kanban-projektmanagement

Kanban hat sich über die letzten Jahre im Projektmanagement weit verbreitet. Grund dafür ist unter anderem die Flexibilität der Methode: sie lässt sich in jedes Team und in jeder Branche schnell implementieren und hilft dabei den Workflow zu verbessern, damit Aufgaben und Leistungen von Teams erfolgreicher erledigt werden. Gleichzeitig werden alle Fortschritte täglich dokumentiert und verfolgt.

Kanban – das System für jedes Team

Wenn Sie schon einmal an einem Projekt gearbeitet haben, das Sie nicht nur ausführen wollen, sondern auch Wert auf Ihren Zeitaufwand, sowie Ihre Ausgaben legen, dann wissen Sie, dass die Durchführungsphase meist die Schwierigste ist. Oft sind nämlich nicht die Ziele das Problem, sondern die Arbeitsweise des Teams, da viele zu stark darauf fokussiert sind, Aufgaben zeitgerecht zu erledigen. Die Strategie der Ausführung kommt bei vielen Projekten zu kurz und Teams besprechen leider viel zu selten, wie Sie den Arbeitsprozess so gestalten können, dass mit möglichst wenig Input, möglichst viel Output erreicht wird.

Genau hier hilft ein Kanban-System. Wir erklären Ihnen, wie Sie diese agile Projektmanagement Methode ganz einfach in Ihr Team einführen können und welche Vorteile das System mit sich bringt. Davor haben wir noch ein paar Worte über die Entstehung des Kanban Projektmanagement für Sie.

Die Entstehung

Eingeführt wurde das Kanban-System 1947 durch Taiichi Ohno, ein japanischer Ingenieur, der für den multinationalen Konzern Toyota arbeitete. Er inspirierte sich vom “Supermarkt-Prinzip”, welches vorschlägt, dass Produktvorräte erst dann aufgestockt werden sollten, wenn die bereits angebotene Mange verbraucht bzw. konsumiert wurde. Andernfalls kommt es zu vielen Lagerbeständen.

Dies führt uns zu den Hauptzwecken von Kanban:

  • Lagerbeständen und allgemeinen Planungsaufwand reduzieren
  • Produktionsmengen flexibel an den Bedarf anpassen
  • Produktionsprozess effizienter gestalten, um die Teams im Unternehmen produktiver zu verwalten

Zusammengefasst, sorgt das Kanban Projektmanagement für eine bessere Einteilung der Ressourcen und höhere Transparenz im Unternehmen. Außerdem wird durch den Einsatz der Kanban-Methode der Workflow effizienter, da sich Ihre Teams auf die richtigen Aufgaben konzentrieren, um der Nachfrage mit möglichst wenig Input nachzugehen.

So funktioniert’s

Am besten beginnen Sie mit dem sogenannten Kanban-Board. Dieses ermöglicht es Ihnen alle Aufgaben, die im Rahmen eines Projektes bzw. Auftrages zu erledigen sind, zu visualisieren. Erstellen Sie drei verschiedene Kolonnen, um Ihre Aufgaben genau zu verfolgen:

Kolonne 1: To-do; hier kommen alle Aufgaben hin, die zu erledigen sind.

Kolonne 2: In Bearbeitung; hier kommen alle Aufgaben hin, an denen Sie arbeiten.

Kolonne 3: Fertig; hier kommen alle Aufgaben hin, die erledigt wurden.

Sobald Sie die Kolonnen erstellt haben, wird es Zeit Ihre Aufgaben hinzuzufügen. Hinweis: Wir würden Ihnen dabei empfehlen große Aufgaben auf kleinere aufzuteilen, damit Ihr Workflow und Ihre Fortschritte übersichtlich bleiben. Anschließend, kommt jede Aufgabe in die Kolonne 1. Erst wenn Sie mit der Durchführung dieser Aufgabe beginnen, verrutscht Sie in die Kolonne 2. Und wenn Sie mit einer Aufgabe abgeschlossen haben, kommt sie in die Kolonne 3. Ein einfaches und transparentes System, das zu Produktivitätssteigerungen führt, da Sie stets Ihre Performance beurteilen, wenn Sie eine Aufgabe zur nächsten Kolonne verschieben.

Das Kanban-Board: an der Wand oder doch virtuell?

Sie kennen Ihr Team am besten. Aus diesem Grund können nur Sie sagen, ob ein digitales Kanban-Board besser für Sie geeignet ist oder ein physisches Board an der Wand. Hier sind ein paar Informationen zu beiden Varianten, die Ihnen bei der Entscheidung helfen werden:

Für die erste Variante bieten sich viele Projektmanagement-Tools an, die Benutzern ermöglichen mit ein paar Klicks neue Aufgaben zu erstellen und per Drag-and-Drop Aktivitäten schnell von einer Kolonne zur nächsten zu verschieben. Außerdem können Sie mit einer Software jeder Aufgabe eine Deadline, To-do-Liste oder Bemerkung hinzufügen und sogar mehrere Mitarbeiter zuteilen. Weiters ist ein digitales Tool sicher übersichtlicher als ein Board mit vielen Post-its, insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter mit dem selben Board arbeiten möchten.

Wenn Sie aber lieber mit Zetteln arbeiten, empfehlen wir eine Tafel aufzuhängen und einzelne Aufgaben auf Post-its zu schreiben. So tun Sie sich leichter, wenn Sie Ihre Aufgaben in die nächste Kolonne verschieben möchten. Achten Sie außerdem darauf, dass die Tafel für jedes Teammitglied sichtbar ist. Es ist wichtig, dass man das Kanban-Board jeden Tag mehrmals anschaut, um den gesamten Arbeitsprozess mitzuverfolgen.

Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, das Kanban-Board wird Ihrem Team dabei helfen, Projektfortschritte besser zu visualisieren und den Arbeitsprozess transparent zu halten.

Die Vor- und Nachteile von Kanban

Wir haben die größten Vorteile für Sie zusammengefasst:

  • Ihr Team lernt von Anfang an, wie man Ziele in konkrete Aufgaben umwandelt.
  • Aufgaben sind verständlicher und übersichtlicher: es gibt weniger Missverständnisse, wenn klare Deadlines, Anmerkungen, Kommentare und To-do-Listen angehängt werden.
  • Ihr ganzes Team kann schnell Projektfortschritte überblicken und kann jederzeit nachschauen welcher Kollege an welcher Aufgabe arbeitet.
  • Die interne Kommunikation wird verbessert, da jedes Teammitglied den Überblick über Projektfortschritte behält.
  • Das Kanban Projektmanagement ist einfach zu implementieren: die meisten Tools, die Kanban-Boards anbieten sind sehr leicht zu bedienen. Wenn Sie lieber mit Zetteln arbeiten, ist auch diese Lösung schnell umsetzbar.
  • Arbeitsprozesse können bereits während der Projektdurchführung verbessert bzw. optimiert werden. Niemals vergessen, Übung macht den Meister.

So wie jedes System, hat auch Kanban seine Nachteile:

  • Sie werden mit Kanban nicht weit kommen, wenn Sie Ihre Arbeit nicht in kleine Aufgaben und viele Schritte einteilen können. Sie sehen Fortschritte nämlich am besten, wenn ständig Aufgaben in die nächste Kolonne verschoben werden.
  • Viele sind der Meinung, dass Kanban zum Problem wird wenn zu viele Mitarbeiter gleichzeitig an einem Board arbeiten. Wenn es unübersichtlich wird, welcher Kollege gerade an welcher Aufgabe arbeitet, erfüllt das Board definitiv nicht mehr seine Zwecke.
  • Zudem ist Kanban eher für kleinere Projekte zu empfehlen.
  • Das System sieht eigentlich keine Zeitangaben für einzelne Aufgaben vor. Aus diesem Grund würden wir Ihnen raten, das zusätzlich zu machen, um sicher zu gehen, dass Deadlines eingehalten werden.

Für wen Kanban geeignet ist

Unternehmen und Teams aus verschiedensten Branchen können vom Kanban Projektmanagement profitieren, wenn sie es richtig implementieren. Um die Flexibilität des Kanban Systems zu unterstreichen, haben wir einige Beispiele für Sie gefunden:

  • Sales Mitarbeiter verwenden Kanban, um ihre Verkaufsprozesse zu verfolgen.
  • Marketing Mitarbeiter verwenden Kanban, um Ihre Kampagnen oder Projekte zu überblicken.
  • Programmierer verwenden es wiederum, um Fortschritte beim Kodieren zu dokumentieren.
  • Auch Studenten können Kanban-Boards verwenden, um ihre Abgaben zu organisieren und Projekte zu koordinieren.

Wie Sie sehen können kann das Kanban Projektmanagement überall eingesetzt werden, wo Aufgaben zu organisieren und Fortschritte zu verfolgen sind. Und das beste daran ist, es ist leicht zu implementieren und übersichtlich.

Zeiterfassungssoftware: der nächste Schritt zum besseren Projektmanagement

Das Kanban-System hat viele Vorteile und ist auch schnell in den Arbeitsalltag integrierbar. Nichtsdestotrotz ist die Kanban-Methode nur ein Meilenstein auf dem weiten Weg zum perfekten Projektmanagement. Wie geht’s also weiter? Bei einer erfolgreichen Projektdurchführung geht es um weitaus mehr, als nur um die Erledigung von einer Aufgabenliste, sondern auch darum, wie viel Zeit und Geld in die Arbeit fließt.

Genau hier springt eine Zeiterfassungssoftware ein. Mit dieser können Sie ganz einfach jeder Aufgabe, die Sie mit Kanban definiert haben und verfolgen, einen Zeitaufwand hinzufügen, damit Sie am Ende Ihres Arbeitstages, einen Überblick darüber haben, wie effizient Sie bestimmte Aufgaben erledigen. Nur durch Zeiterfassung können Sie sicher gehen, dass Sie Ihre Ressourcen richtig einteilen und Ihre Arbeitszeit produktiv einsetzen. Gutes Projektmanagement bedeutet nämlich nicht nur effektiv zu arbeiten (alle gesetzten Ziele erreichen), sondern auch effizient zu sein (die Ziele mit möglichst wenig Aufwand zu erreichen). Wer also einmal angefangen hat seinen Arbeitsaufwand zu messen und die Vorteile erkannt hat, hört so schnell nicht wieder auf.

Der beste Weg, um alle Vorteile einer Zeiterfassungssoftware zu verstehen, ist es selbst auszuprobieren: hier ist ein kurzer Auszug aus TimeTrack, wo Sie sehen können wie viel Zeit und Geld in einzelne Projekte im letzten Monat geflossen ist.

 

Projektzeiterfassung Berichte

 

Teams aus verschiedensten Branchen setzen immer mehr Kanban Projektmanagement ein und ergänzen Sie mit einer Zeiterfassung App. Legen auch Sie los und streichen Sie nicht nur Aufgaben von Ihrer To-do-Liste, sondern verfolgen Sie auch, wie produktiv Sie dabei sind. Der Anfang ist immer am schwersten, deswegen möchten wir Ihnen den mit einem 14-tägigen kostenlosen Testzugang erleichtern und Sie dabei unterstützen, der Beste in Ihrer Branche zu werden.

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