Externe Mitarbeiter (externe Dienstleister, freie Mitarbeiter, Freelancer, Agenturmitarbeitenden, externe Kräften und Praktikanten) können ihre Arbeitsstunden direkt in Ihrem TimeTrack Konto über die Funktion Projektzeiterfassung erfassen. Zusätzlich haben sie die Möglichkeit, auch Ausgaben einzutragen bzw zu erfassen, die sowie die Arbeitsstunden von den internen Projektleitern (oder einen zuständigen Genehmiger) geprüft und genehmigt werden können.
Die erfassten Stunden können im Rahmen der Prüfung entweder freigegeben oder mit einem Ablehnungsgrund zurückgewiesen werden, zum Beispiel dann, wenn zuvor eine maximale Wochenarbeitszeit von 40 Stunden vereinbart wurde. In diesem Fall wird die zuständige Person automatisch benachrichtigt, sobald diese Grenze erreicht ist.
Darüber hinaus lassen sich flexible Genehmigungsregeln festlegen: So können beispielsweise bis zu 40 Stunden pro Woche direkt freigegeben werden, während alle darüber hinausgehenden Einträge einer Genehmigungspflicht unterliegen.
Alle freigegebenen Stunden und Ausgaben fließen in den automatisch erstellten Leistungsnachweis ein. Dieser kann entweder mit der eingereichten Rechnung des Mitarbeiters abgeglichen oder direkt im System für die Rechnungserstellung genutzt werden. So behalten Sie volle Kostenkontrolle, vermeiden Unklarheiten und sorgen für maximale Transparenz in Ihren Projekten.
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