Hashtags fungieren bei der Auswertung der Einträge als eine Filtermöglichkeit und helfen dabei, Ihre Arbeitsaufwände zu automatisieren. Wollen Sie alle Einträge Ihrer #Stammkunden einsehen oder schnell die Aufträge sehen, die bereits #abgerechnet wurden? Dann ist die Nutzung von Tags genau das Richtige für Sie.
Als Admin können Sie Hashtags unter Datenverwaltung > Hashtags anlegen und somit für Ihre Mitarbeiter:innen vordefinieren, welche bei einem Zeiteintrag dann direkt vorgeschlagen werden. Somit vermeiden Sie Unklarheiten und Fehler, welche bei der Nutzung individuell angelegter Hashtags entstehen würden. Geben Sie den Namen des Hashtags ein und klicken Sie auf Speichern, um einen neuen Hashtag anzulegen.
Um sich das Filtern der Einträge zu erleichtern, müssen Sie im nächsten Schritt zuerst den gewünschten Hashtag zuweisen. Das können Sie bei der Projektzeiterfassung, Dienstplanung, Terminplanung, Aufgabenplanung und bei Verfügbarkeiten und Anwesenheiten machen.
Gehen Sie in dem Menü Projektzeiterfassung auf die Wochenansicht. Klicken Sie auf ein Projekt und anschließend auf „Tags hinzufügen„. Es erscheint ein Drop Down Menü, aus dem Sie von den bereits erstellen Tags wählen können. Klicken Sie auf „Anwenden„, um den Hashtag auszuwählen.
Sie können Hashtags neben Projekten auch bei Zeiteinträgen und Ausgaben verwenden.
Textbausteine fungieren als Kürzel für immer wiederkehrende Notizen, damit Sie diese nicht erneut eintippen müssen.
Unter Datenverwaltung > Textbausteine können Sie mit dem Plus Symbol einen neuen Textbaustein anlegen. Geben Sie den Suchbegriff, Inhalt und wahlweise interne Notizen ein. Beispielsweise können Sie einen Textbaustein für den Code 11 anlegen, um sich ständiges Eingeben von „Die Rechnung im Anhang beachten“ zu ersparen.
Sobald Sie Ihren Textbaustein unter Datenverwaltung angelegt haben, können Sie sie Projekten zuweisen. Klicken Sie dafür auf das Projekt und anschließend auf das Icon mit den sich überlappenden Blättern. Geben Sie in der Suchfunktion den Code ein, um die Notiz automatisch hinzuzufügen. Klicken Sie auf Updaten, wenn Sie fertig sind.
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