Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit – vollautomatisch
Frühwarnsystem – konfigurierbar ab z. B. 80 % Budget
Leistungsüberblick – pro Projekt, Tätigkeit und Mitarbeiter
Projektberichte auf Knopfdruck – Export als PDF oder Excel
Mehrstufige Genehmigung möglich
Zeitkontingente – auf mehreren Ebenen
TimeTrack Projektcontrolling gibt Projektleitern, Agenturen und Dienstleistern jederzeit einen vollständigen Überblick über Budget, Zeiten und Projektfortschritt – automatisch, ohne manuelle Auswertungen. Die Software eignet sich für Unternehmen im DACH-Raum, die mehrere Projekte gleichzeitig steuern und Budgetüberschreitungen frühzeitig erkennen wollen.
Vorteile
Soll-Ist-Vergleich
Budgets und Zeiten automatisch gegen den Plan gerechnet – vollautomatisch in Echtzeit.
Frühwarnsystem
Automatische Warnung bei konfigurierbarem Schwellenwert – bevor das Budget überschritten wird.
Mehrstufige Genehmigung
Zeiten intern prüfen und freigeben – nur genehmigte Einträge fließen ins Controlling.
Zeitkontingente steuern
Budgets auf Projekt-, Tätigkeits- oder Mitarbeiterebene verwalten – flexibel und granular.
Verrechenbar / nicht verrechenbar
Interne Aufwände fließen nie versehentlich in Kundenrechnungen – sauber getrennt von Anfang an.
Projektberichte auf Knopfdruck
Berichte nach Projekt, Tätigkeit oder Mitarbeiter filtern – Export als PDF oder Excel.
Um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können, benötigt es einen Plan. Definieren Sie Ihren individuellen Projektplan in TimeTrack!
Der Projektplan ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Projektcontrolling. Je nach Anforderung legen Sie in TimeTrack einen groben oder detaillierten Plan an.
Bei der Grobplanung definieren Sie Laufzeit und Gesamtbudget. Bei der Detailplanung kommen zusätzlich einzelne Aufgaben und erwartete Projektausgaben hinzu – für ein präziseres Controlling von Anfang an.
TimeTrack speichert Ihren Projektplan und vergleicht alle erfassten Projektzeiten automatisch mit dem Soll – ohne manuellen Eingriff. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Budget, Zeitrahmen und Zielerreichung. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, lässt sich der gesamte Aufwand direkt in die Projektabrechnung überführen.
Sparen Sie sich Zeit! – Mit der automatischen Projektverfolgung von TimeTrack. Die Software bereitet alle Informationen in Form eines Soll-Ist-Vergleichs für Sie auf.
Sobald der Projektplan festgelegt wurde, aktiviert TimeTrack die Projektverfolgung und berechnet anhand der erfassten Projektzeiten Ihre Projektfortschritte automatisch. Wurden Budget oder Zeitrahmen überschritten? TimeTrack informiert Sie sofort über den aktuellen Stand.
Um die Fortschritte einzelner Tätigkeiten oder Aufgaben zu sehen, klicken Sie einfach auf das Projekt. TimeTrack verwendet die Top-Down-Methode – vom Gesamtprojekt bis zum einzelnen Zeiteintrag behalten Sie jederzeit den Überblick.
Mithilfe der Soll-Ist-Vergleiche erkennen Sie, welche Projekte effizient laufen und wo Verbesserungspotenzial besteht. Sie verfolgen laufend den Projektgewinn und sehen auf einen Blick, ob zeiteffizient gearbeitet wird. Besonders beim Multi-Projektcontrolling zahlt sich das aus – alle laufenden Projekte im Griff, ohne manuellen Aufwand. Die Ergebnisse lassen sich jederzeit als Projektauswertung exportieren oder direkt in die Projektabrechnung überführen.
TimeTrack wertet die Daten für Sie aus! Profitieren Sie von den automatisch erstellen Berichten und sparen Sie sich Zeit!
Für eine lückenlose Projektdokumentation ergänzen Sie den Soll-Ist-Vergleich mit regelmäßigen Projektauswertungen. TimeTrack stellt alle Projektaufwände übersichtlich in Berichten dar – aufgeschlüsselt nach Kunden, Tätigkeiten, Projektausgaben und Mitarbeitern.
Wählen Sie einfach einen Filter und ein Zeitintervall: Der Bericht ist sofort fertig. Eine Volltextsuche erlaubt zusätzliche Verfeinerung, und alle Reports lassen sich per Knopfdruck als PDF exportieren oder in Excel speichern – revisionssicher und ohne Mehraufwand. Die Daten fließen direkt in das Berichtswesen ein und lassen sich nahtlos für die Projektabrechnung nutzen.
Behalten Sie Ihre Margen im Griff! Mit der intelligenten Budgetverwaltung steuern Sie Zeitkontingente proaktiv und sichern die Abrechenbarkeit Ihrer Projekte.
Für Dienstleister ist die präzise Überwachung von Zeitkontingenten der Schlüssel zu einem profitablen Projektcontrolling. Mit der integrierten Kontingentenverwaltung steuern Sie Budgets nicht nur auf Projektebene, sondern bei Bedarf auch auf einzelne Tätigkeiten oder Teammitglieder. Ein intelligentes Frühwarnsystem verhindert Budgetüberschreitungen: Sobald definierte Grenzwerte erreicht werden – beispielsweise 80 % des monatlichen Volumens – löst das System automatisierte Workflows oder Buchungssperren aus.
Zusätzlich können Projekte bereits beim Anlegen als nicht verrechenbar markiert werden. So fließen interne Aufwände nicht versehentlich in die Projektabrechnung ein – die Trennung zwischen internen und externen Projekten bleibt von Anfang an sauber. Die freigegebenen Zeiten lassen sich anschließend direkt im Berichtswesen auswerten.
Dank der Projektzuweisung der Projektcontrolling Software können Sie Kundeninformationen immer diskret aufbewahren.
Damit der Überblick nicht verloren geht, können Sie jedem Projekt mehrere Mitarbeiter/innen zuweisen. Damit stellen Sie sicher, dass nur die Kollegen bzw. Kolleginnen Zugriff auf Projekt- und Kundendaten bekommen, die aktiv an diesem Projekt mitwirken.
Sie schützen sensible Kundendaten und passen gleichzeitig mit der Projektsichtbarkeit das Benutzerprofil jedes Mitarbeiters ideal an. Jeder sieht nur die Informationen, die er benötigt, das reduziert Ablenkung und macht die tägliche Arbeit übersichtlicher. Die Zuweisung lässt sich flexibel mit den Benutzerrechten und der Personaleinsatzplanung kombinieren.
Steuern Sie gezielt, wer welche Projekte sieht und bearbeiten darf – für maximalen Datenschutz und klare Verantwortlichkeiten.
Nicht jede Projektzeit sollte ohne Prüfung direkt ins Controlling einfließen. Mit der mehrstufigen Genehmigung können Projektzeiten über mehrere Verantwortliche hinweg freigegeben werden – zum Beispiel erst durch den Teamleiter, dann durch den Projektverantwortlichen.
Das ist besonders relevant für Unternehmen mit komplexeren Prüfstrukturen, externen Mitarbeitern oder Projekten mit strikten Budgetvorgaben. Nur freigegebene Zeiten fließen in den Soll-Ist-Vergleich ein – so bleibt Ihr Projektcontrolling sauber und nachvollziehbar. Die freigegebenen Daten lassen sich anschließend direkt in die Projektauswertung oder Projektabrechnung überführen.
Personalisieren Sie das Projektcontrolling an Ihre Bedürfnisse und bestimmen Sie individuelle Benutzerrechte.
Neben projektbezogenen Zugriffsrechten können Sie Mitarbeitern weitere projektunabhängige Benutzerrechte zuweisen. So arbeiten Benutzer selbstständiger und bedienen das System effizienter.
TimeTrack stellt über 50 Berechtigungen zur Verfügung – von einzelnen Funktionen wie dem automatischen Pausenabzug oder der manuellen Pausenerfassung bis hin zur Berechtigung, neue Projekte anzulegen. Zusätzlich können Sie vordefinierte Rollen vergeben: Admin, Teamleiter oder externer Mitarbeiter – jede Rolle bringt einen klar definierten Berechtigungsstatus mit. Die Rechteverwaltung greift nahtlos mit der Projektzeiterfassung und dem Berichtswesen ineinander.
Was ist Projektcontrolling und wozu dient es?
Projektcontrolling bezeichnet die laufende Überwachung und Steuerung von Projekten hinsichtlich Zeit, Kosten und Zielerreichung. Es macht Abweichungen vom Plan frühzeitig sichtbar und ermöglicht gezielte Gegenmaßnahmen – bevor ein Projekt aus dem Ruder läuft.
Was umfasst das Projektcontrolling?
Das Projektcontrolling umfasst Aktivitäten zur Überwachung des Projektfortschritts, der Risiken und der Einhaltung von Zielen sowie Budgets. Es dient dazu, den Projektverlauf zu kontrollieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Wie kontrolliert man ein Projekt?
Ein Projekt wird anhand von Ist- und Soll-Zuständen überwacht, um sicherzustellen, dass es gemäß dem ursprünglichen Plan verläuft. Dies beinhaltet die Überprüfung, ob das Projekt den festgelegten Zielen entspricht und ob es den geplanten Zeit- und Budgetrahmen einhält.
Wie funktioniert der Soll-Ist-Vergleich in TimeTrack?
Sobald ein Projektplan mit Budget und Laufzeit angelegt ist, vergleicht TimeTrack alle erfassten Projektzeiten automatisch mit dem geplanten Soll. Das Ergebnis ist in Echtzeit als Fortschrittsbalken und Bericht sichtbar – ohne manuelle Berechnung.
Warum ist Projektcontrolling wichtig?
Projektcontrolling ist wichtig, um den Projekterfolg zu messen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Es trägt dazu bei, die Effizienz und Effektivität des Projekts sicherzustellen.
Wie funktioniert Projektcontrolling?
Das Projektcontrolling vergleicht den Soll- mit dem Ist-Zustand hinsichtlich Leistung, Kosten, Zeit und anderen Faktoren. Bei Abweichungen werden entsprechende Maßnahmen ergriffen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen und die gesteckten Ziele zu erreichen.
Was ist der Unterschied zwischen Projektcontrolling und Projektmanagement?
Projektmanagement umfasst die gesamte Planung, Steuerung und Führung eines Projekts von Anfang bis Ende. Projektcontrolling ist ein Teilbereich davon: Es konzentriert sich gezielt auf die Messung und Überwachung von KPIs wie Budget, Zeitaufwand und Fortschritt – und liefert die Datenbasis für Managemententscheidungen.
Was versteht man unter Projektsteuerung?
Die Projektsteuerung bezieht sich auf die Koordination und Lenkung aller Aktivitäten, Ressourcen und Prozesse, um sicherzustellen, dass das Projekt seine Ziele erreicht. Sie umfasst die Planung, Überwachung und Kontrolle aller Projektaktivitäten.
Hat jeder Benutzer Zugriff auf alle Projekte?
Kann aber muss nicht. Der Admin kann den Zugriff einzelner Benutzer einstellen. So wird reguliert welche Mitarbeiter bestimmte Projekte anschauen und bearbeiten dürfen.
Wie erkenne ich, dass ich mein Budget überschritten haben?
Keine Sorge, wir halten Sie immer am laufenden. Sie können unter dem Menüpunkt Projektverfolgung immer einen Blick auf den Grün – Roten Balken werfen. Dieser wird Ihnen immer mitteilen ob Ihr Projekt nach Plan läuft. TimeTrack zeigt Ihnen genau wie viel Zeit und Geld bereits in das Projekt gesteckt wurde.
Ich habe ein neues Projekt angelegt und nicht auf die Projektplanung zugreifen. Warum?
Wenn Sie ein neues Projekt anlegen, müssen Sie es zuerst speichern bevor Sie die Projektplanung und die Projektverfolgung aktivieren können. Sobald Sie das erledigt haben, können Sie ganz einfach wieder in das Projekt rein und mit der Planung beginnen!
Kann ich in im Projektplan auch einzelne Aufgaben planen?
Ja können Sie! Wir geben Ihnen die Möglichkeit jede einzelne Aufgabe in Ihrem Projekt zu planen. So können Sie nämlich bei der Verfolgung Ihrer Projektfortschritte genau sehen, welche Tätigkeiten gut laufen und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
Kann ich im Projektplan auch erwartete Ausgaben miteinbeziehen?
Ja können Sie! Das machen Sie ganz einfach in der Detailprojektplanung, dort wo Sie auch Ihre Aufgaben geplant haben.
Kann ich den Projektplan auch im Laufe der Projektdurchführung bearbeiten?
Ja, Sie können jederzeit auf Ihren Projektplan zurückkommen und seine Inhalte bearbeiten. Da die Aufwandsschätzung bei der Planung eines Projektes gerade am Anfang sehr schwierig sein kann, können Sie im Laufe der Projektdurchführung Ihren Plan anpassen.
Gibt es die Option Tätigkeiten festzulegen, damit Mitarbeiter nicht ihre eigenen Bezeichnungen verwenden?
Damit Ihre Projektberichte übersichtlich bleiben und Mitarbeiter nicht für die selbe Tätigkeit verschiedene Bezeichnungen benutzen, können Sie im Projektplanung einstellen, dass Benutzer nur aus vordefinierten Tätigkeiten bei der Zeiterfassung wählen können. Das bedeutet, dass keine neuen Tätigkeiten hinzugefügt werden können, die nicht im Projektplan festgelegt wurden.
