Reisekostenabrechnung

Ausgaben erfassen und berechnen

  • Was ist Reisekostenabrechnung?

    Die Reisekostenabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Abrechnungssystems und dient der Erfassung, Abrechnung und Kontrolle von Ausgaben, die im Zusammenhang mit dienstlichen Reisen entstehen. Sie bildet eine wichtige Grundlage für die Erstattung von Reisekosten an Mitarbeiter, sowie die transparente Dokumentation der aufgewendeten Mittel für das Unternehmen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Reisekostenabrechnung dient dazu Zahlungen, die von Mitarbeitern auf Dienstreise getätigt werden, zu dokumentieren, protokollieren und letztlich zu erstatten.
  • Die Abrechnung dient der transparenten Kostenkontrolle und Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien und steuerlicher Vorgaben.
  • Abrechenbare Kosten umfassen die Fahrtkosten, Übernachtungskosten, den Verpflegungsmehraufwand, die Geschäftskommunikation und weitere Reisenebenkosten, die im Laufe der Dienstreise auftreten.
  • Bestimmte Kosten wie alkoholische Getränke, Geschenke oder unbelegte Reisekosten sind nicht erstattungsfähig.
  • Die Tagespauschale oder Reisekostenpauschale ermöglicht eine einfache Vergütung von Verpflegungs- und Aufenthaltskosten während der Reise.
  • Die Reisekostenpauschale hängt von der Dauer der Dienstreise ab. Die erste Tagespauschale bezieht sich auf Reisen die unter acht Stunden dauern während der zweite Satz sich auf längere Reisen bezieht.
  • TimeTrack unterstützt Betriebe bei der Reisekostenabrechnung durch automatisierte Erfassung, Belegintegration und Berichterstattung.
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Was ist Reisekostenabrechnung?

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Abrechbare Kosten einer Dienstreise

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Arbeitnehmer Kosten

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Reisekosten – Übernachtung in Deutschland

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Reisekostenabrechnung mit TimeTrack

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung ist ein wichtiges Verfahren in Unternehmen und Organisationen, das es Mitarbeitern ermöglicht, ihre angefallenen Zahlungen während Dienstreisen zu erfassen, zu dokumentieren und schließlich von ihrem Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Diese Abrechnungen dienen der transparenten Erfassung und Abrechnung von Reisekosten, um eine ordnungsgemäße Kostenkontrolle innerhalb der Betriebe zu gewährleisten.

Im Geschäftsbereich fallen Reisekosten für dienstliche Fahrten, Dienstreisen, Geschäftsbesuche, Tagungen oder Fortbildungsveranstaltungen an. Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter während solcher Reisen keine finanziellen Belastungen tragen müssen und gleichzeitig die Ressourcen des Unternehmens sinnvoll eingesetzt werden, erfolgt die Reisekostenabrechnung gemäß den unternehmensinternen Richtlinien sowie geltenden steuerrechtlichen Bestimmungen.

Die Reisekostenabrechnung umfasst dabei typischerweise verschiedene Ausgabenkategorien wie Fahrtkosten, Unterkunft, Verpflegung, Geschäftskommunikation und eventuell weitere Aufwendungen wie etwa Kosten für Fortbildungsunterlagen, Werbungskosten oder Mietwagen. Um eine ordnungsgemäße Erstattung in voller Höhe zu ermöglichen, ist es wichtig, dass der Arbeitnehmer sorgfältig Belege und Quittungen für alle Ausgaben während der Dienstreise sammelt und diese anschließend dem Arbeitgeber vorlegen kann.

Was sind die Reisenebenkosten?

Reisenebenkosten, auf die der reisende Mitarbeiter im Verlauf seiner Dienstreise trifft, können sowohl Parkgebühren, Eintrittsgelder, Maut und noch viel mehr sein. Sie fallen also abseits der Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten an. Auch Trinkgelder, die während der Reisen beim Mittag oder Abendessen gegeben werden und die Kosten für Schadensersatz im Fall von Diebstahl, privaten oder Firmeneigentum erhalten eine vollständige Erstattung.

Abrechenbare Kosten einer Dienstreise

Geschäftsreisen sind ein integraler Bestandteil des modernen Geschäftsumfelds, da Unternehmen zunehmend global operieren und regelmäßig Kunden, Partner oder auch die eigene Arbeitsstätte an entfernten Standorten besuchen müssen. Auf diesen Reisen entstehen bei den Mitarbeitern verschiedene Kosten, die ihnen im Rahmen der Reisekostenabrechnungen von ihrem Arbeitgeber erstattet werden können.

Transportkosten:

Unter Transportkosten fallen alle Ausgaben, die mit der Fortbewegung während der Geschäftsreise verbunden sind.

  • Flugtickets: Die Kosten für gebuchte Flugtickets können in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. Dies umfasst sowohl Hin- als auch Rückflüge sowie eventuelle Inlandsflüge am Zielort.
  • Bahn- und Busfahrten: Kosten für Bahn- oder Busreisen während der Geschäftsreise können erstattet werden, sofern sie den dienstlichen Zwecken entsprechen.
  • Mietwagen: Falls ein Mietwagen für die geschäftliche Fortbewegung am Zielort erforderlich ist, können die Kosten für die Fahrzeugmiete und etwaige Versicherungen abgerechnet werden.
  • Fahrtkosten generell: Um die Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug zu protokollieren gibt es drei Möglichkeiten: die Kilometerpauschale (30 Cent pro km mit dem Auto, 20 Cent pro km mit dem Motorrad), das Fahrtenbuch mit individuellem Kilometersatz und das Fahrtenbuch für den tatsächlichen Aufwand. Die Kilometerpauschale ist die einfachste Option, während das Fahrtenbuch genaue Aufzeichnungen erfordert, um Prüfungen durch das Finanzamt zu vermeiden. Wichtige Daten im Fahrtenbuch sind das Datum der Fahrt, Abfahrts- und Zielort, der Zweck der Reise, Fahrzeugführer und der Kilometerstand. Eine klare Trennung von privaten und dienstlichen Fahrten ist dabei entscheidend.

Unterkunftskosten:

Unter diese Kategorie fallen alle Aufwendungen für die Übernachtung während der Geschäftsreise.

  • Hotelaufenthalte: Die Kosten für Hotelzimmer während der Geschäftsreise sind erstattungsfähig. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Unterkunft angemessen und den firmeninternen Reiserichtlinien entspricht.

Verpflegungskosten:

Die Verpflegungskosten umfassen alle Ausgaben für Mahlzeiten während der Geschäftsreise. In diesem Bereich ist die 8-Stunden-Regelung von Relevanz. Diese besagt, dass bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (zwischen Abreise von der Wohnung/Arbeitsstätte und Rückkehr dorthin) eine volle Tagespauschale für Verpflegung angesetzt wird. Bei Reisen, die weniger als acht Stunden dauern, wird ein Teil der Pauschale ausgezahlt.

  • Mahlzeiten im Inland: Die Kosten für Frühstück, Mittag- oder Abendessen können je nach Unternehmensrichtlinien innerhalb einer Pauschale abgerechnet oder gegen Vorlage von Belegen erstattet werden.
  • Mahlzeiten im Ausland: Für Geschäftsreisen ins Ausland und den hier oftmals auftretenden Verpflegungsmehraufwand gelten häufig höhere Verpflegungspauschalen.

Geschäftskommunikation:

Unter diese Kategorie fallen alle Kosten, die durch die geschäftliche Kommunikation während der Reise entstehen.

  • Telefonkosten: Reisende Arbeitnehmer haben zudem Anspruch auf eine Rückerstattung der Kosten für geschäftliche Anrufe und Internetnutzung.

Sonstige Ausgaben:

Diese Kategorie beinhaltet übrige Reisenebenkosten, die während der Dienstreise anfallen und den dienstlichen Zwecken dienen.

  • Fortbildungsmaterialien: Falls während der Geschäftsreise Kosten für Fortbildungsunterlagen oder Schulungen entstehen, können diese abgerechnet werden.
  • Reisegenehmigungsgebühren: Wenn spezielle Genehmigungsgebühren für die Reise anfallen, können sie in die Reisekostenabrechnung aufgenommen werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass Unternehmen oft klare Richtlinien für die Erstattung von Reisekosten haben. Daher sollten Mitarbeiter vor der Geschäftsreise diese Richtlinien prüfen, um sicherzustellen, dass sie abrechenbare Ausgaben angemessen dokumentieren. Belege sollten sorgfältig aufbewahrt und bei Bedarf eingereicht werden, um einen reibungslosen Abrechnungsprozess zu gewährleisten.

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Achtung: Diese Kosten müssen Arbeitnehmer selbst tragen

Bei der Reisekostenabrechnung gibt es bestimmte Kosten, die den Angestellten üblicherweise nicht erstattet werden und als nicht abrechenbar gelten. Diese Zahlungen können je nach Unternehmensrichtlinien variieren, aber im allgemeinen gehören dazu:

  • Persönliche Ausgaben:

Kosten, die ausschließlich persönlichen Bedürfnissen dienen und keinen geschäftlichen Bezug haben, sind nicht abrechenbar. Dazu zählen beispielsweise private Einkäufe, Dinge wie Souvenirs oder Freizeitaktivitäten, die nicht im Zusammenhang mit der Dienstreise stehen.

  • Alkoholische Getränke:

In vielen Unternehmen werden die Kosten für alkoholische Getränke während der Geschäftsreise nicht erstattet, da sie nicht als geschäftliche Ausgaben angesehen werden.

  • Nicht genehmigte Kosten

Zahlungen, die nicht vorab von einem Vorgesetzten oder der zuständigen Abteilung genehmigt wurden, können in der Regel nicht in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden.

  • Verkehrsstrafen und Bußgelder

Kosten, die durch Verkehrsverstöße oder andere rechtliche Verstöße während der Reise entstehen, werden normalerweise nicht erstattet.

  • Geschenke

Ausgaben für Geschenke und Geschenkartikel für Geschäftspartner oder Kunden werden oft nicht als abrechenbar betrachtet, da sie möglicherweise in Verbindung mit Bestechung gebracht werden könnten.

  • Privatfahrten

Falls ein Mitarbeiter während der Geschäftsreise private Ausflüge unternimmt, können die Kosten für diese Privatfahrten normalerweise nicht in die Reisekostenabrechnung einfließen.

  • Komfort-Upgrades

Eventuelle Upgrades, die den Komfort steigern, wie zum Beispiel Sitzplatz-Upgrades im Flugzeug oder Luxus-Unterkünfte, werden häufig nicht erstattet, wenn sie nicht ausdrücklich für die geschäftliche Notwendigkeit erforderlich waren.

  • Unbelegte Ausgaben

    Unternehmen fordern in der Regel klare Belege für alle abrechenbaren Zahlungen. Kosten, für die keine Belege vorgelegt werden können, werden normalerweise nicht erstattet.

Ist das Erstellen einer Reisekostenabrechnung Pflicht?

Es ist keine Pflicht, eine Reisekostenabrechnung bei der Arbeitsstätte einzureichen. Arbeitnehmer können natürlich dennoch von individuellen Regelungen des Unternehmens Gebrauch machen und eine Abrechnung erstellen.

Mehr Informationen dazu findet man im Reisekostenrecht. Zuletzt wurden die rechtlichen Grenzen im Jahr 2013 weiter vereinfacht. Die Abrechnung von Kosten der Dienstreisen lässt sich genau im „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“ nachlesen.

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Tagespauschale bei der Reisekostenabrechnung

Die Tagespauschale bei Dienstreisen bezeichnet einen festen Betrag, der Mitarbeitern zur Deckung ihrer Verpflegungs- und Aufenthaltskosten während dienstlicher Abwesenheiten gewährt wird. Es gelten zwei unterschiedliche Sätze, je nach Dauer der Abwesenheit bzw. der Reisedauer.

Die sogenannte „kleine Spesenpauschale“ beträgt dabei 14 Euro. Diese wird gewährt, wenn ein Mitarbeiter zwischen acht Stunden und 24 Stunden von seiner üblichen Tätigkeitsstelle abwesend ist. Die Pauschale soll die Kosten für Verpflegung und eventuelle Aufenthaltskosten abdecken, die während dieser vergleichsweise kurzen Abwesenheit anfallen.

Für Dienstreisen, bei denen die übliche Tätigkeitsstelle des Mitarbeiters für mehr als 24 Stunden verlassen wird, beträgt die Tagespauschale 28 Euro. Dieser höhere Pauschbetrag soll die zusätzlichen Zahlungen wie Verpflegungsmehraufwendungen abdecken.

Diese Tagessätze dienen dazu, den administrativen Aufwand bei der Abrechnung der Betriebsausgaben zu vermeiden und den Mitarbeitern eine unkomplizierte und transparente Vergütung ihrer Reisekosten zu ermöglichen. Es ist jedoch zu beachten, dass diese Pauschalen nicht für tatsächlich entstandene Kosten stehen, sondern als Pauschbeträge gewährt werden, die den durchschnittlichen Aufwand angemessen abdecken sollen. Individuelle Abrechnungen von tatsächlichen Ausgaben sind somit nicht erforderlich, sofern die Reise im Rahmen der festgelegten Pauschbeträge bleibt.

Reisekostenabrechnung bei Übernachtungen in Deutschland

Bei Übernachtungen entstehen zusätzliche Übernachtungskosten für die Zusammenstellung von Unterkunft und Verpflegung, die vom Arbeitgeber in der Regel erstattet werden. Die Rückzahlung erfolgt nach den gesetzlichen Regelungen sowie den Vorgaben des Unternehmens.

Übernachtungen in Deutschland

Bei einer Dienstreise innerhalb Deutschlands werden die Übernachtungskosten in der Regel nach den tatsächlich angefallenen Ausgaben geltend gemacht. Die Belege müssen von den Arbeitnehmern sorgfältig gesammelt und der Reisekostenabrechnung beigefügt werden. Hierbei sind in der Regel nur angemessene Übernachtungskosten erstattungsfähig. Es empfiehlt sich, vorab eine Kostenobergrenze mit dem Arbeitgeber zu vereinbaren, um etwaige Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Übernachtungen im Ausland

Bei einer Dienstreise ins Ausland gestalten sich die Reisekostenabrechnungen häufig komplexer, da internationale Regeln und Vorschriften der Steuer berücksichtigt werden müssen. In einigen Unternehmen gibt es daher klare Richtlinien und Übernachtungspauschalen für den Fall, dass die Angestellten eine Auswärtstätigkeit antreten müssen. Das vereinfacht den Prozess und gewährleistet einheitliche Erstattungen.

Die Übernachtungskosten können im Ausland stark variieren, je nach Land und Region. Auch hier ist es wichtig, dass Mitarbeiter die Belege für die tatsächlichen Ausgaben sorgfältig aufbewahren und für die Vorlage bei ihrem Arbeitgeber bereithalten. In einigen Fällen werden jedoch auch bei Dienstreisen ins Ausland Pauschalen festgelegt, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Es ist ratsam, sich vor einer Auslandsreise genau über die spezifischen Regelungen des jeweiligen Landes zu informieren. In einigen Ländern können besondere steuerliche Regelungen gelten, die die Erstattung von Reisekosten beeinflussen.

Abschließend ist anzumerken, dass eine genaue und ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung sowohl im Inland als auch im Ausland wichtig ist, um finanzielle Transparenz zu gewährleisten und etwaige steuerliche Vorteile zu nutzen. Es empfiehlt sich, die internen Richtlinien des Arbeitgebers zu beachten und im Zweifelsfall mit der Personalabteilung oder einem Steuerberater Rücksprache zu halten. Durch eine korrekte Reisekostenabrechnung können mögliche Probleme oder Unklarheiten vermieden und die Erstattung der angefallenen Zahlungen gewährleistet werden.

Vorteile einer digitalen Reisekostenabrechnung

  • Übersichtlichkeit und Transparenz
  • Papierlose Abrechnung erleichtert Arbeitsalltag
  • Sammelrechnungen problemlos möglich
  • Bei Erfassung und Abrechnung wird Zeit gespart
  • Digitale Erfassung schon während der Geschäftsreise
  • Automatische Berechnung von Verpflegungsmehraufwand und Pauschbeträgen
  • Reiserichtlinien können digital erfasst werden
  • Auszahlung der Reisekosten kann schneller geschehen
  • Automatische Anbindung an Buchungssysteme der Buchhaltung
  • Schnelle Genehmigung und automatisierte Prozesse

Reisekosten richtig abrechnen

Die Anschaffung einer digitalen Lösung bietet so viel mehr als Nutzungsgebühren und Lizenzverträge. Wenn die Mitarbeiter Ihres Unternehmens viel unterwegs sind, dann sollten Sie wirklich über die Anschaffung nachdenken.

Neben einem komplett digitalen Workflow gibt es bereits Softwares, die eine automatische Belegerkennung nutzen und somit den Reisenden und der Buchhaltung ihren Arbeitsalltag effizient erleichtern. Außerdem beugt eine digitale Erfassung sämtlicher Reisekosten Fehlern vor und so garantieren Sie Ihrem Team eine lückenlose Dokumentation jeglicher Ausgaben.

Wie kann TimeTrack bei der Reisekostenabrechnung helfen?

Mit Hilfe der von TimeTrack entwickelten Reisekostenabrechnungs-Software bietet umfassende Unterstützung für die Reisekostenabrechnung eines Unternehmens. Sie ermöglicht den Mitarbeitern, ihre Reisezeiten auf verschiedene Weisen zu erfassen, entweder durch das Starten und Stoppen eines Timers oder das manuelle Eintragen von Ankunfts- und Abfahrtszeiten. Darüber hinaus können die Mitarbeiter ihre Fahrtkosten für geschäftliche Reisen dokumentieren.

Die Software verwaltet zudem aktuelle Pauschalen und Spesensätze für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen gemäß den steuerlichen Vorgaben. Dies ermöglicht eine automatische Berechnung und Vergütung von Spesen und Reisekosten. Die Integration von Belegen ist ebenfalls möglich, wodurch Mitarbeiter Hotelrechnungen oder Tankquittungen direkt hochladen und den entsprechenden Reisen zuordnen können. Dies ermöglicht eine digitale Archivierung und einfache Abrufbarkeit bei Bedarf.

TimeTrack berechnet zudem die Reisekosten automatisch auf Basis der erfassten Daten und gleicht sie mit den Unternehmensrichtlinien und steuerlichen Vorgaben ab. Dadurch wird der manuelle Arbeitsaufwand reduziert und Fehler bei der Abrechnung minimiert.

Die Software bietet außerdem eine Vielzahl von Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten, die dem Unternehmen einen detaillierten Überblick über die Reisekosten und das Reiseverhalten der Mitarbeiter verschaffen. Dadurch können Einsparpotenziale identifiziert und die Effizienz der Reisetätigkeiten gesteigert werden.

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Prozess der Reisekostenabrechnung

Der erste Schritt in der Reisekostenabrechnung ist die Erstellung eines Formulars oder die Verwendung einer speziellen Software, beispielsweise TimeTrack, die es dem Arbeitnehmer ermöglicht, seine Ausgaben systematisch zu erfassen. In diesem Formular gibt der Mitarbeiter detaillierte Informationen zu jedem Ausgabenposten an, wie z.B. Datum, Zweck der Ausgabe, Betrag und Währung.

Für die Ausgaben, die in fremden Währungen getätigt wurden, müssen die Mitarbeiter die entsprechenden Umrechnungskurse angeben, um eine korrekte Rückzahlung zu gewährleisten. Dies dient der Transparenz und einer genauen Erfassung der Betriebsausgaben.

Sobald das Formular vollständig ausgefüllt ist und alle notwendigen Belege gesammelt wurden, wird die Reisekostenabrechnung in der Regel von der Fachabteilung oder dem Vorgesetzten des Mitarbeiters überprüft. Hierbei wird sichergestellt, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien und den steuerlichen Vorschriften entsprechen.

Im nächsten Schritt wird die geprüfte Reisekostenabrechnung an die Buchhaltung oder das Finanzteam weitergeleitet. Dort werden die Ausgaben in das Buchhaltungssystem eingetragen und die Rückerstattung vorbereitet.

Je nach Unternehmensrichtlinien kann die Erstattung der Reisekosten direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters erfolgen oder über ein Gehaltssystem ausgezahlt werden. In einigen Fällen können Mitarbeiter auch eine Firmenkreditkarte nutzen, um während der Geschäftsreisen die Ausgaben zu tätigen, wodurch der Prozess der Reisekostenabrechnung vereinfacht wird.

Wichtig ist, dass die Mitarbeiter die Reisekostenabrechnung zeitnah einreichen, um eine reibungslose Bearbeitung und eine zeitnahe Erstattung zu gewährleisten. Verzögerungen können nicht nur die finanzielle Planung der Mitarbeiter beeinträchtigen, sondern auch zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand für das Unternehmen führen.

Disclaimer

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Lara Augat

Zeit will gut geplant sein. Als junge Mutter und studierte Philosophin beschäftige ich mich mit der Bedeutung von Zeit und welchen Einfluss diese auf unseren Arbeitsalltag hat. Um die perfekte Work-Life-Balance zu finden, schreibe ich gerne über die Themen der Arbeitspsychologie und des Projektmanagements. Denn gerade die Perspektive aus den Geisteswissenschaften kann für Sie von großem Vorteil sein!