Urlaubsanspruch ist eine gesetzlich vorgegebene Mindestanzahl an Tagen, an denen Arbeitnehmer keine Arbeitsleistung zu erbringen hat und trotzdem sein Entgelt ungekürzt weiter ausbezahlt bekommt. Dabei handelt sich also um bezahlte Freizeit, die der Gesundheit des Arbeitnehmers bzw. Wiederherstellung und Erhaltung seiner Arbeitskraft dienen soll.
Die Rechtsgrundlage für die gesetzliche Urlaubsregelung bildet das Bundesurlaubsgesetz (kurz BUrlG), das Mindestvorschriften in Bezug auf Erholungsurlaub in Deutschland beinhaltet.
Das Bundesurlaubsgesetz sieht vor, dass der Arbeitnehmer während des Urlaubs keine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit leisten darf (§ 8 BUrlG). Arbeitnehmer sollen den Urlaub daher tatsächlich nur für die Erholung nutzen.
Der gesetzliche Urlaubsanspruch beträgt in Deutschland 24 Werktage, wobei auch Samstag als Werktag gilt. 24 Urlaubstage gebühren daher nur bei einer Sechs-Tage-Arbeitswoche. Wer weniger Tage pro Woche arbeitet, erhält einen entsprechenden anteiligen Anspruch, zum Beispiel bei einer 5-Tage-Woche 20 Urlaubstage oder bei einer 3-Tage-Woche 12 Urlaubstage, sodass sich für jeden Arbeitnehmer insgesamt mindestens vier Wochen Urlaub pro Jahr ergeben.
Mindestanzahl der Urlaubstage:
| Arbeitstage pro Woche | Urlaubstage pro Jahr |
|---|---|
| 6 | 24 (6 Tage x 4 Wochen) |
| 5 | 20 (5 Tage x 4 Wochen) |
| 4 | 16 (4 Tage x 4 Wochen) |
| 3 | 12 (3 Tage x 4 Wochen) |
| 2 | 8 (2 Tage x 4 Wochen) |
| 1 | 4 (1 Tag x 4 Wochen) |
Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag können eine günstigere Urlaubsregelung für den Arbeitnehmer vorsehen, d.h. dem Arbeitnehmer kann ein längerer Erholungsurlaub eingeräumt werden. Eine Schlechterstellung des Arbeitnehmers durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag ist aber nicht erlaubt. Jedem Arbeitnehmer muss mindestens ein Urlaub im Ausmaß von vier Wochen pro Jahr gewährt werden.
Bei neuen Arbeitsverhältnissen entsteht der volle Urlaubsanspruch erst nach einer Wartezeit von sechs Monaten. Das bedeutet allerdings nicht, dass der Arbeitnehmer in den ersten sechs Monaten des Arbeitsverhältnisses keinen Erholungsurlaub nehmen kann.
Bevor die Wartezeit von sechs Monaten erreicht ist, steht dem Arbeitnehmer nach § 5 Absatz 1a BUrlG für jeden vollen Monat der Beschäftigung ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu. Bei einem jährlichen Anspruch auf 24 Urlaubstage kann der Arbeitnehmer nach vier Monaten daher 8 Tage Urlaub machen.
Entstehen bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs nur Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind diese Bruchteile auf volle Urlaubstage aufzurunden. So etwa bei einem jährlichen Urlaub von 20 Arbeitstagen, erwirbt der Arbeitnehmer in den ersten sechs Monaten 1,66 Tage Erholungsurlaub pro Monat. Will der Arbeitnehmer nach vier vollendeten Beschäftigungsmonaten Urlaub nehmen, sind 6,64 Tage auf 7 volle Arbeitstage aufzurunden.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen eine Vereinbarung hinsichtlich des genauen Zeitpunkts des Urlaubsantritts treffen, wobei bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs jedenfalls die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen sind. Die Wünsche des Arbeitnehmers können nur dann keine Berücksichtigung finden, wenn dringliche betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer dagegensprechen.
Dringliche betriebliche Gründe für Verweigerung des Urlaubswunsches liegen etwa dann vor, wenn ein Personalmangel in einer besonders auftragsstarken Zeit droht. Im Handel ist es etwa vor Weihnachten oft schwer Urlaub zu bekommen, weil Weihnachtszeit umsatzstärkste Zeit des gesamten Jahres ist und somit das gesamte Personal ihren Beitrag zu leisten hat, um hohes Kundenaufkommen zu bewältigen.
Bei der vorrangigen Berücksichtigung der Urlaubswünsche anderer Arbeitskollegen kommt es auf die sozialen Gesichtspunkte an. Der häufigste Fall sind Mitarbeiter mit Kindern. Innerhalb der Ferien sind Arbeitnehmer mit Kindern bei der Urlaubsvergabe vorrangig zu berücksichtigen und werden deswegen kinderlosen Arbeitnehmern vorgezogen.
Arbeitnehmer haben außerdem ein Recht auf einen zusammenhängenden Urlaub. Würde der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nur an einzelnen Tagen Urlaub gewähren, wäre das Erholungsziel nicht erreicht. Um für einen längeren Zeitraum frei zu haben und sich wirklich zu erholen bzw. zu regenerieren, muss ein Teil des Urlaubs daher an mindestens 12 aufeinanderfolgenden Werktagen gewährt werden.
Wenn der Arbeitgeber einem Urlaubsansuchen des Arbeitnehmers bereits zugestimmt hat, kann er nicht ohne Weiteres bereits genehmigten Urlaub widerrufen. Ein Widerruf des Erholungsurlaubs kann nur durch schwerwiegende Gründe gerechtfertigt werden. Dies ist nur bei einer Bedrohung für den Fortbestand des Unternehmens der Fall.
Hat der Arbeitnehmer den Urlaub bereits angetreten, muss er während des Urlaubs nicht erreichbar sein, es sei denn, es wurde vor Urlaubsantritt telefonische Erreichbarkeit mit dem Arbeitgeber vereinbart. Ein Rückruf aus dem Urlaub ist nur im beiderseitigen Einvernehmen möglich. Unterbricht der Arbeitnehmer seinen Urlaub, hat er in diesem Fall einen Anspruch auf Kostenersatz und kann seinen Urlaub zu einem anderen Zeitpunkt nachzuholen.
Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr vom Arbeitgeber gewährt bzw. vom Arbeitnehmer genommen werden. Nur aus dringenden betrieblichen oder in der Person des Arbeitnehmers liegenden Gründen kann eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr stattfinden. Wird der Urlaub daher ausnahmsweise in das nächste Jahr übertragen, muss dieser Resturlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs verbraucht werden.
Wird der Resturlaub aus dem Vorjahr nicht bis zum 31. März des Folgejahres verbraucht, verfällt der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers, wenn der Arbeitgeber auf den Urlaubsverfall ausdrücklich hinweist und die Möglichkeit zum Urlaub gegeben hat. Bei einem entsprechenden Hinweis des Arbeitgebers auf den Verfall und Einräumung der Möglichkeit, den Urlaub tatsächlich zu nutzen, hat der Arbeitnehmer daher ab 1. April des laufenden Jahres keinen Anspruch auf den Resturlaub aus dem Vorjahr.
Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs, so dürfen die Krankheitstage nicht auf den zu gewährenden Gesamturlaub angerechnet werden. Die durch eine ärztliche Bescheinigung nachgewiesenen Krankheitstage werden also nicht auf den Jahresurlaub angerechnet und müssen gutgeschrieben werden. Grund für diese Regelung ist der Erholungszweck des Urlaubs und wer krank ist, kann sich während des Urlaubs nicht erholen.
Gemäß § 2 BUrlG gilt der gesetzliche Urlaubsanspruch im Ausmaß von 4 Arbeitswochen für folgende Personengruppen:
Das Ausmaß des Erholungsurlaubs kann aber durch andere Faktoren beeinflusst werden. Für bestimmte Personengruppen gelten Sonderregelungen hinsichtlich der Höhe des Urlaubsanspruchs.
So haben etwa schwerbehinderte Arbeitnehmer Anspruch auf fünf zusätzliche Urlaubstage. Ebenso kann das Alter eine Rolle beim Urlaubsausmaß spielen. Jugendliche bis 16 Jahren haben so einen Anspruch auf mindestens 30 Werktage Erholungsurlaub, bei Jugendlichen bis 17 Jahre beträgt der Urlaubsanspruch mindestens 27 Werktage und unter 18 -jährigen stehen mindestens 25 freie Werktage zu.
Außerdem gibt es einzelne Sonderregelungen für Zivildienstleistende, Beschäftigte in der Heimarbeit und für Seeleute.
Bei Vorliegen einer Ausnahmesituation im Leben eines Arbeitnehmers kann ein sogenannter Sonderurlaub genehmigt werden. Der Sonderurlaub ermöglicht dem Arbeitnehmer in besonders schwierigen oder auch erfreulichen Lebenssituationen kurze Zeit zum Durchatmen. Der Sonderurlaub gebührt neben dem jährlichen Urlaubsanspruch.
Die Rechtsgrundlage für den Anspruch auf Sonderurlaub bildet § 616 BGB. Da der Gesetzestext keine Gründe ausdrücklich nennt, orientieren sich die meisten Arbeitgeber an die im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst genannten Anlässe für Sonderurlaub. Der Anspruch auf Sonderurlaub kann im Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag geregelt werden.
Sonderurlaub wird oft bei Vorliegen folgender Gründe gewährt:
Bei einer unterjährigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses hängt das Ausmaß des Urlaubsanspruchs vom Kündigungstermin ab.
Liegt der Kündigungstermin (d.h. Ende der Kündigungsfrist) in der zweiten Hälfte des Kalenderjahres, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf den vollen Jahresurlaub.
Erfolgt die Beendigung in der ersten Jahreshälfte ist der Urlaubsanspruch aliquot zu berechnen bzw. der Urlaub wird nur für die Zeit bis zum Kündigungstermin gewährt. Dabei gebührt dem Arbeitnehmer für jeden vollen Monat des bestehenden Arbeitsverhältnisses ein Zwölftel des Jahresurlaubs.
Sollte der Arbeitnehmer keine Möglichkeit haben, den Urlaub „in Natura“ zu konsumieren, kann der Urlaub bei Vertragsbeendigung auch ausbezahlt werden.
Urlaubstage können manuell in einer Excel- oder sonst selbst erstellten Tabelle handschriftlich notiert werden. Man kann sich auch digitaler Softwarelösungen bedienen, welche die Urlaubstage genau erfasst und Arbeitnehmern anzeigt wie viele Urlaubstage bereits verbraucht wurden und wie viele noch offen stehen.
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben so immer genau im Blick, wie viele Urlaubstage in Anspruch genommen wurden bzw. wie viele noch offen stehen. Weiters können Mitarbeiter anhand eines Urlaubskalenders im Auge behalten welche Kollegen abwesend sind, um ihren Arbeitsaufwand besser aufzuteilen.
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