Schneller Check-in per QR-Code oder Besucher ID
Vollständig digitale Besuchererfassung & Workflows
Standortbasierte Sicherheitsregeln & Dokumentenzustimmung
Echtzeit-Übersicht aller anwesenden Personen (inkl. Notfallliste)
DSGVO-konforme Besucherverwaltung mit automatischer Anonymisierung
Mit der TimeTrack Besuchermanagement Software digitalisieren Unternehmen alle Abläufe rund um Besucher: von Einladung und Besucherregistrierung bis hin zu Check-in und Check-out. Sowohl spontane Besucher als auch vorab registrierte Gäste können sich direkt am Tablet, Desktop oder Smartphone erfassen. Die gesamte Besucherverwaltung erfolgt zentral, sicher und vollständig digital, inklusive transparenter Dokumentation aller Besuchszeiten.
Durch den integrierten Registrierungsprozess erhalten Besucher automatisch eine Einladung mit Registrierungslink. Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein persönlicher QR-Code sowie eine Besucher-ID für den schnellen Check-in bereitgestellt. Damit kein Check-out vergessen wird, kann dieser automatisch über einen Workflow zu einer definierten Uhrzeit erfolgen.
Erfasst werden alle relevanten Besucherdaten wie Name, Unternehmen, E-Mail und Telefonnummer, strukturiert und jederzeit abrufbar.
TimeTrack führt Besucher durch einen strukturierten, zweistufigen Prozess – von der Einladung bis zum Zutritt vor Ort.
So funktioniert der Check-in:
Spontanbesucher ohne Voranmeldung können sich direkt vor Ort am Terminal selbst registrieren.
Vorteile:
TimeTrack unterstützt mehrere physische Standorte, z. B. Hauptgebäude, Produktion oder Außenstellen. Für jeden Standort lassen sich individuelle Check-in-Terminals (Tablets, Kioske) registrieren und standortspezifische Dokumente hinterlegen.
Besucher müssen diese Dokumente beim Check-in am Terminal aktiv bestätigen, bevor der Zutritt freigegeben wird. So ist sichergestellt, dass Gäste standortrelevante Regeln kennen und akzeptiert haben.
Funktionen:
Im Notfall zählt jede Sekunde. Der Kontrollbericht (Control Report) in TimeTrack liefert auf Knopfdruck eine vollständige, exportierbare Liste aller Personen, die sich aktuell im Gebäude befinden (Mitarbeitende und Besucher zusammen in einer einzigen Übersicht).
Sicherheitsverantwortliche, Empfangsmitarbeiter und das Gebäudemanagement erhalten damit ein zuverlässiges Werkzeug für Evakuierungen, Brandschutz und Notfallprotokolle.
Vorteile:
TimeTrack automatisiert wichtige Besuchermanagement-Prozesse, vom automatischen Check-out am Tagesende bis zur datenschutzkonformen Anonymisierung.
Check-out-Workflow: Alle aktuell eingecheckten Besucher können mit einem Klick remote ausgecheckt werden, z. B. am Ende des Arbeitstages.
Anonymisierungs-Workflow: Nach einem konfigurierbaren Zeitraum (z. B. 30 Tage nach dem letzten Check-out) werden personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse und Firma automatisch aus den Besucherdatensätzen entfernt. So bleibt die DSGVO-Konformität dauerhaft gewährleistet – ohne manuellen Aufwand.
Vorteile:
TimeTrack ermöglicht den schnellen Import und Export großer Besuchergruppen per CSV/Excel und bietet ein klares Berechtigungssystem für maximale Datensicherheit und DSGVO-Konformität.
Import/Export:
Berechtigungen:
Datenschutz:
