ZUGFeRD

  • Was ist ZUGFeRD? (Definition)

    ZUGFeRD ist ein Hybridformat für elektronische Rechnungen: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer für Menschen lesbaren PDF-Datei (PDF/A-3), in die zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format eingebettet sind. Dadurch kann dieselbe Datei sowohl visuell geöffnet als auch automatisiert von Buchhaltungs- und ERP-Systemen ausgelesen werden. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und wurde 2014 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit DATEV, Verbänden und Ministerien entwickelt.

    Für Unternehmen ist das Format relevant, weil es die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) nach EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 erfüllt, ohne dass Kunden auf eine reine Code-Datei angewiesen sind. Seit der B2B-E-Rechnungspflicht in Deutschland (ab 1. Januar 2025) und mit Blick auf die EU-weite ViDA-Initiative gewinnt ZUGFeRD auch für österreichische Unternehmen an Bedeutung, sobald sie mit deutschen Geschäftspartnern oder Behörden Rechnungen austauschen.

Häufig gestellte Fragen zur ZUGFeRD-Rechnung

„E-Rechnung“ ist der Oberbegriff für jede Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format. ZUGFeRD ist ein konkretes E-Rechnungsformat, das diese strukturierten Daten zusätzlich in ein lesbares PDF einbettet. Andere E-Rechnungsformate wie XRechnung enthalten dagegen nur den XML-Code ohne PDF-Ansicht.

Seit 15. Januar 2026 gilt ZUGFeRD 2.4 als aktueller Standard. Ab 1. Juli 2026 löst ZUGFeRD 2.5 diese Version ab. Beide Versionen sind vollständig abwärtskompatibel zu älteren ZUGFeRD-Versionen.

Für die meisten mittelständischen Unternehmen mit B2B- und B2G-Geschäft ist das Profil EN 16931 (ehemals COMFORT) die passende Wahl, da es alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält und mit gängigen Buchhaltungssystemen kompatibel ist. Wer ausschließlich an deutsche Behörden fakturiert, nutzt das Referenzprofil XRECHNUNG.

Das FeRD stellt unter ferd-net.de kostenlose Beispieldateien und technische Spezifikationen bereit, und es gibt kostenlose Open-Source-Tools zur Erstellung einfacher ZUGFeRD-Dateien. Für die laufende Geschäftspraxis, insbesondere bei Projektabrechnungen mit mehreren Positionen, Kunden und Formaten, ist eine integrierte Lösung wie TimeTrack jedoch deutlich effizienter, da Rechnungen direkt aus erfassten Zeiten entstehen.

Nein. In Österreich gilt die E-Rechnungspflicht bislang nur für Rechnungen an den Bund (B2G), und dafür ist ebInterface bzw. Peppol BIS vorgeschrieben, nicht ZUGFeRD. ZUGFeRD wird für österreichische Unternehmen relevant, sobald sie mit deutschen Geschäftspartnern oder Behörden Rechnungen austauschen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Hybridformat: ZUGFeRD kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten – eine Datei für Sichtprüfung und Automatisierung.
  • Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.4 ist seit 15.01.2026 in Kraft, ZUGFeRD 2.5 löst diese Version ab 01.07.2026 ab.
  • Rechtlich maßgeblich ist das XML: Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 berechtigt allein der strukturierte XML-Teil zum Vorsteuerabzug.
  • In Deutschland zulässiges E-Rechnungsformat im Rahmen der seit 01.01.2025 geltenden B2B-E-Rechnungspflicht.
  • In Österreich kein Pflichtformat: Für B2G gilt ebInterface; ZUGFeRD wird relevant bei Geschäften mit deutschen Partnern oder Behörden.
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Was ist ZUGFeRD?

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ZUGFeRD-Profile

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ZUGFeRD Versionen

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ZUGFeRD vs. XRechnung

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Praxis-Beispiele

Aufbau und Funktionsweise einer ZUGFeRD-Rechnung

Technisch basiert ZUGFeRD auf dem Format PDF/A-3, das als Container für eine eingebettete XML-Datei dient. Diese XML-Datei folgt dem UN/CEFACT-Standard „Cross Industry Invoice“ (CII) und enthält alle rechnungsrelevanten Daten in strukturierter Form: Rechnungsnummer, Steuerbeträge, Positionen, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und Leitweg-ID. Im Beitrag zur XRechnung erfahren Sie mehr zur Leitweg-ID und zur reinen XML-Variante dieses Datenmodells.

Wichtig für die Praxis: Seit der BMF-Stellungnahme vom 15. Oktober 2025 ist ausschließlich der strukturierte XML-Teil für den Vorsteuerabzug nach § 14 UStG rechtlich maßgeblich. Der PDF-Teil bleibt das Anschauungsexemplar für Menschen, hat aber keine eigenständige steuerrechtliche Relevanz mehr. Bei Abweichungen zwischen PDF-Ansicht und XML-Daten gilt das XML.

ZUGFeRD-Profile: Welche Datentiefe für welchen Zweck?

ZUGFeRD definiert sechs Profile, die unterschiedliche Datenmengen abdecken – vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum internationalen Konzern. Die offizielle Profil-Spezifikation stellt das FeRD zum kostenlosen Download bereit.

Profil Beschreibung Erfüllt EN 16931 Typischer Einsatz
MINIMUM Nur Basisdaten (Rechnungsnummer, Gesamtbetrag) Nein Einfacher Beleg, kein Vorsteuerabzug
BASIC-WL Wie MINIMUM, ohne Positionsdaten Nein Einfache Rechnungen ohne gesetzliche Pflicht
BASIC Maschinenlesbare Kerndaten nach EN 16931 Ja Kleinunternehmen, B2G-fähig
EN 16931 (vormals COMFORT) Vollständige Pflichtangaben für automatisierte Verarbeitung Ja Mittelstand mit ERP-Anbindung
EXTENDED Detaillierte Daten für komplexe Geschäftsvorfälle Ja Großunternehmen, Branchenanforderungen
XRECHNUNG (Referenzprofil) ZUGFeRD-Daten im XRechnung-Schema Ja Rechnungen an deutsche Behörden

Für Projektabrechnungen im Mittelstand ist in der Praxis meist das Profil EN 16931 (ehemals COMFORT) ausreichend – es deckt sowohl B2B- als auch B2G-Anforderungen ab. Wie sich diese Daten direkt aus erfassten Projektzeiten erzeugen lassen, zeigt der Abschnitt ZUGFeRD in der Praxis weiter unten.

Versionen im Überblick: Von ZUGFeRD 1.0 bis 2.5

Das Format wird vom FeRD kontinuierlich weiterentwickelt – in der Regel mit Updates im Frühjahr und Herbst.

Version Veröffentlicht Wichtigste Änderung
ZUGFeRD 1.0 2014 Erste Version, nationaler Fokus
ZUGFeRD 2.0 2019 Erste vollständig EN-16931-konforme Version
ZUGFeRD 2.1 2019 Entspricht Factur-X 1.0 (deutsch-französischer Standard)
ZUGFeRD 2.2 2022 Referenzprofil XRECHNUNG eingeführt
ZUGFeRD 2.3 / 2.3.3 2024 / Mai 2025 Anpassung an aktualisierte EN-16931-Codelisten (gültig ab 15.05.2025)
ZUGFeRD 2.4 Dez. 2025, in Kraft seit 15.01.2026 Basis UN/CEFACT CII D22B, Unterpositionen, Anpassungen laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025
ZUGFeRD 2.5 gültig ab 01.07.2026 Weitere Aktualisierung der XSD-/Schematron-Validierung aller fünf Profile

Für Unternehmen, die jetzt eine ZUGFeRD-Schnittstelle einführen oder ihre Software prüfen, ist ZUGFeRD 2.4 (bzw. ab Sommer 2026 Version 2.5) der relevante Stand – beide sind vollständig abwärtskompatibel zu früheren Versionen. Die jeweils aktuellen Download-Pakete und technischen Spezifikationen veröffentlicht das FeRD unter ferd-net.de.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Der Unterschied

Beide Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931, unterscheiden sich aber im Aufbau. Eine ausführliche Beschreibung des reinen XML-Formats, der Leitweg-ID und der aktuellen Version 3.0.2 finden Sie im Beitrag XRechnung – Definition, Aufbau & Pflichten. Kurz zusammengefasst:

Aspekt ZUGFeRD XRechnung
Format Hybrid: PDF/A-3 + eingebettetes XML Reines XML, keine visuelle Ansicht
Lesbarkeit für Menschen Ja, direkt als PDF Nein, benötigt Viewer-Software
Übermittlungswege E-Mail, Upload, Download, Peppol Web-Service, Peppol, Portal-Upload
Typischer Einsatz B2B, KMU, gemischte Geschäftsbeziehungen Rechnungen an deutsche Behörden (B2G)

Für den Mittelstand ist ZUGFeRD häufig praktikabler, da Mitarbeitende die Rechnung wie gewohnt als PDF prüfen können, während die Buchhaltungssoftware die XML-Daten automatisiert verarbeitet. Welches Format im Einzelfall vorgeschrieben ist, hängt vom Empfänger ab – mehr dazu im XRechnung-Beitrag.

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Gesetzliche Grundlagen in Deutschland

  • Wachstumschancengesetz (2024): Führt die B2B-E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025 ein und ergänzt dafür § 14 UStG. Der Empfang strukturierter E-Rechnungen ist seit 2025 für alle Unternehmen verpflichtend, der verpflichtende Versand folgt gestaffelt bis 2027/2028.
  • EU-Richtlinie 2014/55/EU und Norm EN 16931: Definieren die inhaltlichen Mindestanforderungen an strukturierte E-Rechnungen, die ZUGFeRD ab den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG erfüllt.
  • BMF-Schreiben vom 2. Oktober 2023 und 15. Oktober 2025: Bestätigen ZUGFeRD als zulässiges E-Rechnungsformat (siehe Bundesfinanzministerium) und konkretisieren, dass für den Vorsteuerabzug ausschließlich der XML-Teil maßgeblich ist.
  • Aufbewahrungspflicht: ZUGFeRD-Rechnungen müssen wie alle elektronischen Rechnungen 10 Jahre lang maschinell auswertbar archiviert werden (GoBD).
  • E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV): Regelt zusätzlich die Annahme elektronischer Rechnungen durch Bundesbehörden, siehe gesetze-im-internet.de/erechv.

Besonderheiten für Österreich

In Österreich gilt die E-Rechnungspflicht bislang nur im B2G-Bereich: Seit 1. Jänner 2014 müssen Lieferanten von Bundesdienststellen Rechnungen strukturiert über das Unternehmensserviceportal (USP) bzw. e-rechnung.gv.at einreichen – verpflichtend im Format ebInterface oder als Peppol BIS. ZUGFeRD ist dafür in Österreich nicht das vorgeschriebene Format.

Relevant wird ZUGFeRD für österreichische Unternehmen in zwei Fällen:

  1. Geschäftsbeziehungen mit Deutschland: Stellen Sie Rechnungen an deutsche Geschäftspartner oder Behörden, ist ZUGFeRD (B2B) bzw. das Referenzprofil XRECHNUNG (B2G) die praktikable Wahl, da beide EN-16931-konform sind. Details zur Leitweg-ID und zu den Übermittlungswegen für Behördenrechnungen finden Sie im XRechnung-Beitrag.
  2. Vorbereitung auf eine künftige B2B-Pflicht: Mit der EU-weiten ViDA-Initiative („VAT in the Digital Age“) zeichnet sich auch für Österreich eine Ausweitung der E-Rechnungspflicht auf den B2B-Bereich ab. Unternehmen, die jetzt auf ZUGFeRD-fähige Software setzen, sind für diesen Schritt bereits vorbereitet.

Für die Archivierung gilt in Österreich nach der Bundesabgabenordnung (BAO) eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren.

ZUGFeRD in der Praxis: Was bedeutet das für Unternehmen mit Projektabrechnung?

Unternehmen, die Leistungen projektbezogen abrechnen – etwa im Handwerk, in der Beratung, IT oder Logistik –, stehen vor der Aufgabe, erfasste Projektzeiten und Ausgaben direkt in ein gültiges Rechnungsformat zu überführen. Manuelle Konvertierung in ZUGFeRD oder XRechnung über externe Tools bedeutet einen zusätzlichen Arbeitsschritt und ein zusätzliches Fehlerrisiko – insbesondere, wenn Positionen, Stundensätze oder Zuschläge aus mehreren Quellen zusammengeführt werden müssen.

Mit der TimeTrack Projektabrechnung werden erfasste Projektzeiten direkt in Rechnungen umgewandelt – wahlweise als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD. Das ist besonders relevant für Unternehmen, die Aufträge für Bundesbehörden, Kommunen oder öffentlich geförderte Auftraggeber abrechnen und dabei beide Formate bedienen müssen. Über die Projektauswertung lassen sich abrechenbare Zeiten vorab prüfen, bevor die fertigen Rechnungsdaten anschließend ohne manuelle Doppelerfassung an DATEV, BMD oder sevDesk übergeben werden.

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Gorica Stojkovic-Bubic

Arbeitsrechtlerin & Content-Expertin bei TimeTrack

Mag. iur. Gorica Stojkovic-Bubic verfügt über 10 Jahre Berufserfahrung in einer renommierten Wiener Rechtsanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Arbeitsrecht. Bei TimeTrack verantwortet sie die rechtlichen Inhalte rund um Arbeitszeit, Arbeitszeiterfassung und Arbeitsrecht im DACH-Raum.

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