Übersichtlicher Terminkalender
Abwesenheiten direkt im Terminplan sichtbar
Termine per Drag & Drop verschieben
Zeiteintrag automatisch aus Termin erstellen
Terminplanung per Mobile App
Unter der Terminplanung versteht man das Definieren von Anfangs- und Endzeiten, zu denen Arbeitspakete erledigt werden sollen. Wobei manche Personen gerne eine Excel Tabelle oder händische Notizen zur Terminplanung verwenden, hat sich die Nutzung von Softwares zur Digitalisierung der Terminplanung verbreitet. Oftmals werden Termine als Zeitstrahlen angezeigt, welche man schnell und einfach verkürzen oder verlängern kann. Diese Methode ermöglicht einen klaren Überblick über den Ablauf aller Termine.
Vorteile
Termine per Drag & Drop
Dauer ändern oder verschieben – direkt im Kalender, ohne Umwege.
Abwesenheiten sofort sichtbar
Abwesenheiten erscheinen in Rot – keine Doppelbelegung mehr möglich.
Automatischer Zeiteintrag
Termin anlegen – Zeiteintrag wird automatisch erstellt. Kein doppeltes Erfassen.
Filter nach Kunde & Hashtag
Termine nach Kunde, Projekt oder Hashtag filtern – nur das Relevante im Blick.
Teamkollegen im Überblick
Mitarbeiter sehen (bei Berechtigung) auch die Termine ihrer Kollegen – mehr Transparenz, weniger Rückfragen.
Terminplanung per Mobile App
Termine unterwegs einsehen und Timer direkt starten – iOS & Android.
Die mobile App von TimeTrack gibt Mitarbeitern im Außendienst jederzeit Zugriff auf ihre Kundentermine, inklusive Adresse, Projekt, Tätigkeit und Einsatzdauer. Per Klick auf den Termin startet der Timer automatisch, die Arbeitszeiterfassung läuft direkt mit.
Die integrierte Navigation öffnet die Einsatzadresse direkt in der Karte – kein Wechsel zwischen Apps. Abwesenheiten von Kollegen sind im Terminkalender sofort sichtbar, Planänderungen werden in Echtzeit synchronisiert.
Für Administratoren bleibt der vollständige Überblick über alle Mitarbeitereinsätze in der Web-App erhalte, ergänzend zur Personaleinsatzplanung.
Wer mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einplant, braucht schnellen Zugriff auf die richtigen Informationen. Der Terminkalender von TimeTrack lässt sich nach Kunde, Projekt oder Hashtag filtern – nur die relevanten Termine bleiben sichtbar, der Rest wird ausgeblendet.
Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand werden automatisch in Rot angezeigt. So ist auf einen Blick erkennbar, wer verfügbar ist – ohne Rückfragen im Team.
Der Terminkalender passt sich dem Arbeitsrhythmus des Unternehmens an. Wählbar sind Tages-, Wochen- und Monatsansicht, einzelne Wochentage lassen sich ausblenden, Anfangs- und Endzeit der Ansicht frei konfigurieren.
Die Spaltenaufteilung und der Minuten-Raster beim Ziehen sind ebenfalls einstellbar – so arbeitet jedes Team in der Ansicht, die am besten zu seinen Einsatzzeiten passt. Termine für die Zukunft lassen sich direkt vorausplanen.
Wer zusätzlich wiederkehrende Schichten strukturieren möchte, nutzt den Schichtplaner – beide Module greifen nahtlos ineinander.
Per Doppelklick öffnet sich der Termineintrag – Datum, Uhrzeit, Kunde, Projekt und Tätigkeit werden in einer Maske erfasst. Mehrere Mitarbeiter lassen sich direkt zuweisen, Qualifikationen über den Skills-Filter gezielt berücksichtigen.
Kundendaten wie Adresse und Notizen werden automatisch aus dem Kundenprofil übernommen – kein manuelles Übertragen. Tags lassen sich für spätere Filterung direkt beim Anlegen hinzufügen.
Ist der Termin gespeichert, erstellt TimeTrack auf Wunsch automatisch den zugehörigen Zeiteintrag – die Projektzeiterfassung läuft ohne zusätzlichen Aufwand mit.
Planänderungen lassen sich direkt im Kalender umsetzen: Per Click & Drag wird die Dauer angepasst, per Shift & Drag der Termin verschoben – ohne den Eintrag neu anlegen zu müssen.
Zusätzliche Mitarbeiter werden über die Benutzersuche nach Abteilung, Name oder Qualifikation gezielt hinzugefügt oder entfernt. Mehrere Personen lassen sich in einem Schritt selektieren.
Tritt ein Termin in Konflikt mit einer Abwesenheit, zeigt TimeTrack die Überschneidung sofort an, so bleibt die Personaleinsatzplanung auch bei kurzfristigen Änderungen fehlerfrei.
Werden einem Mitarbeiter zwei Termine zur gleichen Zeit zugewiesen, zeigt TimeTrack sofort eine Überschneidungswarnung – inklusive genauer Zeitangabe und betroffener Projekte. Die Planung wird dabei nicht blockiert, die Entscheidung bleibt beim Planer.
Abwesenheiten erscheinen ebenfalls als Hinweis, bevor es zu Doppelbelegungen kommt. So lassen sich Planungsfehler erkennen und korrigieren, bevor sie beim Mitarbeiter ankommen.
Für komplexe Teams mit vielen parallelen Einsätzen empfiehlt sich die automatische Planung von TimeTrack , Schichten werden per Klick regelbasiert vergeben.
TimeTrack unterscheidet bis zu 50 granulare Berechtigungen, von der Planungsberechtigung über Schichttausch bis zur Selbstzuweisung auf offene Schichten. Mitarbeiter sehen und bearbeiten nur das, wofür sie freigegeben sind.
Rollen wie Admin, Teamleiter oder externer Mitarbeiter lassen sich vordefinieren und flexibel zuweisen. Das reduziert Rückfragen und verhindert ungewollte Änderungen im Terminplan.
Die Berechtigungsstruktur gilt übergreifend – auch für Dienstplan und Schichtplanung greift dasselbe System.
Neben der einfachen digitalen Terminplanung verhilft TimeTrack zahlreichen Unternehmen auch bei der Digitalisierung vom Projektmanagement. Die Terminplanung ist hierbei eine hervorragende Ergänzung, mit welcher man neben der Projektverfolgung auch über anstehende oder stattgefundene Termine informiert bleibt.
Möchte man Projektzeiten umso schneller erfassen, kann man das mit einem QR Code erreichen. Scannen, Projektzeit tracken und loslegen!
Kann mehr als ein Mitarbeiter einem Termin zugeteilt werden?
Ja, mehrere Mitarbeiter können einem Termin zugewiesen werden. Gehen Sie zum Info Center, wo wir den Ablauf für Sie erklärt haben.
Kann man in dem Terminplan Wiederholungen erstellen?
Nein, Sie können nur einen neuen Termin erstellen oder Termine im Kalender kopieren.
Ist es möglich, die Mitarbeiter über ihren Terminplan zu benachrichtigen?
Nein, die Mitarbeiter können ihre Termine immer in der Web-App selbst einsehen. Sie werden jedoch keine E-Mail erhalten, dass ihnen ein Termin zugewiesen wurde.
Ist es möglich, den TimeTrack-Terminplaner mit dem Outlook-Kalender zu verknüpfen?
Diese Option gibt es noch nicht, sollte aber in Zukunft erscheinen.
Ist der Terminplan auf Smartphones und iOS-Geräten verfügbar?
Unser Team arbeitet derzeit an der Entwicklung dieser Versionen.
In welchem Abo Modell ist der Terminplan enthalten?
Der Terminplan wird im Gold Modell angeboten.
Was versteht man unter Terminmanagement?
Unter Terminmanagement versteht man die Organisation und Koordination von Terminen, sowohl intern als auch extern. Dies beinhaltet die Planung, Überwachung und Verwaltung von Zeitplänen und Terminen, um sicherzustellen, dass sie effizient und effektiv genutzt werden.
Welche Arten von Terminplanung gibt es?
Was muss ich bei der Terminplanung beachten?
Bei der Terminplanung sollten Sie Prioritäten setzen, die Verfügbarkeit prüfen, Pufferzeiten einplanen, alle Beteiligten informieren, Ressourcen berücksichtigen und flexibel bleiben.
Wie erstelle ich einen Terminplan?
Um einen Terminplan zu erstellen, legen Sie Termine fest, überprüfen Verfügbarkeiten, nutzen einen Kalender oder Software wie TimeTrack, setzen Details wie Ort und Zeit, und kommunizieren den Plan.
Was ist ein flexibler Termin?
Ein flexibler Termin ist ein Termin, der variabel oder anpassungsfähig ist, um sich an geänderte Bedingungen anzupassen. Dies kann bedeuten, dass der genaue Zeitpunkt oder Ort des Termins nicht festgelegt ist und sich je nach Bedarf oder Verfügbarkeit ändern kann.
Welche Vorteile hat ein Terminplan?
Was unterscheidet eine Besprechung von einem Termin?
Eine Besprechung ist ein geplantes Treffen, bei dem Personen zusammenkommen, um über bestimmte Themen zu diskutieren oder Entscheidungen zu treffen. Ein Termin bezieht sich allgemeiner auf einen festgelegten Zeitpunkt für eine Aktivität oder ein Ereignis und kann auch eine Besprechung sein, aber nicht ausschließlich.
Was sind interne und externe Termine?
Interne Termine beziehen sich auf Ereignisse oder Besprechungen innerhalb des Unternehmens oder der Organisation, während externe Termine sich auf Ereignisse außerhalb des Unternehmens oder der Organisation beziehen, wie Treffen mit Kunden, Lieferanten oder externen Partnern.
