Ein Unternehmen aus dem Sozialbereich stand vor einer komplexen Herausforderung: Es suchte nach einer Lösung für eine quartalsweise automatische Dienstplanung, die individuelle Mitarbeiterwünsche, faire Verteilung und gesetzliche Vorgaben berücksichtigt. Mit der TimeTrack-Software konnten alle Anforderungen erfolgreich vollständig abgedeckt werden.
Konkret sollten die Wochenenddienste im Quartal gerecht auf alle Mitarbeitenden verteilt werden: Jeder Mitarbeiter sollte exakt sechs Wochenenden arbeiten und an sechs Wochenenden frei haben. Zudem war es dem Unternehmen wichtig, dass Mitarbeitende pro Woche 48h am Stück frei haben. Auch die Schichtabfolge spielte eine zentrale Rolle: Um Ermüdung zu reduzieren und die Erholungszeiten zu verbessern, sollte auf eine Wachschicht jeweils eine Schlafschicht folgen. Ebenso soll kein Mitarbeiter zwei Nachtdienste hintereinander haben und maximal zwei Wachdienste hintereinander. Eine Begrenzung soll auch sein das maximal 3 Dienste mit dem selben Schichttyp in folge pro Woche eingeteilt werden.
Um Überlastung vorzubeugen, wurden feste Quartalssollstunden definiert, die bei der Planung automatisch berücksichtigt werden müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Mitarbeitende über das vereinbarte Stundenmaß hinaus eingeplant werden.
Die Dienstplanung sollte die individuellen Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden berücksichtigen. Das Unternehmen wollte dabei zwischen unterschiedlichen Abstufungen der Nichtverfügbarkeit unterscheiden können und erkennen, ob eine Abwesenheit verbindlich oder eher flexibel ist. So sollte etwa eine gelegentliche private Aktivität weniger stark gewichtet werden als ein feststehender Termin wie ein Arztbesuch. Ziel war es, auch bei eingeschränkter Verfügbarkeit einschätzen zu können, welche Mitarbeitenden im Bedarfsfall trotzdem eingesetzt werden können. Ziel war eine faire, transparente und bedarfsgerechte Planung, die sowohl die betrieblichen Anforderungen als auch die persönlichen Bedürfnisse bestmöglich vereint.
Mit der TimeTrack Software konnten wir sämtliche Anforderungen des Unternehmens vollständig abbilden. Die quartalsweise Dienstplanung wurde so konfiguriert, dass die gewünschte Verteilung der Wochenenddienste exakt eingehalten wird: Jeder Mitarbeitende wird sechs Wochenenden pro Quartal verlässlich eingeplant.
Auch komplexe Schichtlogiken, etwa wie die Regeln, dass auf eine Wachschicht stets eine Schlafschicht folgen soll, dass maximal zwei Nachtdienste hintereinander, dass maximal zwei Wachdienste in Folge und maximal drei Dienste mit den selben Schichttypen in Folge pro Woche eingeteilt werden soll konnte in TimeTrack problemlos integriert werden. Die Planungslogik erkennt automatisch passende Abfolgen und sorgt so für eine geregelte Einsatzverteilung.
Zudem haben wir individuelle Quartalssollstunden direkt im System hinterlegt, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende nicht überplant werden. TimeTrack berücksichtigt diese Stundenkontingente automatisch bei jeder Planung und gleicht sie laufend mit den tatsächlichen Einsätzen ab.
Ein weiteres zentrales Feature ist die Verfügbarkeitssteuerung. TimeTrack unterscheidet dabei zwischen verfügbar (positive Verfügbarkeit), Freizeitaktivitäten wie Fußballtraining (leichte negative Verfügbarkeit) und z. B. Arzttermine (starke negative Verfügbarkeit). Die automatische Planung folgt einer klaren Priorisierungslogik: Zuerst werden Mitarbeitende mit positiver Verfügbarkeit berücksichtigt, dann nach Abstufung absteigend. So entsteht ein fairer, bedarfsorientierter Plan, der sowohl die betrieblichen Abläufe sichert als auch auf die Lebensrealität der Mitarbeitenden Rücksicht nimmt.
