Erhaltung automatisierter Benachrichtigungen
Zeitersparnis durch Workflow-Automatisierung
Reduzierter Kommunikations- und Verwaltungsaufwand
Interne Geschäftsprozesse definieren Definieren Sie Ihre internen Geschäftsprozesse und tragen Sie diese im Workflows System ein.
Regeln werden digitalisiert und automatisiert Sie setzen die Regeln, die automatisiert werden. Sie müssen die Regeln nicht manuell verfolgen.
Benachrichtigungen erhalten, wenn die Regeln auftreten Sobald Ihre gesetzten Regeln eintreten, werden Sie Benachrichtigungen erhalten.
Berichte erstellen und diese als Dokumente vorweisen Sie können Berichte erhalten, die Sie als Dokumente herunterladen und weiterleiten können.
Unter dem Begriff Workflow (Arbeitsablauf, Geschäftsprozess) kann man sich die internen Geschäftsprozesse eines Unternehmen vorstellen. Zu diesen Geschäftsprozessen gehören vor allem Arbeitsprozesse zwischen Mitarbeitenden und Management.
Digitalisierte Workflows vereinfachen es, einen guten Überblick über die Geschäftsprozesse zu behalten, für die Mitglieder des Team sowohl als auch die Manager. Mit dem Workflow Management System von TimeTrack können Manager ganz einfach ihren Mitarbeitenden bestimmte Regeln zuteilen und einen Überblick über die Aktivitäten behalten.
Sollten Sonderfälle auftreten, die schon in dem System angegeben sind, werden die Informationen sofort an den Admin des Teams versendet. Dementsprechend wissen die Manager Bescheid über die Aktionen der Mitarbeitenden und können diese auch mit Dokumenten weiterleiten.
Ein Workflow Management System besteht aus Arbeitsplanung und Ausführung. Der Arbeitsgeber stellt bestimmte Regeln fest, die automatische Aktionen vornehmen werden sobald die Regel ausgelöst wird. Somit sind die Regeln festgelegt, und der Flow der Arbeit muss nicht unterbrochen werden.
Die Aufgabe des Workflow Management Systems ist es, die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu digitalisieren und automatisieren, während sie weiterhin ihre Transparenz behalten.
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Alle wissen, wie zeitaufwändig es ist, den Mitarbeitenden einzeln eigenartige Rollen, Bereiche und/oder Bedingungen aufzuteilen. Man muss sich jeden Mitarbeitenden separat ansehen und die Konditionen dokumentieren. Es ist TimeTrack’s Mission, Unternehmen den Zeitaufwand bei Arbeitszeiterfassung, Projektmanagement und Personalplanung zu verringern, indem die ganzen Prozesse digitalisiert werden.
Die Funktion des Workflows ist sehr vielfältig. Sie können hunderte von verschiedene Regeln einsetzen, und diese verwalten.
Zum Beispiel können Sie automatisch einstellen, dass Mitarbeitende sich vor 08:00 nicht einstempeln können. Wenn sich Mitarbeitende vor 08:00 einstempeln, wird der Arbeitsanfang trotzdem ab 08:00 berechnet.
Nachdem eine Regel eingesetzt wird, werden alle Mitarbeitenden, die an dieser Regel beteiligt sind, automatisch benachrichtigt. Der Manager muss sich nicht jeden einzelnen Fall anschauen und die Mitarbeitenden in Sonderfällen benachrichtigen. TimeTrack Workflows macht das für sie.
Somit ersparen die Geschäftsführer ihre wertvolle Zeit und können diese in anderen Arbeitsabläufen investieren. Außerdem können die gesetzten Regel je nach Fall wiederholt werden. In der Basis muss eine Regel also nur einmal eingesetzt werden, und kann danach je nach Belieben wiederholt oder gestoppt werden.
Sie können zum Beispiel einstellen, dass Sie automatisch benachrichtigt werden, sobald ein Mitarbeiter wöchentlich mehr als 48 Stunden gearbeitet hat.
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Jedes Mal, wenn einer Ihrer Regeln ausgelöst wird, werden Sie benachrichtigt. Wenn Sie zum Beispiel eine Regel haben, die zeigt, dass sich Ihre Mitarbeitenden eingestempelt haben, werden Sie bei jedem Einstempeln eine Benachrichtigung erhalten.
Außerdem können Sie auch einstellen, dass Ihre Mitarbeitenden in bestimmten Fällen benachrichtigt werden.
Mit der Workflow Benachrichtigung wissen Sie Bescheid, was in Ihren internen Geschäftsprozessen passiert – und das sekundenschnell!
Sie können eine Regel einstellen, die dafür sorgt, dass Sie periodisch Berichte erhalten, die anzeigen, welche Regeln in einem bestimmten Zeitraum ausgelöst wurden.
Mit dieser Automatisierung haben Sie einen perfekten Überblick über die Geschehnisse des gewünschten Zeitraums, wie z.B. den letzten Monat.
Zum Beispiel können Sie eine Workflows Regel setzen, die ihnen am Ende des Monats Dokumente schickt, das Mitarbeiter anzeigt, die mehr als 10 Minusstunden haben. Diese Berichte können Sie als PDF herunterladen und an andere Behörden weiterleiten.
Was ist mit Workflow gemeint?
Ein Workflow, auch bekannt als Arbeitsablauf, bezeichnet die Sequenz von Schritten und Prozessen, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Ziel oder eine Aufgabe in einem geschäftlichen Kontext zu erreichen.
Wie funktioniert ein Workflow?
Bei einem Workflow werden Aufgaben und Prozesse in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt. Jeder Schritt im Workflow hat klar definierte Zuständigkeiten, Anforderungen und Zwischenergebnisse, die zum nächsten Schritt führen. Workflow-Management-Tools können dabei helfen, den Ablauf zu koordinieren und zu automatisieren.
Was versteht man unter Workflow Management?
Workflow-Management umfasst die Koordination, Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation.
Was ist Workflow Automatisierung?
Workflow-Automatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologie, um repetitive und manuelle Aufgaben in einem Workflow zu automatisieren. Durch die Automatisierung können Zeit und Ressourcen eingespart, Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert werden.
Was ist der größte Vorteil von Workflows?
Nachdem Sie Ihre internen Geschäftsprozesse einrichten, müssen Sie diese nicht mehr manuell verfolgen und können diese Zeit in andere Arbeitsabläufe investieren. Die Workflows wird diese Geschäftsprozesse automatisieren und Sie benachrichtigen, falls Ihre Regeln auftreten.
Welche Geschäftsprozesse kann ich mit TimeTrack Workflows automatisieren?
Sie können fast alle internen Geschäftsprozesse mit Workflows automatisieren. Zum Beispiel können Sie Ihre Mitarbeitenden an bestimmten Zeiten automatisch ein-und ausstempeln, Ihre Urlaubstage genehmigen, über Ihre Über- oder Minusstunden benachrichtigt werden, und vieles mehr.
Wie richte ich die Regeln in der Software ein?
Wir bieten unseren Kunden eine professionelle Einrichtung, die entweder von unserem IT- oder Salesteam durchgeführt wird.
Welche Lizenz brauche ich, um TimeTrack Workflows zu benutzen?
Die Premium und Gold Lizenzen erhalten das Workflows-Feature.
Wie kann ich einen Workflow erstellen?
Die Erstellung eines Workflows beginnt mit der Identifizierung der erforderlichen Schritte und Prozesse, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Workflow-Diagramme oder -Visualisierungen können dabei helfen, den Ablauf zu planen und zu dokumentieren.
