Personaleinsatzplanung Software
Dienstplan mit 1 Klick erstellen
Planungsfehler durch Echtzeit-Warnungen vermeiden
Mitarbeiter automatisch per App benachrichtigen
Offene Schichten per Self-Service besetzen
Skill-basierte Mitarbeiterzuteilung
Über 2.500 zufriedene Unternehmen in DACH-Raum
TimeTrack automatisiert die Personaleinsatzplanung für Unternehmen im Mittelstand – von der Schichtzuweisung bis zur gesetzeskonformen Abwesenheitsverwaltung in einer Plattform. Die Software eignet sich besonders für Betriebe in Produktion, Handel und Logistik mit komplexen Schicht- und Qualifikationsanforderungen.
Vorteile
Dienstplan per Klick erstellen
Automatische Zuweisung nach Verfügbarkeit, Skills und Arbeitszeitmodell – kein manuelles Einteilen.
Echtzeit-Warnungssystem
Planungsfehler, Überschneidungen und Abwesenheiten werden direkt im Dienstplan angezeigt.
Offene Schichten selbst besetzen
Mitarbeitende bewerben sich per App auf freie Schichten – ohne Rückfragen an die Planungsverantwortlichen.
Skill-basierte Zuteilung
Pro Schicht definieren, welche Qualifikationen gebraucht werden – z. B. 1 Schichtleiter + 5 Teammitglieder.
Personio & DATEV Integration
Planungsdaten direkt an HR- und Lohnsysteme übergeben – keine Doppelerfassung.
Mobile App & Web
Dienstplan einsehen, Schichten tauschen und Krankmeldungen eintragen – per iOS, Android oder Web.
Dienstplan einfach erstellen
Die einfache Personaleinsatzplanung von TimeTrack schafft den perfekten Überblick über Ihre Ressourcen. Sie können ganz einfach Dienste für einzelne Arbeitsbereiche anlegen. Mitarbeiter können je nach Verfügbarkeit und Qualifikation mit nur einem Klick Slots zugewiesen werden. Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt, sobald der Dienstplan fertig ist.
Die Software bietet verschiedene Tools zur effizienten Erstellung von Dienstplänen, einschließlich Schichtplanung, Zeiterfassung und Verwaltung von Mitarbeiterverfügbarkeiten. Die Personaleinsatzplanung kann komplett personalisiert werden – so werden die Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens perfekt dargestellt.
Transparente PEP mit Warnungssystem
Mit dem Warnungssystem von TimeTrack vermeiden Sie Fehler im Dienstplan bevor sie zum Problem werden. Die Software warnt Sie in Echtzeit bei Unstimmigkeiten in Arbeitsbereichen, Skills, Arbeitszeiten, Feiertagen und ungeplanten Abwesenheiten.
Abwesende Mitarbeiter werden dabei nicht aus dem Plan gelöscht, sondern sichtbar markiert – so erkennen Sie sofort, wo Nachbesetzungsbedarf besteht. Doppelbelegungen derselben Person werden ebenfalls automatisch erkannt und gemeldet.
Selbstständige PEP Software
Mit der automatischen Planung von TimeTrack erstellt die integrierte KI Ihren Dienstplan mit einem Klick – auf Basis von Verfügbarkeiten, Skills und Arbeitszeitmodellen.
Über 20 anpassbare Bedingungen stellen sicher, dass der Plan exakt Ihren betrieblichen Anforderungen entspricht. Mitarbeitende können sich zusätzlich direkt per App auf offene Schichten bewerben – der Planungsaufwand sinkt, die Flexibilität steigt.
PEP Mobile App
Sobald ein Dienstplan angelegt ist, können zugeteilte Mitarbeiter diesen von überall aus auf ihrem Smartphone ansehen. So hat das gesamte Team den perfekten Überblick über alle Arbeitszeiten, und können auch unterwegs Tauschanfragen, Schichtbewerbungen und Krankmeldungen ganz leicht eintragen!
Gesetzkonforme Urlaubsverwaltung
Urlaubsanträge stellen, genehmigen und im Team sichtbar machen – alles in einem System. Mitarbeitende tragen ihre gewünschten Tage ein, der Admin genehmigt per Klick. Im gemeinsamen Urlaubskalender sieht das gesamte Team sofort, wer wann abwesend ist.
TimeTrack berechnet den Urlaubsanspruch automatisch nach Arbeitszeitmodell und berücksichtigt dabei länderspezifische gesetzliche Vorgaben gemäß BUrlG. Mehr zum Thema Urlaubsrecht und Fehlzeitenmanagement in unserem Blog.
Auf der Suche nach der passenden PEP Software?
Wir helfen Ihnen dabei die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden!
Workflow Management
Mit dem Workflow Management von TimeTrack automatisieren Sie wiederkehrende HR-Prozesse, von der Arbeitszeiterfassung bis zur Personalplanung. Hunderte von Regeln lassen sich individuell konfigurieren und werden bei Auslösung automatisch ausgeführt.
Beispiel: Überschreiten Mitarbeitende die Wochenarbeitszeit von 48 Stunden, erhalten sie und die Führungskraft automatisch eine E-Mail mit PDF-Auswertung – ohne manuellen Aufwand. So reagieren Sie frühzeitig auf Personalengpässe und halten gesetzliche Vorgaben gemäß ArbZG zuverlässig ein.
Alle Regeln können wiederholt werden, somit können Sie sich die Zeit dieser regelmäßigen Prozesse einfach ersparen. Die Regeln werden weiterhin ausgelöst und alle Beteiligten werden automatisch benachrichtigt. Eine vorausschauende Planung hilft Ihnen, frühzeitig auf Veränderungen in der Arbeitslast zu reagieren und somit dem Risiko von Personalengpässen entgegenzuwirken.
Aufgabenplanung & Ressourcenübersicht
Mit der Aufgabenplanung von TimeTrack können Sie mit wenigen Klicks Aufgaben für Ihre Mitarbeiter erstellen. Dank dem übersichtlichen Kalender im Aufgabenplan und den Administrator Rechten können Sie den Zeitpunkt, die Dauer und die Zuständigen für eine Aufgabe definieren. Mit dem Aufgabenplan können Sie nicht nur Aufgaben planen und verwalten, sondern auch verfolgen. Somit wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Transparenz im Unternehmen gefördert!
Die strategische Planung der Arbeitsplätze ist dabei entscheidend, um der Mitarbeiterzufriedenheit und den Anforderungen des Arbeitsmarktes gerecht zu werden. Ein effektiver Personaleinsatz stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter in der richtigen Anzahl und mit den passenden Qualifikationen zur richtigen Zeit verfügbar sind.
Hansa-Projekt GmbH
Handwerk / 150 Mitarbeiter / Hamburg, Deutschland
„Wir haben nach einer Lösung gesucht, mit der unsere Monteure vor allem unterwegs ihre Arbeitszeiten erfassen können. TimeTrack bietet genau da einen großen Mehrwert: Mitarbeiter können sich einfach, selbstständig und direkt unterwegs ein- bzw. ausstempeln.“
Achim Middeldorf, Geschäftsführer
Schichtplaner
- Schichten zuordnen
- Mitarbeiter Skills verwalten
- Innovative Filter einsetzen
- Mitarbeitende benachrichtigen
Terminplaner
- Übersichtlicher Terminkalender
- Termine einfach eingeben
- Zuverlässige Warnungen
- Fehlerfreie Planung
Dienstplaner
- Skills sortieren
- Dienste einfach einplanen
- Arbeitsbereiche zuordnen
- Abwesenheiten erblicken
FAQ
Wie werden Mitarbeiter benachrichtigt, wenn ihr Dienstplan erstellt wurde?
Benutzer könne ganz einfach per mobiler App oder direkt in der Web App auf ihren persönlichen Dienstplan zugreifen. Die Mitarbeiter bekommen zusätzlich eine E-Mail, wenn diese Einstellung aktiviert ist.
In welchem Abo-Modell erhält man den Personaleinsatzplaner?
Die Personaleinsatzplanung ist Teil des Premium Pakets. Wenn Sie an der automatischen Planung interessiert sind, ist diese im Gold Paket erhältlich.
Kann ein Mitarbeiter mehreren Arbeitsbereichen zugeteilt werden?
Ja, es ist möglich einen Mitarbeiter mehreren Arbeitsbereichen zuzuteilen. Das können Sie ganz einfach über das Seitenmenü „Arbeitsbereiche“ unter dem Modul „Dienstplan“ konfigurieren.
Was ist Personaleinsatzplanung Software?
Personaleinsatzplanung Software ist ein unverzichtbares Tool für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter effizient planen und verwalten möchten. Diese Software ermöglicht es, Schichtpläne zu erstellen, Arbeitszeiten zu verfolgen, Abwesenheiten zu managen und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften zu erleichtern. Besonders in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern ist eine solche Software für die Optimierung der Personalplanung und Steigerung der Produktivität unerlässlich. Durch die Nutzung von Personaleinsatzplanung Software können Unternehmen sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, was zu einer verbesserten Effizienz und Zufriedenheit führt.
Unsere Softwarelösung bietet eine einfache und übersichtliche Personaleinsatzplanung (PEP), die speziell für große Unternehmen entwickelt wurde. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, um die Flexibilität und Zuverlässigkeit der PEP zu gewährleisten.
Wie macht man eine Personalplanung?
Die 5 Schritte der strategischen Personalplanung sind:
- Analyse der Unternehmensziele und -strategien: Dieser Schritt beinhaltet die Identifizierung und Analyse der langfristigen Ziele und Strategien des Unternehmens, um die Anforderungen an das Personal zu verstehen.
- Bestandsaufnahme des aktuellen Personals: Hierbei werden die vorhandenen Fähigkeiten, Qualifikationen, Erfahrungen und Kapazitäten der aktuellen Mitarbeiter bewertet, um festzustellen, ob sie den zukünftigen Anforderungen entsprechen.
- Bedarfsprognose: Durch die Analyse von Branchentrends, technologischen Entwicklungen und anderen externen Faktoren wird der zukünftige Personalbedarf des Unternehmens ermittelt.
- Entwicklung von Personalstrategien: Basierend auf den Ergebnissen der Bedarfsprognose werden Strategien entwickelt, um den zukünftigen Personalbedarf zu decken. Dies kann die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Entwicklung bestehender Mitarbeiter oder andere Maßnahmen umfassen.
- Implementierung und Überwachung: Die entwickelten Personalstrategien werden umgesetzt, und der Prozess wird kontinuierlich überwacht und angepasst, um sicherzustellen, dass die Personalplanung den sich ändernden Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird.
Was versteht man unter Personaleinsatzplanung?
Die Personaleinsatzplanung (PEP) ist ein zentraler Bestandteil des Workforce Managements und beschäftigt sich mit der optimalen Nutzung der wertvollsten Ressource eines Unternehmens – seinen Mitarbeitern. Sie umfasst die Planung von Arbeitszeiten basierend auf dem aktuellen Arbeitsaufkommen und berücksichtigt dabei sowohl zeitliche als auch quantitative, qualitative und örtliche Aspekte. Durch eine effektive PEP wird sichergestellt, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, um die betrieblichen Anforderungen zu erfüllen und die Effizienz zu maximieren.
Welche Art von Personalplanung gibt es?
Es gibt 6 Arten der klasichen Personalplanung: die Personalbedarfsplanung, die Personalbeschaffungsplanung, die Personaleinsatzplanung, die Personalanpassungsplanung, die Personalentwicklungsplanung und die Personalkostenplanung.
Wie funktioniert strategische Personalplanung?
Die strategische Personalplanung zielt darauf ab, festzustellen, welche neuen Mitarbeiter benötigt werden, welche Weiterbildungen, neuen Berufsbilder oder andere Maßnahmen erforderlich sind, um unsere Unternehmensziele in den kommenden drei bis fünf Jahren zu erreichen.
Was ist quantitative und qualitative Personalplanung?
Die quantitative Personalplanung befasst sich mit der Berechnung von Zahlen und Mengen, wie beispielsweise der Anzahl benötigter Mitarbeiter. Die qualitative Personalplanung hingegen bezieht sich auf die Bewertung von Fähigkeiten, Kompetenzen und anderen nicht-numerischen Aspekten des Personals.
Was gehört alles zum Personalmanagement?
Zum Personalmanagement gehören unter anderem die Personalbeschaffung, -entwicklung, -verwaltung, -bindung und -führung.
Welche sind die Vorteile von der Personaleinsatzplanung?
Die Vorteile von Personaleinsatzplanung Software sind vielfältig und tragen maßgeblich zur Effizienz und Zufriedenheit im Unternehmen bei. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
- Verbesserte Kommunikation: Die Software erleichtert die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften, was zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit führt.
- Effiziente Schichtplanung: Schichtpläne und Arbeitszeiten können effizient und fehlerfrei geplant werden, was die Produktivität steigert.
- Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler und Unklarheiten bei der Personalplanung.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Flexible Schichtpläne tragen zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei, da sie ihre Arbeitszeiten besser an ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen können.
- Kosteneinsparungen: Durch optimierte Personalplanung können Unternehmen Kosten einsparen und Ressourcen effizienter nutzen.
- Verbesserte Sicherheit: Automatisierte Prozesse und klare Strukturen tragen zur Sicherheit im Unternehmen bei.
Workforce Management Software bietet eine umfassende Lösung für die Erstellung komplexer Schichtpläne und die effiziente Mitarbeiterplanung, insbesondere in großen Unternehmen mit umfangreichen Anforderungen.
Was ist der Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Workforce Management?
Während das Workforce Management eine ganzheitliche Betrachtung des bedarfsorientierten und flexiblen Personaleinsatzes darstellt, konzentriert sich die Personaleinsatzplanung auf die taktische und operative Ebene der Mitarbeiterplanung. Workforce Management umfasst alle Aspekte der Personalverwaltung, von der Planung und Steuerung bis hin zur Analyse und Optimierung des Personaleinsatzes. Die Personaleinsatzplanung hingegen ist ein spezifischer Teilbereich, der sich auf die konkrete Zuweisung von Arbeitszeiten und Aufgaben an die Mitarbeiter konzentriert, um den täglichen Betriebsablauf reibungslos zu gestalten.
Was sind die Ziele und Aufgaben der Personaleinsatzplanung?
Strategischer Weitblick durch zuverlässige HR-Daten
Die Personaleinsatzplanung hat das Ziel, Arbeitszeiten optimal zu planen und dabei sowohl die Bedürfnisse des Unternehmens als auch die Wünsche der Belegschaft zu berücksichtigen. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der Personalplanung und trägt maßgeblich zur Erreichung der Unternehmensziele bei. Durch die Analyse von HR-Daten kann ein strategischer Weitblick geschaffen werden, der hilft, Personalengpässe zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Eine gut durchdachte PEP ermöglicht es, die Verfügbarkeit und Qualifikationen der Mitarbeiter effizient zu nutzen und somit die Arbeitsprozesse im Unternehmen zu optimieren.
Welche sind die Zukunftstrends in der Personalplanung?
Die Zukunft der Personalplanung wird durch technologische Innovationen und veränderte Anforderungen geprägt. Hier sind einige der wichtigsten Trends, die die Personalplanung in den kommenden Jahren beeinflussen werden:
- Mobile Anwendungen und Cloud-Lösungen: Diese ermöglichen eine flexible und remote Personalplanung, sodass Mitarbeiter und Führungskräfte von überall aus auf die Software zugreifen können.
- Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen: Diese Technologien ermöglichen präzisere Vorhersagen und automatisierte Planungen, was die Effizienz weiter steigert.
- Self-Service-Funktionen: Mitarbeiter können ihre eigenen Schichtpläne und Arbeitszeiten verwalten, was die Autonomie und Zufriedenheit erhöht.
- Integration mit anderen HR-Systemen: Die Verbindung der Personalplanung mit anderen HR-Prozessen und -Systemen sorgt für eine nahtlose und effiziente Verwaltung.
- Fokus auf Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung: Flexible und individuelle Personalplanung trägt zur Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter bei, was langfristig die Produktivität und das Betriebsklima verbessert.
Diese Trends werden die Personalplanung in Zukunft noch effizienter, flexibler und mitarbeiterfreundlicher gestalten.
Können Mitarbeiter sich selbst für Schichten eintragen?
Ja. Mit der Self-Service-Funktion von TimeTrack können Mitarbeitende offene Schichten direkt über die App sehen und sich darauf bewerben. Admins behalten die Genehmigungskontrolle.
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