Online Projektzeiterfassung
Arbeitszeit direkt auf Projekte buchen
Soll-Ist-Vergleich für Budget und Stunden
Erfassung per App, Web oder Terminal
Präzise Projektabrechnung in Echtzeit
Export als Excel, PDF, CSV oder per API
Über 2.500 zufriedene Unternehmen in DACH-Raum
Projektzeiterfassung heißt, Arbeitszeit direkt einzelnen Projekten, Kunden und Tätigkeiten zuzuordnen, so sehen Sie jederzeit, wie viel Aufwand ein Projekt tatsächlich verursacht und ob Budget und Kalkulation halten. TimeTrack ist für Unternehmen mit 50 bis 2.000 Mitarbeitenden in Bau, Produktion, Technik und Dienstleistung gedacht, die Projektzeiten per App, Web oder Terminal erfassen und mit Lohnabrechnung und Projektcontrolling verbinden wollen.
Vorteile
Erfassen per App, Web oder Terminal
Projektzeiten per Stempeluhr am PC, in der mobilen App (auch offline) oder am Terminal per NFC-Chip oder PIN buchen.
Arbeitszeit & Projektzeit kombiniert
Kommen/Gehen stempeln und die Stunden auf Projekte verteilen – pro Mitarbeiter konfigurierbar.
Soll-Ist-Vergleich mit Ampel
Budget und Stunden automatisch gegen den Plan gerechnet – bei Abweichungen gibt es eine E-Mail-Warnung.
Verrechenbare Zeiten abrechnen
Stundensätze pro Projekt, Tätigkeit, Kunde oder Mitarbeiter – direkt in die Projektabrechnung übernehmen.
Export an DATEV, ERP & Kalkulation
Projektstunden als CSV, Excel oder per API weitergeben – getrennt von den Lohndaten.
Saubere, einheitliche Buchungen
Nur freigegebene Tätigkeiten buchbar, über 50 Berechtigungen und digitale Genehmigungen für jeden Eintrag.
Webbasierte Projektzeiterfassung
Einfach und flexibel Projektzeiten über die Web App erfassen – für den maximalen Überblick
- Zeitaufwände auf Projekte, Kunden oder Tätigkeiten buchen.
- Projektzeiten per Web-App auf Ihrem PC, Mac oder Tablet erfassen
- Live Überblick über Projekte, Mitarbeiter und Stunden
- Mobile-App: einfach und schnell Projektzeiten unterwegs erfassen
- Zentrale Datenverwaltung für alle Projekte, Kunden und Tätigkeiten
Erfassen Sie Ihre Projekte unterwegs
Projektzeiterfassung überall und jederzeit – Sie können ganz einfach in der Mobilen App auf die Stempeluhr zugreifen und Ihre Projektzeiten mit einem Klick erfassen.
Mit der TimeTrack App für iOS und Android können Sie Ihre Projektzeiten per Stempeluhr erfassen oder nachtragen. So verfolgen Sie Ihre Projektaufwände, auch wenn Sie gerade Ihren Laptop nicht zur Hand haben. Sobald eine Tätigkeit beendet ist, erscheint der Zeiteintrag in der Wochenansicht. Sie müssen nicht einmal online sein – TimeTrack erfasst auch offline Ihre Projektzeit. Die App synchronisiert Ihre Daten automatisch, sobald Sie wieder online sind.
Genaue Projektzeiterfassung am PC oder Mac
Einfach in der Web App auf die Projekt-Stempeluhr klicken und schon rennt die Zeit
Für eine genaue Projektzeiterfassung am PC oder Mac verwenden Sie die Projekt-Stempeluhr. Die Stempeluhr wird mit einem Klick gestartet. Ihnen werden Projekte und Tätigkeiten vorgeschlagen, an denen Sie zuletzt gearbeitet haben. So können Sie dort fortsetzen, wo Sie zuletzt aufgehört haben. Mit einem Klick auf ein vorgeschlagenes Projekt starten Sie die Stempeluhr für dieses Projekt. Wenn Sie fertig sind, stoppen Sie die Stempeluhr, wieder mit nur einem Klick. Der Zeiteintrag wird automatisch gespeichert.
Projekt-Stempeluhr direkt per Zeiterfassungsterminal
Mit der stationären Zeiterfassung können Sie ganz einfach auf Ihrem Tablet ein- und ausstempeln. Der Projekteintrag wird automatisch gespeichert.
Mit der Terminal App automatisieren Sie Ihre Projektzeiterfassung vollständig. Mitarbeiter können mit NFC/RFID Tags (Keycard, Schlüsselanhänger, NFC Sticker), einem Pin Code oder Kennwort direkt auf dem Tablet ein- und ausstempeln. Das Terminal ist direkt mit der Web und Mobilen App verbunden, sodass alle Einträge für Projektzeiten sofort ersichtlich sind.
So bleibt alles einfach und übersichtlich – so wie Projektzeiterfassung sein sollte.
EPEA Switzerland GmbH
„Bei unserer Entscheidungsfindung war wichtig, dass konkrete IT-Lösungen für unsere Projekte geschaffen werden. Das hat TimeTrack schnell verstanden und rasch umgesetzt. Wir sind sehr zufrieden und haben uns gut unterstützt gefühlt.“
– Albin Kälin, Gründer und Geschäftsführer
Projektaufwände und Ressourcen schnell überblicken
Alle Zeiteinträge von Projekten und Tätigkeiten auf einmal in der Wochenansicht überblicken und sehen woran das Team aktiv arbeitet.
Eine Arbeitswoche kann schnell hektisch werden. Um den Überblick zu behalten, hinterlegt TimeTrack automatisch alle erfassten Projektzeiten in der Wochenansicht. So können Sie ganz einfach nachschauen wie viel Zeit in bestimmte Projekte und Tätigkeiten investiert wird. Die Wochenansicht kann als Kalender oder als Listenansicht angezeigt werden.
Der größte Vorteil: Sie sehen sekundengenau welche Zeiteinträge hinterlegt wurden und können ganz einfach nachschauen an welchen Projekten bzw. Tätigkeiten gearbeitet wurde.
Planen Sie Ihre Projekte ziel- und ressourcenorientiert
Planung ist eine Voraussetzung für jedes erfolgreiche Projekt. Mit TimeTrack können Sie jedes Ihrer Projekte grob oder detailliert planen.
Viele Projekte erfordern eine Aufwandsschätzung. Wenn Sie also mit der Projektzeiterfassung starten und ein neues Projekt anlegen wollen, können Sie gleich einen Projektplan hinzufügen.
Bei einer groben Projektplanung tragen Sie die Dauer und das Budget des Projekts an, während Sie bei einer genauen Projektplanung zusätzlich die geplanten Tätigkeiten, Aufgaben und Projektausgaben bzw. Kosten festlegen. Projektpläne können vor dem Start eines Projektes oder während der Durchführung erstellt werden. Wiederkehrende Projekte kopieren Sie mitsamt allen Tätigkeiten, statt sie neu anzulegen. Auf Wunsch buchen Mitarbeitende nur auf freigegebene Tätigkeiten, damit Ihre Auswertungen einheitlich bleiben.
Projekte übersichtlich planen und effizienzorientiert verfolgen
Sobald Ihre Projekte im Gange sind, können Sie mit TimeTrack ganz einfach den Projektstatus und Ihre Projektfortschritte verfolgen.
Wenn Sie ein Projektplan anlegen, aktiviert TimeTrack automatisch die Projektverfolgung. Anhand der bereits erfassten Projektzeiten, können Sie die Fortschritte der aktuellen Projekte sehen. Um einen besseren Überblick zu behalten, verwendet TimeTrack die Top Down Methode. Wenn Sie ein Projekt auswählen, sehen Sie die Fortschritte der geplanten Tätigkeiten und Aufgaben. Wenn Sie eine Tätigkeit auswählen, sehen Sie einzelne Zeiteinträge. Wer sich auf die Projektzeiterfassung einlässt, kann mit einer steigernden Produktivität zählen.
Stundensätze für verschiedene Tätigkeiten an Projekten festlegen
Definieren Sie die Stundensätze der unterschiedlichen Tätigkeiten, die an Ihr Projekt angelegt sind.
Sie können Stundensätze auf Projekten und deren einzelnen Tätigkeiten, Kunden, Mitarbeitern oder alles kombiniert, festlegen. Somit haben Sie einen perfekten Überblick und wissen ganz genau, wie die unterschiedlichen Stundensätze aussehen. Dies vereinfacht natürlicherweise die Rechnungserstellung am Ende eines Projekts.
Auch unterschiedliche Währungen sind möglich, und jeder Zeiteintrag lässt sich als verrechenbar oder nicht verrechenbar markieren. In den Berichten sehen Sie, welches Projekt welche Ressourcen verbraucht hat. Das vereinfacht die Projektabrechnung am Projektende.
Optimale Projektauswertungen und übersichtliche Berichte
Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, müssen Projektfortschritte regelmäßig evaluiert und Soll-Ist Vergleiche gemacht werden.
Mit der Projektauswertung stellen Sie erfasste Zeitaufwände übersichtlich in Projektberichten dar und ziehen schon während der Durchführung Schlüsse über die Effizienz. Berichte gibt es auch für Kunden, Tätigkeiten, Projektausgaben und Mitarbeiter, für vordefinierte oder eigene Zeiträume und mit zahlreichen Filtern. Fertige Berichte exportieren Sie als Excel- oder PDF-Datei.
Projektstunden lassen sich außerdem als CSV oder über die API an Kalkulations- und ERP-Systeme übergeben. Dieser Export läuft getrennt von der Lohnabrechnung: DATEV erhält die Arbeitszeiten, Ihre Kalkulationssoftware die Projektstunden.
Organisieren Sie Ihre Projekte im zentralem Berechtigungssystem
Berechtigungen verteilen, damit Teammitglieder Zugriff zu den Funktionen bekommt, die sie für ihre Projekte benötigen.
Ein zentrales Berechtigungssystem ist sowohl bei großen als auch bei kleinen Unternehmen wichtig. Wenn Mitarbeiter nur die notwendigen Berechtigungen bekommen, haben Sie ein einfacheres System in der Hand und können es schneller und mit mehr Leichtigkeit bedienen.
Sie können Mitarbeitern über 50 Berechtigungen zuweisen. Diese beziehen sich auf die einzelnen Funktionen, wie Pausen manuell erfassen, Pausen automatisch abziehen, Zugriff auf bestimmte Projekte bzw. neue Projekte anlegen dürfen, oder auf bestimmte Rollen, wie ein Admin, Teamleiter oder externer Mitarbeiter.
Die Begriffe in TimeTrack passen Sie an Ihre interne Sprache an, zum Beispiel „Kostenstelle“ statt „Projekt“. Die Anmeldung ist per Single Sign-on möglich.
Alle Projektzeiterfassung Funktionen in Überblick
| STANDARD | PREMIUM | GOLD | |
|---|---|---|---|
Projekt Stempeluhr  Projektzeiten können mittels einer Stempeluhr erfasst werden. Mehr dazu |  |  |
|
Nacherfassung Projektzeiten können manuell nachgetragen werden. | | |
|
Projektauswertung Übersichtliche Projektberichte. Projektaufwand genau einsehen. Mehr dazu | | |
|
Stundensätze Stundensätze können für unterschiedliche Projekte oder Tätigkeiten festgelegt werden. | | |
|
Verrechenbar/ nicht verrechenbar Projektzeiten können als verrechenbar oder nicht verrechenbar markiert werden. | | |
|
Projektzuweisung Projekte können Benutzern zugeteilt werden. Mehr dazu | | |
|
Projektdokumentation Bei Projekten können Dokumente und Dateien hinterlegt werden. Mehr dazu | | |
|
Hashtags Hashtags können bei Zeiteinträgen hinterlegt werden, um diese zu markieren. | | |
|
Budget- und Stundenplanung Für jedes Projekt kann eine Dauer und ein Budget festgelegt werden. Mehr dazu | | |
|
Tätigkeiten planen Für jedes Projekt können projektspezifische Tätigkeiten hinterlegt werden. Mehr dazu | | |
|
Projektverfolgung Projektbudget und Projektdauer überwachen. Übersichtlicher Soll-Ist Vergleich. Mehr dazu | | |
|
Ampelsystem Status des Projekt wird in der Projektverfolgung farblich dargestellt. Mehr dazu | | |
|
Benachrichtigungen Benachrichtigung per E-Mail bei Nichteinhaltung der Projektziele. Mehr dazu | | |
|
Genehmigungen Es kann festgelegt werden, wer welche Projekt-Zeiteinträge für wen genehmigen kann. Mehr dazu | | |
|
Projektwährungen In einem Projekt können verschiedene Währungen für unterschiedliche Aufgaben definiert werden. | | |
|
Stundensätze Die Stundensätze können nach Aufgabenart innerhalb eines Projekts angepasst werden. | | |
|
Zeiterfassung für externe Mitarbeiter Projektzeiten von externen Mitarbeiter erfassen und genehmigen. Mehr dazu | | |
Fragen zu TimeTrack Funktionen?
Unser Support steht Ihnen bei weiteren Fragen gerne zur Verfügung. Machen Sie sich noch heute ein Beratungsgespräch aus!
Projektcontrolling
- Umfassende Projektplanung
- Projektdauer und -budget planen
- Projektfortschritte verfolgen
- Soll-Ist-Vergleiche für Projekte
Projektauswertung
- Projektaufwände auswerten
- Ressourcen überblicken
- Verschiedenste Filterfunktionen
- Einfacher Datenexport
Projektabrechnung
- Projektaufwand abrechnen
- Ausgaben und Spesen erfassen
- Währungsumrechner
- Rechnungslayout anpassen
FAQ für TimeTrack – Projektzeiterfassung
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeit und Projektzeit?
Die Arbeitszeit dokumentiert Anwesenheit und Pausen für die Lohnabrechnung. Die Projektzeit zeigt, wie viel dieser Zeit in ein bestimmtes Projekt oder eine Tätigkeit geflossen ist. TimeTrack erfasst beides in getrennten Modulen, die sich kombinieren lassen.
Warum kann ich meine Arbeitszeit nicht direkt einem Projekt zuweisen?
Wahrscheinlich haben Sie Ihre Zeit im Modul Arbeitszeiterfassung erfasst. TimeTrack trennt die gesetzliche Arbeitszeit (Anwesenheit) von der Projektzeit (tatsächlicher Aufwand für Aufgaben). Projektzeiten erfassen Sie im Modul Projektzeiterfassung, manuell oder mit dem Timer. Ihr Administrator kann pro Mitarbeiter festlegen, dass Anwesenheitszeiten anschließend auf Projekte verteilt werden.
Kann ich in der Projektplanung auch einzelne Aufgaben planen?
Ja, können Sie! Wir geben Ihnen die Möglichkeit, jede einzelne Aufgabe in Ihrem Projekt zu planen. So können Sie bei der Verfolgung Ihrer Projektfortschritte genau sehen, welche Tätigkeiten gut laufen und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
Kann ich meine Ausgaben erfassen?
Ja! Man kann ganz einfach eine neue Ausgabe eintragen und ein Foto des Beleges anhängen. Sie finden die Option „Neue Ausgabe“ im Modul Projektzeiterfassung.
Wie kann ich sichergehen, dass alle Mitarbeiter Ihre Tätigkeiten richtig speichern?
Wenn Sie ein neues Projekt planen, können Sie einstellen, dass nur die Tätigkeiten, die Sie eintragen für das Projekt verwendet werden können. Auf diese Weise werden Sie später keine Probleme bei den Auswertungen haben, da Mitarbeiter nur aus einer Liste von Tätigkeiten auswählen können und somit alles einheitlich bleibt.
Wie erkenne ich, dass mein Budget überschritten wurde?
Keine Sorge, wir halten Sie immer am laufenden. Sie können unter dem Menüpunkt Projektverfolgung immer einen Blick auf den Grün – Roten Balken werfen. Dieser wird Ihnen immer signalisieren, ob Ihr Projekt nach Plan läuft. TimeTrack zeigt Ihnen genau, wie viel Zeit und Geld bereits in das Projekt gesteckt wurde. Zusätzlich können Sie sich per E-Mail benachrichtigen lassen, sobald Projektziele nicht eingehalten werden.
Hat jeder Benutzer Zugriff auf alle Projekte?
Kann, aber muss nicht sein. Der Admin kann den Zugriff einzelner Benutzer einstellen. So wird reguliert, welche Mitarbeiter auf welche Projekte zugreifen und bearbeiten dürfen.
Ist Projektzeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Die gesetzliche Pflicht in Deutschland und Österreich betrifft die Aufzeichnung der Arbeitszeit, nicht die Zuordnung zu Projekten. Für Kundenabrechnung, Nachkalkulation oder die Nachweispflichten bei Förderprojekten ist sie trotzdem oft faktisch nötig.
Reicht Excel für die Projektzeiterfassung?
Für wenige Personen und Projekte kann Excel ausreichen. Ab mehreren Teams oder Projekten fehlen Echtzeit-Überblick, mobile Erfassung, Freigaben und ein automatischer Soll-Ist-Vergleich. Außerdem steigt das Risiko für Übertragungsfehler.
Lassen sich Projektzeiten an DATEV, Personio oder ein ERP übergeben?
Ja. Personio liefert die Stammdaten, DATEV erhält die lohnrelevanten Arbeitszeiten. Projektstunden exportieren Sie separat als CSV/Excel oder über die API an Kalkulations- oder ERP-Software.
Von Nutzern empfohlen. Mehrfach ausgezeichnet.
