personaleinsatzplanung

Warum ist eine flexible Personaleinsatzplanung so wichtig? Welche Funktion und Ziele hat sie? Welche Vorteile bietet eine optimierte und problemlose PEP für Ihr Unternehmen? All diese Fragen und Begriffe sollen im Folgenden erläutert werden und Ihnen dazu verhelfen, die Einsatzplanung als Teil des Workforce Managements optimal zu entwickeln.

Personalplanung


Die Personalplanung gehört zum Personalmanagement und beschäftigt sich mit der allgemeinen Organisation der Arbeitskraft im Unternehmen. Hierzu gehören Position, Zeit und Ort, Beförderung und Versetzung innerhalb der Abteilungen einer Arbeitskraft. Die Personalplanung kann in verschiedene Bereiche unterteilt werden:

  • Bedarfsermittlung
  • Personalbeschaffung
  • Personalentwicklung
  • Personaleinsatzplanung
  • Personalfreisetzung

Einzelnen Mitarbeiter:innen wird eine explizite Stelle des Unternehmens zugewiesen. Diese Arbeitsplätze erhalten sie je nach Qualifikation und zeitlichen Ansprüchen. Die Personaleinsatzplanung ist also ein Teil des Workforce Managements.

Personaleinsatzplanung – Definition und Grundlagen


Die Personaleinsatzplanung wird oftmals synonym zur Schichtplanung, Dienstplanung oder zur der Abkürzung PEP verwendet. Sie gehört zum operativen Teil des Unternehmens und soll zu einer höheren Effizienz und problemlosen Abläufen der Arbeit im Unternehmen sorgen. Es gibt die zeitliche, örtliche, qualitative und quantitative Personaleinsatzplanung, welche jeweils unter der Berücksichtigung vom Arbeitsanfall sowie der Bedürfnisse von den Mitarbeiter:innen stattfinden sollte.

Eine zukunftsorientierte Planung von Personal ist auch orientiert an dem möglichen Bedarf und den Veränderungen der Anforderungen. Schwankungen der Nachfrage oder Änderungen durch Saisonalität und volatile Auftragslagen müssen berücksichtig sein, wie ebenfalls Änderungen in der Unternehmensgröße und -struktur.

Schon jetzt zeichnet sich die komplexe Situation dieser Aufgabe ab, weswegen digitale Lösungen zu besseren Ergebnissen führen. Mit der TimeTrack Web App können Sie zum Beispiel Ihre Unternehmensstruktur definieren und Standorte, Abteilungen, Unterbereiche und Abteilungsleiter definieren sowie umstrukturieren. Zu den Standorten können Sie einzelne Mitarbeiter:innen zuweisen und Abteilungen in der Auswertung abrufen.

 

Was ist die PEP?

Die Personaleinsatzplanung kümmert sich im Rahmen des Workforce Management um den optimalen Einsatz der Ressource der „Arbeitnehmer:innen“, um die Kosten für Ihr Unternehmen zu senken. Den einzelnen Mitarbeiter:innen sollen Position und zeitliche Planung zugeordnet werden. Die Schichtplanung muss auch die Personalkapazität schonen und soll gleichzeitig Personalengpässen vorbeugen. Hierfür sind eine Analyse des Arbeitsanfalls und die Ermittlung des Personalbestands notwendig.

TimeTrack kann als cloudbasiertes Tool die Lösung für eine flexible Personaleinsatzplanung sein. Der Dienstplan kann dort anpassungsfähig, zeitsparend, übersichtlich und transparent gestaltet werden.

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Dienstplan – TimeTrack

 

Als Teil des Workforce Managements dient die Personaleinsatzplanung also gehört dazu, die Unternehmensproduktivität zu steigern. Dies beinhaltet auch Prognosen über Personalbedarf, Budget, Recruitingmaßnahmen und andere Ressourcen wie Soft- und Hardware. Eine solide Personaleinsatzplanung ist also auch die Grundlage für Personalentscheidungen wie Kündigungen oder Weiterbildungsmaßnahmen.

Tipps für Projektleiter:innen in der Personaleinsatzplanung

Die Schlüsselkomponente eines jeden erfolgreichen Projekts ist die solide Projektplanung als ihr Fundament durch den/die Projektleiter:in; hierzu zählt die Einsatzplanung der Mitarbeiter:innen. Unrealistische Projektzielen sollten vermieden werden. Dem kann ausreichend Anpassungsfähigkeit durch eine optimale Planung mit den Kapazitäten der Arbeitnehmer:innen entgegenwirken. Falsche Entscheidungen im Personalbereich sind schädlich. Um die richtige Auswahl zu treffen, benötigen Sie ein gutes Einstellungsverfahren. Projektrollen und Funktionen der einzelnen Mitarbeiter:innen sollten von Beginn an für Effizienz und Motivation klar definiert werden. Setzen Sie hier immer auf Kommunikation, Transparenz und Ehrlichkeit.

Aufgaben der Personaleinsatzplanung


Zu den Merkmalen der Personaleinsatzplanung zählt die unternehmensspezifische Schichtplanung und das Arbeitszeitmanagement zur Steigerung der Effizienz Ihres Unternehmens sowie die Vermeidung von Personalengpässen. Bedarf und Bestand sind optimal zu planen. Dies führt zur Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen, denn eine Unterforderung und Überforderung von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen wird vermieden. Um Kosten zu senken, sollten der Leerlauf und Überstunden reduziert werden. Die Zufriedenheit der Kunden und Kundinnen wird durch die Produktivität, Qualität und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen selbst gesteigert.

Personaleinsatzplanung und ihre Ziele

Die Ziele der PEP lassen sich leicht formulieren. So soll die richtige Anzahl von Mitarbeiter:innen mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Dieser Personaleinsatz soll auf Grundlage kurz-, mittel- und langfristiger Beobachtungen gemacht werden.

  • Optimale Planung zur Produktivitätssteigerung: das meiste Kapital fließt in die Arbeitnehmer:innen, um Ressource optimal nutzen
  • Optimierung von Input und Output: Produktivität steigern und Kosten senken
  • Aufträge und Kapazität der Mitarbeiter:innen und Arbeitsplätze optimal aneinander anpassen; auch je nach Saisonalität wie beim Einzelhandel im Weihnachtsgeschäft
  • Flexibilität bei Schwankungen der geplanten und notwendigen Personalkapazität gewährleisten

Arten und Komponenten der PEP


Die Personaleinsatzplanung kann in verschiedene Formen unterteilt werden, die jeweils einen anderen Faktor betreffen.

Qualitative Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung legt das Know-How für einzelne Stellen und Teams fest, also auch für Weiterbildung und Outsourcing. Das Anforderungsprofil der offenen Position und die Qualifikation der Bewerber:innen müssen festgelegt werden. Es ist wichtig, die Entwicklungen in der Personalstruktur zu erkennen und darauf reagieren zu können.

Quantitative Personaleinsatzplanung

In der quantitativen Personaleinsatzplanung wird die tatsächliche Anzahl der Mitarbeiter:innen der benötigten gegenübergestellt. Verlaufen Bedarf und Personalbestand synchron? Welche Veränderungen sind abzusehen? Sind Positionen zu neu besetzen?

Bei der Betrachtung eines langfristigen Zeitraums der Einsatzplanung kann auf Schwankungen bestmöglich und kurzfristig reagiert werden.

Zeitliche Komponente

Die zeitliche Komponente betrifft zum Beispiel Hochbetrieb, Nachtschichten und Saisonalität, um genügend Arbeitnehmer:innen zum Beispiel im Weihnachtsgeschäft oder Nachtzeiten bereitzustellen.

Schichtplanung

Die expliziten individuellen Arbeitszeiten sind des Weiteren mit einer exakten Zuordnung von Arbeitszeiten für Arbeitsplätze bei gleichzeitiger Flexibilität aufzustellen. Wann und wo müssen welche Mitarbeiter:innen sein? Dies gilt es je nach saisonalem Arbeitsanfall zu beantworten.

Planungshorizont

Den Bedarf zu ermitteln ist die Grundlage des Planungshorizonts. Der tatsächliche Arbeitsanfall und die vorausschauende Planung sollen flexibel sein, um auf reale Situation bestmöglich zu reagieren. Also beginnt Planung grob und wird immer detaillierter.

1. Personalbedarf ermitteln

  • Arbeitsaufkommen ermitteln
  • Bestandsanalyse vorhandener Kapazitäten von Mitarbeiter:innen und Bedarf
  • Unternehmensspezifischer und situativ optimierter Forecast ist die Basis: branchenspezifische Indikatoren bzw. Bedarfstreiber
  • Umsatz, Aufträge und Kunden der Teamgröße gegenüber stellen
  • Personalengpässe und hohe Personalkosten vermeiden
  • Personalstruktur ermitteln und strategisch planen: Neueinstellungen, Weiterbildungen?
  • Kapazitäten planen

2. Langfristige Jahres- und Monatsplanung

  • Jahresgrobplanung: effiziente und noch variable Planung der Personalwirtschaft im Unternehmen
  • Stundenbudget der Arbeitskräfte erfassen
  • Monatsplanung: An- und Abwesenheiten mit Bedarf aus dem Forecast abgleichen und anpassen

3. Schichtenplanung in der Ist-Situation

  • Kapazitäten und Bedarf in expliziten Schichtplan übersetzen
  • genaue Planung, wann und wo Mitarbeiter:innen welche Rolle haben
  • Einhaltung von rechtlichen Notwendigkeiten und Arbeitszeitmodellen
  • Reaktion auf unvorhersehbare Veränderungen in den Personalressourcen z. B. Krankmeldungen

6 Tipps zur Dienstplangestaltung


Dienstpläne sind sehr umfangreich und können große Beiträge für Ihr Unternehmen liefern. Beachten Sie unbedingt diese sechs Tipps zur Dienstplangestaltung.

  1. Verfügbarkeiten der Mitarbeiter:innen berücksichtigen
  2. Urlaubstage im Blick behalten
  3. Feiertage berücksichtigen
  4. Bereich und Standort für die Arbeitszeit zuweisen
  5. Arbeitszeitmodelle beachten
  6. Rahmendienstpläne erstellen

Rechtliche und branchenspezifische Anforderungen


Die Einhaltung von rechtlichen und anderen Ansprüchen kann eine große Herausforderung sein. Hier erhalten Sie einen kurzen Überblick über Regelungen, die eine Firma für ihre Arbeit kennen sollte.

Gesetzliche Vorschriften

Neben der Gesetzgebung sind natürlich noch individuelle und unternehmensspezifische Vereinbarungen zu beachten. Relevanter Bestandteil für die PEP in Ihrem Unternehmen sind allerdings unter anderem:

  1. Arbeitszeitgesetz
  2. Mindestlohngesetz
  3. Teilzeit- und Befristungsgesetz
  4. Betriebsverfassungsgesetz
  5. Datenschutzgrundverordnung

Branchen und ihre Ansprüche

Jede Branche hat mit ihren Spezifika verschiedene Interessen, welche die Personaleinsatzplanung berücksichtigen muss.

  1. Produktion: flexible PEP je nach Bedarf
  2. Handel: digitale Personaleinsatzplanung nach langfristiger Analyse von Bedarfstreibern
  3. Gesundheitswesen: flexible PEP orientiert am Behandlungsprozess und Work-Life-Balance
  4. Logistik: Personaleinsatzplanung optimiert nach Kosten, Service und Zufriedenheit Mitarbeiter:innen
  5. Dienstleistungsunternehmen: Personaleinsatzplanung nach Bedarf für Flexibilität und Wirtschaftlichkeit

Mit Personalplanungssoftware zur vollen Flexibilität?


Die PEP hat eine enorme Komplexität und viele verschiedene Faktoren sind für ein Unternehmen wichtig. Hierzu zählen Umsatz, Uhrzeit, Wetter, Urlaub, Krankheit, Zeitmodelle, tarifliche Vereinbarungen und gesetzliche Regelungen.

Software Lösungen und Funktionen bieten Überblick und garantieren eine Zeitersparnis, Benutzerfreundlichkeit die notwendige Anpassungsfähigkeit. Die strategische Planung und Analyse kurzfristiger und langfristiger Entwicklungen können dann die Wünsche der Arbeitnehmer:innen teilweise berücksichtigen und Zufriedenheit schaffen.

Vorteile und Nutzen einer Software

TimeTrack als Tool bietet eine hohe Qualität der Planung bei einer einfachen Bedienung, auch für Einsteiger:innen. Aus erfassten Zeiten können Sie Diagramme erstellen und herausfinden, wo am meisten Geld und Zeit investiert wird. Die Transparenz der Prozesse Ihres Unternehmens wird gewährleistet und eine Einbindung der Arbeitskräfte ist simpel. So erschaffen Sie einen optimierten Einklang von Bedarf und Kosten vom Personal in Form von Soll-Ist-Vergleiche. Arbeitszeiten einzelner Positionen und Projektkosten sind leicht einzusehen, was Probleme im Ansatz vermeiden kann. Überzeugen Sie sich und probieren Sie unsere 14-tägige Testversion.

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Projektverfolgung mit TimeTrack

 

Fazit


Das Workforce Management und die Personaleinsatzplanung sind komplex und erfordern ein hohes Maß an Sensibilität und Know-how. Holen Sie sich Hilfe durch ein digitales Tool, um Daten und Infos zu verarbeiten und den Überblick zu behalten und ausreichend Zeit für die ebenso wichtigen Aufgaben Ihrer Projekte zu haben.