Genaue Erfassung der flexiblen Arbeitszeit
Was ist ein Arbeitszeitkonto?
Warum braucht man ein Arbeitszeitkonto?
Wie kann ein Arbeitszeitkonto geführt werden?
Arbeitszeitkonto: keine Schwankungen des laufenden Gehalts
Arten des Arbeitszeitkontos
Erfordernis einer vertraglichen Grundlage
Was passiert mit Differenzstunden bei Vertragsbeendigung?
Was Arbeitgeber beachten müssen
Vorteile eines Arbeitszeitkontos
Muss man ein Arbeitszeitkonto führen?
Unter Arbeitszeitkonto versteht man eine manuelle oder elektronische Aufzeichnung der tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden (Ist-Arbeitsstunden), die mit der vertraglich geregelten Arbeitszeit (Soll-Arbeitsstunden) abgeglichen werden. Die Differenz zwischen Ist-Arbeitsstunden und Soll-Arbeitsstunden kann entweder ein Zeitguthaben (die Plusstunden) oder eine Zeitschuld (Minusstunden) ergeben.
Auf dem Arbeitszeitkonto werden die Arbeitsstunden, die über die vertraglich vereinbarte Soll-Arbeitszeit hinausgehen – Plusstunden – auf dem Konto gutgeschrieben. Sollte der Arbeitnehmer weniger als seine Soll-Arbeitsstunden erbringen, entstehen Minusstunden, die später mit dem Zeitguthaben bzw. den Plusstunden ausgeglichen werden können.
Bei Krankenstand und Urlaub werden die täglichen Soll-Arbeitsstunden in voller Höhe gutgeschrieben, sodass bei diesen rechtmäßigen Abwesenheiten des Arbeitnehmers keine Minusstunden entstehen können.
Ein Arbeitszeitkonto ist daher kein Arbeitszeitmodell, sondern wird zur Steuerung und Kontrolle von flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit verwendet. Besonders bei Unternehmen mit schwankenden und unregelmäßigen Arbeitszeiten ist die Führung von Arbeitszeitkonten sehr sinnvoll. Mit einem Arbeitszeitkonto behalten Arbeitnehmer und Arbeitgeber einen Überblick über geleistete Ist-Stunden und geschuldete Soll-Stunden.
Um einen Überblick über die geleistete Arbeitszeit bei flexiblen Arbeitszeitmodellen zu behalten, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Einführung von Arbeitszeitkonten. Das hat einen einfachen Grund: die Arbeitszeitkonten bieten mehr Flexibilität im Unternehmensalltag. Ein Arbeitszeitkonto hilft sowohl Arbeitgebern als auch Mitarbeitern, Arbeitsstunden flexibel einzusetzen. Der Arbeitgeber kann so bei erhöhtem Arbeitsbedarf ihre Arbeitnehmer auch vermehrt einsetzen. Wenn es im Unternehmen einmal zu einem Auftragsrückgang kommt, können die gesammelten Plusstunden wieder abgebaut werden.
Aber nicht in jedem Unternehmen macht das Führen eines Arbeitszeitkontos auch Sinn. Etwa bei fixen Arbeitszeitmodellen bleibt es bei starren Arbeitszeiten, sodass auf ein Arbeitszeitkonto in solchen Unternehmen verzichtet werden kann, weil es in der Regel zu keinen Abweichungen von vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten kommt. Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit, Telearbeit (Homeoffice), Rufbereitschaft oder flexiblen Teilzeitmodellen sind Arbeitszeitkonten hingegen jedenfalls empfehlenswert. Auch Unternehmen mit saisonal stark schwankender Auftragslage können von Arbeitszeitkonten profitieren. Dazu zählen zum Beispiel Gartenbauunternehmen, Eisgeschäfte oder Skiliftbetreiber.
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, wie ein Arbeitszeitkonto zu führen ist. Aus den Aufzeichnungen muss sich nur lückenlos ergeben, wann Plus- bzw. Minusstunden entstanden sind. Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Arbeitszeitkonto zu führen:
Ein Arbeitszeitkonto kann manuell geführt werden, in dem der Arbeitnehmer seine Stunden in einer Excel- oder sonst selbst erstellten Tabelle handschriftlich notiert. Es ist außerdem auch möglich, das Arbeitszeitkonto per Stechuhr zu führen. Da sich der Saldo auf dem Arbeitszeitkonto jedoch in der Regel beinahe täglich ändert, ist diese Variante gegenüber einer digitalen Methode nachteilhaft, weil der Arbeitgeber bzw. Arbeitnehmer täglich der neue Saldo selbst berechnen muss.
Praktischer und verlässlicher sind spezielle digitale Softwarelösungen bzw. Apps für Smartphone, die das Arbeitszeitkonto auf Basis der eingetragenen Arbeitszeiten täglich und automatisch auf den aktuellen Stand bringt. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben so immer genau im Blick, wie viele Stunden gearbeitet wurden und können rechtszeitig auf zu viele oder wenige Plus-/Minusstunden reagieren.
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Die Führung eines Arbeitszeitkontos hat keine Auswirkung auf die laufende Entlohnung. Auch wenn der Arbeitnehmer viele Plus- bzw. Minusstunden hat, bleibt das Gehalt des Arbeitnehmers grundsätzlich gleich, weil die Differenzstunden einfach in den Folgemonat übertragen werden.
Arbeitszeitkonten werden für eine bestimmte Periode geführt. Je nach Dauer dieser Periode unterscheidet man zwischen Kurzzeitarbeitskonten und Langzeitarbeitskonten.
Kurzzeitkonten werden für einen Ausgleichszeitraum von bis zu einem Jahr geführt. Innerhalb des definierten Ausgleichszeitraumes sollen in der Regel alle Plus- bzw. Minusstunden ausgeglichen werden. Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben betreffend genaue Dauer des Ausgleichszeitraumes. Den Ausgleichszeitraum kann der Arbeitgeber daher frei bestimmen, auch kürzere Perioden wie drei oder sechs Monate sind durchaus üblich. Es gibt wiederum verschiedene Arten von Kurzzeitkonten. Zum Einsatz kommen meistens Gleitzeitkonten, Überstundenkonten oder Ampelkonten.
Langzeitkonten beziehen sich hingegen nicht auf kürzere Zeiträume, sondern meistens auf Lebensarbeitszeit und geben dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, zusätzlich geleistete Arbeitszeit zu sammeln und später für längere Berufsauszeiten wie Sabbatical oder einen vorzeitigen Ruhestand zu nutzen.
Arbeitszeitkonten können nicht ohne eine vertragliche Vereinbarung eingeführt werden. Um wirksam zu sein, bedarf jedes Arbeitszeitkonto daher einer vertraglichen Grundlage. Dies kann eine arbeits– oder tarifvertragliche Regelung oder eine Betriebsvereinbarung sein.
Die vertragliche Regelung von Arbeitszeitkonten sollte folgende Punkte enthalten:
Bei Vertragsbeendigung muss zunächst ermittelt werden, ob der Arbeitnehmer unausgeglichene Plus- oder Minusstunden hat.
Plusstunden müssen immer ausgeglichen werden: entweder durch Auszahlung oder durch Freizeit, falls der Arbeitnehmer bis zum Kündigungsfristende noch genug potentielle Freizeitstage hat.
Minusstunden darf der Arbeitgeber nicht ohne Weiteres vom Gehalt abziehen. Nur wenn der Arbeitgeber nachweist, dass der Arbeitnehmer Minusstunden etwa wegen Arbeitsverweigerung verschuldet hat, kann er einen Abzug der Minusstunden vom laufenden Gehalt vornehmen. Hat hingegen der Arbeitgeber die Minusstunden verschuldet, weil er nicht ausreichend Arbeit für seine Arbeitnehmer hatte, ist die Verrechnung der Minusstunden mit dem ausstehenden Gehalt nicht zulässig.
Bei Führung von Arbeitszeitkonten muss der Arbeitsgeber zwingenden Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes und Mindestlohngesetzes im Auge behalten:
Mehr Flexibilität für den Arbeitgeber: Arbeitgeber kann schneller auf schwankende bzw. unregelmäßige Auftragslage reagieren und Arbeitnehmer abhängig vom aktuellen Arbeitsbedarf effektiver einsetzen.
Erfüllung gesetzlicher Aufzeichnungspflicht: Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, allfällige Mehrarbeit seiner Arbeitnehmer genau zu dokumentieren (§ 16 Arbeitszeitgesetz). Auch wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer dazu verpflichtet, seine Mehrstunden selbst zu verzeichnen, hat er dafür zu sorgen, dass diese Aufzeichnung tatsächlich stattgefunden hat und ist der gesetzlich Verantwortliche für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Ein Arbeitszeitkonto ist also eine gute Möglichkeit, um der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht für die Mehrarbeitsstunden gerecht zu werden. Bei Minijob ist das Führen eines Arbeitszeitkontos außerdem bereits vom Gesetzes her verpflichtend (§ 17 Mindestlohngesetz).
Mehr Flexibilität für den Arbeitnehmer: Starre Arbeitszeiten sind bei meisten Arbeitnehmern unbeliebt. Arbeitnehmer wünschen sich oft flexible Arbeitszeitgestaltung, um eine bessere Work-Life-Balance herzustellen. Und genau Arbeitszeitkonten geben Arbeitnehmern mehr Freiheit. Arbeitnehmer können ihre Arbeitszeit an ihre persönlichen Bedürfnisse besser anpassen und werden auf diese Weise zufriedener. Und zufriedene Mitarbeiter sind in der Regel engagierter und motivierter.
Mehr Gerechtigkeit für den Arbeitnehmer: Arbeitszeitkonten sorgen dafür, dass Arbeitszeiten genau erfasst werden und der Arbeitnehmer für jede gearbeitete Minute auch entlohnt wird. Falls sie nicht genau dokumentiert werden, bleiben mehr geleisteten Minuten oder sogar Stunden meist unbezahlt.
Unternehmen 1:
Das Unternehmen 1 führt die Arbeitszeitkonten mittels einer Excel-Tabelle. Jeder Mitarbeiter muss seine Arbeitszeit in die Tabelle manuell eintragen. Für die Mitarbeiter womöglich technisch die einfachste Lösung.
Für das Unternehmen führt die „händische“ Zeiterfassung spätestens bei mehr als einer Handvoll Mitarbeitern ins Chaos. Der Personalchef kann schwer einen Überblick über die Zeitguthaben der Mitarbeiter bekommen. Die Listen müssen gut aufbewahrt und sind nicht immer griffbereit. Stundenzettel müssen außerdem manuell in verwendete Buchhaltungs- und Personalabrechnungssysteme übertragen werden. Das was anfangs als einfachste Lösung scheint, kostet in Wirklichkeit viel Zeit.
Unternehmen 2:
Das Unternehmen 2 entscheidet sich für ein Zeiterfassungssystem, wie TimeTrack. Jeder Mitarbeiter hat seine Arbeitszeiten online über einen Computer oder ein Smartphone sekundengenau zu erfassen. Mitarbeiter stempeln ein, wenn sie zur Arbeit kommen und stempeln wieder aus, wenn sie gehen. Alle erfassten Arbeitsstunden fließen in das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters, gleichzeitig werden alle Ist-Stunden den Soll-Stunden gegenübergestellt, sodass man den Überblick über die eigenen Plus- und Minusstunden behalten kann.
Die Mitarbeiter können ihr Arbeitszeitkonto selbst einsehen und so eigenverantwortlich ihre Arbeitszeit planen. Sowohl der Personalchef also auch die Mitarbeiter können jederzeit genau nachvollziehen, wie viele Stunden im Monat gearbeitet wurden. Außerdem sind bei einer Betriebsüberprüfung alle notwendigen Unterlagen gleich griffbereit.
Es besteht grundsätzlich noch keine generelle Pflicht des Arbeitgebers, Arbeitszeitkonto für seine Arbeitnehmer zu führen.
Nur bei Minijobs und in einigen speziellen Branchen wie Gaststätten und Beherbergungsgewerbe, Baugewerbe, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe ist die Arbeitszeiterfassung gemäß Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz vorgeschrieben. Die Aufzeichnungen der in diesen Branchen tätigen Arbeitnehmer müssen den genauen Beginn, das Ende und eingehaltene Pausenzeiten erfassen.
In anderen Branchen müssen lediglich Mehrarbeitsstunden genau dokumentiert werden. Also nur die Stunden/Minuten, die über die zulässigen acht Stunden pro Tag hinausgehen, müssen erfasst werden. Es gibt aber keine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers, auch regulär geleistete Arbeitsstunden des Arbeitnehmers zu verzeichnen.
Dies wird sich in Zukunft allerdings ändern. Obwohl es derzeit keine gesetzliche Aufzeichnungspflicht auf nationaler Ebene gibt, hat der Europäische Gerichtshof am 14. Mai 2019 entschieden, dass bald auch Unternehmen in Deutschland gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer systematisch erfassen müssen. Wann und in welcher Form entsprechendes Gesetz in Kraft treten wird, bleibt noch abzuwarten. Fakt ist, dass bald ein Arbeitszeitkonto für jeden Mitarbeiter zu führen sein wird.
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Mag. iur. Gorica Stojkovic-Bubic ist TimeTrack-Expertin für arbeitsrechtliche Themen. Nach 10-jähriger Tätigkeit für eine renommierte Wiener Rechtsanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Arbeitsrecht verstärkt sie nun das junge TimeTrack Team und schreibt gerne Rechtsbeiträge rund um Arbeitszeit und Arbeitswelt.
