Projektzeiten automatisch in Rechnungen umwandeln
XRechnung und ZUGFeRD für öffentliche Auftraggeber
Mehrstufige Freigabe vor Rechnungsstellung
Direkte Übergabe an DATEV, BMD und sevDesk
Verrechenbar / nicht verrechenbar – klare Trennung
Projektabrechnung mit TimeTrack bedeutet: Zeiten erfassen, freigeben, Rechnung erstellen – fertig. Für Unternehmen, die Projekte gegenüber Kunden oder öffentlichen Auftraggebern abrechnen, inklusive XRechnung- und ZUGFeRD-Unterstützung.
Vorteile
Automatische Rechnungserstellung
Projektzeiten per Klick in Rechnungen umwandeln – ohne Doppelerfassung.
XRechnung & ZUGFeRD
E-Rechnungspflicht erfüllt – direkt in der Software, kein externes Tool.
Mehrstufige Freigabe
Zeiten intern prüfen und freigeben, bevor sie beim Kunden landen.
DATEV, BMD & sevDesk
Direkte Übergabe an Buchhaltungssysteme – keine manuelle Eingabe.
Verrechenbar / nicht verrechenbar
Interne Zeiten fließen nie versehentlich in Kundenrechnungen.
Web & mobil
Zeiten per iOS, Android oder Web-App erfassen – überall, auch offline.
Mit TimeTrack buchen Mitarbeiter Zeiten direkt auf Kunden, Projekte oder Tätigkeiten – per Web-App oder mobil auf iOS und Android. Individuelle Stundensätze, Tagessätze sowie Nacht- und Wochenendzuschläge lassen sich hinterlegen. Zeiten können direkt als verrechenbar oder nicht verrechenbar markiert werden, so fließen interne Projekte nie versehentlich in eine Kundenrechnung. Die Projektzeiterfassung ist die Grundlage für jede Abrechnung: präzise, lückenlos, jederzeit abrufbar
TimeTrack erstellt aus den freigegebenen Projektzeiten automatisch eine Rechnung – inklusive Teilrechnungen für laufende Projekte. Kunden auswählen, Zeitraum filtern, Positionen prüfen, abschicken.
Rechnungsvorlagen lassen sich vollständig anpassen: Logo, Layout, Felder, Sprache mit über 50 Einstellungsoptionen. Für Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD direkt integriert – kein externes Tool, kein Konvertierungsschritt.
Fertige Rechnungen werden direkt an DATEV, BMD NTCS, sevDesk oder lexoffice übergeben. Mehr zu allen verfügbaren Anbindungen auf der Schnittstellen-Übersicht.
Die elektronische Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist in Deutschland Pflicht. TimeTrack unterstützt beide gängigen Standards:
XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format. Es enthält keine visuelle Darstellung, wird aber von Behörden, öffentlichen Institutionen und immer mehr Großunternehmen gefordert.
ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Der Empfänger kann die Rechnung sowohl lesen als auch automatisiert weiterverarbeiten.
Neben Projektzeiten lassen sich auch Ausgaben und Spesen über die Ausgabenerfassung direkt in die Rechnung einbeziehen.
Bevor eine Rechnung erstellt wird, durchlaufen erfasste Zeiten einen konfigurierbaren Freigabeprozess. Projektleiter, Abteilungsleiter oder die Buchhaltung können Einträge prüfen, korrigieren oder ablehnen – einzeln oder in Batch.
Das verhindert, dass fehlerhafte oder nicht abgestimmte Zeiten beim Kunden landen. Für Kunden mit Nachweis-Anforderung steht zusätzlich der Leistungsnachweis-Export zur Verfügung. Wer den Freigabeprozess weiter automatisieren möchte, kann ihn über die Workflows-Funktion regelbasiert steuern.
Was ist eine Projektabrechnung?
Die Projektabrechnung ist der Prozess, bei dem die Kosten, Arbeitsstunden und Ausgaben eines Projekts erfasst, überprüft und abgerechnet werden.
Was sind Projektleistungen?
Projektleistungen umfassen die Ergebnisse, Leistungen oder Produkte, die im Rahmen eines Projekts erbracht werden, um die definierten Ziele zu erreichen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format – maschinenlesbar, aber ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide Formate erfüllen die Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. Für den Mittelstand ist ZUGFeRD oft praktikabler, weil die Rechnung auch manuell gelesen werden kann.
Kann TimeTrack XRechnungen für öffentliche Auftraggeber erstellen?
Ja, TimeTrack unterstützt die Erstellung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus erfassten Projektzeiten. Das ist besonders relevant für Unternehmen, die Projekte für Bundesbehörden, Kommunen oder öffentlich geförderte Auftraggeber abrechnen.
Wie funktioniert die Projektabrechnung in TimeTrack?
Mitarbeiter erfassen Zeiten auf Projekte und Tätigkeiten über die Projektzeiterfassung. Diese Zeiten werden intern freigegeben – optional mehrstufig durch Projektleiter und Buchhaltung. Danach wählt man Kunden, Zeitraum und Positionen aus; TimeTrack erstellt daraus automatisch eine Rechnung im gewählten Format (PDF, XRechnung oder ZUGFeRD). Die fertige Rechnung kann direkt an den Kunden gesendet oder an DATEV, BMD NTCS oder sevDesk übergeben werden.
Was bedeutet „verrechenbar" und „nicht verrechenbar" bei Projekten?
In TimeTrack können Projekte und einzelne Zeiteinträge als „verrechenbar“ oder „nicht verrechenbar“ markiert werden. Interne Projekte, Rüstzeiten oder Overhead-Tätigkeiten landen damit nie in einer Kundenrechnung – auch wenn dieselben Mitarbeiter gleichzeitig an abrechenbaren Projekten arbeiten.
Welche Buchhaltungsprogramme lassen sich mit TimeTrack verbinden?
TimeTrack übergibt Rechnungsdaten direkt an DATEV, BMD NTCS, sevDesk, lexoffice und weitere Systeme. Die Übergabe erfolgt ohne manuelle Doppelerfassung. Für Unternehmen mit bestehender Buchhaltungsinfrastruktur entfällt jede Medienunterbrechung zwischen Projekterfassung und Buchhaltung.
