Die Reisekostenabrechnung – Alles, was Sie wissen müssen

#unternehmensführung

Inhaltsverzeichnis

Was sind Reisekosten?
Aktuelles – Reisekostenabrechnung 2023
Wie funktioniert die Abrechnung der Reisekosten, insbesondere Verpflegungsmehraufwand?
Digitale Belege vereinfachen die Dokumentationspflicht
Reisekosten richtig abrechnen: Mit einer Reisekosten-Software

Nahezu jeder Betrieb hat mit ihnen zu tun und fast niemand kommt im Laufe seines Arbeitslebens daran vorbei – die Reisekostenabrechnung. Wann fallen Reisekosten an? Was gehört nicht zu den Reisekosten? Welche Regelungen und Pflichten gibt es? Wie muss die perfekte Reisekostenabrechnung aussehen? In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen einen Überblick über die Reisekostenabrechnung. Holen Sie sich mehr Informationen und werden Sie zum Experten – so kann nichts mehr schiefgehen!

Was sind Reisekosten?

Damit eine Reisekostenabrechnung erstellt werden kann, muss natürlich erst einmal geklärt werden, was alles Reisekosten sind und für welche eine Erstattung der entstandenen Kosten vorgesehen ist.

Grundsätzlich sind definitionsgemäß alle Aufwendungen während einer Geschäftsreise, die zu Transport- und Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten zählen. Diese Kosten einer Reise werden eigentlich in jedem Fall in voller Höhe erstattet und im Anschluss als Betriebsausgaben abgerechnet.

Was sind die Reisenebenkosten?

Reisenebenkosten, auf die der reisende Mitarbeiter im Verlauf seiner Dienstreise trifft, können sowohl Parkgebühren, Eintrittsgelder, Maut und noch viel mehr sein. Sie fallen also abseits der Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten an. Auch Trinkgelder, die während der Reisen beim Mittag oder Abendessen gegeben werden und die Kosten für Schadensersatz im Fall von Diebstahl, privaten oder Firmeneigentum erhalten eine vollständige Erstattung.

Was gilt als Geschäfts- bzw. Dienstreise?

Geschäftsreisen sind beruflich veranlasste Dienstreisen im Auftrag der Arbeitsstätte. Es handelt sich um eine Geschäftsreise, wenn das Unternehmen die Mitarbeiter mit einem privaten Fahrzeug oder durch öffentliche Verkehrsmittel über die Stadtgrenze hinaus zu einer Auswärtstätigkeit sendet.

Hier finden Sie eine kurze Zusammenstellung von Dienstreisen, für die der Arbeitnehmer die Reisekosten übernimmt: Außendienstfahrten, wechselnde Tätigkeitsstätte, Weiterbildungen und Tagungen, Messen und Kongresse, Ausstellungen und Märkte. In einigen Branchen übernimmt der Arbeitgeber auch in der Regel die Kosten für Exkursionen, Studienfahrten und Klassenfahrten.

Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?

Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn durch die Mitarbeiter eine Dienstreise angetreten wird. Von einer Dienstreise ist die Rede, wenn eine Arbeit für das Unternehmen anfällt, die außerhalb der üblichen Arbeitsstätte stattfinden muss. Allerdings ist nicht direkt jede Auswärtstätigkeit mit einer Dienstreise durch die Angestellten gleichzusetzen.

Für die Abrechnung gibt es keine Regelungen im Steuerrecht. Eine Buchhaltung kann also entweder eine Software nutzen oder eine eigene Reisekostenabrechnung-Vorlage erstellen. Je nach Unternehmen können die Kosten der Mitarbeiter also digital mit Nachweisen oder formlos als handschriftliche Auflistung geltend gemacht werden.

Aktuelles – Reisekostenabrechnung 2023

Arbeitgeber müssen natürlich immer auf dem aktuellen Stand bleiben und sich bestmöglich darüber informieren, wie sich die Konditionen bei der Erstattung der Reisekosten einer Auswärtstätigkeit verändern. Im Jahr 2023 wurden die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand erneut angeglichen.

Die entstandenen Kosten vom Verpflegungsmehraufwand sind sehr kompliziert und werden im Inland durch Pauschbeträge verrechnet. Pauschbeträge können auch Reisekostenpauschale genannt werden und dienen der Abrechnung der Ausgaben für Essen und Getränke im Inland. Für Reisen im Ausland gibt es jeweils kleine und große Pauschalen, die eine Abrechnung der Reisekosten einer Dienstreise für ihr Unternehmen ziemlich kompliziert machen können. Diese Länderlisten werden ebenfalls immer angeglichen, um Ausgaben in reeller Höhe für Reisende und Unternehmer festzulegen.

Ist das Erstellen einer Reisekostenabrechnung Pflicht?

Es ist keine Pflicht, eine Reisekostenabrechnung bei der Arbeitsstätte einzureichen. Arbeitnehmer können natürlich dennoch von individuellen Regelungen des Unternehmens Gebrauch machen und eine Abrechnung erstellen.

Mehr Informationen dazu findet man im Reisekostenrecht. Zuletzt wurden die rechtlichen Grenzen im Jahr 2013 weiter vereinfacht. Die Abrechnung von Kosten der Dienstreisen lässt sich genau im „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“ nachlesen.

Was muss die Abrechnung von Reisekosten enthalten?

Eine rechtliche Vorlage für die Erstellung einer Reisekostenabrechnung gibt es für Unternehmen und seine Mitarbeiter nicht. Bestenfalls wird bei einer Dienstreise alles an Belegen und Tickets gesammelt. Anschließend müssen die Mitarbeiter eigenständig prüfen, welche Ausgaben für die Erstattung von Kosten infrage kommen. Berufliche Fahrtkosten und Reisenebenkosten können erstattet werden – private Theaterbesuche beispielsweise nicht.

Je nach Regelung im Unternehmen berechnen Mitarbeiter dann selbst die Höhe der Reisekosten oder die Buchhaltung erhält alle notwendigen Infos und berechnet die Kosten der Reise selbst. Für dieses Thema können individuelle Vorgaben getroffen werden. Auch ein Foto der Belege kann beispielsweise ausreichen oder die Übermittlung aller Informationen zu den Fahrten per App wäre ebenfalls möglich.

Wie funktioniert die Abrechnung der Reisekosten, insbesondere des Verpflegungsmehraufwands?

Für die Berechnung der Reisekosten wird immer nach einem festen Schema vorgenommen. Laut dem Gesetzgeber wird davon ausgegangen, dass die Kosten immer höher ausfallen, wenn die Tätigkeit bei einer Reise zum Kunden stattfindet. Daher gibt es eine bestimmte Pauschale, die den Mitarbeiter ihre Aufwendungen erstatten soll.

Reisekostenabrechnung Pauschalen

Um die Berechnung der Reisekosten deutlich zu vereinfachen, gibt es das Konzept der Pauschale. Eine Pauschale soll gewährleisten, dass bei den Fahrten die Arbeitgeber auch immer genügend Ausgaben wieder erstatten.

Welche Pauschalen gibt es?

Grundsätzlich können Arbeitnehmer 3 verschiedene Pauschalen in Anspruch nehmen. Die eine Pauschale ist die Kilometerpauschale. Wenn Reisen für die Arbeit mit dem eigenen Fahrzeug der Arbeitnehmer angetreten werden, dann kann pro gefahrenen Kilometer eine pauschale Summe berechnet werden. Mit dem PKW sind das zum Beispiel Fahrtkosten von 30 Cent pro Kilometer und mit dem E-Bike 20 Cent pro Kilometer bei einer Dienstreise.

Für die während der Arbeitszeit entstandenen Kosten können die Unternehmer ebenfalls aufkommen. Sie sind in der Regel höher, als im Alltag oder im Home Office. Auch der Verpflegungsmehraufwand wird in Pauschalen abgerechnet. Diese unterscheiden sich allerdings bei Reisen im Inland und im Ausland.

Auch die Übernachtungskosten sind mit einer Pauschale abgedeckt und zählen zu den Reisekosten einer Geschäftsreise. Die Übernachtungspauschale ist ein essenzieller Bestandteil des Reisekostenrechts und unterscheidet sich ebenfalls je nach Geschäftsreise im Inland oder Ausland. Sie berechnen sich je nach Reisedauer und Entfernung. Informationen und Richtwerte sind auch hier von Land zu Land unterschiedlich.

Pauschalen im Inland

Kosten können also bis zu einer maximalen Höhe der Pauschbeträge erstattet werden. Diese Richtlinien gelten für die Reisenebenkosten im Inland:
1. Verpflegungsmehraufwand im Inland: Bei mehr als 8 Stunden können 14 Euro erstattet werden und für An- und Abreisetag jeweils 14 Euro. Bei mindestens 24 Stunden Reisedauer beträgt die Summe 28 Euro.
2. Übernachtungskosten im Inland: Die Kosten für die Übernachtungen können Arbeitgeber frei von Steuern ersetzen – als Werbungskosten. Im Inland gilt dafür die Höhe der tatsächlichen Aufwendungen mit Nachweis.
Pauschalen im Ausland
1. Verpflegungsmehraufwand im Ausland: Im Ausland gelten für Arbeitgeber meistens höhere Pauschbeträge. Ab einem Aufenthalt von 24 Stunden können so zum Beispiel für Dänemark 75 Euro und für die Schweiz ca. 66 Euro als Kosten zurückgezahlt werden.
2. Übernachtungskosten im Ausland: Im Ausland können in der Reisekostenabrechnung die Übernachtungskosten entweder als tatsächlich entstandene Kosten erstattet werden oder es wird ein regionaler Pauschbetrag berücksichtigt. Diese hätte in Dänemark die Höhe von 183 Euro für eine Übernachtung und in der Schweiz zwischen 180 bis 186 Euro pro Übernachtung.

Digitale Belege vereinfachen die Dokumentationspflicht

Zettelwirtschaft und Papierchaos – das sind die beiden Nachteile einer manuellen Reisekostenabrechnung, wie sie seit Jahrzehnten in einigen Betrieben durchgeführt wird. Arbeitgeber, die zukunftsorientiert arbeiten wollen, sollten spätestens jetzt damit anfangen, die Reisekosten digital zu erfassen. Hier finden Sie einige Tipps, die Ihnen mit Struktur und Digitalisierung auch Fragen von Finanzamt erleichtern werden.

Vorteile einer digitalen Reisekostenabrechnung

Müssen Sie oft zu Kunden reisen? Wenn ja, dann lohnt es sich wirklich, für Sie und Ihre Geschäftspartner in eine digitale Lösung der Reisekostenabrechnung zu investieren. Wir haben Ihnen verschiedene Informationen zu Vorteilen der digitalen Abrechnung Ihrer Fahrtkosten etc. in der Abrechnung Ihrer Reisekosten einmal zusammengefasst:

Vorteile

Übersichtlichkeit und Transparenz
Papierlose Abrechnung erleichtert Arbeitsalltag
Sammelrechnungen problemlos möglich
Bei Erfassung und Abrechnung wird Zeit gespart
Digitale Erfassung schon während der Geschäftsreise
Automatische Berechnung von Verpflegungsmehraufwand und Pauschbeträgen
Reiserichtlinien können digital erfasst werden
Auszahlung der Reisekosten kann schneller geschehen
Automatische Anbindung an Buchungssysteme der Buchhaltung
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Reisekosten richtig abrechnen: Mit einer Reisekosten-Software

Die Anschaffung einer digitalen Lösung bietet so viel mehr als Nutzungsgebühren und Lizenzverträge. Wenn die Mitarbeiter Ihres Unternehmens viel unterwegs sind, dann sollten Sie wirklich über die Anschaffung nachdenken.

Neben einem komplett digitalen Workflow gibt es bereits Softwares, die eine automatische Belegerkennung nutzen und somit den Reisenden und der Buchhaltung ihren Arbeitsalltag effizient erleichtern. Außerdem beugt eine digitale Erfassung sämtlicher Reisekosten Fehlern vor und so garantieren Sie Ihrem Team eine lückenlose Dokumentation jeglicher Ausgaben.

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Fazit

Reisekostenabrechnungen sind kein einfaches Thema und viele individuelle Regelungen sind zu beachten. Allerdings bieten moderne Programme und Softwares die Möglichkeit, alles deutlich zu vereinfachen. So ist nicht nur papierloses Arbeiten, sondern auch schnelle Workflows und Freigabe-Prozesse möglich. Machen Sie sich und Ihren Angestellten die Abrechnungen nicht zu schwer und investieren Sie in die Zukunft!

Lara Augat

Zeit will gut geplant sein. Als junge Mutter und studierte Philosophin beschäftige ich mich mit der Bedeutung von Zeit und welchen Einfluss diese auf unseren Arbeitsalltag hat. Um die perfekte Work-Life-Balance zu finden, schreibe ich gerne über die Themen der Arbeitspsychologie und des Projektmanagements. Denn gerade die Perspektive aus den Geisteswissenschaften kann für Sie von großem Vorteil sein!