Abwesenheitsverwaltung Software
Digitaler Genehmigungsworkflow mit Stellvertreter
eAU-Abruf vollautomatisch
Jeder Abwesenheitstyp nach Ihren Regeln
Abwesenheiten in Outlook/Google Kalender synchronisiert
HR-Berichte auf Knopfdruck
Über 2.500 Unternehmen vertrauen TimeTrack
Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Homeoffice und Zeitausgleich – alles in einem System.
TimeTrack ersetzt Excel-Listen und E-Mail-Ketten durch einen vollautomatisierten Prozess: Anträge stellen, genehmigen, dokumentieren.
Als Teil der gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung haben Sie alle Abwesenheiten Ihres Teams jederzeit im Griff.
Abwesenheitsverwaltung ohne Excel & E-Mail-Ketten
Urlaubsanträge per E-Mail, Krankmeldungen auf Papier, Homeoffice in einer Excel-Tabelle die niemand pflegt. In mittelständischen Unternehmen summiert sich das auf mehrere Stunden HR-Aufwand pro Woche. Dazu kommen Planungsfehler: Wenn der Dienstplan nicht weiß wer krank ist, entstehen teure Lücken.
TimeTrack löst das vollständig: Ein zentrales System für alle Abwesenheitstypen, mit automatischem Genehmigungsworkflow, gesetzeskonformer eAU-Abfrage und Echtzeit-Sync in die Kalender aller Beteiligten.
Abwesenheitstypen frei konfigurieren
Kein Unternehmen ist gleich. Deshalb sind alle Abwesenheitstypen in TimeTrack vollständig konfigurierbar: eigenes Kürzel, eigene Farbe im Kalender, eigene Regel ob ein Tag vom Jahresurlaubsanspruch abgezogen wird oder als Stundenabbau gilt. Jede Abwesenheit wird direkt im System eingetragen. Nach Definition von Zeitraum und Abwesenheitstyp muss die Abwesenheit nur mehr von einem berechtigten User genehmigt werden. Der Antrag wird direkt an den zuständigen Mitarbeitenden gesendet. Sobald der Urlaub bestätigt wurde, ist die Abwesenheit vermerkt und im Kalender (iCal) gespeichert.
Homeoffice muss nicht jedes Mal manuell genehmigt werden. Aktivieren Sie die automatische Genehmigung für diesen Typ, und der Eintrag ist sofort bestätigt. Urlaub und Krankenstand laufen weiterhin durch den regulären Freigabeprozess. Welche Abwesenheitstypen welche Mitarbeitendengruppe überhaupt beantragen kann, steuern Sie pro Arbeitszeitmodell.
Mehrstufige Genehmigungen mit Stellvertreter-Regelung
Ein Urlaubsantrag der zwei Wochen unbeantwortet in der Inbox liegt; das kennt jede HR-Abteilung. TimeTrack verhindert das: Anträge werden automatisch an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet. Ist dieser abwesend, übernimmt der hinterlegte Stellvertreter. Einstufig oder mehrstufig – der Prozess läuft durch, ohne Nachfragen.
Wird ein Antrag abgelehnt, sehen Mitarbeitende sofort warum: TimeTrack gibt automatisch einen Genehmigungsgrund an, etwa „Maximale Teamabwesenheit erreicht“ oder „Urlaubssperre aktiv“. Keine Rückfragen, keine Frustration.
Vollautomatisierte eAU-Abfrage
Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, Krankmeldungen elektronisch bei der Krankenkasse abzurufen. Was früher Papierzettel und manuelle Erfassung bedeutete, erledigt TimeTrack vollautomatisch: Der eAU-Abruf wird direkt aus der Software angestoßen, das Ergebnis erscheint automatisch im Abwesenheitskalender , ohne einen manuellen Schritt.
Privatversicherte Mitarbeitende lassen sich individuell vom eAU-Prozess ausschließen. Meldet sich jemand erst nach ein paar Arbeitsstunden krank, füllt TimeTrack die verbleibende Soll-Zeit des Tages automatisch auf. Der Stundenzettel bleibt korrekt, ohne dass HR eingreifen muss.
Abwesenheitskalender mit Outlook/Google Kalender Sync
Der Abwesenheitskalender von TimeTrack ermöglicht eine schnelle Abwesenheitsübersicht über den Urlaub all Ihrer Mitarbeitenden. In der Kalenderansicht können Sie die Abwesenheiten des ganzen Jahres überblicken und somit sofort auf überlappende Urlaubsplanung aufmerksam werden. Jede Abwesenheit wird in einer anderen Farbe angezeigt, sodass Sie die Art der Abwesenheit leicht erkennen können.
Abwesenheiten im Dienstplan sichtbar
Wer plant schon gerne eine Schicht, und merkt erst am nächsten Tag dass die eingeplante Person krank ist? In TimeTrack erscheinen genehmigte Abwesenheiten direkt im Dienstplan als Markierung. Offene Lücken sind sofort sichtbar, bevor sie zum Problem werden.
Für Schichtbetriebe mit Nacht- oder Wochenendszuschlägen lässt sich außerdem pro Abwesenheitstyp steuern, ob die Ist-Stunden aus dem Sollstunden-Modell oder dem konkreten Dienstplan berechnet werden. Zuschläge bleiben damit auch bei Abwesenheiten korrekt.
Abwesenheitsberichte für HR & Teamleiter
Der Abwesenheitsbericht bietet eine klare Analyse sowohl für Mitarbeiter als auch für den HR Manager. Die von Ihnen erstellten Abwesenheitstypen sind in Form von Abkürzungen sichtbar, um Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Laden Sie Ihren Abwesenheitsbericht als CSV oder Excel herunter zur weiteren Auswertung.
Teamleiter sehen auf einen Blick den Resturlaub, verbrauchte Krankenstandstage und offene Zeitausgleiche aller Mitarbeitenden – ohne HR anfragen zu müssen.
Was sich ändert – mit und ohne TimeTrack
| Aufgabe | Ohne TimeTrack | Mit TimeTrack |
|---|---|---|
| Urlaubsantrag stellen | E-Mail an Vorgesetzte, kein Überblick über Status | Direkt im System, automatische Weiterleitung & Benachrichtigung |
| Genehmigungsprozess | E-Mail-Kette, bleibt stecken wenn Vorgesetzter fehlt | Mehrstufig, Stellvertreter, automatischer Ablehnungsgrund |
| Homeoffice dokumentieren | Vertrauensbasis, keine revisionssichere Erfassung | Abwesenheitstyp mit automatischer Genehmigung |
| Krankmeldung (eAU) | Papiernachweis einfordern, manuell erfassen | Automatischer Abruf aus der Krankenkasse |
| Abwesenheitsüberblick | Excel-Tabelle, veraltet, keine Echtzeit-Daten | Zentraler Kalender mit Outlook & Google Sync |
| Urlaubssaldo berechnen | Manuell, fehleranfällig, Rückfragen bei HR | Echtzeit, automatisch nach Arbeitszeitmodell |
| Dienstplanung bei Abwesenheit | Separate Tools, Lücken werden übersehen | Abwesenheiten direkt im Dienstplan sichtbar |
| Abwesenheitsbericht für HR | Manuell zusammenstellen, ~2 Std./Monat | Automatisch generiert, Export auf Knopfdruck |
FAQ
Was ist Abwesenheitsverwaltung?
Abwesenheitsverwaltung bezeichnet die systematische Erfassung, Genehmigung und Auswertung aller Abwesenheiten von Mitarbeitenden: Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich, Homeoffice, Sonderurlaub und mehr. Ziel ist Transparenz für HR, Planungssicherheit für Teamleiter und Rechtssicherheit für das Unternehmen. Digitale Abwesenheitsverwaltung ersetzt manuelle Excel-Listen durch automatisierte Prozesse mit Genehmigungsworkflow, Kalenderintegration und direkter Anbindung an die Lohnabrechnung.
Wie viele Urlaubstage stehen Mitarbeitenden in Deutschland gesetzlich zu?
In Deutschland haben Arbeitnehmende bei einer 5-Tage-Woche einen gesetzlichen Mindestanspruch auf 20 Urlaubstage pro Jahr, geregelt im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Viele Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen sehen höhere Ansprüche vor. TimeTrack hinterlegt den individuellen Urlaubsanspruch pro Mitarbeitenden und berechnet Resturlaub sowie Jahresübertrag automatisch.
Wie funktioniert die automatische eAU-Abfrage in TimeTrack?
Arbeitgeber in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, Krankmeldungen digital bei der gesetzlichen Krankenkasse abzurufen. TimeTrack übernimmt das vollautomatisch: Der Abruf wird direkt aus der Software angestoßen, das Ergebnis erscheint automatisch im Abwesenheitskalender. Privatversicherte Mitarbeitende können individuell von der eAU-Abfrage ausgeschlossen werden.
Was passiert wenn der Genehmiger selbst im Urlaub ist?
Für jede Genehmigungsstufe lässt sich in TimeTrack ein Stellvertreter hinterlegen. Ist der primäre Genehmiger abwesend, übernimmt der Stellvertreter automatisch; der Antrag bleibt nicht liegen. Mehrstufige Genehmigungsprozesse mit beliebig vielen Ebenen sind vollständig konfigurierbar.
Kann Abwesenheitsverwaltung in DATEV oder Personio integriert werden?
TimeTrack übergibt Abwesenheitsdaten automatisch an DATEV, Personio (Preferred Partner) und BMD NTCS. Genehmigte Abwesenheiten fließen direkt in die Lohnabrechnung ein. Über die offene API sind weitere Anbindungen realisierbar.