XRechnung

  • Was ist eine XRechnung? (Definition)

    Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen im reinen XML-Format. Sie enthält ausschließlich strukturierte, maschinenlesbare Daten – ohne eine für Menschen direkt lesbare PDF-Ansicht. Entwickelt und gepflegt wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats, als deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm EN 16931. Offizielle Spezifikationen und Versionsstände veröffentlicht KoSIT auf e-rechnung-bund.de.

    Für Unternehmen ist die XRechnung vor allem dort relevant, wo Rechnungsdaten ohne Medienbruch direkt in die Systeme des Empfängers eingespielt werden müssen: bei Rechnungen an Bundesbehörden (B2G) und zunehmend auch im B2B-Bereich, seit in Deutschland die E-Rechnungspflicht gilt. Da eine XRechnung keine visuelle Komponente enthält, benötigt man zum Lesen eine Viewer-Software oder ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm. Wer stattdessen eine lesbare PDF-Ansicht benötigt, findet im Beitrag ZUGFeRD – Definition, Aufbau & Pflichten die passende Hybrid-Alternative.

Häufig gestellte Fragen zur XRechnung

Nein. „E-Rechnung“ ist der Oberbegriff für jede Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. XRechnung ist ein konkretes E-Rechnungsformat – der deutsche Standard für reines XML ohne PDF-Ansicht. ZUGFeRD ist ein weiteres zulässiges E-Rechnungsformat mit zusätzlicher PDF-Komponente.

Nicht ohne Hilfsmittel. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Zum Lesen wird entweder eine Viewer-Software, ein Buchhaltungsprogramm mit XRechnung-Unterstützung oder eine entsprechende Visualisierungskomponente benötigt.

Aktuell (Stand Mai 2026) ist XRechnung 3.0.2 die maßgebliche Version. Sie ist die finale Version der 3.0er-Reihe für den Start der B2B-Empfangspflicht zum 1. Januar 2025. Mit XRechnung 4.0 ist Mitte bis Ende 2026 ein größeres Update zu erwarten, für das eine Übergangsphase geplant ist. Aktuelle Releases veröffentlicht KoSIT auf e-rechnung-bund.de.

Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe in XRechnungen an deutsche Behörden. Sie identifiziert den Empfänger bzw. die zuständige Organisationseinheit für die automatisierte Weiterleitung. Sie wird üblicherweise vom öffentlichen Auftraggeber bei Auftragsvergabe mitgeteilt. Rechnungssteller können sie nicht selbst generieren.

Nur dann, wenn sie Rechnungen an deutsche Bundesbehörden stellen. Für österreichische B2G-Geschäfte gilt stattdessen das Format ebInterface bzw. Peppol BIS über e-rechnung.gv.at. Für B2B-Geschäfte mit deutschen Partnern ist häufig ZUGFeRD die praktikablere Alternative, da es eine lesbare PDF-Ansicht enthält.

Das Wichtigste in Kürze

  • Reines XML-Format: Eine XRechnung enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten, keine PDF-Ansicht – im Gegensatz zum Hybridformat ZUGFeRD.
  • Aktuelle Version: XRechnung 3.0.2 ist (Stand Mai 2026) maßgeblich; XRechnung 4.0 wird Mitte/Ende 2026 mit Übergangsphase erwartet.
  • Leitweg-ID als Pflichtfeld: Ohne korrekte Leitweg-ID werden XRechnungen von Behördenportalen abgelehnt.
  • In Deutschland Pflicht für B2G seit 2020 (E-RechV) und zunehmend relevant im B2B-Bereich seit der E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025.
  • In Österreich kein Inlandsformat: B2G läuft über ebInterface; XRechnung wird nur bei Rechnungen an deutsche Bundesbehörden benötigt.
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Was ist XRechnung?

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Die Leitweg-ID

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XRechnung Versionen

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XRechnung vs. ZUGFeRD

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Praxis-Beispiele

Aufbau: UBL und CII als Syntax

Eine XRechnung liegt in einer von zwei gleichwertigen XML-Syntaxen vor:

  • UBL (Universal Business Language): OASIS-Standard, gleichzeitig Grundlage für das Peppol-BIS-Billing-3.0-Format
  • CII (Cross Industry Invoice): UN/CEFACT-Standard, dieselbe Syntax, die auch im XML-Teil von ZUGFeRD verwendet wird

Inhaltlich sind beide Syntaxen gleichwertig – sie unterscheiden sich nur in Element-Struktur und Namensräumen. Welche Syntax ein Unternehmen verwendet, hängt meist vom eingesetzten ERP- oder Buchhaltungssystem ab.

Die Leitweg-ID: Pflichtangabe für Behördenrechnungen

Eine Besonderheit der XRechnung im B2G-Bereich ist die Leitweg-ID. Sie identifiziert die empfangende Behörde bzw. die zuständige Organisationseinheit eindeutig und sorgt dafür, dass die Rechnung automatisiert an die richtige Stelle weitergeleitet wird. Ohne korrekte Leitweg-ID wird eine XRechnung von vielen Behördenportalen – etwa den zentralen Rechnungseingangsportalen des Bundes auf e-rechnung-bund.de – abgelehnt. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungssteller in der Regel vom Auftraggeber bei Auftragsvergabe mitgeteilt.

Versionen im Überblick: Von XRechnung 1.0 bis 4.0

Version Status Wichtigste Änderung
XRechnung 1.0 2017 Erste Version nach EN 16931
XRechnung 2.3 bis 31.01.2024 gültig Letzte Version der 2.x-Reihe, seit 01.02.2024 außer Kraft
XRechnung 3.0 seit 01.02.2024 in Kraft Grundlegende Überarbeitung, Anpassung an EN 16931
XRechnung 3.0.1 Oktober 2025 Neue Pflichtfelder (BT-23, BT-34, BT-49) zur Angleichung an Peppol BIS Billing, erleichtert Rechnungsstellung für ausländische Lieferanten
XRechnung 3.0.2 aktuell gültig (Stand Mai 2026) Maintenance Release, finale Version für den Start der B2B-Empfangspflicht zum 01.01.2025
XRechnung 4.0 erwartet Mitte/Ende 2026 Major Release: Sammelrechnungen, neue Erweiterungsmethodik, XML-Anhänge im Kernmodell, Anpassung an EU-Initiative ViDA und EN 16931-1:2026

Praxistipp: Aktuell (Stand Mai 2026) ist XRechnung 3.0.2 die maßgebliche Version. Mit XRechnung 4.0 ist eine Übergangsphase geplant, in der 3.0.2 zunächst weiter gültig bleibt – ein abruptes Umstellen ist also nicht zu erwarten. Den aktuellen Versionsstand und Testdateien stellt KoSIT auf e-rechnung-bund.de bereit.

Übermittlung: Wie kommt eine XRechnung zum Empfänger?

XRechnungen werden typischerweise über folgende Kanäle übertragen:

  • Peppol-Netzwerk: internationaler Standard für den elektronischen Geschäftsdokumentenaustausch, zunehmend auch für deutsche Behörden relevant
  • Zentrale Rechnungseingangsportale des Bundes (z. B. ZRE/OZG-RE auf e-rechnung-bund.de): manueller Upload oder Web-Service-Anbindung
  • E-Mail: als XML-Anhang, sofern vom Empfänger akzeptiert

Eine XRechnung kann nicht einfach „verschickt“ werden wie eine PDF – der Übertragungsweg muss mit dem Empfänger bzw. dessen Vorgaben abgestimmt sein. Für Unternehmen, die ihre Rechnungen direkt aus erfassten Projektzeiten erzeugen möchten, zeigt der Abschnitt XRechnung in der Praxis weiter unten eine Lösung.

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XRechnung vs. ZUGFeRD: Der Unterschied

Beide Formate sind EN-16931-konform, unterscheiden sich aber grundlegend im Aufbau. Eine ausführliche Gegenüberstellung der Profile und Versionen finden Sie im Beitrag ZUGFeRD – Definition, Aufbau & Pflichten. Kurz zusammengefasst:

Aspekt XRechnung ZUGFeRD
Format Reines XML (UBL oder CII) Hybrid: PDF/A-3 + eingebettetes XML
Lesbarkeit für Menschen Nein, benötigt Viewer-Software Ja, direkt als PDF
Herausgeber KoSIT (IT-Planungsrat) FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland)
Typischer Einsatz Rechnungen an deutsche Bundesbehörden (B2G), zunehmend B2B B2B, KMU, gemischte Geschäftsbeziehungen
Verbindung beider Formate ZUGFeRD-Referenzprofil „XRECHNUNG“ erzeugt XRechnung-konforme Daten innerhalb des Hybridformats –

Für Unternehmen, die sowohl an Behörden als auch an private Geschäftskunden fakturieren, ist es sinnvoll, eine Software einzusetzen, die beide Formate aus denselben Rechnungsdaten erzeugen kann – ohne doppelte Datenpflege. Wie das in der TimeTrack Projektabrechnung funktioniert, beschreibt der Praxisabschnitt weiter unten.

Gesetzliche Grundlagen in Deutschland

  • E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV), § 4 Abs. 1: Schreibt vor, dass Rechnungen an Bundesbehörden im jeweils gültigen XRechnung-Standard einzureichen sind (gesetze-im-internet.de/erechv). Seit November 2020 dürfen Bundesbehörden grundsätzlich keine Papierrechnungen oder einfachen PDFs mehr annehmen.
  • Wachstumschancengesetz (2024): Begründet die B2B-E-Rechnungspflicht und ergänzt dafür § 14 UStG. Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können – XRechnung und ZUGFeRD gelten dabei als zulässige Formate.
  • § 26a Abs. 3 UStG: Verstöße gegen die E-Rechnungspflicht können als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern bis 5.000 € geahndet werden (gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__26a.html). Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € (Stand 2026) gilt ab 1. Januar 2027 die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen.
  • EU-Richtlinie 2014/55/EU und EN 16931: Bilden die europäische Grundlage, auf der die deutsche XRechnung als nationale CIUS aufbaut.

Besonderheiten für Österreich

In Österreich ist XRechnung kein gängiges innerstaatliches Format. Für B2G-Rechnungen an österreichische Bundesdienststellen gilt seit 2014 das nationale Format ebInterface bzw. alternativ Peppol BIS, eingereicht über das Unternehmensserviceportal (USP) bzw. e-rechnung.gv.at.

XRechnung wird für österreichische Unternehmen relevant, wenn sie Rechnungen an deutsche Bundesbehörden stellen – etwa bei grenzüberschreitenden Aufträgen oder Tochtergesellschaften mit deutschen Kunden im öffentlichen Sektor. In diesem Fall ist die jeweils gültige XRechnung-Version (aktuell 3.0.2) zu verwenden, unabhängig davon, dass für rein österreichische B2G-Geschäfte ebInterface gilt.

Für reine B2B-Geschäftsbeziehungen mit deutschen Partnern ist häufig ZUGFeRD die praktikablere Wahl, da es zusätzlich eine lesbare PDF-Ansicht liefert – siehe dazu den Beitrag ZUGFeRD, inklusive der dortigen Übersicht zu den österreichspezifischen Aufbewahrungsfristen nach BAO.

XRechnung in der Praxis: Was bedeutet das für Unternehmen mit Projektabrechnung?

Für Unternehmen, die Projekte für Bundesbehörden, Kommunen oder öffentlich geförderte Auftraggeber abrechnen, ist die korrekte XRechnung oft eine Voraussetzung für die Zahlungsfreigabe. Werden Projektzeiten, Stundensätze und Zuschläge manuell in eine separate Rechnungssoftware übertragen, steigt das Risiko für Fehler bei Pflichtfeldern wie der Leitweg-ID oder den Steuerangaben – mit der Folge, dass Rechnungen von Behördenportalen zurückgewiesen werden.

Mit der TimeTrack Projektabrechnung entstehen Rechnungen direkt aus den erfassten und freigegebenen Projektzeiten – wahlweise als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD. Kunde, Zeitraum und Positionen werden ausgewählt, TimeTrack erstellt daraus automatisch die Rechnung im benötigten Format und übergibt die Daten anschließend an DATEV, BMD NTCS oder sevDesk – ohne manuelle Doppelerfassung.

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Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt unseres Webangebots kann daher eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die sich auf Ihre spezifische Situation bezieht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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Gorica Stojkovic-Bubic

Arbeitsrechtlerin & Content-Expertin bei TimeTrack

Mag. iur. Gorica Stojkovic-Bubic verfügt über 10 Jahre Berufserfahrung in einer renommierten Wiener Rechtsanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Arbeitsrecht. Bei TimeTrack verantwortet sie die rechtlichen Inhalte rund um Arbeitszeit, Arbeitszeiterfassung und Arbeitsrecht im DACH-Raum.

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