Homeoffice

Was versteht man unter Homeoffice?
Beim Homeoffice wird die Arbeitsleistung vollständig oder teilweise von zuhause aus erbracht. Die arbeitsrechtlichen Vorschriften betreffend Arbeitszeit und Gesundheitsschutz sowie Regelungen zu Datensicherheit sind auch im Homeoffice zu beachten.

Das Wichtigste in Kürze

Beim Homeoffice (auch Telearbeit genannt) handelt es sich um eine Arbeit von zuhause aus
Auch beim Homeoffice gelten gleiche arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Bestimmungen wie am Arbeitsplatz im Unternehmen
Homeoffice sollte im Rahmen einer Einzelvereinbarung oder einer Betriebsvereinbarung (wenn Betriebsrat im Unternehmen vorhanden) geregelt werden

Homeoffice: Definition & Arten

Homeoffice: Arbeitsrechtliche Regelung

Umstellung auf Homeoffice: was zu beachten ist

Arbeitszeiten im Homeoffice

Kosten im Homeoffice

Homeoffice: Vor- und Nachteile

Zeiterfassungssoftware fürs Homeoffice

Homeoffice: Definition und Arten

Beim Homeoffice wird die Arbeit in eigener Wohnung verrichtet. Es ist zwischen zwei Arten von Homeoffice zu unterscheiden, wobei entscheidend ist, ob die Arbeitsleistung nur teilweise oder vollständig von zuhause aus erbracht wird. Beim heimbasierten Homeoffice erfolgt die Arbeit ausschließlich von zuhause aus. Beim alternierenden Homeoffice arbeitet der Arbeitnehmer teilweise von zuhause aus und teilweise an seinem Arbeitsplatz im Unternehmen.

Telearbeit ist nicht für jedes Unternehmen bzw. für jeden Arbeitnehmer geeignet. Es gibt Berufe wie beispielsweise Friseure, Bauarbeiter oder Zahnärzte, die ausschließlich manuell und daher nicht im Homeoffice ausgeübt werden können. Dann gibt es wiederum Berufe wie beispielsweise verschiedene Beratungstätigkeiten, die besonders für Homeoffice geeignet sind. Wird überwiegend im Büro vor dem Bildschirm gearbeitet, kann sich Home-Office durchaus anbieten. Das Home-Office eignet sich so auch für IT-Entwickler, Vertriebler oder kreative Jobs an, die grundsätzlich auch von zu Hause aus arbeiten könnten. Es ist außerdem zu bedenken, dass nicht jeder Arbeitnehmer für Homeoffice-Modell in Frage kommt, weil etwa seine Präsenz am betrieblichen Arbeitsplatz bei der Abwicklung von Projekten unerlässlich ist.

Homeoffice: Arbeitsrechtliche Regelung

Es gibt keine gesetzliche Regelung in Bezug auf Homeoffice. Auch ein gesetzliches Recht des Arbeitnehmers auf Homeoffice gibt es derzeit nicht. Kommt ein Homeoffice-Modell im Einzelfall in Betracht, soll daher eine Homeoffice-Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgeschlossen werden. Dann ist der Arbeitnehmer im Klaren, was beim Homeoffice erlaubt bzw. erwünscht ist und was nicht.

Homeoffice-Vereinbarung sollte folgende Punkte regeln:

Festlegung der Tätigkeiten im Homeoffice
Arbeitsort: typischerweise der Wohnort des Arbeitnehmers
Arbeitszeit: Dauer/Lage der wöchentlichen Arbeitszeit sowie Erreichbarkeitszeiten
Fixe Vereinbarung der Homeoffice-Tage bei alternierenden Homeoffice
Aufzeichnungspflichten hinsichtlich Arbeitszeit
Verhaltensregeln im Homeoffice, z.B. ungestörtes Arbeiten, Trennung von privaten und beruflichen Tätigkeiten, etc.
Geheimhaltungspflicht betrieblicher Daten, auch im Hinblick auf Personen im selben Haushalt
Technische Maßnahmen hinsichtlich IT-Sicherheit
Zurverfügungstellung von Betriebsmitteln und die private Nutzung der Betriebsmittel
Aufwandersatz durch den Arbeitgeber.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer können alle Konditionen der Homeoffice-Tätigkeit mündlich vereinbaren. Trotzdem empfiehlt es sich, die einzelnen Regelungen schriftlich festzuhalten. So werden eventuelle Missverständnisse und Streitigkeiten vermieden. Homeoffice-Vereinbarung kann im Rahmen des Arbeitsvertrags oder beim bereits bestehenden Arbeitsverhältnis auch mit einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag getroffen werden. Ist ein Betriebsrat vorhanden, kann Homeoffice auch in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden.

Beim Homeoffice gelten außerdem dieselben Vorschriften zu Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit wie für Arbeitsplätze im Unternehmen. So darf der Monitor nicht zu klein sein, die Beleuchtung muss stimmen und der Arbeitnehmer sollte über einen ausreichend großen Tisch sowie einen höhenverstellbaren Stuhl mit verstellbarer Lehne und Armstützen verfügen. Die Unfallversicherung greift im Homeoffice allerdings nur dann, wenn der Unfall bei einer Tätigkeit geschieht, die wirklich zu beruflichen Aufgaben zählen (z.B. Verletzung während eines beruflichen Telefonats).

Wichtig ist zudem, dass auch im Homeoffice der Datenschutz gewährleistet wird. Betriebsgeheimnisse und personenbezogene Daten müssen auch im Homeoffice geschützt werden. Der Raum, in dem sich das Homeoffice befindet, sollte deshalb verschließbar sein. Mehr Informationen über datenschutzrechtliche Vorkehrungen bei Homeoffice.

Was ist bei Umstellung auf Homeoffice zu bedenken?

Die Umstellung auf Homeoffice stellt für das Unternehmen einen großen Schritt dar und bedarf daher besondere Vorbereitung. Bevor sich das Unternehmen für Homeoffice-Modell entscheidet, sollten folgende Fragen geklärt werden:

Welche Tätigkeiten können im Homeoffice erledigt bzw. welche Tätigkeiten können nur im Betrieb erbracht werden? In meisten Unternehmen wird es eine oder andere Tätigkeit geben, die ortsgebunden ist und nur vom Büro aus, erbracht werden kann.
Welche Homeoffice-Modelle eignen sich am besten für Ihr Unternehmen? Reines Homeoffice oder gemischtes Homeoffice-Modell, z.B. 3 Tage im Unternehmen und 2 Tage Homeoffice. Die Art der ausgeübten Tätigkeit wird oft für das geeignete Homeoffice-Modell entscheidend sein.
Mit welchem technischen Equipment sollen der Homeoffice-Arbeitnehmern ausgestattet werden? Das Unternehmen muss hier mit zusätzlichen Kosten rechnen. Jeder Homeoffice-Mitarbeiter wird in der Regel einen PC, ein Handy und eine stabile Internetverbindung benötigen.
Beachten Sie unbedingt die Themen Datensicherheit und Datenschutz. Sobald der Mitarbeiter mit vertraulichen Daten arbeitet, kommt die DSGVO zur Anwendung. Werden personenbezogene Daten im Rahmen der Telearbeit verarbeitet, bedarf es einer Datenschutzvereinbarung. Diese Vereinbarung soll regeln, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen der betroffene Arbeitnehmer im Homeoffice genau ergreifen muss, um verarbeitete Daten bestmöglich zu schützen.
Überlegen Sie schon im Vorhinein Regeln für Zusammenarbeit und Kommunikation. Welche Tools sind zu nutzen? Erstellen Sie eine Art „Homeoffice-Regeln“, die zum Bestandteil des Arbeitsvertrags wird.

Welche Arbeitszeiten gelten im Homeoffice?

Das Arbeitszeitgesetz gilt auch für Arbeitnehmer im Homeoffice uneingeschränkt. Der Mitarbeiter darf also im Durchschnitt nicht länger als acht Stunden pro Tag arbeiten. An einigen Tagen darf zwar vorübergehend bis zu 10 Stunden gearbeitet werden. Die mehr geleisteten Stunden müssen innerhalb der nächsten sechs Monate ausgeglichen werden. Im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten darf der Arbeitnehmer also nicht länger als acht Stunden pro Werktag arbeiten.

Außerdem muss der Arbeitgeber auch bei Mitarbeitern im Homeoffice die Dokumentationspflichten hinsichtlich der Arbeitszeit erfüllen. Es empfiehlt sich, mit dem Mitarbeiter zu vereinbaren, dass er seine Arbeitszeit im Homeoffice selbst notiert (in Form eines Stundenzettels) oder in einer digitalen Zeiterfassungssoftware einträgt. Der Arbeitgeber soll weiters eine Möglichkeit haben, die Arbeitszeiten des Arbeitnehmers zu kontrollieren. Außerdem ist es sinnvoll, feste Zeiten für die Erreichbarkeit des Mitarbeiters festzulegen.

Neben den Regelungen zur Arbeitszeit haben Mitarbeiter im Homeoffice natürlich auch Anspruch auf Arbeitspausen. Ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden steht eine Pause von 30 Minuten zu. Sollte der Arbeitnehmer länger als neun Stunden arbeiten, hat er Anspruch auf eine 45-minütige Pause. Es ist auch eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen einzuhalten.

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Homeoffice: wer trägt die Kosten?

Bei den Kosten für ein Homeoffice kommt es in erster Linie auf die Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber an. Normalerweise stellt der Arbeitgeber die notwendigen Mittel wie beispielsweise ein Firmenlaptop zur Verfügung. Unter gewissen Umständen kann es aber sogar möglich sein, dass der Arbeitgeber für einen Teil der Miete aufkommt.

Wird etwa fast ausschließlich zuhause gearbeitet und stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keinen Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung, kann eine Pauschale für die Miete sowie anfallende Energie und Heizungskosten vom Arbeitgeber erstattet werden.

Homeoffice: Vor- und Nachteile abwägen

Die Gründe für Homeoffice können für Arbeitnehmer verschieden sein. Telearbeit bietet dem Arbeitnehmer in erster Linie flexible Arbeitszeiten, welche dem Arbeitnehmer ermöglichen, die Betreuung von Kindern oder die Pflege von Angehörigen besser zu organisieren.

Homeoffice hat für den Arbeitnehmer viele Vorteile, bringt aber auch Nachtteile mit sich. Hier ein Überblick der Vor- und Nachteile der Telearbeit aus Sicht des Arbeitnehmers:

Vorteile für Arbeitnehmer

Frei einteilbare Arbeitszeiten
Bessere Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit
Kein Zeitverlust durch Entfall des Arbeitswegs
Höhere Eigenverantwortung und mehr Motivation

Nachteile für Arbeitnehmer

Wenig persönlichen Kontakt zu Arbeitskollegen
Ablenkung durch Kinder oder Haushaltsarbeit möglich
Soziale Isolation und wenige betrieblich internen Informationen
Technische Probleme, welche die Arbeitnehmer möglicherweise nicht selbst beheben können

Aber nicht nur der Arbeitnehmer kann von einem Homeoffice-Modell profitieren. Homeoffice-Modelle haben auch für Arbeitgeber den Vorteil, dass sie bei Arbeitsgestaltung verschiedene Interessen ihrer Arbeitnehmer berücksichtigen können und sich so als Arbeitgeber auch beliebter machen.

Vor- und Nachteile eines Homeoffice aus Sicht des Arbeitgebers im Überblick:

Vorteile für Arbeitgeber

Motivierte und eigenständige Arbeitnehmer
Verringerung der Anzahl an erforderlichen Betriebsarbeitsplätzen und somit eine Kostenreduktion bei betrieblichen Mitteln
Arbeitnehmer können nach längeren Abwesenheiten (etwa bei Elternkarenz) schneller in das Berufsleben zurückkehren
Ansehen des Arbeitsgebers wird durch Homeoffice-Angebot verbessert, weil sich viele Arbeitnehmer mehr Flexibilität mit Homeoffice-Modell wünschen

Nachteile für Arbeitgeber

Schwierige Kommunikation und erhöhter Organisationaufwand
Kontrolle der Arbeitszeiten und erledigten Aufgaben nur eingeschränkt möglich
Hohe Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur
Mitarbeiterbindung an das Unternehmen könnte sich beim Homeoffice-Modell schwieriger gestalten

Zeiterfassungsoftware

Wenn ein Arbeitnehmer im Homeoffice arbeitet, kann die Erfassung seiner Arbeitszeit schwieriger sein als bei sonstigen Arbeitnehmern. Für den Arbeitgeber ist es auch schwieriger die Arbeitszeiten eines Homeoffice-Mitarbeiters zu kontrollieren. Eine webbasierte Arbeitszeiterfassung ermöglicht es dem Arbeitnehmer, seine Arbeitszeiten trotz seiner Abwesenheit im Betrieb direkt im System zu erfassen, da die Software orts- und zeitunabhängig arbeitet. Außerdem kann der Arbeitgeber jederzeit die Zeiteinträge seiner Arbeitnehmer kontrollieren.

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Gorica Stojkovic-Bubic

Mag. iur. Gorica Stojkovic-Bubic ist TimeTrack-Expertin für arbeitsrechtliche Themen. Nach 10-jähriger Tätigkeit für eine renommierte Wiener Rechtsanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Arbeitsrecht verstärkt sie nun das junge TimeTrack Team und schreibt gerne Rechtsbeiträge rund um Arbeitszeit und Arbeitswelt.

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Nachteile für Arbeitgeber

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