Automatischer Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit
Kontinuierliche Überwachung des Budgets & Kontingente
Voller Überblick über erbrachte Leistungen pro Projekt
Projektberichte erstellen – Export als PDF & Excel
Frühwarnsystem bei drohender Budgetüberschreitung
Projektcontrolling mit TimeTrack ist die richtige Lösung für Projektleiter, Agenturen und Dienstleister, die mehrere Projekte gleichzeitig steuern und dabei Budget, Zeiten und Ressourcen lückenlos im Blick behalten wollen. Die Software ersetzt manuelle Excel-Auswertungen durch automatische Echtzeit-Reports und macht Budgetüberschreitungen sichtbar, bevor sie passieren.
Um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können, benötigt es einen Plan. Definieren Sie Ihren individuellen Projektplan in TimeTrack!
Der Projektplan bildet die Grundlage für die Projektdurchführung und die darauffolgende Projektverfolgung. Je nach Projekt erstellen Sie einen groben oder genauen Projektplan.
Bei einer groben Projektplanung legen Sie die Dauer und das Budget des Projekts fest. Anders ist es bei der genauen Projektplanung: Hier planen Sie neben dem Budget und der Dauer noch zusätzlich Aufgaben und Projektausgaben bzw. Kosten ein.
TimeTrack merkt sich Ihren Projektplan und vergleicht alle zukünftig erfassten Projektzeiten mit dem Projektplan in einem Soll-Ist-Vergleich. Somit behalten Sie mit der Projektcontrolling Software stets den Überblick über die Zielerreichung.
Sparen Sie sich Zeit! – Mit der automatischen Projektverfolgung von TimeTrack. Die Software bereitet alle Informationen in Form eines Soll-Ist-Vergleichs für Sie auf.
Sobald der Projektplan festgelegt wurde, aktiviert TimeTrack die Projektverfolgung und berechnet anhand der erfassten Projektzeiten Ihre Projektfortschritte. Wurden das Budget oder der zeitliche Rahmen nicht eingehalten? TimeTrack informiert Sie mit dem Soll-Ist-Vergleich über den neuesten Stand Ihres Projekts.
Um die Fortschritte einzelner Tätigkeiten bzw. Aufgaben zu sehen, klicken Sie einfach auf das Projekt. Dasselbe machen Sie, um einzelne Zeiteinträge zu sehen. TimeTrack verwendet eine praktische Top Down Methode, um Ihnen maximalen Überblick zu garantieren.
Mithilfe der Soll-Ist-Vergleiche entdecken Sie, welche Projekte effizient und welche ineffizient sind. Zudem verfolgen Sie laufend den Projektgewinn, sodass Sie im Auge behalten, ob zeiteffizient gearbeitet wird und ob zu Budgetüberschreitung kommt. Besonders praktisch ist die Projektverfolgung beim Multi-Projektcontrolling, wo Sie Ihr Know-How bestens unterstützt.
TimeTrack wertet die Daten für Sie aus! Profitieren Sie von den automatisch erstellen Berichten und sparen Sie sich Zeit!
Um sicher zu gehen, dass die Projektdurchführung auch erfolgreich ist, sollten neben dem Soll-Ist-Vergleich regelmäßig Projektauswertungen gemacht werden. TimeTrack stellt Ihre Projektaufwände übersichtlich in Berichten dar.
Um das Berichtswesen so flexibel wie möglich zu machen, gibt es viele verschiedene Filtermöglichkeiten und Suchoptionen. Sie können Berichte für Kunden, Tätigkeiten, Projektausgaben und Mitarbeiter/innen erstellen. Sie müssen einfach einen Filter und ein Zeitintervall auswählen und voilà! Fertig ist der Bericht. Um Ihre Reports zu verfeinern, gibt es außerdem die Voll-Text-Suche.
Zudem können Sie Berichte ganz einfach als PDF exportieren oder in Excel speichern.
Behalten Sie Ihre Margen im Griff! Mit der intelligenten Budgetverwaltung steuern Sie Zeitkontingente proaktiv und sichern die Abrechenbarkeit Ihrer Projekte.
Für Dienstleister ist die präzise Überwachung von Zeitkontingenten der Schlüssel zu einem profitablen Projektcontrolling. Mit der integrierten Kontingentenverwaltung steuern Sie Budgets nicht nur auf Projektebene, sondern bei Bedarf auch auf einzelne Tätigkeiten oder Teammitglieder. Ein intelligentes Frühwarnsystem verhindert Budgetüberschreitungen: Sobald definierte Grenzwerte erreicht werden, beispielsweise 80 % des monatlichen Volumens, löst das System automatisierte Workflows oder Buchungssperren aus.
Zusätzlich können Projekte bereits beim Anlegen als nicht verrechenbar markiert werden. So fließen interne Aufwände nicht versehentlich in die Abrechnung ein – die Trennung zwischen internen und externen Projekten bleibt von Anfang an sauber.
Dank der Projektzuweisung der Projektcontrolling Software können Sie Kundeninformationen immer diskret aufbewahren.
Damit der Überblick nicht verloren geht, können Sie jedem Projekt mehrere Mitarbeiter/innen zuweisen. Damit stellen Sie sicher, dass nur die Kollegen bzw. Kolleginnen Zugriff auf Projekt- und Kundendaten bekommen, die aktiv an diesem Projekt mitwirken.
Sie schützen zum einen sensible Kundendaten, andererseits passen Sie mit der Projektsichtbarkeit das Benutzerprofil aller Mitarbeiter/innen ideal an. Benutzer/innen sehen nur die Informationen, die sie benötigen. Somit gestalten Sie die tägliche Arbeit übersichtlicher.
Steuern Sie gezielt, wer welche Projekte sieht und bearbeiten darf – für maximalen Datenschutz und klare Verantwortlichkeiten.
Nicht jede Projektzeit sollte ohne Prüfung direkt ins Controlling einfließen. Mit der mehrstufigen Genehmigung können Projektzeiten über mehrere Verantwortliche hinweg freigegeben werden, zum Beispiel erst durch den Teamleiter, dann durch den Projektverantwortlichen.
Das ist besonders relevant für Unternehmen mit komplexeren Prüfstrukturen, externe Mitarbeiter oder Projekte mit strikten Budgetvorgaben. Nur freigegebene Zeiten fließen in den Soll-Ist-Vergleich ein, so bleibt Ihr Projektcontrolling sauber und nachvollziehbar.
Personalisieren Sie das Projektcontrolling an Ihre Bedürfnisse und bestimmen Sie individuelle Benutzerrechte.
Sie können Mitarbeitern noch andere Benutzerrechte zuweisen, die projektunabhängig sind. So können Benutzer selbstständiger arbeiten und das System mit noch mehr Leichtigkeit bedienen.
TimeTrack stellt über 50 Berechtigungen zur Verfügung, die an Benutzer/innen zugewiesen werden können. Diese Berechtigungen beziehen sich entweder auf einzelne Funktionen so wie der automatische Pausenabzug, die manuelle Erfassung von Pausen oder die Berechtigung ein neues Projekt anzulegen. Andererseits können Sie auch Rollen, die mit einem bestimmten Status kommen, wie der Admin, Teamleiter oder externer Mitarbeiter, zuweisen.
Was umfasst das Projektcontrolling?
Das Projektcontrolling umfasst Aktivitäten zur Überwachung des Projektfortschritts, der Risiken und der Einhaltung von Zielen sowie Budgets. Es dient dazu, den Projektverlauf zu kontrollieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Wie kontrolliert man ein Projekt?
Ein Projekt wird anhand von Ist- und Soll-Zuständen überwacht, um sicherzustellen, dass es gemäß dem ursprünglichen Plan verläuft. Dies beinhaltet die Überprüfung, ob das Projekt den festgelegten Zielen entspricht und ob es den geplanten Zeit- und Budgetrahmen einhält.
Warum ist Projektcontrolling wichtig?
Projektcontrolling ist wichtig, um den Projekterfolg zu messen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Es trägt dazu bei, die Effizienz und Effektivität des Projekts sicherzustellen.
Was ist das Ziel von Controlling?
Das Hauptziel des Controllings ist sicherzustellen, dass die Unternehmens- und Projektziele erreicht werden. Es geht darum, die Leistung zu bewerten, Abweichungen zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zur Korrektur einzuleiten.
Wie funktioniert Projektcontrolling?
Das Projektcontrolling vergleicht den Soll- mit dem Ist-Zustand hinsichtlich Leistung, Kosten, Zeit und anderen Faktoren. Bei Abweichungen werden entsprechende Maßnahmen ergriffen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen und die gesteckten Ziele zu erreichen.
Was ist der Unterschied zwischen Projektcontrolling und Projektmanagement?
Projektmanagement umfasst die Planung, Durchführung und Steuerung aller Phasen und Aktivitäten eines Projekts sowie die Führung des Projektteams. Projektcontrolling konzentriert sich hauptsächlich auf die Überwachung und Steuerung von Projektzielen, Kosten, Zeitplänen und anderen Leistungsindikatoren, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
Was versteht man unter Projektsteuerung?
Die Projektsteuerung bezieht sich auf die Koordination und Lenkung aller Aktivitäten, Ressourcen und Prozesse, um sicherzustellen, dass das Projekt seine Ziele erreicht. Sie umfasst die Planung, Überwachung und Kontrolle aller Projektaktivitäten.
Hat jeder Benutzer Zugriff auf alle Projekte?
Kann aber muss nicht. Der Admin kann den Zugriff einzelner Benutzer einstellen. So wird reguliert welche Mitarbeiter bestimmte Projekte anschauen und bearbeiten dürfen.
Wie erkenne ich, dass ich mein Budget überschritten haben?
Keine Sorge, wir halten Sie immer am laufenden. Sie können unter dem Menüpunkt Projektverfolgung immer einen Blick auf den Grün – Roten Balken werfen. Dieser wird Ihnen immer mitteilen ob Ihr Projekt nach Plan läuft. TimeTrack zeigt Ihnen genau wie viel Zeit und Geld bereits in das Projekt gesteckt wurde.
Ich habe ein neues Projekt angelegt und nicht auf die Projektplanung zugreifen. Warum?
Wenn Sie ein neues Projekt anlegen, müssen Sie es zuerst speichern bevor Sie die Projektplanung und die Projektverfolgung aktivieren können. Sobald Sie das erledigt haben, können Sie ganz einfach wieder in das Projekt rein und mit der Planung beginnen!
Kann ich in im Projektplan auch einzelne Aufgaben planen?
Ja können Sie! Wir geben Ihnen die Möglichkeit jede einzelne Aufgabe in Ihrem Projekt zu planen. So können Sie nämlich bei der Verfolgung Ihrer Projektfortschritte genau sehen, welche Tätigkeiten gut laufen und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
Kann ich im Projektplan auch erwartete Ausgaben miteinbeziehen?
Ja können Sie! Das machen Sie ganz einfach in der Detailprojektplanung, dort wo Sie auch Ihre Aufgaben geplant haben.
Kann ich den Projektplan auch im Laufe der Projektdurchführung bearbeiten?
Ja, Sie können jederzeit auf Ihren Projektplan zurückkommen und seine Inhalte bearbeiten. Da die Aufwandsschätzung bei der Planung eines Projektes gerade am Anfang sehr schwierig sein kann, können Sie im Laufe der Projektdurchführung Ihren Plan anpassen.
Gibt es die Option Tätigkeiten festzulegen, damit Mitarbeiter nicht ihre eigenen Bezeichnungen verwenden?
Damit Ihre Projektberichte übersichtlich bleiben und Mitarbeiter nicht für die selbe Tätigkeit verschiedene Bezeichnungen benutzen, können Sie im Projektplanung einstellen, dass Benutzer nur aus vordefinierten Tätigkeiten bei der Zeiterfassung wählen können. Das bedeutet, dass keine neuen Tätigkeiten hinzugefügt werden können, die nicht im Projektplan festgelegt wurden.
