Ein Klick und die Zeit läuft
Arbeitgeber verlieren schnell den Überblick über die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter. Wenn das passiert wird es Zeit sich von den Excel Tabellen zu verabschieden und eine Alternative zu implementieren, um alle Präsenzzeiten effizient zu erfassen. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie das wirklich brauchen? Die meisten Unternehmen hatten den selben Gedankengang. Allerdings ist mittlerweile in der DACH-Region die Aufzeichnung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern gesetzlich verpflichtend. Diese gesetzliche Regelung ist aber nicht der einzige Grund eine Software für Ihre Arbeitszeiterfassung in Erwägung zu ziehen. Zeiterfassung kann die Produktivität Ihres Unternehmens um einiges zu verbessern. Haben Sie schon einmal vom Sprichwort: Man kann das was man nicht misst, nicht managen? Scrollen Sie weiter um mehr zu erfahren.
Mit Hilfe des Arbeitszeitmodelles speichern Sie alle Dienstverhältnisse, um den genauen Überblick über die gesetzliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu behalten. So funktioniert es: Jedes Arbeitszeitmodell beginnt mit dem Datum, an dem der neue Mitarbeiter dem Unternehmen beigetreten ist. Danach tragen Sie alle Soll-Stunden der Mitarbeiter manuell ein. Wenn mehrere Mitarbeiter dasselbe Dienstverhältnis im Unternehmen haben, können Sie auch gleich eine Vorlage erstellen, die Sie neuen Mitarbeitern nur mehr zuweisen müssen.
Was machen Sie wenn Mitarbeiter sich dafür entscheiden ihr Dienstverhältnis im Laufe des Jahres zu ändern? Auch dafür haben wir eine Lösung. Das beste an unserem Arbeitszeitmodell ist, dass es sehr flexibel ist. Sie können für diese Mitarbeiter ganz einfach ein neues Arbeitszeitmodell erstellen. Wenn jemand also unterschiedliche Arbeitszeitmodelle in einem Urlaubsjahr hat, berechnet TimeTrack einfach den Urlaubsanspruch abhängig vom aktuellsten Arbeitszeitmodell. So hat weiß jeder Mitarbeiter ganz genau wie viele Urlaubstage er oder sie noch offen hat.
Sie können außerdem in jedem Arbeitszeitmodell Zuschläge anlegen, wenn Mitarbeiter an Feiertagen oder am Wochenende arbeiten.
In der DACH-Region sind Unternehmen dazu verpflichtet die Arbeitszeit ihrer Angestellten aufzuzeichnen und zu verfolgen. Mit TimeTrack erfassen Sie ganz einfach die Präsenzzeiten Ihres Teams, indem jeder beim Kommen und Gehen auf seinem Smartphone oder Laptop ein- und ausstempelt. So behalten nicht nur Sie den perfekten Überblick über die gesetzliche Arbeitszeit, sondern auch alle Mitarbeiter. In der Web App zeigt die integrierte Stempeluhr im Menü sogar wie lange Sie heute schon in der Arbeit waren und wie viele Stunden noch bis zu Feierabend offen stehen. Einfach und übersichtlich – So wie Zeiterfassung sein soll.
Die meisten Unternehmen finden, dass Zeiterfassung ein mühsamer Aufwand ist. Viele sind der Meinung, dass es nichts bringt da mindestens die Hälfte aller Mitarbeiter jedes Mal vergisst die tägliche Arbeitszeit ins System einzutragen. Da könnte man genauso gut bei den Excel Tabellen bleiben. Diese Firmen haben noch nicht die Beste Lösung gefunden. Wir möchten Ihrer Suche ein Ende setzen und bieten eine intelligente Stempeluhr an, die das Kommen und Gehen aller Angestellten mit nur einem Klick vermerkt. Es ist schnell und unkompliziert – die Mobile App ermöglicht Echtzeiterfassung auch unterwegs. Sie müssen nicht einmal Online sein. TimeTrack bietet auch Offline Arbeitszeiterfassung an. Einfach Smartphone raus, Timer starten und der Arbeitstag kann beginnen.
Viele Unternehmen haben mehrere Standorte und müssen Angestellte auf Geschäftsreise schicken. Andere Arbeitnehmer müssen wegen Kunden und Meetings ständig unterwegs sein. Das sollte Ihr Unternehmen nicht daran hindern Arbeitsstunden zu erfassen. Aus diesem Grund hat TimeTrack eine minutengenaue Zeiterfassung entwickelt, die es jedem ermöglicht den Standort zu vermerken, wenn man seine Arbeitszeiten einträgt. So behält man den genauen Überblick wo man beim Kunden im Inland oder Ausland war. Und das Beste an der ganzen Sache ist, dass die Zeiterfassung wirklich nur wenige Sekunden dauert, damit sich jeder auf seine Arbeit konzentrieren kann.
Arbeitnehmer wollen wissen wie viel sie diesen Monat gearbeitet haben und wie groß die Zahl der Überstunden ist. Aus diesem Grund verwenden die meisten Unternehmen Stundenzettel. TimeTrack bietet Ihnen Monats- und Jahresberichte an, die Sie als Stundennachweis verwenden können. Jeder Benutzer kann seine Soll-Ist Stunden des aktuellen Monats auf einem Bildschirm sehen. So überblicken Angestellte schnell wie hoch ihre Überstunden sind.
Sie erinnern sich nicht mehr daran, wann Sie abwesend waren? Kein Problem. TimeTrack berücksichtigt alle Abwesenheiten und vermerkt sie im Stundenzettel. Egal ob Krankenstand oder Zeitausgleich – Sie wissen warum Sie an einem Tag nicht da waren. Unsere Stundenzettel garantieren den idealen Überblick. Wir achten auf die Präsenzzeiten und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter und Sie konzentrieren sich auf Ihre Arbeit.
Regelmäßige Pausen sind wichtig. Deswegen legen wir genauso viel Wert darauf wie auf die Aufzeichnung Ihrer Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Laut den gesetzlichen Regelungen in Deutschland ist ein Arbeitnehmer dazu verpflichtet nach 6 Stunden Arbeitszeit 30 Minuten Pause in Anspruch zu nehmen. Aus diesem Grund haben wir Pausen- und Arbeitszeitregelungen angelegt, um Ihr Team dazu zu motivieren regelmäßig Pausen zu machen. Fügen Sie die Pausenregelung direkt ins Arbeitszeitmodell hinzu und wir kümmern uns um den Rest. Wir benachrichtigen Sie, wenn jemand seine Pausen nicht richtig einhält. So stellen Sie sicher, dass Angestellte ausgeruht sind und steigern nicht nur das Wohlergehen sondern auch die Effizienz Ihres Teams.
Exportieren Sie die Daten als PDF Datei oder als CSV/Excel. So können Angestellte ihre Stundenzettel auf ihrem Desktop speichern und Sie können unsere Berichte bei Meetings mit Kunden in die Präsentation miteinbeziehen. Die exportierten Daten können außerdem als CSV ganz einfach für die Weiterverarbeitung in ein Drittsystem verwendet werden wie zum Beispiel für die Buchhaltung oder Lohnverrechnung.
Arbeitgeber sollten mit den Abwesenheiten der Angestellten mithalten können, um ihre Ressourcen richtig planen zu können. Aus diesem Grund können Arbeitnehmer ihren Urlaub direkt im System beantragen. Hierfür müssen sie einfach eine neue Abwesenheit erstellen und einen Zeitraum wählen. TimeTrack schickt den Antrag automatisch an den zuständigen Benutzer und wartet auf seine Bestätigung bzw. Genehmigung. Sobald der Urlaub genehmigt wurde, ist Ihre Abwesenheit vermerkt und als Kalender Eintrag (iCal) gespeichert. So weiß jeder im Team wann wer abwesend ist.
Einfach und schnell, wie es sich gehört. Jetzt wo der Urlaub bestätigt ist, wollen Sie wissen wie viele Urlaubstage noch offen sind? Ein Kinderspiel. Sie finden Ihren Urlaubsanspruch unter Ihrer Urlaubsübersicht direkt in der Web App.
Das Urlaubsjahr beginnt an dem Tag, an dem der Arbeitnehmer dem Unternehmen beigetreten ist. Das Kalenderjahr beginnt am Anfang des Jahres. In TimeTrack erhalten Sie Ihren Urlaubsanspruch pro Urlaubs- und Kalenderjahr. TimeTrack berechnet die freien Tage aliquot. Jeder Benutzer kann dadurch sehen wie viele Urlaubstage bis heute verbraucht wurden und wie viele noch offen stehen. Wenn ein Arbeitnehmer nicht alle Urlaubstage beansprucht hat, kann er sie ins nächste Jahr mitnehmen. Nur berechtigte Benutzer dürfen Urlaubsüberträge manuell ins System eintragen. Sobald man die Berechtigung zur Bearbeitung bekommt, kann man selbst Änderungen bzw. Korrekturen vornehmen und sogar zusätzliche Urlaubstage eintragen wenn man zum Beispiel einen zusätzlichen Urlaubstag als Bonus bekommt.
Jedes Unternehmen braucht einen Urlaubskalender, um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wer diese Woche da ist und wer nicht. Es gibt nichts schlimmeres als zu erfahren, dass jemand auf Urlaub ist, den man gerade dringend für ein Projekt braucht. Das kann man ganz einfach verhindern indem man einen zentralen Kalender hat, der einem alle Abwesenheiten auf einmal zeigt. Unsere Software macht das möglich. TimeTrack gibt ihnen eine Übersicht über jeden Urlaub. So können Teams ihre Aktivitäten und Aufgaben frühzeitig planen und einteilen. Ein einfacher Kalender kann Projekte retten.
Sie können jedem Arbeitnehmer spezifische Berechtigungen zuweisen. Sie können entscheiden welche Benutzer die Abwesenheiten von anderen Mitarbeitern genehmigen oder bearbeiten können. Diese Funktion eignet sich beispielsweise gut für Teamleiter. So kann neben dem Admin, auch der Teamleiter Abwesenheiten bzw. Urlaubsanträge genehmigen. Dasselbe gilt für die Bearbeitung von Präsenzzeiten. Nicht jeder Benutzer kann Pausen bearbeiten oder nachträglich seine täglichen Arbeitszeiten bearbeiten. Sämtliche Benutzerrechte werden direkt im Benutzerprofil eingestellt.
Feiertage müssen bei der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung berücksichtigt werden. Genauso wie bei Überstunden, wird die gesetzliche Arbeitszeit an Feiertagen anders als gewöhnlich verrechnet. Keine Sorge TimeTrack erledigt das für Sie. Sie brauch nur Ihren Sitz und den Feiertagsplan, der zu dem Bundesland passt auswählen. Anschließend müssen Sie nur mehr den Feiertagsplan jeden Benutzer zuweisen. Es kann nämlich sein, dass manche Arbeitnehmer an einem anderen Standort arbeiten, wo andere Feiertage gelten. Indem Sie spezifische Feiertagspläne für Arbeitnehmer haben, können Sie die Arbeitszeit viel genauer erfassen.
Feiertage werden bei der Berechnung von Urlaubstagen berücksichtigt. Arbeitgeber können jederzeit neue Feiertage hinzufügen. In den meisten Unternehmen gibt es einen Firmentag. Diesen freien Tag kann man ganz einfach in den Kalender einfügen, indem man manuell den Feiertagsplan bearbeitet. Sobald der Feiertag eingetragen wurde, steht dieser im Kalender von jedem Arbeitnehmer.
In dem Modul Arbeitszeiterfassung können Sie Abwesenheitstypen anlegen und bearbeiten. Typische Abwesenheiten sind Urlaub, Krankenstand, Mutterschaftsurlaub oder Zeitausgleich. Sie können allerdings jederzeit zusätzliche Abwesenheitstypen eintragen. Wir geben Ihnen die Option jede Abwesenheit als regulären Urlaubstag zu zählen. In diesem Fall wird die Abwesenheit der Arbeitnehmer vom regulären Jahresurlaubsanspruch abgezogen wird. Wenn die Abwesenheit als Stundenabbau zählen soll, beanspruchen Arbeitnehmer einen Zeitausgleich. Das bedeutet, dass sie Überstunden begleichen, indem Sie sich an einem oder mehreren Tagen frei nehmen. Sobald alle Abwesenheitstypen gespeichert wurden, kann jeder Benutzer aus den Abwesenheitstypen frei wählen, wenn sie einen Urlaubsantrag stellen oder sonstige Abwesenheiten ankündigen.
TimeTrack erledigt die gesetzliche Arbeitszeiterfassung für Arbeitnehmer, damit sie einen besseren Überblick über ihre Präsenzzeiten haben. Jeder Angestellte kann sich frei aussuchen wie er seine Arbeitszeit am liebsten verfolgen möchte: über den Computer oder direkt am Smartphone.
Sobald alle Arbeitszeiten eingetragen wurden, fügt TimeTrack sie in den Stundenzettel von jedem Arbeitnehmer ein. So kann jede Person sehen wie viel sie dieses Jahr bereits gearbeitet hat. Das ist der perfekte Weg um auch seine Überstunden im Auge zu behalten.
Desweiteren hilft der integrierte Urlaubs- und Abwesenheitskalender die Abwesenheiten von Kollegen zu verfolgen. So weiß man jederzeit Bescheid, wo sich manche Mitarbeiter befinden. Am besten nutzen Sie diese Funktion, um die Ressourcen Ihres Unternehmens besser zu planen und einzuteilen.
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Ivana Spiridonovic2019-12-30 10:08:112020-01-09 08:36:36Warum Stundenzettel nicht so schlimm sind, wie alle sagenAm besten kontaktieren Sie den Admin. Er hat nämlich die Berechtigung diese Funktion zu aktiveren. Die Aktivierung verläuft nämlich über die Einstellungen zur Pausenregelung, die dem Arbeitszeitmodell des Benutzers beigefügt wird.
Ja. An dieser Stelle möchten wir Sie darauf hinweisen, dass im Modul Arbeitszeiterfassung nur die gesetzlichen Arbeitszeiten der Arbeitnehmer erfasst wird. Wenn Sie die Zeit, die Sie in der Arbeit auf von ihnen definierte Aufgaben, Projekten oder sogar Kunden buchen wollen, müssen Sie auf das Modul Projektzeiterfassung wechseln.
Prinzipiell können Sie beides ganz einfach in Ihrem Stundenzettel sehen. Wenn Sie keine Zuschläge sehen, wurden sie wahrscheinlich nicht in ihrem Arbeitszeitmodell hinzugefügt. Hierfür wenden Sie sich am besten an den Admin. Dort können Sie manuell die Höhe der Zuschläge definieren. Die meisten Unternehmen wählen zwischen 25%, 50%, 75% und 100% aus.
Der Arbeitgeber bzw. Admin bestimmt die Arbeitszeitregelung gleichzeitig mit der Pausenregelung in den Einstellungen. Im Anschluss kann man jedem Benutzer diese Regelung zuweisen, damit keiner die Arbeitsgrenze überschreitet.
In den Stundenzetteln, gleich unter ihrer Arbeitszeit. Wenn jemand seine Pause nicht eingehalten hat, sieht man neben der Arbeitszeit ein Achtung Symbol, das darauf aufmerksam macht.
Ja. Sie können sämtliche Abwesenheitstypen definieren, um zu unterscheiden ob ein Angestellter auf Urlaub, Krankenstand oder Zeitausgleich ist. Sobald jemand eine Abwesenheit im System einträgt, bekommt der Admin eine Benachrichtigung, dass der Urlaub genehmigt werden muss. Sobald dieser akzeptiert wurde, wird die Abwesenheit automatisch im Urlaubs- oder Abwesenheitskalendar vermerkt, sodass jeder auf die Information Zugriff hat.
Die häufigsten sind Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich und Mutterschaftsurlaub. Sie können allerdings weitere manuell hinzufügen, wenn nötig.
Der Grund dafür ist, dass Urlaubsüberträge manuell eingetragen werden. Dies können Sie nur machen wenn Sie die Benutzeberechtigung dafür haben. Sollte das nicht der Fall sind, wenden Sie sich am besten an den Admin. Er wird das für Sie ändern können.
Der wesentliche Unterschied ist, dass ein Benutzer im Urlaubskalender nur den Urlaub seiner Kollegen sehen kann. Im Abwesenheitskalender sieht man auch wenn jemand auf Krankenstand oder auf Zeitausgleich ist.