigten Abwesenheiten.
Selbstverständlich sollen die Warnungen nur eine Hilfestellung für Sie sein; Sie können die Warnungen jederzeit deaktivieren. Dennoch werden die Warnungen empfohlen, um beispielsweise die Verfügbarkeiten und Skills der Mitarbeiter stets korrekt in der Planung mit einzubeziehen und somit die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.
Neben den Filtern und der Tages-, Wochen- und Monatsansicht können Sie den Dienstplan in TimeTrack noch weiter individualisieren! Somit überblicken Sie immer den für Sie relevanten Zeitraum. Falls Sie sich beispielsweise nur für die jetzige Woche interessieren, wählen Sie die Wochenansicht. Benötigen Sie einen Überblick aller Schichten der nächsten 30 Tage? Kein Problem. TimeTrack hat für jeden das Passende dabei.
Sie können außerdem zwischen der Planungs-, Mitarbeiter-, Listenansicht oder Zeitleiste wählen und somit Ihre Dienstplanung optimieren.
Erstellen Sie gerne Dienstpläne auf Basis von alten Zuteilungen? Mit TimeTrack müssen Sie nicht alles neu manuell einzugeben. Um Schichten für die folgende Woche oder einen anderen Arbeitsbereich zu verwenden, können Sie Ihre Schichten kopieren. Dabei können Sie entscheiden, ob Sie die Schichten und die dazugehörigen Belegungen oder nur die Schichten kopieren wollen.
Definieren Sie die Ansicht und den gewünschten Filter und exportieren Sie Ihren Dienstplan schnell und einfach zur weiteren Verwendung.
Nachdem Sie all Ihre Angaben gemacht haben, müssen Sie den erstellten Dienstplan nur mehr an Ihre Mitarbeiter weiterleiten. Mit nur wenigen Klicks können Sie eine automatisch generierte E-Mail an alle zugewiesenen Mitarbeiter schicken. Somit ersparen Sie sich den ansonsten entstandenen Kommunikationsaufwand und sparen sich Zeit. Da die Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter bei dem Schichtplanen berücksichtigt wurden, werden Sie viel weniger Anfragen bezüglich Schichttauschen seitens Ihrer Mitarbeiter bekommen.
Falls es zu Änderungen im Dienstplan kommt, können Sie auch nur die davon betroffenen Benutzer darüber informieren.
Kann ein Mitarbeiter mehreren Abteilungen zugeteilt werden?
Ja, es ist möglich einen Mitarbeiter mehreren Abteilungen bzw. Standorten zuteilen. Sie finden diese Option unter “Arbeitsbereiche” in Modul Planung.
Können mehrere Personen die Dienste planen?
Ja! Dienste können von mehreren Personen erstellt und geplant werden, sofern sie die Berechtigung dazu haben.
In welchem Abo Modell ist Dienstplan inkludiert?
Der Dienstplan/Schichtplan wird im Premium-Abo Modell angeboten. Hier können Sie sehen, welche weiteren Funktionen in diesem Abo Modell enthalten sind https://www.timetrackapp.com/preise/.
Wie bekommt der Mitarbeiter einen Dienstplan?
In unserem System bieten wir dafür mehrere Möglichkeiten an. Die Mitarbeiter können ihre Dienste entweder über die mobile App oder die Web-App selbst einsehen.
Wenn der Dienstplaner die Mitarbeiter selbst informieren will, genügt es, den jeweiligen Dienstplan zu exportieren und per E-Mail zu versenden. Das System bietet auch die Möglichkeit, auf „Benutzer benachrichtigen“ zu klicken, wodurch der Dienstplan automatisch an den Mitarbeiter gesendet wird.
Gibt es eine automatische Planung?
Aktuell arbeiten wir gemeinsam mit der Technischen Universität in Wien an einem Algorithmus, der die automatisch Schichtbelegung und automatische Dienstplanerstellung ermöglichen wird. Diese Funktion wird bald zur Verfügung stehen.
Was ist der Unterschied zwischen dem digitalen und dem automatischen Dienstplaner?
Beim digitalen Dienstplaner müssen Sie alle Arbeitsbereiche und Skills selbst anlegen und Mitarbeiter manuell Diensten zuteilen. Die automatische Schichtbelegung, erstellt Ihnen mit einem einzigen Klick einen übersichtlichen und akkuraten Dienstplan für alle Arbeitsbereiche.
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