Arbeitszeiten können mittels einer Stempeluhr erfasst werden. Mehr dazu
Nacherfassung
Arbeitszeiten können auch manuell nachgetragen werden.
Stundenzettel
Stundenzettel können aus Projektzeiten oder Arbeitszeiten erstellt werden. Mehr dazu
Stundenkonten
Zeitausgleichkonto und individuelle Stundenkonten festlegen. Mehr dazu
Stundenkorrektur
Stunden können zwischen Konten verschoben werden. Mehr dazu
Stundenübertrag
Stunden und Urlaubstage aus dem Vorjahr übertragen. Mehr dazu
Stundenstand / Urlaubstand beim Systemwechsel
Stunden- und Urlaubsstände können beim Systemwechsel einfach übernommen werden. Mehr dazu
Rufbereitschaft
Rufbereitschaft kann mittels Faktor als Arbeitszeit zählen oder ausbezahlt werden.
Pausenregelungen
Gesetzliche Pausenregelung wird berücksichtigt. Pause kann automatisch abgezogen werden. Mehr dazu
Arbeitszeitregelungen
Tägliche und wöchentliche Arbeitstunden können festgelegt werden. Mehr dazu
Angeordnete Mehrarbeit
Zusätzlich angeordnete Arbeitsstunden können separat erfasst und ausgewiesen werden. Mehr dazu
Feiertage
Hinterlegte Feiertagspläne. Auch personalisierbar. Mehr dazu
Arbeitszeitmodelle
Dienstverhältnis einfach hinterlegen. Tägliche Sollstunden und Urlaubsanspruch definieren. Mehr dazu
Zuschläge
Zuschlagsmodelle mit unterschiedlichen Regeln erstellen und überblicken. Mehr dazu
Berichtswesen
Arbeitszeiten und Zuschläge werden für Management Prozesse in diversen Berichten dargestellt. Mehr dazu
Anwesenheitsliste
Alle wichtigen Daten auf einen Blick im Dashboard. Mehr dazu
Zeitraum Sperren
Sperren festlegen, um nachträgliche Änderungen der Arbeitszeiten zu vermeiden.
Stundenzettel Unterschrift
Stundenzettel können von Vorgesetzten als auch Mitarbeitern unterzeichnet werden.
Export als PDF, Excel, CSV
Arbeits-, Projektzeiten und Berichte können als PDF im Excel Format exportiert werden. Mehr dazu
Hashtags
Hashtags können bei Arbeitszeiteinträgen hinterlegt werden, um diese zu markieren.
Genehmigungen
Es kann festgelegt werden, wer welche Arbeitszeiteinträge für wen genehmigen kann. Mehr dazu
Ruhezeiten
Es können bei Pausen- und Arbeitszeitregelungen minimale Ruhezeiten hinterlegt werden.
Mindestdauer der Pausen
Es kann bei Pausen- und Arbeitszeitregelungen die Mindestdauer einer Pause hinterlegt werden.
Automatische Benachrichtigungen
Mitarbeiter und Vorgesetzte können für die unterschiedlichsten Gründe benachrichtigt werden. Mehr dazu
Abwesenheitsverwaltung
STANDARD
PREMIUM
GOLD
Abwesenheitsarten
Diverse Abwesenheitsarten können im System hinterlegt werden. Mehr dazu
Abwesenheitskalender
Abwesenheiten und Urlaubstage können über die Kalenderansicht einsehen und verwalten. Mehr dazu
Workflow mit Genehmigung
Bestimmte Abwesenheitsarten können automatisch genehmigt werden.
Abwesenheitsgenehmigung
Abwesenheitsanträge werden von Vorgesetzten mit 1 Klick genehmigt. Mehr dazu
Abwesenheitsbestätigung
Abwesenheitsbestätigungen können zu jeder Abwesenheit hochgeladen werden. Mehr dazu
Gruppen-Abwesenheitsantrag
Durch Gruppen-Abwesenheitsanträge können Anträge für mehrere Mitarbeiter gemacht werden . Mehr dazu
Zugriffsberechtigung
Verschiedene Berechtigungen für Mitarbeiter können festgelegt werden. Mehr dazu
Urlaubsanspruch
Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters kann hinterlegt werden.
Urlaubskonto
Zentrale Übersicht über Urlaubsanspruch, beantragte und offene Urlaubstage. Mehr dazu
Urlaubskorrektur
Korrektur für z.B. Resturlaub aus dem Vorjahr können hinterlegt werden. Mehr dazu
Berichtswesen
Abwesenheiten werden für Management Prozesse in diversen Berichten dargestellt. Mehr dazu
Vertretung
Mitarbeiter werden per E-Mail benachrichtigt, wenn sie als Vertretung eingetragen sind.
Outlook iCal
Abwesenheitskalender können über iCal mit anderen Kalendern verknüpft werden.
Export als CSV, Excel, PDF
Abwesenheiten und Berichte können im PDF oder Excel Format exportiert werden.Mehr dazu
Projektzeiterfassung
STANDARD
PREMIUM
GOLD
Projekt Stempeluhr
Projektzeiten können mittels einer Stempeluhr erfasst werden. Mehr dazu
Nacherfassung
Projektzeiten können manuell nachgetragen werden.
Projektauswertung
Übersichtliche Projektberichte. Projektaufwand genau einsehen. Mehr dazu
Stundensätze
Stundensätze können für unterschiedliche Projekte oder Tätigkeiten festgelegt werden.
Verrechenbar/ nicht verrechenbar
Projektzeiten können als verrechenbar oder nicht verrechenbar markiert werden.
Projektzuweisung
Projekte können Benutzern zugeteilt werden. Mehr dazu
Projektdokumentation
Bei Projekten können Dokumente und Dateien hinterlegt werden. Mehr dazu
Hashtags
Hashtags können bei Zeiteinträgen hinterlegt werden, um diese zu markieren.
Budget- und Stundenplanung
Für jedes Projekt kann eine Dauer und ein Budget festgelegt werden. Mehr dazu
Tätigkeiten planen
Für jedes Projekt können projektspezifische Tätigkeiten hinterlegt werden. Mehr dazu
Projektverfolgung
Projektbudget und Projektdauer überwachen. Übersichtlicher Soll-Ist Vergleich. Mehr dazu
Ampelsystem
Status des Projekt wird in der Projektverfolgung farblich dargestellt. Mehr dazu
Benachrichtigungen
Benachrichtigung per E-Mail bei Nichteinhaltung der Projektziele. Mehr dazu
Genehmigungen
Es kann festgelegt werden, wer welche Projekt-Zeiteinträge für wen genehmigen kann. Mehr dazu
Projektwährungen
In einem Projekt können verschiedene Währungen für unterschiedliche Aufgaben definiert werden.
Stundensätze
Die Stundensätze können nach Aufgabenart innerhalb eines Projekts angepasst werden.
Zeiterfassung für externe Mitarbeiter
Projektzeiten von externen Mitarbeiter erfassen und genehmigen. Mehr dazu
Planung
STANDARD
PREMIUM
GOLD
Dienstplan digital erstellen
Dienstpläne digital erstellen undan Präferenzen anpassen. Mehr dazu
Warnungen mit Ampelsystem
Warnungen bei Nicheinhaltung von vordefinierten Regeln (z.B. Überschreitung der Sollstunden). Mehr dazu
Schichten einfach anlegen
Arbeitszeiten, Pausen und Mitarbeiteranzahl für Schichten einfach einstellen. Mehr dazu
Schichtwiederholungen
Mit einem Klick Schichten wiederholen. Keine manuelle Übertragung notwendig. Mehr dazu
Standorte definieren
Unternehmenstandorte und Arbeitsbereiche können einzeln definiert werden. Mehr dazu
Skills einstellen
Mitarbeitern Qualifikationen zuweisen, um den Bedarf der Schichten zu spezifizieren. Mehr dazu
Schichttypen
Schichttypen als Vorlagen speichern, um die Planung zu erleichtern. Mehr dazu
Verfügbarkeiten der Mitarbeiter
Mitarbeiter können festlegen wann sie für Schichten verfügbar sind. Mehr dazu
Abwesenheiten und Feiertage
Feiertage, nicht Arbeitstage und Abwesenheiten werden bei der Planung berücksichtigt. Mehr dazu
Benachrichtungen bei Schichtänderung
Mitarbeiter werden über Änderungen im Dienstplan per E-Mail benachrichtigt. Mehr dazu
Schichtbewerbungen
Mitarbeiter können, bei vorhandener Berechtigung, Schichten ihrer Wahl beantragen. Mehr dazu
Schichttausch
Mitarbeiter können Schichten tauschen. Diese müssen vom Planer genehmigt werden. Mehr dazu
Export für Kalender
Der Kalender kann nach iCal, Excel oder PDF exportiert werden.Mehr dazu
Aufgabenplanung
Interne Aufgaben verplanen und Mitarbeitern zuweisen. Im Kalender überblicken. Mehr dazu
Differenzierte Stundenberechnung
Berechnung der Stunden bei Abwesenheit aus den Soll- oder den Dienstplanstunden. Mehr dazu
Nächtigungspauschale
Nächtigungspauschalen ermöglichen eine einfache Abrechnung von Diestreisen. Mehr dazu
Dienstplan und Belegung kopieren
Dienstpläne einfach inklusive Belegung kopieren und in einer anderen Woche einfügen.
Export als PDF, Liste und Kalender
Dienstpläne im PDF-Format, als Listen-, Kalender- oder Ressourcenansicht exportieren. Mehr dazu
Automatisierte Planung
Schichten automatisiert erstellen. Die KI berücksichtigt hinterlegte Präferenzen. Mehr dazu
Terminplanung der Mitarbeiter
Termine für Mitarbeiter planen und im Kalender einsehen. Mehr dazu
Abrechnung
STANDARD
PREMIUM
GOLD
Reisekostenabrechnung
Reisekosten digital erfassen, berechnen, genehmigen und auswerten. Mehr dazu
Reiseanträge
Dienstreisen und geplante Kosten vor Reisebeginn erfassen und zur Genehmigung einreichen.
Mehrstufige Genehmigung
Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen über mehrere Genehmigungsstufen prüfen und freigeben.
Genehmigungsregeln
Individuell festlegen, wer Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen genehmigt.
Belegpflicht je Ausgabenart
Für ausgewählte Ausgabenarten festlegen, dass ein Beleg hinterlegt werden muss.
Spesen- und Ausgabenerfassung
Spesen und Ausgaben ohne großen Aufwand abrechnen. Mehr dazu
Länder- & Reisekostenmodelle
Eigene Reisekostenmodelle mit Tagegeldern, Abzugsregeln und zugewiesenen Ländern hinterlegen.
Automatische Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes
Reisepauschalen werden während der Dienstreise nach Konfiguration selbstständig abgerechnet. Mehr dazu
Abzüge für Mahlzeiten
Abzüge für gestellte Mahlzeiten je Reisetag erfassen und bei den Pauschalen berücksichtigen.
Nächtigungspauschale
Nächtigungspauschalen werden bei der Abrechnung berücksichtigt.
Pauschalen für Dienstreisen
Angefallene Pauschalen werden bei der Abrechnung automatisch berücksichtigt. Mehr dazu
Aufteilung nach Steuersätzen
Eine Ausgabe in mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen aufteilen.
Abrechnung mit Status
Live Status des Reisekostenberichtes einfach im System verfolgen.
Projekt- & Kundenzuweisung
Ausgaben und Reisekosten den passenden Projekten und Kunden zuordnen.
Reisekosten-Berichtswesen
Reisekosten zentral auswerten und ihre Zusammensetzung transparent nachvollziehen.
Reisekosten-Auswertungen
Reisekosten nach Mitarbeiter, Zahlungsart oder Zielort gruppiert auswerten.
Kostenaufschlüsselung
Summen aus Tagespauschalen, Abzügen und Spesen je Mitarbeiter nachvollziehen.
Export als PDF inkl. Belege
Die erstellten Reisekostenberichte können im PDF Format, inkl. Belege exportiert werden. Mehr dazu
Berechtigungen für Erfasser, Prüfer und Verwalter
Festlegen wer Reisekostenberichte erfassen, prüfen oder verwalten kann.
Projektabrechnung
Rechnung zur Verrechnung von Projekten können erstellt werden. Mehr dazu
Abrechnung der Ausgaben
Ausgaben und Kosten für beliebige Kunden und Zeiträume abrechnen. Mehr dazu
Leistungsnachweis
Rechnung zur Verrechnung von Projekten können erstellt werden. Mehr dazu
Vorlagen für Abrechnung
Vorlagen für die Erstellung der Rechnungen können angelegt werden.
Gruppierung der Zeilen
Projektzeiten und Ausgaben können in den Rechnungen gruppiert dargestellt werden.
Sortierung der Zeilen
Projekte und Ausgaben können in den Rechnungen nach Kriterien sortiert werden.
Abrechenbar/ nicht abrechenbar
Projektzeiten und Ausgaben können als abrechenbar/ nicht abrechenbar vermerkt werden.
Fotos für Belege in den Apps
Fotos und Belege bei Projektzeiten und Ausgaben anhängen.
Fotos und Belege heruterladen
In der Rechnungsstellung können die Fotos und Belege von Einträgen heruntergeladen werden.
Verwaltung
STANDARD
PREMIUM
GOLD
Verwaltung der Ansichten (Web-App, Mobile App)
Administratoren können einstellen, welche Menüpunkte sichtbar sind.
Verwaltung der Berechtigungen
Benutzer können verschiedene Berechtigungen haben. Mehr dazu
Verwaltung der Teams
Teams und Teamleiter können erstellt und verwaltet werden.
Verwaltung der Abteilungen, Standorte usw.
Es können unterschiedliche Standorte, Teams und Abteilungen erstellt werden.
Verwaltung der Benutzerrollen
Benutzer können Rollen, wie z.B. Admin, Teamleiter oder Abteilungsleiter haben. Mehr dazu
Hashtags
Mit Hashtags können Zeiteinträge markiert werden.
Kunden
Neue Kunden können entweder manuell erfasst oder per Import hinzufügt werden.
Projekte
Projekte können manuell im System angelegt werden oder importiert werden.
Tätigkeiten
Tätigkeiten können manuell im System definiert werden oder mittels CSV importiert .Mehr dazu
Allgemein
STANDARD
PREMIUM
GOLD
Web App Zugang
Das System wird primär über einen Web-App Zugang gesteuert und verwaltet.
Terminal App
Über den Terminal App Zugang kann einfach ein- und ausgestempelt werden. Mehr dazu
Mobile App
Für iOS und Android verfügbar. Ergänzt die Web App vollständig. Mehr dazu
Zeiterfassungsterminals
Stationäre Zeiterfassung per Terminal-Geräte. Mehr dazu
Zutrittskontrolle
Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in einem System. Mehr dazu
Datenimport
Kunden, Projekte, Tätigkeiten, Ausgaben, Projekt- und Arbeitszeiten importieren. Mehr dazu
Datenexport
Diverse Daten, wie Arbeitszeiten, Projekzeiten, Rechnungen usw. exportieren. Mehr dazu
Sprachen
Deutsch, Englisch und Italienisch sind die im System möglichen Sprachen.
Notifications per App
Benachrichtigungen können über die App für verschiedene Ereignisse empfangen werden.
API
Eine API Schnittstelle wird angeboten, um auf diverse Ressourcen zugreifen zu können. Mehr dazu
Schnittstellen
Diverse Integrationen zu Drittsystem werden angeboten. DATEV, Lexoffice und viele mehr. Mehr dazu
Workflows
STANDARD
PREMIUM
GOLD
Benachrichtigungssystem
E-Mail Benachrichtigungen manuell, periodisch, oder bei Änderungen versenden. Mehr dazu
Regeln selbst definieren
Bedingungen der Workflows und Ausführung der Aktionen selbst definieren. Mehr dazu
Automatische Berichte
Berichte können für unterschiedliche Zeiträume, manuell und periodisch erstellen. Mehr dazu
Erinnerungen
Mitarbeiter können per E-Mail Erinnerungen erhalten (z.B. ausstempeln).
Cron Jobs
Workflows können periodisch zu beliebigen Zeiten und Perioden ausgeführt werden.
Mehrstufige Workflows
Workflow kann mehrere Aktionen gleichzeitig ausführen.
Datenänderung
Automatische Erstellung von Schichten, Stundenkorrekturen usw. Mehr dazu
Integration Daten Sync
Synchronisation von Daten aus dem Drittsystem. Mehr dazu
Automatische eAU-Abfrage
Die eAU-Abfrage erfolgt automatisch bei der Krankenkasse. Mehr dazu
Zutritt
Die Zutrittskontrolle ist ein optionales Zusatzmodul und kann jederzeit flexibel hinzugebucht oder erweitert werden. Folgende Funktionen sind enthalten:
Verwaltung der Objekte
Verwaltung aller Standorte, Gebäude und Zutrittspunkte innerhalb des Systems
Zu- und Austrittsprotokoll
Dokumentiert alle Ein- und Ausgänge zur vollständigen Nachverfolgung
Hashtags
Ermöglicht flexible Kategorisierung von Zutritten und Ereignissen
Berechtigungen zuweisen
Vergibt Zutrittsrechte nach Person, Rolle, Zeit oder Bereich
Eventsbericht
Zeigt sicherheitsrelevante Ereignisse wie Alarme oder Fehlversuche
Zutrittsregeln (Zeit/Zonen)
Definiert wann und wo Personen Zutritt erhalten
Zutrittsmethoden (RFID, PIN, Biometrie)
Unterstützt Chipkarten, PIN oder biometrische Verfahren
Integration Zeiterfassung
Verknüpft Zutrittskontrolle mit Arbeitszeiterfassung
Live-Daten & Cloudzugriff
Greift jederzeit auf aktuelle Daten über die Cloud zu
Schnittstellen / Integrationen
Bindet HR-, ERP- oder Sicherheitssysteme an
Automatisierte Workflows
Automatisiert Prozesse wie Freigaben oder Aktionen
Benachrichtigungssystem
Sendet Meldungen bei Ereignissen oder Regelverstößen
Daten-Synchronisation
Synchronisiert Daten automatisch zwischen Systemen
Das Besuchermanagement ist ein optionales Zusatzmodul und kann jederzeit flexibel hinzugebucht oder erweitert werden. Folgende Funktionen sind enthalten:
Digitale Besucherverwaltung
Erfassung und Verwaltung aller Besucherdaten wie Name, Unternehmen, E-Mail und Telefonnummer – digital statt auf Papier oder in Excel
Einladungs- & Registrierungs-Workflow
Gastgeber laden Besucher per E-Mail ein. Der Besucher registriert sich über einen Link und erhält automatisch seine Zugangsdaten
Self-Service Check-in am Terminal
Besucher checken eigenständig an einem Tablet oder Kiosk ein – ohne Unterstützung durch das Empfangspersonal
QR-Code & Besucher-ID für Check-in
Nach der Registrierung erhält jeder Besucher automatisch einen QR-Code sowie eine 6-stellige Nummer für den Check-in am Terminal
Spontanbesucher-Registrierung vor Ort
Besucher ohne vorherige Einladung können sich direkt am Terminal registrieren und einchecken
Standortverwaltung
Definition und Verwaltung physischer Standorte (z. B. Hauptgebäude, Produktion) zur Organisation von Geräten und Dokumenten
Geräteverwaltung (Terminals / Tablets)
Registrierung und Verwaltung von Check-in-Terminals an einem bestimmten Standort per Registrierungsschlüssel
Häufige Fragen & Antworten zu TimeTrack Enterprise
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