Fairer Quartalsplan statt Excel-Puzzle
Wochenenddienste, Sollstunden und Schichtabfolgen werden über das ganze Quartal automatisch verteilt.
Erholung, die die Planung kennt
Schlafschicht nach Wachschicht, 48 h am Stück frei, Ruhezeiten, als Regel hinterlegt statt im Kopf behalten.
Verfügbarkeiten mit Feingefühl
Verbindliche und flexible Abwesenheiten werden abgestuft gewichtet, wer im Bedarfsfall doch kann, ist sofort sichtbar.
Ein Träger im Sozialbereich mit rund 60 Betreuungskräften betreibt mehrere Wohngruppen mit Rund-um-die-Uhr-Betreuung.
Der Betrieb läuft in Wach- und Schlafschichten (Nachtwache und Nachtbereitschaft), dazu Früh- und Spätdienste. Geplant wird nicht wochen-, sondern quartalsweise – damit Wochenenddienste und Sollstunden über einen längeren Zeitraum fair aufgehen.
Dabei gelten durchgehend dieselben Regeln: begrenzte Dienste in Folge, feste Erholungszeiten und individuelle Verfügbarkeiten, die von verbindlich bis flexibel reichen.
Die Herausforderung: faire Wochenenden, komplexe Schichtabfolgen und abgestufte Verfügbarkeiten
Bisher entsteht der Quartalsplan in einer gewachsenen Excel-Datei, gepflegt von einer einzelnen Person. Was dabei in der Praxis passiert:
- Wochenenddienste verteilen sich ungleich über das Quartal, manuell kaum nachzuhalten, wer schon wie oft dran war
- Erholungsregeln wie „Schlafschicht nach Wachschicht“ oder „48 h am Stück frei“ werden beim Tippen übersehen
- Dass jemand zwei Nachtdienste in Folge hat, fällt erst auf, wenn der Plan längst steht
- Quartalssollstunden geraten aus dem Blick – Überplanung zeigt sich erst am Quartalsende
- Bei knapper Besetzung ist unklar, welche Abwesenheit verbindlich ist und wer im Notfall doch einspringen könnte
Für die Leitung heißt das: Die Planung hängt an einer Person und einer Datei, Fairness lässt sich nicht belegen, und ob alle Regeln eingehalten wurden, sieht niemand, bis es zu spät ist.
Die Anforderungen im Überblick:
- Planung über ein gesamtes Quartal
- Gleichmäßige Wochenendverteilung: 6 Arbeits-Wochenenden & 6 freie Wochenenden pro Mitarbeiter
- 48h frei in Folge: Mitarbeiter sollen pro Woche 48 Stunden am Stück frei haben.
- Schichtwechsel-Regelung: Eine Schlafschicht soll immer auf eine Wachschicht folgen
- Quartalssollstunden: Damit die Mitarbeiter nicht zu vielen Schichten zugeteilt werden.
- Berücksichtigung individueller Verfügbarkeiten (verbindlich & flexibel).
- Rückgriff auf teilweise verfügbare Mitarbeitende bei Bedarf.
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So funktioniert die Umsetzung mit TimeTrack in der Praxis
Planung, Regeln und Verfügbarkeiten laufen in TimeTrack in einem System – der komplette Quartalsplan entsteht automatisch:
Quartal als Planungszeitraum: Statt jede Woche neu zu tippen, planen Sie das gesamte Quartal in einem Durchlauf. Wochenend- und Stundenregeln wirken über den ganzen Zeitraum, nicht nur innerhalb einer Woche.
Wochenenden fair über das Quartal verteilen: Sie legen fest, dass jede Person exakt sechs Wochenenden arbeitet und an sechs Wochenenden frei hat. Der Algorithmus verteilt die Wochenenddienste gleichmäßig, ein Wochenende zählt pro Person nur einmal, auch bei mehreren Diensten.
Schichtabfolgen als Regel hinterlegen: Dass auf eine Wachschicht eine Schlafschicht folgt, dass maximal zwei Nacht- bzw. zwei Wachdienste in Folge und höchstens drei gleiche Schichttypen pro Woche in Folge geplant werden – all das erkennt die Planungslogik automatisch und hält es ein.
Erholung absichern: 48 Stunden zusammenhängende Freizeit pro Woche und die täglichen Ruhezeiten sind als Regel hinterlegt. Konflikte werden angezeigt, bevor der Plan steht.
Quartalssollstunden im Blick: Individuelle Stundenkontingente sind im System hinterlegt und werden laufend mit den tatsächlichen Einsätzen abgeglichen, niemand wird über das vereinbarte Maß hinaus eingeplant.
Verfügbarkeiten abgestuft gewichten: TimeTrack unterscheidet zwischen verfügbar (positiv), flexiblen Aktivitäten wie Fußballtraining (leicht negativ) und festen Terminen wie Arztbesuchen (stark negativ). Die Planung folgt einer klaren Priorisierung: zuerst positiv Verfügbare, dann absteigend nach Gewichtung.
Bei Bedarf auf teilweise Verfügbare zugreifen: Weil die Abstufung sichtbar ist, erkennt die Leitung sofort, wer bei Engpässen trotz einer schwach gewichteten Sperre einspringen könnte – ohne die verbindlichen Abwesenheiten anzutasten.
Der Mehrwert für Ihr Unternehmen
- Nachweisbar faire Wochenenden: Die 6/6-Verteilung ist Regel, nicht Bauchgefühl und für jeden im Team nachvollziehbar.
- Erholung ist eingeplant, nicht Zufall: Schichtabfolgen und 48-h-Ruhe greifen automatisch, bevor der Plan veröffentlicht wird.
- Keine Überplanung mehr: Quartalssollstunden sind während der Planung sichtbar, nicht erst am Quartalsende.
- Verfügbarkeiten mit Augenmaß: Verbindliches wird respektiert, Flexibles bei Bedarf genutzt, ein fairer Ausgleich zwischen Betrieb und Privatleben.
- Ein System statt Excel-Datei: Die Planung hängt nicht mehr an einer Person, Regeln, Stunden und Verfügbarkeiten liegen an denselben Daten.
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