Der Soll-Ist-Vergleich: Projekte stetig verbessern

#
Soll-Ist-Vergleich Titelbild

Die regelmäßige Auswertung von Projektfortschritten ist einer der wichtigsten Punkte, um den Erfolg eines Projekts zu garantieren. Eines der einfachsten Controlling-Werkzeuge ist der Soll-Ist-Vergleich, der dabei hilft, alles was während des Projekts passiert, im Auge zu behalten. Wie Sie diesen Vergleich anstellen und worauf Sie achten müssen, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag näherbringen.

Projektmanagement

Der Begriff Projektmanagement steht für die Planung, Steuerung, Durchführung, Organisation und Kontrolle eines Projekts. Dieses findet unter der Führung eines Projektmanagers und die Durchführung mit Hilfe von ausgewählten Teammitgliedern statt. Ziel des Projektmanagements besteht darin, alle Projektziele und Meilensteine unter den geplanten Projektparametern zu erreichen. Mit diesen Parametern sind der Leistungsumfang, die zur Verfügung stehende Zeit und das Budget gemeint. Diese Ressourcen werden auch als magisches Dreieck bezeichnet. Im Projektmanagement haben sich bereits viele Begriffe und Techniken etabliert, wie die Methode des Gantt-Diagramms oder des Netzplans. Um ein Projekt effektiv zu planen, helfen Ihnen zudem auch einige Tools wie beispielsweise  TimeTrack. Diese Software hilft bei der Erstellung eines groben genauso wie eines genauen Projektplans und bietet daher die perfekte Grundlage für eine Projektverfolgung, die beim Soll-Ist-Vergleich eine wichtige Rolle spielt.

Projektplanung Titelbild

Was ist der Soll-Ist-Vergleich?

Beim Soll-Ist-Vergleich handelt es sich um eine Form des Projektcontrollings. Unter Projektcontrolling verstehen wir wiederum einen Teil des Projektmanagements. Das Projektcontrolling nimmt immer mehr an Bedeutung zu und setzt sich mit den Planungs-, Überwachungs- und Steuerungsprozessen, den für ein Projekt benötigten Arbeitsmitteln und den Kosten auseinander. Mit Hilfe des Projektcontrollings werden die Steuerungsmaßnahmen des gesamten Projekts analysiert, um die vorausgesetzten Ergebnisse zu erzielen, sprich die Erfolgsfaktoren zu realisieren, und die Risiken zu minimieren. Der Prozess greift auf die Informationen der Unternehmensführung zurück, die der Erreichung der Unternehmensziele dienen. Der Zweck des Controllings ist also die Zeitausrichtung, Frühwarnung, Koordination von Teilplänen, Entscheidungsvorbereitung und die Aufteilung der Mitarbeiterinformation.

Wie bereits gesagt ist einer der im Projektcontrolling verwendeten Prozesse der „Soll-Ist-Vergleich“. Bei diesem wird zwischen den auf der einen Seite bereits existierenden Ist-Werten und Ist-Leistungen und den auf der anderen Seite vom Kunden gewünschten Werten, also den Soll-Werten, ein Abgleich durchgeführt. So wird der Gesamtunterschied zwischen den geplanten und den tatsächlichen Ergebnissen analysiert. Dieser Prozess wird daher auch als Abweichungsanalyse bezeichnet. Sollten sich die erwarteten Werte besser als geplant herausstellen, sind die Abweichungen positiv und im gegenteiligen Fall sind sie negativ und zielunterschreitend. Wird eine solche Analyse während der gesamten Laufzeit des Projektes wiederholt durchgeführt, können die Erkenntnisse dann auch bei künftigen Planungsprozessen berücksichtigt werden, um Planabweichungen zu vermeiden.

Wie läuft der Soll-Ist-Vergleich ab?

Der Prozess des Soll-Ist-Vergleichs lässt sich bei der Durchführung in verschiedene Phasen unterteilen. An erster Stelle steht dennoch die Definition des Projektziels, um auf dieses überhaupt hinarbeiten zu können.

Phase 1: Erstellung von Kennzahlen

Kennzahlen sind notwendig, um komplexe Sachverhalte transparent darzustellen. Diese Zahlen stellen daher die Grundlage für die Unternehmensführung und auch das Controlling dar. Genutzt werden sie beispielsweise als Informationsfunktion, Steuerungsfunktion, Kontrollfunktion, Koordinationsfunktion und Anregungsfunktion. Wenn Sie mit einem Soll-Ist-Vergleich arbeiten, ist es meistens ratsam, die Abweichungen in absoluten als auch relativen Zahlen anzugeben. Mit Hilfe einer Gegenüberstellung der aktuellen und der Vorjahreswerte, können so auch Trends schnell deutlich gemacht werden.

Phase 2: Die Definition von Soll-Werten

Der Soll-Zustand ist bekanntlich der Zustand, den ein Objekt bzw. das Projekt annehmen soll, aber derzeit noch nicht besitzt. Um zu erfahren, wie der richtige Soll-Zustand auszusehen hat, bedienen wir uns eines Entwicklungsschemas, in dem die bereits erodierten Informationen verknüpft werden und die Entwicklungsziele sowie die Optimierungspläne detailliert festgelegt werden. Die Konzeption des Soll-Werts dient der Verbesserung des Ist-Zustands und auch der während der Analyse des Ist-Zustands aufgedeckten Schwachstellen und Problembereiche. Um verschiedene Konzepte zur Erreichung des Soll-Zustands zu erarbeiten, sollten Sie erst einmal die Untersuchungsziele erneut reflektieren, um anschließend die Verbesserungsansätze zu erarbeiten.

Der in einem Projektplan ermittelte Wert, den eine Messgröße zu einem festgelegten Zeitpunkt erreichen soll, bezeichnet man im Projektmanagement als Soll-Wert. Zu diesen Werten zählt beispielsweise die zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erledigende Anzahl an Arbeitspaketen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgesehene Anzahl an Teammitgliedern, die geplanten Kosten für ein Arbeitspaket und der geplante Abgabetermin für das Projektergebnis. Bei dem Begriff  Soll-Wert handelt es sich also einfach um eine Zielgröße, die der Projektleiter durch steuernde Maßnahmen zu erreichen versucht.

Bei der Definition der Soll-Situation können Ihnen folgende Methoden weiterhelfen: Workshops mit Ihrem Projektteam oder mit relevanten Stakeholdern, wie zum Beispiel dem Projektauftraggeber, Geschäftsführer und Management. Außerdem können Sie auf eine Optimierungsanalyse von Geschäftsprozessen oder auf Design Thinking (Design Thinking ist ein Ansatz, der zum Lösen von Problemen und zur Entwicklung neuer Ideen führen soll) zurückgreifen. Zudem sollte der Soll-Zustand so dokumentiert werden, dass er an Externe weitergegeben und von diesen verstanden werden kann.

Phase 3: Das Erfassen von Ist-Werten

Um die Ist-Analyse durchzuführen, sollten Sie möglichst alle relevanten Perspektiven beachten. Dazu zählen sowohl die Kunden- und Mitarbeitersicht als auch die organisatorische Perspektive, außerdem die Abläufe und die quantitative Perspektive, in die auch die festgelegten Unternehmens-Kennzahlen hineinfallen. Um diese Ist-Werte erfassen zu können, können Sie auf zum Beispiel auf Interviews mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern zurückgreifen, Fragebögen erstellen und die Geschäftsprozesse analysieren. Als Ergänzung sind auch kreative Techniken wie Brainstorming geeignet. Dokumentieren Sie den Ist-Zustand genau wie den Soll-Zustand so, dass Sie ihn auch an Externe weitergeben können. Sie sollten also Betriebsinterna nach Möglichkeit weglassen und ein Glossar mit Fachbegriffen erstellen, damit das Dokument verständlich ist.

Performance Management

Phase 4: Bilden von Abweichungen und Durchführung von Abweichungsanalysen

Wenn wir eine Abweichung oder Differenz im Soll-Ist-Vergleich feststellen, dann handelt es sich um ein Nichterfüllen der Erwartungen oder der Vorgabe. Wichtig ist es, dass die Abweichungen in der Analyse beim Controlling früh erkannt werden, denn diese sind das eigentlich Interessante. Abweichungen sind nicht nur negativ zu bewerten, sondern können in einigen Fällen auch durchaus positive Effekte haben. Abweichungen können dabei helfen, in Zukunft Planungsfehler zu vermeiden und ein Ziel für die Zukunft zu bilden. Außerdem können die Abweichungen uns vor Augen führen, dass der Fehler möglicherweise schon darin lag, dass die Annahmen im Plan überhaupt nicht erfüllbar waren.

Abweichungen können viele verschiedene Ursachen haben. Dazu zählen eine falsche Planung auf Grund falscher Einschätzungen oder auch die falsche Umsetzung der Pläne. Um den genauen Grund herauszufinden, nehmen Sie zuallererst die am häufigsten auftretenden Fehler unter die Lupe.

  • Kostenzuordnung: Oftmals passiert es, dass die Ist-Werte den falschen Kostenarten zugeordnet werden, oder eine Kostenstelle wurde mit falschen Kosten belastet.
  • Fehlerhafte Reports: Es kann auch sein, dass Sie Mithilfe eines vorgefertigten Reports Daten aus Ihrem System ziehen, um diese zu vergleichen. Sollte der Report aber fehlerhaft oder nicht exakt genug erstellt worden sein, werden unter Umständen Zahlen falsch zugeordnet und das Ergebnis verfälscht.
  • Falsche zeitliche Zuordnung: Gerne wird bei einer Rechnung auch mal die zeitliche Abgrenzung vergessen, wodurch die Kosten in einem Zeitraum viel zu hoch scheinen.
  • Unterschiede in der Zahlen: Wenn die Zahlen für die Soll- und Ist-Werte unterschiedlich aufbereitet wurden, so lässt sich kein korrekter Vergleich anstellen und das Ergebnis ist verfälscht.
  • Externe Ursachen: Generell ist die Spanne an möglichen Fehlern leider nahezu unendlich. Sollte das Problem also nicht in der Produktions- und Absatzkette liegen, dann können die Ursachen für die Abweichung auch an externen Faktoren liegen.
  • Interne Gründe: Die letzte Möglichkeit ist die der internen Änderungen. Hier müssen Sie versuchen herauszufinden, ob und weshalb interne Änderungen vorgenommen wurden und die Verantwortlichkeiten klären. Sollten die Änderungen jedoch aufgrund der Qualität externer Faktoren entstanden sein, dann fällt die Verantwortlichkeit wieder auf in den externen Bereich.

Phase 5: Anpassungen vornehmen

Nachdem Sie Abweichungen festgestellt haben, liegt es an Ihnen, Ausgleichungen einzuleiten. Hierbei geht es aber nicht darum einen Schuldigen zu finden, sondern schlicht und einfach darum, Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um das geplante Ziel doch noch zu erreichen und, wenn dies mit dem derzeitigen Plan nicht möglich ist, die Fehler zu korrigieren oder die Ziele neu zu formulieren. Der Aufwand der Ausgleichsmaßnahmen ist wiederum zu dokumentieren.

Tipps für den Soll-Ist-Vergleich

Während viele versuchen, Ihre Ist- und Soll-Werte in einer Excel Tabelle festzuhalten, um anschließend den Soll-Ist-Vergleich durchzuführen, würden wir eher davon abraten. Excel Tabellen werden schnell unübersichtlich und außerdem müssen Sie Ihre Werte selbstständig festhalten. Für Ihr Projektmanagement sollten Sie daher auf Excel Tabellen verzichten. Stattdessen greifen Sie lieber auf eine Software wie TimeTrack zurück. Hier können Sie Ihr Projekt mit den wichtigsten Eckdaten erstellen und sobald der Projektplan festgelegt ist, wird automatisch eine Projektverfolgung aktiviert. Mit Hilfe einer Stempeluhr können Sie Ihre Projektzeiten schnell und einfach erfassen, das geht auch unterwegs mit Hilfe der Smartphone-App. Damit haben Sie immer die wichtigsten Daten und Entwicklungen im Griff und können auch mit Hilfe der App direkt den Soll-Ist-Vergleich anstellen. Wenn Sie auf Excel dennoch nicht verzichten möchten, können Sie die Daten außerdem anschließend downloaden und in Excel speichern oder als PDF exportieren. TimeTrack hilft nicht nur bei der Planung, sondern stellt Ihnen auch übersichtliche Auswertungen und Berichte zur Verfügung, um für maximale Transparenz zu sorgen.

Projektzeiterfassung Projektverfolgung

TimeTrack – Soll-Ist Vergleich von Projekten

Fazit

Um den Erfolg eines Projektes nicht zu gefährden, ist die Überwachung der Zielerreichung mit Hilfe des Soll-Ist-Vergleichs eines der wichtigsten Werkzeuge, die es zu beachten gilt. Im Rahmen dieses Vergleichs hilft die Abweichungsanalyse schon während des Projektes, etwaige Fehler auszumerzen, Stolperfallen zu entlarven und so das Projektmanagement vor möglichen Gefahren zu warnen. Die TimeTrack unterstützt Sie effektiv dabei, Soll-Ist-Vergleiche anzustellen und so eventuelle Abweichungen rechtzeitig zu erkennen, damit dem Erfolg Ihres Projektes nichts mehr im Wege steht. Testen Sie TimeTrack jetzt 14 Tage lang kostenlos!

/von