Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie links in der Seitenleiste auf Datenverwaltung > Benutzer. Wählen Sie dann das Plus-Symbol aus, mit welchem Sie neue Benutzer definieren können. Beachten Sie, dass Sie nur so viele Benutzer definieren können, für die sie auch die Lizenz zahlen.
Es erscheint ein neues Feld, in dem Sie zuerst den Benutzernamen, die E-Mail und den Vor- und Nachnamen eingeben müssen. Definieren Sie anschließend ein Kennwort, mit welchem der neue Benutzer Zugang zu der TimeTrack App hat. Sie müssen das Kennwort auch ein zweites Mal eingeben, um es zu bestätigen.
Wir empfehlen Ihnen dasselbe Kennwort für alle Benutzer anzulegen (z.B. 11111111), da jeder Benutzer ein individuelles Passwort setzen muss, nachdem Sie Ihn eingeladen haben.
Zusätzlich können Sie auch die Personalnummer des Benutzers, dessen Vertretung und den internen Stundensatz anlegen. Die Vertretung eines Benutzers bekommt den Zugriff auf die Mitarbeiter, auf welchen dieser Benutzer Zugriff hat. In den freien Feldern können Sie zusätzliche Information zum Benutzer eingeben.
Darauffolgend müssen Sie das Konto aktivieren, indem Sie das Kästchen links neben “Aktiviert” auswählen. Darunter sehen Sie verschiedene Funktionen, welche Sie dem Benutzer zuteilen können. Sie können die Funktion des Administrators, Teamleiters oder externen Mitarbeiters auswählen.
Wenn Sie dem Benutzer keine dieser Funktionen zuweisen, so ist er/sie ein normaler Benutzer und kann nur auf seine eigenen Projektzeiten zugreifen. Wenn Sie Genaueres zu den Funktionen wissen wollen, klicken Sie auf das Informationssymbol rechts neben den einzelnen Funktionen. Speichern Sie all Ihre Angaben, indem Sie rechts unten auf den blauen Speicher Button klicken.
Ein Admin kann neue Benutzer anlegen und Teamleiter definieren. Ein Teamleiter hat Zugriff auf die Zeiteinträge seines gesamten Teams. Ein externer Mitarbeiter kann nur Kunden und Projektdaten sehen, welche ihm zugewiesen sind. Er kann seine Arbeitszeiten nur auf diese Projekte buchen.
Wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt, können Sie seinen Account deaktivieren. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus und entfernen Sie den blauen Haken bei “Aktiviert”, indem Sie auf ihn klicken. Neben dem Namen erscheint ein Schloss, welches die Deaktivierung anzeigt. Klicken Sie auf Updaten, um Ihre Änderungen zu speichern.
Die deaktivierten Benutzer finden Sie unter Datenverwaltung > Benutzer, wenn Sie auf das abgeschlossene Schloss klicken.
Nun ist in Ihrem TimeTrack-Abonnement ein Platz frei. Sie können diesen entweder nutzen und einen neuen Benutzer anlegen oder die Anzahl der Benutzer verringern. Unter Einstellungen > Allgemein > Abo passen Sie Ihre Lizenzanzahl an, damit Sie nicht für unverwendete Lizenzen zahlen.
Die Accounts der Benutzer zu deaktivieren ist sinnvoller als sie zu löschen, da Sie ansonsten alle Daten und Zeiteinträge des betreffenden Benutzers verlieren. Vor allem wenn die Benutzer in Projekten involviert waren, führt das Löschen Ihrer Accounts zu einer Verfälschung der Projektverfolgung. Beachten Sie, dass die Wiederherstellung gelöschter Daten zusätzliche Kosten bringen wird.
Wenn Sie den Account eines Benutzers deaktivieren, bleiben dessen Daten dennoch gespeichert. Die Zeiten des Benutzers erscheinen trotzdem in Berichten und Analysen, doch der Benutzer selbst wird nicht mehr auffindbar und die Daten nicht mehr auswertbar sein. Die Daten, die mit dem Benutzer verknüpft sind, bleiben jedoch für Zeiterfassungen auf der Software erhalten. Der deaktivierte Benutzer wird keinen Zugriff mehr auf das Konto haben und nichts bearbeiten können.
Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Kontaktieren Sie Kilian aus unserem Support Team:
support@timetrackenterprise.com
