Arbeitszeit flexibel gestalten
Im Rahmen des Arbeitsvertrags wird in der Regel vereinbart, welche Arbeitszeiten der Arbeitnehmer einzuhalten hat. Falls der Arbeitsvertrag exakte Arbeitszeiten angibt, dann muss sich der Arbeitnehmer an die vertragliche Regelung halten und seine Arbeit immer zur gleichen Uhrzeit antreten und beenden. Immer mehr Unternehmen wollen ihren Arbeitnehmern allerdings mehr Freiheit in der Organisation ihrer Arbeits- und Freizeit geben, wobei sich dabei oft die Gleitzeit als ein Modell der flexiblen Arbeitszeitgestaltung anbietet.
Beim Gleitzeitmodell gibt es keine fixe Regelung der Arbeitszeit. Dem Arbeitnehmer wird ein größerer Spielraum bei der Gestaltung seiner Arbeitszeit gegeben. So können Arbeitnehmer innerhalb eines definierten Zeitrahmens entscheiden, wann sie in die Arbeit kommen bzw. die Arbeit wieder verlassen und haben somit die Möglichkeit, den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende an ihre eigenen Befugnisse anzupassen.
Max betreibt ein kleines Unternehmen und bietet telefonische Kundenberatung täglich von 9:00 Uhr bis 16:00 Uhr an. Für Max ist daher wichtig, dass seine Mitarbeiter zwischen 9:00 Uhr und 16:00 Uhr erreichbar sind. Wann genau die Mitarbeiter mit der Arbeit beginnen oder aufhören, ist dem Max egal, solange seine Mitarbeiter wöchentlich auf ihre Stunden kommen und natürlich zwischen 9:00 Uhr und 16:00 Uhr (unter Einhaltung der Pausenreglung) am Arbeitsplatz anwesend sind. Aus diesem Grund hat Max ein Zeiterfassungssystem angeschafft und Gleitzeit mit Funktionszeit eingeführt. Die Mitarbeiter loggen sich bei Arbeitsbeginn ein und am Ende wieder aus.
Die Mitarbeiter dürfen sich aussuchen, ob sie erst um 9:00 Uhr anfangen und länger arbeiten bzw. bereits um 7:00 Uhr starten und um 16 Uhr in den Feierabend gehen. So sind Mitarbeiter zufrieden, weil sie mit dem Gleitzeitmodell ihre Freizeit besser planen können, und Max behält durchs Einsatz eines Zeiterfassungssystems einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden.
Die Gleitzeit hat mehrere Varianten, die manchmal mehr und manchmal weniger Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit bieten. Man unterscheidet zunächst zwischen einfacher und qualifizierter Gleitzeit.
Bei einfacher Gleitzeit bleibt die Dauer der täglichen Arbeitszeit immer gleich. Arbeitnehmer können also lediglich den Beginn seines Arbeitstags bestimmen, während das Ende des Arbeitstags davon abhängt, wann die Arbeit genau aufgenommen wurde. Die tägliche Arbeitszeit muss aber eingehalten werden. Arbeitnehmer, die früher zu arbeiten beginnen, können auch früher gehen. Wer sich aber verspätet, muss auch länger arbeiten.
Bei qualifizierter Gleitzeit sind Arbeitnehmer noch flexibler, weil sie nicht nur über den Beginn, sondern auch über die Länge ihrer Arbeitszeit frei entscheiden können. An einigen Tagen kann also mehr und an anderen Tagen weniger gearbeitet werden, wobei zu beachten ist, dass im Durchschnitt wöchentliche Arbeitszeit eingehalten wird. Bei qualifizierter Gleitzeit ist daher erlaubt, Plus- oder Minusstunden zu sammeln und später abzubauen.
Abgesehen von der Unterscheidung zwischen einfacher und qualifizierter Gleitzeit, gibt es verschiedene Varianten der Gleitzeit mit oder ohne Kernarbeitszeit, je nachdem, ob es pro Arbeitstag einen bestimmten Zeitraum gibt, zu dem alle Arbeitnehmer am Arbeitsplatz anwesend sein müssen. Falls Anwesenheitszeiten nur für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern gelten, spricht man von Funktionszeit.
Unter Kernarbeitszeit versteht man einen Zeitraum, in dem alle Arbeitnehmer am Arbeitsplatz anwesend sein müssen. Vor und nach der Kernarbeitszeit gibt es eine Gleitspanne (auch Gleitzeitrahmen genannt), in der Arbeitsnehmer frei bestimmen können, wann sie zur Arbeit kommen und bei qualifizierter Gleitzeit auch, wann sie den Arbeitsplatz wieder verlassen.
Bei einer Gleitzeit mit Kernarbeitszeit kann der Arbeitnehmer daher innerhalb des Gleitzeitrahmens über Start und Ende seiner Arbeit frei entscheiden, hat aber während der Kernarbeitszeit Anwesenheitspflicht am Arbeitsplatz. Außerhalb der Kernarbeitszeit haben die Arbeitnehmer daher Freiheit, ihre Arbeitszeit frei zu gestalten. Beispielsweise bei einem Gleitzeitrahmen von 6:30h bis 18:30h und einer Kernarbeitszeit 8:30h bis 15:30h kann der Arbeitnehmer seine Arbeit zwischen 6:30h und 8:30h aufnehmen und zwischen 15:30h und 18:30h wieder beenden, muss aber jedenfalls zwischen 8:30h und 15:30h am Arbeitsplatz anwesend sein und seine Arbeitsstunden leisten.
Bei einer einfachen Gleitzeit mit Kernarbeitszeit ist außerdem die Dauer der täglichen bzw. wöchentlichen Arbeitszeit genau festgelegt. Tägliche Arbeitszeit muss daher eingehalten werden und wer früher kommt, kann auch früher gehen. Wenn die tägliche Dauer der Arbeitszeit hingegen nicht feststeht, spricht man von qualifizierter Gleitzeit mit Kernarbeitszeit. Dann sind die Arbeitszeiten innerhalb des Gleitzeitrahmens dem Arbeitnehmer überlassen, wobei der Arbeitnehmer zu beachten hat, dass er insgesamt im Durchschnitt die arbeits- oder tarifvertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit leistet. Die vom Arbeitgeber vorgegebene Arbeitsaufgaben sowie die einzuhaltenden Termine werden ebenfalls die Gestaltung der Arbeitszeit stark beeinflussen.
Die Gleitzeitvereinbarung kann lediglich einen Gleitzeitrahmen festlegen, die nur den frühestmöglichen Arbeitsbeginn und das spätestmögliche Arbeitsende vorsieht. Der Arbeitgeber definiert bei diesem Modell lediglich die Arbeitszeiten, zu denen Arbeitnehmer ihrer Tätigkeit nachgehen können, wobei sie dann weitgehend selbständig über Beginn und Ende der Arbeitszeit entscheiden. Dieses Modell einer Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit ist besonders für Unternehmen geeignet, bei denen Mitarbeiter relativ autonom arbeiten und wenig Kontakt mit Arbeitskollegen oder Kunden haben.
Bei der Funktionszeit gibt es nur für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern d.h. nicht für alle Arbeitnehmer, eine Anwesenheitszeit, um sicherzustellen, dass bestimmte Bereiche des Unternehmens auch ohne Unterbrechungen funktionieren. Wenn sich die Arbeitnehmer gegenseitig vertreten können, wird es in der Regel ausreichend sein, wenn nur eine bestimmte Anzahl an Arbeitnehmern innerhalb der definierten Funktionszeit am Arbeitsplatz anwesend ist. Soll etwa telefonische Erreichbarkeit des Unternehmens gewährleistet sein, dann reicht es in der Regel auch aus, dass immer nur einige und nicht alle Mitarbeiter telefonisch erreichbar sind.
In Unternehmen mit Betriebsrat kann eine Gleitzeitvereinbarung nur durch eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden. In Unternehmen ohne Betriebsrat muss Gleitzeit schriftlich zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbart werden.
Jede Gleitzeitvereinbarung muss mindestens folgende Punkte regeln:
Schriftlichkeit ist ein gesetzlich vorgegebenes Formerfordernis einer Gleitzeitvereinbarung. Der mündliche Abschluss einer Gleitzeitvereinbarung ist unwirksam und kann zu Anfall von Überstunden führen.
Außerdem hat der Arbeitgeber zu sorgen, dass die geleisteten Arbeitsstunden auch entsprechend dokumentiert werden. Die Errichtung eines Arbeitszeitkontos ist bei gleitender Arbeitszeit empfehlenswert.
Mit der richtigen Zeiterfassungssoftware können Sie das vereinbarte Gleitzeitmodell sehr einfach umsetzen. In der Software sind zunächst alle erforderlichen Informationen wie das Ausmaß der Normalarbeitzeit, der Gleitzeitrahmen und die Kernarbeitszeiten (falls vorhanden) abzuspeichern. Anhand von diesen Informationen berechnet die Software automatisch die Plus bzw. Minusstunden, sodass Arbeitnehmer und Arbeitgeber jederzeit einen Überblick über ihre geleistete Arbeitszeit behalten.
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