Digitales Projektcontrolling
Projekte verfolgen und Effizienz steigern
Projektbasierte Zeiterfassung
Genaue Projektplanung
Projektfortschritte verfolgen
Soll/ Ist Vergleiche
Übersichtliche Projektberichte
Projektzeiterfassung: die Grundlage des Projektcontrolling
Um mit der Projektverfolgung beginnen zu können, müssen Sie zunächst Ihre Projektaufwände auf Kunden, Projekte oder Tätigkeiten buchen. Hierfür können Sie ganz einfach die Projekt-Stempeluhr nutzen. Diese können Sie mit einem Klick in der Web App oder direkt auf Ihrem Smartphone starten. So können Sie auch unterwegs Ihre Projektzeiten schnell und einfach erfassen. Zudem werden Ihnen immer jene Projekte und Tätigkeiten vorgeschlagen, an denen Sie zuletzt gearbeitet haben. So können Sie schneller dort fortsetzen, wo Sie zuletzt aufgehört haben.
Detaillierte Projektplanung für ein gutes Projektcontrolling
Jedes erfolgreiche Projekt benötigt einen Projektplan. Dieser bildet nämlich die Grundlage für die Projektdurchführung und die darauffolgende Projektverfolgung. Je nach Projekt, erstellen Sie einen groben oder genauen Projektplan. Bei einer groben Projektplanung legen Sie die Dauer und das Budget des Projekts fest. Anders ist es bei der genauen Projektplanung: hier planen Sie neben dem Budget und der Dauer, noch zusätzlich Aufgaben und Projektausgaben bzw. Kosten ein.
Projektfortschritte überblicken
Ist zu wenig oder zu viel Geld und/oder Zeit für das Projekt angefallen? Sobald der Projektplan festgelegt ist, aktiviert TimeTrack die Projektverfolgung und berechnet anhand der erfassten Projektzeiten, Ihre Projektfortschritte. Um die Fortschritte einzelner Tätigkeiten bzw. Aufgaben zu sehen, klicken Sie einfach auf das Projekt. Dasselbe machen Sie, um einzelne Zeiteinträge zu sehen. TimeTrack verwendet nämlich die sogenannte Top Down Methode, um einen maximalen Überblick zu garantieren.
Mithilfe der Soll/ Ist Vergleiche entdecken Sie welche Projekte effizient und welche ineffizient sind. Zudem verfolgen Sie laufend den Projektgewinn, sodass Sie im Auge behalten, ob zeiteffizient gearbeitet wird und ob zu Budgetüberschreitung kommt.
Projektberichte erstellen und Projektcontrolling verbessern
Um sicher zu gehen, dass die Projektdurchführung auch erfolgreich ist, sollten regelmäßig Projektauswertungen gemacht werden. Stellen Sie also Ihre Projektaufwände übersichtlich in Berichten dar. Um das Berichtswesen so flexibel wie möglich zu machen, gibt es viele verschiedene Filtermöglichkeiten und Suchoptionen. Sie können Berichte für Kunden, Tätigkeiten, Projektausgaben und Mitarbeiter erstellen. Sie müssen einfach einen Filter und ein Zeitintervall auswählen und voilà! Fertig ist der Bericht. Um Ihre Reports zu verfeinern, gibt es außerdem die Voll-Text-Suche.
Zudem können Sie Berichte ganz einfach als PDF exportieren oder in Excel speichern.
Projektfortschritte auswerten und Produktivität steigern
Wir helfen nicht nur bei der Projektplanung und beim Projektmanagement, sondern bieten auch übersichtliche Auswertungen und Berichte an, um Ressourcen zu überblicken, für maximale Transparenz zu sorgen und Ihre Produktivität zu erhöhen.
Besseres Projektcontrolling mit Projektzuweisungen
Damit der Überblick nicht verloren geht, können Sie jedem Projekt mehrere Mitarbeiter zuweisen. Damit stellen Sie sicher, dass nur die Kollegen Zugriff auf Projekt- und Kundendaten bekommen, die aktiv an diesem Projekt mitwirken. Damit schützen Sie zum einen sensible Kundendaten, andererseits passen Sie mit der Projektsichtbarkeit das Benutzerprofil aller Mitarbeiter ideal an, sodass Benutzer nur die Informationen sehen, die Sie benötigen und so alles die tägliche Arbeit übersichtlicher machen.
Einfaches Projektcontrolling mit Benutzerrechten
Sie können Mitarbeitern noch andere Benutzerrechte zuweisen, die projektunabhängig sind. So können Benutzer selbstständiger arbeiten und das System mit noch mehr Leichtigkeit bedienen. TimeTrack stellt über 50 Berechtigungen zur Verfügung, die an Benutzer zugewiesen werden können. Diese Berechtigungen beziehen sich entweder auf einzelne Funktionen so wie der automatische Pausenabzug, die manuelle Erfassung von Pausen, die Berechtigung ein neues Projekt anzulegen oder auf Rollen, die mit einem bestimmten Status kommen, wie der Admin, Teamleiter oder externer Mitarbeiter.
Erfahren Sie mehr über TimeTrack – Projektcontrolling
Projekte genau planen. Projektfortschritte verfolgen. Berichte erstellen. Ressourcen überblicken.
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Starten Sie die Projektdurchführung mit einem soliden Plan und Ihr Erfolg ergibt sich wie von alleine.
- Grundlage für ein gutes Projektcontrolling
- Projektbezogene Zeiterfassung
- Projektaufwände per Stempeluhr erfassen
- Projektaufwände auswerten
- Tätigkeiten und Ressourcen überblicken
- Viele verschiedene Filterfunktionen
- Einfacher Datenexport
- Projektaufwand schnell abrechnen
- Projektausgaben und Spesen abrechnen
- Währungsumrechner für Projektausgaben
- Rechnungslayout einfach anpassen
FAQ – Projektcontrolling
Hat jeder Benutzer Zugriff auf alle Projekte?
Kann aber muss nicht. Der Admin kann den Zugriff einzelner Benutzer einstellen. So wird reguliert welche Mitarbeiter bestimmte Projekte anschauen und bearbeiten dürfen.
Wie erkenne ich, dass ich mein Budget überschritten haben?
Keine Sorge, wir halten Sie immer am laufenden. Sie können unter dem Menüpunkt Projektverfolgung immer einen Blick auf den Grün – Roten Balken werfen. Dieser wird Ihnen immer mitteilen ob Ihr Projekt nach Plan läuft. TimeTrack zeigt Ihnen genau wie viel Zeit und Geld bereits in das Projekt gesteckt wurde.
Ich habe ein neues Projekt angelegt und nicht auf die Projektplanung zugreifen. Warum?
Wenn Sie ein neues Projekt anlegen, müssen Sie es zuerst speichern bevor Sie die Projektplanung und die Projektverfolgung aktivieren können. Sobald Sie das erledigt haben, können Sie ganz einfach wieder in das Projekt rein und mit der Planung beginnen!
Kann ich in im Projektplan auch einzelne Aufgaben planen?
Ja können Sie! Wir geben Ihnen die Möglichkeit jede einzelne Aufgabe in Ihrem Projekt zu planen. So können Sie nämlich bei der Verfolgung Ihrer Projektfortschritte genau sehen, welche Tätigkeiten gut laufen und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
Kann ich im Projektplan auch erwartete Ausgaben miteinbeziehen?
Ja können Sie! Das machen Sie ganz einfach in der Detailprojektplanung, dort wo Sie auch Ihre Aufgaben geplant haben.
Kann ich den Projektplan auch im Laufe der Projektdurchführung bearbeiten?
Ja, Sie können jederzeit auf Ihren Projektplan zurückkommen und seine Inhalte bearbeiten. Da die Aufwandsschätzung bei der Planung eines Projektes gerade am Anfang sehr schwierig sein kann, können Sie im Laufe der Projektdurchführung Ihren Plan anpassen.
Gibt es die Option Tätigkeiten festzulegen, damit Mitarbeiter nicht ihre eigenen Bezeichnungen verwenden?
Damit Ihre Projektberichte übersichtlich bleiben und Mitarbeiter nicht für die selbe Tätigkeit verschiedene Bezeichnungen benutzen, können Sie im Projektplanung einstellen, dass Benutzer nur aus vordefinierten Tätigkeiten bei der Zeiterfassung wählen können. Das bedeutet, dass keine neuen Tätigkeiten hinzugefügt werden können, die nicht im Projektplan festgelegt wurden.
