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Schichten definieren
Um Ihre Schichten automatisch Mitarbeiter:innen zuweisen zu lassen, müssen Sie zuerst Schichten einrichten. Klicken Sie dafür in den Kalender oder erstellen Sie eine Zeitspanne mittels Click and Drag.
Mitarbeiter:innen automatisch zuweisen
Es erscheint ein neues Feld, in dem Sie verschiedene Kriterien anpassen können, wie zum Beispiel den Planungszeitraum, die zu planenden Arbeitsbereiche und die einzuplanenden Mitarbeiter:innen. Klicken Sie in das jeweilige Feld und wählen Sie jene Arbeitsbereiche und Mitarbeiter:innen aus, welche Sie in Ihrem Plan verplanen wollen.
Konfiguration personalisieren
Unter “Konfiguration” können Sie die Priorität der Kriterien, die die Software beachten soll, angeben. Klicken Sie auf das Drop-Down-Menü neben einem Kriterium, um die Priorität auszuwählen. Sie können hierbei zwischen “Nicht berücksichtigen”, “Niedrig”, “Mittel”, “Hoch” und “Sehr hoch” wählen. Entscheiden Sie ob Soll-Stunden berücksichtigt werden sollen, ob Überbelegungen erlaubt sind und Vieles mehr.
Falls Sie eine Konfiguration speichern wollen, können Sie dieser eine Bezeichnung zuweisen und diese als Vorlage speichern. Klicken Sie dafür auf das Plus-Symbol in der rechten oberen Ecke. Sobald Sie mit der Angabe Ihrer Prioritäten fertig sind, klicken Sie auf “Speichern und auswählen”.
Beachten Sie, dass Sie immer mindestens eine Priorität angeben müssen, da der Algorithmus ansonsten einen leeren Dienstplan berechnen wird. Es ist demnach nicht möglich, dass Sie bei jedem Kriterium “Nicht berücksichtigen” auswählen. Falls Sie nicht wollen, dass diese Kriterien berücksichtigt werden, schlagen wir Ihnen vor, dass Sie Ihre Dienstpläne selbst digital erstellen. Dies ist ebenfalls in TimeTrack möglich. Erfahren Sie mehr dazu unter Schichten einrichten.
Berücksichtigungen anpassen
Sie werden zu dem vorherigen Feld zurückgebracht, entscheiden können, ob bestehende Zuweisungen berücksichtigt werden sollen. Falls Sie bereits manche Dienste manuell zu Mitarbeiter:innen zugeteilt haben, schlagen wir Ihnen vor, dass Sie auf “Bestehende Zuweisungen berücksichtigen” klicken. Der Algorithmus wird somit Ihre Zuweisungen in Ruhe lassen und sich nur um die ausstehenden Schichten kümmern.
Automatische Zuweisung durchführen
Klicken Sie auf “Zuteilen”, um die automatische Zuweisung zu starten. Für den Zeitraum, in dem diese Berechnung läuft, wird die Bearbeitung des Dienstplans gesperrt. Je nachdem wie komplex Ihr Dienstplan ist wird die Dauer der Bearbeitung unterschiedlich lange dauern. Sie werden ein orangenes Feld sehen, in welchem die ungefähre Dauer bis zur Fertigstellung angezeigt wird. Oftmals ist die Dauer in Realität kürzer und Ihr Dienstplan bereits nach einigen Momenten einsehbar.
Feedback geben
Sobald Ihre automatische Zuweisung fertig ist, können Sie uns Feedback geben. Klicken Sie dafür auf “Automatische Zuweisung bewerten”. Bewerten Sie den Prozess von 1-10, wobei 10 das beste Ergebnis ist und hinterlassen Sie uns eine Notiz. Dies ermöglicht uns den Algorithmus an Ihre Wünsche anzupassen und bestmöglich zu optimieren. Klicken Sie auf „Speichern„, um Ihr Feedback abzuschicken.
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