Ein Dienstleistungsunternehmen suchte nach einer Zeiterfassungslösung, die sich flexibel an unterschiedliche Arbeitsmodelle und Verantwortlichkeitsstrukturen anpasst. Ziel war es, Arbeitszeiten projektbezogen, transparent und mit klaren Freigabeprozessen zu erfassen, bei gleichzeitiger Integration in bestehende Systeme und Datenanalysen. Mit TimeTrack konnte eine Lösung umgesetzt werden, die alle Anforderungen in einer zentralen Plattform vereint.

Kundenbedürfnisse:

Das Unternehmen benötigte ein Zeiterfassungssystem, das sowohl Flexibilität im Alltag als auch strukturierte Kontrolle bietet.
Mitarbeitende sollten ihre Projektzeiten auf verschiedene Arten erfassen können, ob klassisch per Stempeluhr, manuell oder nachträglich, abhängig von Arbeitsort und Projektstruktur.

Gleichzeitig sollte der Freigabeprozess klar geregelt sein: Projektleiter sollten Zugriff auf alle ihnen zugeordneten Projekte haben, während Teamleiter die erfassten Zeiten ihrer Teams prüfen und freigeben können. Eine einfache, konfigurierbare Genehmigungskette war essenziell, um organisatorische Änderungen ohne Systemanpassung abbilden zu können.

Zudem benötigte das Unternehmen umfassende Berichts- und Analysemöglichkeiten. Zeitdaten sollten sich mit Power BI auswerten lassen, um Projekte wirtschaftlich steuern zu können. Auch ein automatischer Datenimport aus Kundensystemen war erforderlich über API-Schnittstellen oder regelmäßige Dateiimporte, um doppelte Datenerfassung zu vermeiden.

Schließlich war es wichtig, die Datenqualität vor der Abrechnung sicherzustellen: Erfasste Zeiten sollten gesperrt werden können, um nachträgliche Änderungen nach der Freigabe auszuschließen.

Die Anforderungen im Überblick:

Flexible Zeiterfassung: per Stempeluhr, manuell oder nachträglich
Freigabeprozesse für Team- und Projektleiter
Konfigurierbares und anpassbares Genehmigungsverfahren
Umfangreiche Berichts- und Analysefunktionen mit Power-BI-Integration
Datenimport aus Kundensystemen via API oder Datei-Upload (periodisch oder laufend)
Sperrfunktion zur Sicherstellung der Datenkonsistenz vor der Abrechnung

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Die Umsetzung mit TimeTrack

Mit TimeTrack konnte das Unternehmen alle Anforderungen erfolgreich umsetzen.
Die Mitarbeitenden erfassen ihre Zeiten flexibel per Stempeluhr, manuell oder nachträglich über das Web oder die mobile App. Alternativweise für stationäre Zeiterfassung bietet TimeTrack auch Projektzeiterfassung per Tablet über Tablet-App.

Das Freigabe- und Genehmigungssystem wurde exakt auf die Unternehmensstruktur abgestimmt: Projektleiter sehen alle ihnen zugeordneten Projekte und deren Zeiterfassungen, während Teamleiter nur die Zeiten ihrer eigenen Mitarbeitenden prüfen und freigeben können. Das Genehmigungsverfahren lässt sich dabei jederzeit flexibel anpassen, z.B. wenn sich Verantwortlichkeiten oder Projektzuordnungen ändern.

Über die integrierten Analysefunktionen und die Power-BI-Schnittstelle stehen alle Zeit- und Projektinformationen in Echtzeit für Auswertungen zur Verfügung. Damit können Projektverantwortliche schnell auf Entwicklungen reagieren und Ressourcen gezielt steuern.

Zudem ermöglicht TimeTrack den Import von Zeiten aus Vorsystemen, entweder über API oder automatisierte Dateiimporte in definierten Intervallen. So entfällt die doppelte Erfassung, und die Datenbasis bleibt konsistent.

Bevor die erfassten Zeiten in die Abrechnung übernommen werden, können sie gesperrt werden, um versehentliche Änderungen zu verhindern. Damit ist sichergestellt, dass nur geprüfte und freigegebene Daten in den Abrechnungsprozess gelangen.