S – Specific: Der erste Schritt ist es das Ziel auf das Wesentliche spezifisch herunterzubrechen. Das Eingrenzen ermöglicht eine effektivere Planung. Was genau wollen wir erreichen? (Beispiel: Steigerung des Marktanteiles)
M – Measureable: Zur Zielerreichung ist es zusätzlich wichtig, bei der Ausformulierung bereits eine konkrete Größenvorstellung zu haben. So bleibt der Fortschritt messbar und verfolgbar. Dazu müssen Kennzahlen verwendet werden, die nachweisbar sind. Wie viel wollen wir erreichen? (Beispiel: Steigerung um 5%)
A – Attainable: Die Zielvorgaben müssen jedoch auch realistisch gestaltet sein, um die Motivation der im Projekt Tätigen aufrecht zu erhalten. Es muss sichergestellt sein, dass das Ziel innerhalb eines bestimmten Zeitraumes vernünftig erreicht werden kann. Ist das Ziel realistisch zu erreichen? (Beispiel: Vermeidung eines zu knappen Zeitraumes oder unverhältnismäßiger Zielgrößen)
R – Relevant: Über den Horizont des Projektes hinaus sollen die gesteckten Ziele auch mit den langfristigen und über geordneten Unternehmenszielen und konform gehen. Dadurch wird die allgemeine Relevanz und der sich daraus ergebende Mehrwert für das Unternehmen geprüft. Stimmt das Projektresultat mit unserem Firmenziel und – philosophie und im Voraus bestimmten Eckpunkten überein? (Beispiel: im Marketing – Erreichung der prädefinierten Zielgruppe)
T – Timebound: Eine realistisch gesetzte Deadline kann, neben dem Sicherstellen einer effizienten Arbeitsweise, für die Mitwirkenden eine Motivationsfunktion erfüllen. Außerdem erlaubt ein vorgegebener Zeitrahmen die korrekte Priorisierung der Arbeitsaufgaben. Bis wann wollen wir die Ziele erreichen? (Beispiel: bis Ende des Geschäftsjahres)
2. Kommunikation der Stakeholderansprüche
Dieser Schritt sollte nicht nur während der Projektplanung beachten werden, sondern während der gesamten Projektdurchführung. In den meisten Projekten stehen nur vereinzelte Personen in direktem Kontakt zu allen Stakeholdern. Diese Teammitglieder müssen dafür Sorgen, dass neue Informationen an das gesamte Team weitergeleitet werden. Für solche Briefings bieten sich am besten regelmäßige Meetings an.
3. Ressourceneinteilung
Sobald die Projektziele definiert und die Stakeholderansprüche kommuniziert wurden, sollten die Ressourcen smart eingeteilt werden. Beachten Sie dabei, dass Ihr Budget, sowie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter und Ihre Zeit, limitiert ist.
4. Einschätzung und Planung der Kosten
Ein hilfreicher Tipp bei der Budgeteinschätzung ist zuerst alle erwarteten Ausgaben zu notieren. Selbstverständlich kann es während des Projektablaufes zu Abweichungen kommen. Es ist allerdings vorteilhaft, eine grobe Einschätzung der Ausgaben zu haben, um Budgetüberschreitungen so gut wie möglich zu umgehen.
5. Zuteilung der Rollen
Ein weiterer hilfreicher Schritt in der Projektplanung ist es, Teammitgliedern Rollen zu verteilen, um effizienter zu arbeiten. Jedes Teammitglied bringt nämlich seine eigenen Kompetenzen mit und ist deshalb Experte oder Expertin in einem bestimmten Bereich. Sie werden gewisse Milestones Ihres Projektes schneller erreichen, wenn Sie Aufgaben an Kollegen delegieren, die bereits Erfahrung damit haben.
6. Risikomanagement
Leider kann man nicht immer alles planen. Bei vielen Projekten, tauchen Problematiken auf, mit denen man einfach nicht rechnen kann. Aus diesem Grund ist es gut, bereits während der Projektplanung extra Zeit oder Ausgaben mit einzuberechnen, damit Sie Ruhe bewahren können, falls etwas schief laufen sollte.
7. Festlegung der internen Deadlines
Um sicherzugehen, dass Meilensteine zeitgerecht erreicht werden, entscheiden sich viele Teams dazu interne Deadlines festzulegen. Diese Deadlines haben eine höchst motivierende Wirkung, da sie Teammitgliedern dabei helfen, Aufgaben zeitnah zu erledigen und am Arbeitsplatz weniger zum Prokrastinieren zu neigen.
Phase 3: Projektdurchführung
Sobald die Projektplanung abgeschlossen ist, kann Phase 3 beginnen: die tatsächliche Projektdurchführung. Dabei koordinieren Sie die verschiedenen Aufgaben, die im Rahmen des Projektes erledigt werden müssen, sowie alle Mitarbeiter, die daran arbeiten.
1. Task Management
Um sicherzugehen, dass alle Aufgaben des Projektes rechtzeitig erledigt werden, sollten Sie während der Projektdurchführung regelmäßig den Projektstatus prüfen und Projektfortschritte überwachen. Zwei wichtige Faktoren während der Projektdurchführung sind Kommunikation im Team und Evaluation des Projektfortschrittes. Im Projektmanagement kommt es nämlich aufgrund externer Faktoren öfters zu Abweichungen vom ursprünglichen Plan. Unternehmen, die regelmäßig ihren Projektstatus auswerten, können bei Planänderungen schnell den Arbeitsprozess anpassen. Gleichzeitig müssen Änderungen früh kommuniziert werden, damit Deadlines adäquat verschoben werden können und Mitarbeiter über den Arbeitsverlauf informiert bleiben.
2. Zeitmanagement
Während der Projektdurchführung sollten Teams nicht nur auf die Deadlines achten, sondern auch die Zeit, die sie in einzelne Aufgaben investieren, verfolgen. Effektives Zeitmanagement bedeutet nämlich höhere Produktivität. Wenn Sie sich Ziele setzen, wollen Sie sichergehen, dass Ihr Team die To-do Liste im gesetzten Zeitraum nicht nur abarbeitet, sondern auch effizient agiert ist und nicht Unmengen an Überstunden leistet.
3. Kosten Management
Genauso wie Sie im Projektplan einen Zeitraum festgelegt haben, haben Sie auch Ihre Ausgaben geplant. Während der Projektdurchführung ist es wichtig für den Projekterfolg Budgetüberschüsse zu vermeiden. Wenn Sie Ihre Ausgaben regelmäßig visualisieren und mit dem geplanten Budget vergleichen, können Sie sich vergewissern, dass Sie bei Projektabschluss keine großen Überraschungen erwarten.
4. Qualitätsmanagement
Zeit und Geld kann noch so plangemäß investiert werden, wenn die Qualität der Leistungen nicht passt ist alles umsonst! Evaluieren Sie regelmäßig Ihre Projektfortschritte, um Fehler so früh wie möglich zu beheben, um die geforderte Qualität an die Stakeholder zu liefern. Es gibt viele Tools, mit denen Sie den täglichen Projektstatus abrufen können, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft.
5. Team Management
Am Ende des Tages hängt der Projekterfolg von Ihrem Team ab. Wenn das Team nicht gut zusammenarbeitet und laufend Kommunikationsengpässe entstehen, wird das Projekt daran leiden. Teams brauchen Tools mit denen Sie effizient arbeiten können und zuverlässige Kommunikationskanäle, egal ob Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im selben Büro arbeiten oder im Homeoffice sitzen. Ein transparenter Arbeitsprozess steigert die Produktivität. Außerdem sind Mitarbeiter oft motivierter am Arbeitsplatz, wenn Sie ein Teamgefühl haben.
Für den Fall, dass die Projektdurchführung nicht abläuft, wie geplant: Abweichungen sollen nicht demotivieren! Vergessen Sie nicht – Sie erstellen keinen Plan, damit er perfekt ist, sondern damit er Sie zum Projekterfolg führt. Wenn Sie mitten im Projekt merken, dass Sie sich verschätzt haben oder gewisse Dinge nicht so ausgefallen sind, wie gewünscht, ist es mehr als in Ordnung den Plan einfach an die neue Situation anzupassen. Je öfters Sie Projektpläne erstellen, desto öfters werden Sie an die erlebten Abweichungen bzw. Probleme zurückdenken und von Anfang an in das Projekt miteinbeziehen.
Phase 4: Projektverfolgung und Überwachung
Eine weitere wichtige Phase im Projektmanagement ist die Überwachung und Dokumentation des Projektfortschrittes. Während dieser Phase achten Sie darauf, dass alles nach Plan läuft, Aufgaben rechtzeitig erledigt, interne Deadlines eingehalten werden und das Budget dabei nicht überschritten wird.
Projektcontrolling
Um den Projekterfolg zu garantieren, müssen Projektmanager regelmäßig den Projektstatus evaluieren und mit dem ursprünglichen Projektplan vergleichen. Das Ziel ist es nämlich alle geplanten Ressourcen, sprich Zeit und Geld, effizient einzusetzen und übermäßig viele Überstunden und Budgetüberschüsse zu vermeiden, damit das Projekt rentabel bleibt und der geforderten Qualität entspricht.
Projektberichte
Eine gute Methode, um den Überblick zu behalten ist den Arbeitsprozess regelmäßig zu evaluieren und Projektberichte zu erstellen. So können Fortschritte in Meetings besprochen und bei Bedarf noch während der Projektdurchführung optimiert werden. Man muss nicht erst nach dem Projekt darauf aufmerksam machen, was hätte besser laufen können.
Bei regelmäßigen Evaluierungen des Arbeitsprozesse fallen meist offene Fragen und Problemstellen auf. Zudem wird sichtbar, falls in bestimmte Aufgaben mehr Input eingeht, als es Output generiert: in diesem Fall kann die Notwendigkeit bestimmter Tätigkeit nochmals überdacht werden.
Phase 5: Projektabschluss
Dokumentation überprüfen
Bevor das ausgearbeitete Projekt endgültig an die Stakeholder überreicht wird, sollte der Projektmanager noch einmal alle Verträge, Projektberichte und Ergebnisse durchgehen, um sicherzustellen, dass alles erledigt und unterzeichnet wurde.
Ressourcen freigeben
Im Regelfall werden gegen Projektende alle Ressourcen, die für das Projekt eingesetzt wurden, informiert, dass das Projekt erfolgreich durchgeführt wurde. Zudem werden alle Mitarbeiter und Partner des Projektes freigegeben und es wird sicher gestellt, dass alle bezahlt werden.
Abnahme
Mit der Abnahme des Projektes bestätigt der Kunde, dass das Projekt der geforderten Qualität und den Erwartungen der Stakeholder entspricht. In dieser Phase entscheiden die Stakeholder über die Zielerreichung.
Feedback und Team Gespräch
Beim Projektabschluss wird außerdem besprochen, ob die Stakeholder mit dem Projekt zufrieden sind. Das Feedback vom Kunden wird meistens vom Projektmanager an sein Team weitergeleitet, damit jedes Mitglied informiert ist. Im Rahmen des Teams wird schließlich oft eine Abschlussbesprechung abgehalten, bei der über den Projekterfolg reflektiert wird. Oft werden die größten Herausforderungen angesprochen, in der Hoffnung, dass es in Zukunft besser verlaufen wird. Sämtliche Erfolge und Misserfolge werden dann in einem Projektabschlussbericht zusammengefasst und somit wäre auch das Projekt beendet.
Fazit
Zusammengefasst, besteht der Projektmanagement Prozess aus unterschiedlichen Phasen, die vom Projektstart bis zum Projektende alle den selben Stellenwert haben. Obwohl der Prozess in mehrere Stufen aufgeteilt ist, ist das Projektmanagement als ein ganzes System zu verstehen. Die Phasen sind der Leitfaden des Projektes – es liegt am Team allein, effektiv zu kollaborieren und ihr eigenes Wissen, ihre eigenen Methoden, Strategien und Taktiken einzusehen, um jede Hürde, die während der Projektes entsteht, bestmöglich zu überwinden.
