Mit vereinten Kräften Produktivität steigern

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Produktivität Titelbild

Produktivität ist neben Effizienz eines der Hot Topics, die für Unternehmen wahrscheinlich nie an Relevanz verlieren. Die Profitabilität des Unternehmens hängt schließlich eng mit diesen zwei Faktoren zusammen. Das war schon immer so. Unternehmen sind auf die Produktivität ihrer Mitarbeiter angewiesen. Durch neue Arbeits- und Arbeitszeitmodelle rundum Agilität und New Work gewinnt das Thema neue Aufmerksamkeit.

Bleiben die klassischen Methoden zur Verbesserung der Produktivität bestehen? Wir liefern den Durchblick. Wie erhöhen Sie als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer die Arbeitsproduktivität in Ihrem Unternehmen? Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um als Projektleiter und Mitarbeiter Ihr Unternehmen gemeinsam zu mehr Produktivität zu führen.

Was versteht man unter Produktivität?

Es hat wohl jeder ein individuelles Verständnis von Produktivität. Wörter wie Leistung, Performance und Effizienz werden oft synonym wie Produktivität verwendet.

Was die wenigsten wissen: Das Konstrukt Produktivität lässt sich auf eine einfache Arbeitsproduktivitätsformel herunterbrechen. Sie bezieht sich auf das Verhältnis von Einsatz und Ergebnis, auf Input und Outcome. Die Arbeitsproduktivität ist zum Beispiel hoch, wenn ein hochwertiger Outcome das Resultat eines niedrigen Inputs ist. Einfach mehr zu arbeiten erhöht also schon mal nicht die Arbeitsproduktivität.

Die 3 Grundvoraussetzungen für ein produktives Arbeitsleben

Ein paar grundlegende Dinge müssen Arbeitgebern und -Nehmern klar sein, bevor Sie entsprechende Maßnahmen zum Leistungsmanagement ergreifen.

1. Passung von Person und Tätigkeit

Die wichtigste Voraussetzung dafür, überhaupt produktiv zu arbeiten ist, dass die Person zu der Tätigkeit passt, die sie ausführt. Nur, wenn die Merkmale des Mitarbeiters und die Merkmale der Tätigkeit zueinander passen, kann Leistung erbracht werden. Recruiter und Arbeitnehmer sollten sich von Anfang an bewusst sein, dass die Anforderungen der Aufgabe stets den Fähigkeiten und Fertigkeiten des Arbeitnehmers entsprechen müssen. Hohe Anforderungen gegenüber geringen Fähigkeiten und zu niedrige Anforderungen bei hohen Fähigkeiten haben ein gemeinsames Resultat. Beides führt zu Stress und Unproduktivität. Während Überforderung eher in Angst resultiert; wandelt sich Unterforderung schnell in Langeweile. Beides macht produktives Arbeiten unmöglich.

  • Flow-Erleben

    Die goldene Mitte zwischen Über- und Unterforderung bedeutet eine Passung zwischen Person und Tätigkeit. Das Ergebnis dieser Balance ist Flow-Erleben. Im Flow geht eine Person voll und ganz in ihrer Tätigkeit auf, konzentriert sich in höchstem Maße und vergisst dabei Raum und Zeit. Dieser angenehme Zustand, der vom Psychologen Mihály Csíkszentmihályi erforscht wurde, befähigt zu maximaler Produktivität. Der Arbeitende kann seinen Fähigkeiten freien Lauf lassen. Seine Produktivität eben „flowen“ lassen.

  • Take-Home-Message:

    1. Produktivität beginnt bereits im Recruiting-Prozess.

    2. Anforderungen und Fähigkeiten von Tätigkeit und Arbeitnehmer müssen passen, nur dann ist produktives Arbeiten grundsätzlich möglich.

    3. Erleben von Flow ist ein Prädiktor für hohe Produktivität.

2. Intrinsische Motivation für eine Tätigkeit

Neben der beschriebenen Passung von Person und Tätigkeit hat Flow eine weitere wichtige Voraussetzung: intrinsische Motivation. Intrinsische Motivation ist die wirkungsvollste Arbeitsmotivation, da sie an der Emotionalität des Arbeitnehmers ansetzt. Sie entsteht, wenn sich persönliche Ziele, Projekte und Anliegen, Bedürfnisse und Wünsche mit denen des Unternehmens überschneiden. Ist das gegeben, hat der Mensch Spaß an der Arbeit und kann Raum und Zeit vergessen. Über das Nötigste hinaus zu arbeiten, also wirklich produktiv zu werden, setzt das voraus. Mitarbeiter sollten als Individuen das Gefühl haben, mit ihrer Arbeit etwas zu tun, von dem sie persönlich überzeugt sind.

Extrinsische Motivation, wie etwa monetäre Vergütung, wirkt bei Weitem nicht so motivierend auf Mitarbeiter wie intrinsische. Fühlen sich Mitarbeiter emotional an ein Projekt gebunden, entwickeln sie eine tiefe und kontinuierliche Arbeitsmotivation zu einer Steigerung der eigenen Leistung.

 

graph-6-motivation

TimeTrack – intrinsische und extrinsische Motivation

3. Performance Management entlang der Leistungskurve

Produktivität ist “Alles Kopf Sache“? Das mag man nach den eben erläuterten Voraussetzungen für Produktivität vermuten. Das stimmt leider nur bis zu einem gewissen Punkt. Und zwar dem der Leistungskurve: Die Leistungsbereitschaft gemäß unserem Biorhythmus. Der Antrieb des Menschen resultiert aus einem komplexen Zusammenspiel organsicher, nervöser und innerphysischer Prozesse, die sich am Tagesrhythmus orientieren. Je nach Tages- und Nachtzeit ist der menschliche Organismus bereit, Energie zu liefern. Nach unserem Biorhythmus zu arbeiten bedeutet, unsere Leistungsbereitschaft effizient am Tag orientiert zu managen. Arbeiten wir zu Zeiten, in denen der Körper auf Ruhe und Energiesparen eingestellt ist, erzielen wir nicht die gleichen Ergebnisse, die wir bei gleichen Aufgaben zu einer Zeit hoher Energieverfügbarkeit erreichen würden. Der Input hat bei unterschiedlichen Leistungszeitpunkten also einen anderen Outcome. Die Qualität der Arbeit unterscheidet sich.

Die Leistungskurve steigt von 7-9 Uhr auf ihr Maximum, sinkt aber ab 12 Uhr ins „Mittagstief“ ab. Bis 15/16 Uhr steigt unsere Leistungsbereitschaft ins „Nachmittagshoch“, wo wir allerdings nicht so viel Energie haben wie am Morgen.  Ab 17 Uhr sinkt unsere Performance bis in die Nacht stetig nach unten.

Arbeitszeiten anhand der Leistungskurve zu planen, heißt gewissermaßen auch Flow-Erleben. In jedem Fall ist es wahres Performance Management. Man passt die Anforderungen seiner Tätigkeiten an die Fähigkeiten seines Organismus an.

  • Take-Home-Message:

    1. Arbeitet man zu Zeiten, in denen der Körper leistungsbereit ist, wird Produktivität quasi geschenkt.

    2. Die produktivsten Arbeitszeiten sind zwischen 9 und 12 Uhr.

Performance Management

Die 4 Tipps für Arbeitgeber

Arbeitsproduktivität ist kein Hexenwerk. Angestellte sind in erster Linie Menschen, deren Bedürfnisse von vorgesetzten Menschen verstanden werden müssen. Schaffen Sie Ihren Mitarbeitern Bedingungen, die ihren menschlichen und fachlichen Bedürfnissen gerecht werden. In so einem Kontext können Sie ihre Leistung erst richtig entfalten. Und die Arbeitsproduktivität zu ihren und Ihren Gunsten erhöhen.

1. Spaß an der Arbeit fördern

Ein wahrer Leistungs-Booster ist die intrinsische Motivation von Mitarbeitern. Schaffen Sie Ihren Mitarbeitern intrinsische Anreize, jeden Tag aufs Neue motiviert ins Büro zu kommen und ihre beste Performance abzuliefern.

Wie Sie das genau machen? Viele Start-Ups setzen auf Juice-Bars und After Work Get-Togethers. Langfristig macht das aber nur Sinn, wenn Sie diese Anreize intrinsisch verankern. Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, mit der sich ihre Mitarbeiter identifizieren können. Dann haben Mitarbeiter Spaß daran, alles was Sie leisten können produktiv in das Unternehmen zu investieren.

2. Transparente Kommunikation fördern

Um den Mitarbeiter motiviert und folglich produktiv arbeiten zu lassen, ist es wichtig, dass Arbeitgeber Ihnen gegenüber transparent sind. Nur wenn die Mitarbeiter wissen, womit genau sie es in ihrer Arbeit zu tun haben, kann eine gewisse Identifikation mit ihr stattfinden. Das gilt auf Makro-, wie auf Mikroebene. Im Idealfall können sich die Mitarbeiter genauso gut mit dem Image des Unternehmens wie mit den einzelnen Entscheidungen der Teamleiter identifizieren.

Kommunizieren Sie oft wie möglich mit Ihren Mitarbeitern. Kommunizieren Sie Ihre Entscheidungen, indem Sie Teammeetings einberufen. Nur, wenn die Mitarbeiter Ihre Entscheidungen verstehen, können sie ihnen gerecht handeln. Da sind wir wieder beim Flow-Erleben. Es entsteht nur, wenn man weiß, wohin die Reise geht. Und nur, wenn man sich mit dem Ziel der Reise identifizieren kann. Transparenz wirkt sich positiv auf die Arbeitsmotivation, Arbeitsproduktivität und schließlich auf den Profit des Unternehmens aus.

3. Wertschätzung zeigen

Produktiv zu arbeiten heißt auch, sich sicher zu fühlen in der eigenen Arbeitsweise. Angestellte brauchen die Bestätigung, mit ihrer Leistung auf dem richtigen Weg zu sein und damit einen wertvollen Beitrag für das Unternehmen zu leisten. Wenn Ihre Mitarbeiter gute Arbeit leisten, sollten Sie Ihnen das zeigen. Die Gewissheit, gute Arbeit zu leisten, motiviert zu selbstsicherer und produktiver Arbeit. Kommunizieren Sie Ihre Wertschätzung in Teammeetings und persönlichen Gesprächen. Ab und an können Sie die sicherlich auch durch kleine extra Vergütungen oder ein Entgegenkommen in der Urlaubsplanung ausdrücken. Die Berücksichtigung und Unterstützung persönlicher Lebenslagen ist die beste Form, Wertschätzung zu spiegeln.

4. Die Strukturierung der Arbeit durch Management-Tools unterstützen

Die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter zu erhöhen, heißt, sie zu unterstützen. Denken Sie neben den generellen Bedürfnissen Ihrer Angestellten auch an ihre täglichen Herausforderungen. Das Leistungsmanagement betrifft auch ganz einfach die Strukturierung der Arbeitszeit und die Optimierung von Arbeitsprozessen. Egal wie intrinsisch motiviert, wie Feuer und Flamme Mitarbeiter auch sind: Wenn die technischen und organisatorischen Bedingungen für produktive Arbeit nicht gegeben sind, erlischt diese Flamme der Motivation ganz schnell.

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Tools zur Verfügung, mit denen ihrer Motivation und Performance nichts mehr im Weg stehen kann! Oft finden sich Arbeitnehmer vor einem riesigen Berg an Aufgaben wieder, ohne einen Plan oder eine Struktur zu haben, wie Sie diesen angehen sollen. Es gibt viele hilfreiche Tipps, die Büroorganisation einfach zu meistern. Eine der größten Hilfestellungen sind Projektmanagement-Softwares. Die Zeitmanagement App TimeTrack ist ein gutes Beispiel für ein Tool, das Mitarbeitern zu mehr Struktur hilft. Projektzeiten können mit der App einfach erfasst, kontrolliert und protokolliert werden. Durch die Automatisierung dieser Arbeitsprozesse steht der Performance in den Bereichen, die es benötigen nichts mehr im Weg.

Projektzeiterfassung Projektberichte

TimeTrack – Berichte und Analysen von Projekten

Die 4 Tipps für Arbeitnehmer

Sie sehen, dass der Arbeitgeber einiges tun kann, um die Produktivität seiner Angestellten zu erhöhen. Der Wille zu produktivem Arbeiten fängt jedoch meist bei einem selbst an. Das gilt natürlich vor allem für Selbstständige, Freiberufler oder Remote Arbeitende. Bei ihnen gelten spezielle Maßnahmen zur Steigerung der Motivation und Produktivität. Um die eigene Produktivität und Performance zu managen, kommen hier vier essenzielle Tipps.

1. Struktur schaffen und Ablenkungen minimieren

Um seine Energie produktiv in die Arbeit einfließen zu lassen, ist Struktur alles. Die Flamme der Motivation kann bei fehlender Struktur entweder erlöschen oder sich in ein tosendes Feuer wandeln. Motivation muss gezielt eingesetzt werden. Holen Sie sich dafür selbstständig die Unterstützung von Projektmanagement-Tools, um Ihre Aufgaben im Überblick zu haben. Machen Sie sich Pläne, wann Sie welche Aufgaben erledigen. Und das wichtigste: verfolgen Sie diese. Die Kanban-Methode etwa bewährt sich für viele Arbeitnehmer.

Die Notwendigkeit von Struktur bezieht sich auch auf den Arbeitsplatz. Halten Sie Ihren Schreibtisch ordentlich und minimieren Sie Ablenkungen in Ihrer Arbeitszeit. Widmen Sie sich nur der Aufgabe, die gerade auf Ihrem Plan steht. Verbannen Sie dafür alles Irrelevante von Ihrem Arbeitsplatz. Damit sind auch alle privaten Gegenstände gemeint.  Die haben bei produktiver Arbeit einfach Nichts zu suchen.

2. Zeitmanagement Methoden entwickeln

Ein Kennzeichen vom Flow-Erleben ist die klare Definition von Anfangs- und Endzustand der Tätigkeit. Ein hilfreicher Tipp kann es also sein, sich die tagesrelevanten Aufgaben in Zeitabschnitte einzuteilen.

Es gibt einige Techniken, die sich dafür bewährt haben. Die wohl bekannteste und auch unter Studenten sehr prominente ist die Pomodoro-Technik. Pomodori sind 25-Minuten Abschnitte, nach denen die Arbeitszeit aufgeteilt wird. Stellen Sie sich alle 25 Minuten einen Wecker, um dann eine kurze Pause einzulegen und wieder weiter zu arbeiten. Ihre Produktivität wird steigen! In dem Wissen, dass die Arbeitszeit ein klares Ende hat gibt man doch gerne Vollgas.

3. Multitasking vermeiden

Um produktiv zu sein und Flow erleben zu können, dürfen Sie sich nur auf eine Aufgabe konzentrieren. Ihr sollte Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit gewidmet sein. Nur so werden Sie Raum und Zeit um sich herum vergessen und Ihre ganze Produktivität in die Aufgabe fließen lassen können. Der Rat ist eindeutig: Vermeiden Sie Multitasking. Tatsächlich gibt es dieses gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Aufgaben gar nicht. Beim sogenannten Multitasking springt die Aufmerksamkeit nur sehr schnell zwischen Aufgaben hin und her. Dieses schnelle Springen der Aufmerksamkeit bedeutet vor allem Energieverlust. Diese Energie fehlt schließlich für eine produktive Arbeitsweise. Statt wie erhofft mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, sinkt die Konzentration rapide und Fehler schleichen sich ein.

4. Ausgleich schaffen

Für die Steigerung der Arbeitsproduktivität ist die optimale Gestaltung der Arbeitszeit ein wichtiger Faktor. Fast genauso wichtig für die eigene Produktivität sind die Pausen zwischen der Arbeit. Der wichtigste Tipp vorneweg: machen Sie Pausen. Mehr arbeiten heißt nicht, besser zu arbeiten. Stress führt zu Überforderung und schließlich zur Unfähigkeit, überhaupt zu arbeiten. Damit ist nun wirklich niemandem geholfen.

Suchen Sie sich einen Ausgleich zur Arbeit, mit dem Sie Ihre Produktivität steigern können. Sehen Sie arbeitsfreie Zeit als regenerative Pausen. Fläzen Sie sich nach getaner Arbeit zum Beispiel nicht einfach auf die Couch, sondern gehen Sie einer Freizeitbeschäftigung nach, die Sie glücklich macht. Sport eignet sich wunderbar, um den Kopf frei zu kriegen, nicht an die Arbeit zu denken und tagelanges Sitzen zu kompensieren. Wenn Sie Acht auf Ihr psychisches und physisches Wohlbefinden geben, ist der Motor für mehr Produktivität wie neu geölt.

Fazit

Um die Produktivität zu erhöhen, müssen die Bedürfnisse der Mitarbeiter ins Zentrum der Betrachtung gerückt werden. Denjenigen, die Leistung erbringen sollen müssen die besten Bedingungen dafür geschaffen werden.

Produktives Arbeiten hilft Arbeitnehmern und Arbeitnehmern in gleichem Maße. Gesteigerte Produktivität bedeutet mehr Wirtschaftlichkeit für das Unternehmen. Produktives Arbeiten bedeutet für Arbeitnehmer stressfreieres Arbeiten.

Die besten Begleiter für Produktivitätssteigerung in Unternehmen sind Management-Tools. Tools wie TimeTrack helfen nicht nur dabei, die Produktivität durch die Strukturierung von Arbeitsprozessen zu optimieren. Sie bilden sie auch ab. Probieren Sie es doch einfach in der zweiwöchigen Probeversion selbst aus!

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