Die besten Kennzahlen zum Messen Ihrer Produktivität

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Produktivität ist und bleibt Branchenübergreifend ein Hot Topic. Mitarbeiter und Arbeitgeber können mit vereinten Kräften die Produktivität im Unternehmen steigern und es somit profitabler machen. Außerdem interessant ist, welche Maßnahmen im Unternehmen ergriffen werden können, um es durch gesteigerte Produktivität wirtschaftlicher zu machen.

Viele Projektleiter fragen sich nicht nur, wie sie ihrem Team zu mehr Produktivität verhelfen können, sondern auch, wie sie diese messen können. Das subjektive Empfinden der Arbeitsproduktivität im Unternehmen ist schließlich oft ein anderes als das, was quantitative Ergebnisse zeigen können. Die Möglichkeit, Produktivität in Kennzahlen abbilden zu können heißt, einen validen Einblick in die Effizienz der Projektarbeit und des Projektmanagements zu haben.

Wir haben gute Nachrichten: Es gibt einige Möglichkeiten, Produktivität und Kennzahlen zu berechnen. Von Branche zu Branche machen unterschiedliche Berechnungen der Kennzahlen mehr oder weniger Sinn. Deswegen haben wir hier eine kleine Zusammenstellung der wichtigsten Methoden zur Messung von Produktivität erstellt.

Wie misst man Produktivität?

Wie man Produktivität misst, ist je nach Branche und Projektziel anders zu beantworten. In Branchen, deren Profitabilität an verkauften Stückzahlen oder Mengen gemessen werden kann, ist sie anders zu messen als in Branchen, die von den Kompetenzen und Qualitäten der einzelnen Mitarbeiter leben.

Grundsätzlich bieten sich zwei Möglichkeiten an: Die Errechnung einer Kennzahl durch die Produktivitätsformel sowie die Messung mithilfe von Objective Key Results (OKR’s) und Key Performance indicators (KPI’s).

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1. Die Produktivitätsformel

Produktivität zu bestimmen kann so einfach sein. Die Produktivitätsformel ist ein altbewährtes Mittel, um mithilfe einer Kennzahl die Produktivität eines Unternehmens oder eines Projektes zu berechnen. Ihre Verwendung macht in Betrieben Sinn, deren Outcome in Mengen zu berechnen ist.

Produktivität = Input : Outcome

Arbeitsproduktivität ist die Summe aus der Division von Input durch Outcome. So sagt es die Formel. Was bedeuten die einzelnen Variablen genau? Beispiele aus unterschiedlichen Bereichen können das verdeutlichen.

Outcome

Das Outcome, also das Resultat oder Ergebnis von geleisteter Arbeit, kann verschiedenes heißen.

  • In der Produktion:
    Ein klassisches Beispiel eines Outcomes ist die Produktionsmenge, also die Menge an Produkten, die in einer bestimmten Zeit hergestellt wurde.
  • In der Dienstleistung:
    Ein Beispiel aus dem Dienstleistungssektor könnte die Anzahl geputzter Büroräume sein, die eine Putzkraft in einer bestimmten Zeit fertig putzt.

Input

Der Input meint den Einsatz des Arbeitenden, also seine Arbeitsleistung – gewissermaßen sein Kapital. Auch diese Variable kann verschiedene Ausprägungen annehmen. Oft beschreibt sie die Zeit, die ein Mitarbeiter benötigt, um eine Aufgabe zu erledigen.

  • In der Produktion:
    In Produktionsunternehmen wäre der Input die Arbeitsleistung, die es braucht, um ein Produkt fertigzustellen. Meist wird er an der Arbeitszeit gemessen. Wieviel Stunden etwa braucht ein Mitarbeiter um eine bestimmte Stückzahl fertigzustellen? Genau diese Stundenzahl beschreibt den Input.
  • In der Dienstleistung:
    Auch im Dienstleistungssektor beschreibt der Input meist den zeitlichen Aufwand, der benötigt wird, um ein Projekt abzuschließen. Ein Beispiel dafür wären die Arbeitsstunden, die gebraucht werden, um eine bestimmte Anzahl an Büroräumen zu säubern.

Die Grenzen der Produktivitätsformel

Ist Produktivität nur eine Kennzahl? Fragen nach Qualität kann die Produktivitätsformel nicht berechnen. Unter welchen Bedingungen sind diese Stückzahlen entstanden? Es könnte sein, dass Mitarbeiter gestresst diese Kennzahlen erwirtschaften und im Folgemonat erst einmal krank werden. Die Stückzahlen könnten fehlerhaft sein. Die Qualität der Arbeit wird mit der Produktivitätsformel nicht berechnet.

Auch für andere Formen von Arbeit, deren Outcome nicht nur an Mengen gebunden ist, werden mit der Produktivitätsformel nicht abgedeckt. Nehmen wir als Beispiel die Produktivität einer HR-Abteilung. Nur zu messen, wie viele Menschen in einem bestimmten Zeitraum eingestellt wurden, würde der Arbeit nicht gerecht werden. Entscheidender wäre hier die Frage nach der Qualität der eingestellten Mitarbeiter. Konnte ein Recruiting Verfahren und die Kompetenz des HR-Teams dafür sorgen, dass Stellen nachhaltig gut besetzt wurden? Das sind Fragen, die nur auf längere Sicht und mithilfe anderer Strategien zu beantworten sind.

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2. Die OKR Methode

Im Kern soll die Messung von Produktivität nur eine Frage beantworten. Werden die gesetzten Ziele erreicht?

Die Methode der Objectives and Key results (OKR’s) stellt genau diese Frage. In immer mehr Start-Ups, Konzernen und unterschiedlich großen Unternehmen verschiedener Branchen gewinnt die Methode an Popularität. Google Gründer Larry Page sagte über die Methode „OKR hat uns dabei geholfen, nicht in Dimensionen von zehn Prozent, sondern in Dimensionen des Zehnfachen zu wachsen“.

Das Führungswerkzeug und Organisationsmodell, das dem agilen Projektmanagement zuzuordnen ist, kann man als flexibles Rahmenwerk verstehen, das gesetzt wird, um an der Umsetzung von Zielen zu arbeiten. Es ist ein wichtiges Tool für eine effektive Projektplanung.

John Doerr, der Entwickler von OKR, stellte die OKR-Formel so auf:

We will [Objective] as measured by [set of key results].

Mit dem Füllen der Klammern soll vom Projektmanagement überprüft werden, wie stimmig die Formulierung ist. Statt Input und Output sind hier die Objectives und Key Results die zu bestimmenden Variablen.

Was sind Objectives?

Die Objectives in OKR sind die richtungsweisenden Ziele des Projekts. Im Projektmanagement stehen sie für sich selbst. Sie fordern zur Handlung, also zur Produktivität auf. Sie sind das Äquivalent zum Outcome in der Produktivitätsformel. Der Outcome wird hier allerdings nicht in einer hohen Aktivität verstanden, sondern in einer möglichst großen Wirkung. Damit kompensieren sie gewissermaßen die fehlende Qualitätsmessung in der Produktivitätsformel. Damit haben Objectives eine motivierende, und produktivitätssteigernde Funktion für Mitarbeiter.

Was sind Key Results?

Die Key Results der OKR Methode sind die quantitativen Metriken, die eine eindeutige Bewertung zulassen. Sie sind die Kennzahlen, an denen der Erfolg des Projekts und die Produktivität bewertet werden kann.

Sie sind gewissermaßen die Erfolgstreiber der Objectives. Wenn die Key Results erreicht sind, ist auch das Objective erreicht. Sie sind der Maßstab dafür, wie nah oder fern das Ziel ist. Einfach gesagt, sind sie die Messlatte, die überboten werden muss, um ein Ziel oder Objective zu erreichen.

OKR’s am Beispiel

Die Kennwerte der OKR’s lauten also wie folgt:

  • Objective = Outcome
  • Key Results = messbare Outputs
  • Aktivität(en) = operatives Doing, um OKR’s zu erreichen

Um die OKR Methode zu verdeutlichen, schildern wir einen beispielhaften Ablauf:

Input -> Aktivität -> Output -> Outcome

Der Input bezeichnet das verwendete Material oder eine bestimmte Kompetenz. In einer Bäckerei würde es die Zutaten für einen Teig meinen, in einem Start-up zum Beispiel Coding-Kompetenzen.

Die Aktivität meint die Verarbeitung des Materials. Bei einem Bäcker würde es das Kneten des Teiges bedeuten. Im digitalen Start-Up das programmieren.

Der Output meint nun das Produkt oder den Service, der aus der Aktivität entsteht. In unserem Beispiel der Kuchen oder das Programm.

Der Outcome, bedeutet noch mehr als der reine Output. Der Outcome ist das gleiche wie die Objectives im Projektmanagement. Er bezeichnet die Wertigkeit des Produkts. Beim Bäcker wäre das die Zufriedenheit des Käufers des Kuchens. Im digitalen Start-Up die Zufriedenheit des Auftraggebers mit der leichten Anwendbarkeit des Programms.

Produktivität von OKRs

Der Schlüssel für gute OKR’s ist die Frage, ob die Aktivität, die schließlich immer im Vordergrund steht, gemäß der OKR‘s passiert. Die Produktivität wird in der OKR Methode nie ausschließlich gemessen an einer hohen Aktivität. Die Wertigkeit der Aktivität bestimmt ihre Produktivität.

OKR’s messen nicht in absoluten Kennzahlen. Sie sind variabler und berücksichtigen die Qualität von Aktivität. In einer Mischung aus qualitativem und quantitativem Vorgehen messen sie Produktivität.

Indem OKR’s eine Brücke schlagen zwischen langfristigen Zielen (Objectives) und operativem Doing (abgebildet in Kennzahlen der Key Results), fühlen sich Mitarbeiter selbstverpflichtend eingebunden. Regelmäßige Check-Ins, die den Mitarbeitern die OKR’s und den Punkt, wo sich das Projekt auf dem Weg zum Ziel befindet, haben zudem einen riesigen Impact auf die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität. Klar abgesteckte Ziele und ein kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleich ermöglichen Flow-Erleben und Produktivität.

3. KPI’s zur Quantifizierbarkeit von Fortschritt und Produktivität

Auch Key Performance Indikatoren (KPI’s) spielen eine Rolle in der Zielsetzung von Unternehmen. Sie machen in absoluten und relativen Leistungsmetriken den Erfolg, beziehungsweise die Wirtschaftlichkeit eines Projektes zu einem bestimmten Zeitpunkt messbar. Indem es einen Projektstand messbar macht, macht es ihn auch bewertbar.

So kann das Projektmanagement mit Hilfe von KPI’s die Abläufe im Unternehmen analysieren und seine Produktivität bestimmen.

Beispiele für KPI’s

  • Stückzahlen
    Anhand von Stückzahlen kann in einer absoluten Leistungsmetrik die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens abgebildet werden
  • Berichte über ein Produkt des Unternehmens in den Medien
    Anhand von Medienberichten kann ein Unternehmen einschätzen, welche Resonanz sein Produkt hat. Medienberichte können ein Indikator für die relative Leistung des Produkts sein.

Der Unterschied zwischen OKR’s und KPI‘s

Im Gegensatz zu OKR’s betrachten KPI’s den aktuellen Zustand eines Projektes oder seine zurückliegende Entwicklung, nicht seine Zukunft.

Um den Unterschied zwischen beiden Methoden zu verdeutlichen, bietet sich die bekannte Roadmap Analogie an.

Das Unternehmen ist ein Auto, das sie zu einem bestimmten Ziel fahren wollen. Die OKR’s zeigen Ihnen den Weg dahin mit verschiedenen Etappen. Während der Fahrer bzw. das Unternehmen sich auf den Weg zu diesem Ziel macht, ist es wichtig, dass auch der Zustand des Autos nicht aus dem Blick verloren geht. Die KPI’s zeigen, wie viel Energie der Wagen verloren hat um an dem Punkt zu sein, an dem es gerade ist und was verbleibt, um das Ziel zu erreichen. KPI’s können also auch ein Anlass sein, die OKR’s, also die Routenetappen zu ändern.

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Fazit

Die Produktivität eines Projektes messbar zu machen ist ein wichtiges Tool, um zu garantieren, dass die Ziele des Projektes erreicht werden. Die Methoden dafür können unterschiedlich aussehen. Sie müssen sogar unterschiedlich aussehen. Die Variablen für eine Formel unterscheiden sich je nach Branche. Auch, wenn je nach Messmethode nicht immer eine absolute Kennzahl zur Messung der Produktivität geliefert werden kann, so kann sie doch immer bestimmt werden. OKR’s und KPI’s liefern als agile Projektmanagement Methoden oft eine differenziertere Aussage als die klassische Produktivitätsormel, die nur an Mengen zu berechnen ist. Darüber hinaus liefern OKR’s und KPI’s Methoden, die Produktivitätssteigernd sind.

Einer der wichtigsten Faktoren zum Steigern der Produktivität ist das regelmäßige Einsehen des Projektstandes. Mit TimeTrack werden alle Vorgänge im Projekt automatisiert protokolliert. Probieren Sie TimeTrack mit der zweiwöchigen Probeversion aus und sehen sie, wie die Produktivität in ihrem Unternehmen steigt.

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