Wenn Sie den Begriff Projektmanagement jetzt in die Google-Suchleiste eingeben würde, hätte Google ungefähr 15,4 Millionen Suchergebnisse für Sie. Projektmanagement (PM) ist ein beliebtes Thema, das täglich von Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen gesucht wird. Projekte sind für viele Unternehmen ein sehr wichtiger Bestandteil des Geschäftsmodells. Doch nicht immer werden sie effizient durchgeführt.
Projekte und ihr Management sind eine komplexe Aufgabe, die von allen Beteiligten Fähigkeiten auf mehreren Ebenen erfordert. Mit Zeiterfassung können Sie die Leistung und Produktivität Ihres Teams stets steigern, indem Sie die investierte Zeit Ihrer Mitarbeiter und ihre anderen Assets effektiv einsetzen. Tools wie TimeTrack unterstützen Sie ideal bei der Planung bzw. Verfolgung der Dauer, des Budgets, der Aufgaben und Kosten jedes Projektes – so behalten Sie den aktuellen Überblick über Projekte. Doch um noch nicht zu viel vorwegzunehmen, sollten Sie mit den Grundlagen des Projektmanagements vertraut machen.
Wir haben ein Projektmanagement Handbuch für Sie erstellt, das die wichtigsten Bereiche des Themas behandelt und auf all Ihre Fragen eingeht. Egal ob Sie ein Neuling oder ein erfahrener Manager sind, dieser Ratgeber ist ein Muss für jeden, der seine Managementfähigkeiten verbessern und mehr aus seinen Teams herausholen möchte. Folgende Inhalte werden in diesem Handbuch behandelt:
Kapitel 1: Projektmanagement einfach erklärt
Kapitel 2: Die 5 Phasen des Projektmanagements
Kapitel 3: Die Rollen im Projektmanagement
Kapitel 4: Projektmanagement Methoden
Kapitel 5: Projektmanagement Tools
Kapitel 6: Teamwork im Projektmanagement
Kapitel 7: Mitarbeitermotivation – gemeinsam Projekterfolge erreichen
Kapitel 8: Zeiterfassung – die geheime Zutat im Projektmanagement
Kapitel 9: Projektmanagement im Homeoffice: so managen Sie von zuhause aus
Kapitel 10: Gründe für Misserfolge im Projektmanagement
Der Begriff Projektmanagement ist sehr umfangreich. Man spricht hierbei meist von einem komplexen Prozess, der in mehrere Phasen unterteilt ist: die Initiierung, Planung, Steuerung, Überwachung und den Abschluss eines Projektes. Zudem wird für diese Managementaufgabe ein breit gefächertes Know-how, darüber wie Techniken, Strategien und Fähigkeiten passend anzuwenden sind, vorausgesetzt, um Projekte erfolgreich durchzuführen. Doch wie wird der Erfolg eines Projektes bestimmt? Im Projektmanagement ist das größte Ziel die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen. Gleichzeitig wird auf drei Zieldimensionen geachtet: Zeit, Kosten und Qualität. Diese Dimensionen stehen in direkter Verbindung zueinander und bilden das magische Dreieck.
TimeTrack – Das magische Dreieck
Zusammengefasst, das magische Dreieck kann nützlich sein, um Projekte zu planen, Personal- und Kapitalressourcen einzuteilen, Projektziele festzulegen und potentielle Abweichungen bzw. Risiken frühzeitig zu erkennen.
Das Zaubern im Projektmanagement hört beim magischen Dreieck nicht auf. Das Projektmanagement ist auf mehreren Phasen aufgegliedert und kann mit unternehmensspezifischen Strategien bewältigt werden. Im Projektmanagement gibt es nicht „den einen richtigen Weg“. Sie können mit vielen unterschiedlichen Methoden, Taktiken und Strategien arbeiten, um Ihre Projektziele zu erreichen. Ausschlaggebend ist nur, dass Sie alle Phasen des Projektmanagement Prozess gleichermaßen einhalten.
Projekte werden im in den meisten Fällen phasenweise durchgeführt. Im Projektmanagement sind 5 Phasen wohlbekannt, die den Erfolg eines Projektes garantieren:
TimeTrack – Die 5 Phasen des Projektmanagements
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Die erste Phase des Projektmanagement Prozess stellt die Projektinitiierung dar. Während dieser Phase werden wichtige Informationen und projektrelevante Fragen besprochen. Gleichzeitig werden grobe Projektziele festgelegt, damit alle Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt sind, ein klares Ziel vor Augen haben. Mit aussagekräftigen Richtlinien, können Teammitglieder von Anfang an effizient arbeiten.
Die zweite Phase des Projektmanagement Prozess ist die Projektplanung. Hier wird ein konkreter Projektplan erstellt, der Ihrem Projekt eine Struktur verleiht. Zudem bildet dieser Plan während der gesamten Projektdurchführung, die Grundlage Ihres Projektes. Wir haben einige Schritte für Sie zusammengefasst, um Ihnen die Strukturierung zu erleichtern, an denen Sie sich orientieren können:
Ein Projektplan, sollte alle Aufgaben beinhalten, die Sie erledigen werden. Damit die Tätigkeiten realisierbar sind, unterteilen Sie am besten große Ziele auf mehrere und kleinere Aufgaben. So verschafft sich Ihr Team auch einen besseren Überblick über Ihre Arbeitsfortschritte.
Hierbei kann das SMART-Modell zu Hilfe genommen werden, welches besagt, dass die Zielsetzung nach den Dimensionen Specific, Measureable, Attainable, Relevant, Timebound erfolgen soll.
TimeTrack – Das Smart-Modell
S – Specific: Der erste Schritt ist es das Ziel auf das Wesentliche spezifisch herunterzubrechen. Das Eingrenzen ermöglicht eine effektivere Planung. Was genau wollen wir erreichen? (Beispiel: Steigerung des Marktanteiles)
M – Measureable: Zur Zielerreichung ist es zusätzlich wichtig, bei der Ausformulierung bereits eine konkrete Größenvorstellung zu haben. So bleibt der Fortschritt messbar und verfolgbar. Dazu müssen Kennzahlen verwendet werden, die nachweisbar sind. Wie viel wollen wir erreichen? (Beispiel: Steigerung um 5%)
A – Attainable: Die Zielvorgaben müssen jedoch auch realistisch gestaltet sein, um die Motivation der im Projekt Tätigen aufrecht zu erhalten. Es muss sichergestellt sein, dass das Ziel innerhalb eines bestimmten Zeitraumes vernünftig erreicht werden kann. Ist das Ziel realistisch zu erreichen? (Beispiel: Vermeidung eines zu knappen Zeitraumes oder unverhältnismäßiger Zielgrößen)
R – Relevant: Über den Horizont des Projektes hinaus sollen die gesteckten Ziele auch mit den langfristigen und über geordneten Unternehmenszielen und konform gehen. Dadurch wird die allgemeine Relevanz und der sich daraus ergebende Mehrwert für das Unternehmen geprüft. Stimmt das Projektresultat mit unserem Firmenziel und – philosophie und im Voraus bestimmten Eckpunkten überein? (Beispiel: im Marketing – Erreichung der prädefinierten Zielgruppe)
T – Timebound: Eine realistisch gesetzte Deadline kann, neben dem Sicherstellen einer effizienten Arbeitsweise, für die Mitwirkenden eine Motivationsfunktion erfüllen. Außerdem erlaubt ein vorgegebener Zeitrahmen die korrekte Priorisierung der Arbeitsaufgaben. Bis wann wollen wir die Ziele erreichen? (Beispiel: bis Ende des Geschäftsjahres)
Dieser Schritt sollte nicht nur während der Projektplanung beachten werden, sondern während der gesamten Projektdurchführung. In den meisten Projekten stehen nur vereinzelte Personen in direktem Kontakt zu allen Stakeholdern. Diese Teammitglieder müssen dafür Sorgen, dass neue Informationen an das gesamte Team weitergeleitet werden. Für solche Briefings bieten sich am besten regelmäßige Meetings an.
Sobald die Projektziele definiert und die Stakeholderansprüche kommuniziert wurden, sollten die Ressourcen smart eingeteilt werden. Beachten Sie dabei, dass Ihr Budget, sowie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter und Ihre Zeit, limitiert ist.
Ein hilfreicher Tipp bei der Budgeteinschätzung ist zuerst alle erwarteten Ausgaben zu notieren. Selbstverständlich kann es während des Projektablaufes zu Abweichungen kommen. Es ist allerdings vorteilhaft, eine grobe Einschätzung der Ausgaben zu haben, um Budgetüberschreitungen so gut wie möglich zu umgehen.
Ein weiterer hilfreicher Schritt in der Projektplanung ist es, Teammitgliedern Rollen zu verteilen, um effizienter zu arbeiten. Jedes Teammitglied bringt nämlich seine eigenen Kompetenzen mit und ist deshalb Experte oder Expertin in einem bestimmten Bereich. Sie werden gewisse Milestones Ihres Projektes schneller erreichen, wenn Sie Aufgaben an Kollegen delegieren, die bereits Erfahrung damit haben.
Leider kann man nicht immer alles planen. Bei vielen Projekten, tauchen Problematiken auf, mit denen man einfach nicht rechnen kann. Aus diesem Grund ist es gut, bereits während der Projektplanung extra Zeit oder Ausgaben mit einzuberechnen, damit Sie Ruhe bewahren können, falls etwas schief laufen sollte.
Um sicherzugehen, dass Meilensteine zeitgerecht erreicht werden, entscheiden sich viele Teams dazu interne Deadlines festzulegen. Diese Deadlines haben eine höchst motivierende Wirkung, da sie Teammitgliedern dabei helfen, Aufgaben zeitnah zu erledigen und am Arbeitsplatz weniger zum Prokrastinieren zu neigen.
Sobald die Projektplanung abgeschlossen ist, kann Phase 3 beginnen: die tatsächliche Projektdurchführung. Dabei koordinieren Sie die verschiedenen Aufgaben, die im Rahmen des Projektes erledigt werden müssen, sowie alle Mitarbeiter, die daran arbeiten.
1. Task Management
Um sicherzugehen, dass alle Aufgaben des Projektes rechtzeitig erledigt werden, sollten Sie während der Projektdurchführung regelmäßig den Projektstatus prüfen und Projektfortschritte überwachen. Zwei wichtige Faktoren während der Projektdurchführung sind Kommunikation im Team und Evaluation des Projektfortschrittes. Im Projektmanagement kommt es nämlich aufgrund externer Faktoren öfters zu Abweichungen vom ursprünglichen Plan. Unternehmen, die regelmäßig ihren Projektstatus auswerten, können bei Planänderungen schnell den Arbeitsprozess anpassen. Gleichzeitig müssen Änderungen früh kommuniziert werden, damit Deadlines adäquat verschoben werden können und Mitarbeiter über den Arbeitsverlauf informiert bleiben.
2. Zeitmanagement
Während der Projektdurchführung sollten Teams nicht nur auf die Deadlines achten, sondern auch die Zeit, die sie in einzelne Aufgaben investieren, verfolgen. Effektives Zeitmanagement bedeutet nämlich höhere Produktivität. Wenn Sie sich Ziele setzen, wollen Sie sichergehen, dass Ihr Team die To-do Liste im gesetzten Zeitraum nicht nur abarbeitet, sondern auch effizient agiert ist und nicht Unmengen an Überstunden leistet.
3. Kosten Management
Genauso wie Sie im Projektplan einen Zeitraum festgelegt haben, haben Sie auch Ihre Ausgaben geplant. Während der Projektdurchführung ist es wichtig für den Projekterfolg Budgetüberschüsse zu vermeiden. Wenn Sie Ihre Ausgaben regelmäßig visualisieren und mit dem geplanten Budget vergleichen, können Sie sich vergewissern, dass Sie bei Projektabschluss keine großen Überraschungen erwarten.
4. Qualitätsmanagement
Zeit und Geld kann noch so plangemäß investiert werden, wenn die Qualität der Leistungen nicht passt ist alles umsonst! Evaluieren Sie regelmäßig Ihre Projektfortschritte, um Fehler so früh wie möglich zu beheben, um die geforderte Qualität an die Stakeholder zu liefern. Es gibt viele Tools, mit denen Sie den täglichen Projektstatus abrufen können, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft.
5. Team Management
Am Ende des Tages hängt der Projekterfolg von Ihrem Team ab. Wenn das Team nicht gut zusammenarbeitet und laufend Kommunikationsengpässe entstehen, wird das Projekt daran leiden. Teams brauchen Tools mit denen Sie effizient arbeiten können und zuverlässige Kommunikationskanäle, egal ob Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im selben Büro arbeiten oder im Homeoffice sitzen. Ein transparenter Arbeitsprozess steigert die Produktivität. Außerdem sind Mitarbeiter oft motivierter am Arbeitsplatz, wenn Sie ein Teamgefühl haben.
Für den Fall, dass die Projektdurchführung nicht abläuft, wie geplant: Abweichungen sollen nicht demotivieren! Vergessen Sie nicht – Sie erstellen keinen Plan, damit er perfekt ist, sondern damit er Sie zum Projekterfolg führt. Wenn Sie mitten im Projekt merken, dass Sie sich verschätzt haben oder gewisse Dinge nicht so ausgefallen sind, wie gewünscht, ist es mehr als in Ordnung den Plan einfach an die neue Situation anzupassen. Je öfters Sie Projektpläne erstellen, desto öfters werden Sie an die erlebten Abweichungen bzw. Probleme zurückdenken und von Anfang an in das Projekt miteinbeziehen.
Eine weitere wichtige Phase im Projektmanagement ist die Überwachung und Dokumentation des Projektfortschrittes. Während dieser Phase achten Sie darauf, dass alles nach Plan läuft, Aufgaben rechtzeitig erledigt, interne Deadlines eingehalten werden und das Budget dabei nicht überschritten wird.
Projektcontrolling
Um den Projekterfolg zu garantieren, müssen Projektmanager regelmäßig den Projektstatus evaluieren und mit dem ursprünglichen Projektplan vergleichen. Das Ziel ist es nämlich alle geplanten Ressourcen, sprich Zeit und Geld, effizient einzusetzen und übermäßig viele Überstunden und Budgetüberschüsse zu vermeiden, damit das Projekt rentabel bleibt und der geforderten Qualität entspricht.
Projektberichte
Eine gute Methode, um den Überblick zu behalten ist den Arbeitsprozess regelmäßig zu evaluieren und Projektberichte zu erstellen. So können Fortschritte in Meetings besprochen und bei Bedarf noch während der Projektdurchführung optimiert werden. Man muss nicht erst nach dem Projekt darauf aufmerksam machen, was hätte besser laufen können.
Bei regelmäßigen Evaluierungen des Arbeitsprozesse fallen meist offene Fragen und Problemstellen auf. Zudem wird sichtbar, falls in bestimmte Aufgaben mehr Input eingeht, als es Output generiert: in diesem Fall kann die Notwendigkeit bestimmter Tätigkeit nochmals überdacht werden.
Dokumentation überprüfen
Bevor das ausgearbeitete Projekt endgültig an die Stakeholder überreicht wird, sollte der Projektmanager noch einmal alle Verträge, Projektberichte und Ergebnisse durchgehen, um sicherzustellen, dass alles erledigt und unterzeichnet wurde.
Ressourcen freigeben
Im Regelfall werden gegen Projektende alle Ressourcen, die für das Projekt eingesetzt wurden, informiert, dass das Projekt erfolgreich durchgeführt wurde. Zudem werden alle Mitarbeiter und Partner des Projektes freigegeben und es wird sicher gestellt, dass alle bezahlt werden.
Abnahme
Mit der Abnahme des Projektes bestätigt der Kunde, dass das Projekt der geforderten Qualität und den Erwartungen der Stakeholder entspricht. In dieser Phase entscheiden die Stakeholder über die Zielerreichung.
Feedback und Team Gespräch
Beim Projektabschluss wird außerdem besprochen, ob die Stakeholder mit dem Projekt zufrieden sind. Das Feedback vom Kunden wird meistens vom Projektmanager an sein Team weitergeleitet, damit jedes Mitglied informiert ist. Im Rahmen des Teams wird schließlich oft eine Abschlussbesprechung abgehalten, bei der über den Projekterfolg reflektiert wird. Oft werden die größten Herausforderungen angesprochen, in der Hoffnung, dass es in Zukunft besser verlaufen wird. Sämtliche Erfolge und Misserfolge werden dann in einem Projektabschlussbericht zusammengefasst und somit wäre auch das Projekt beendet.
Zusammengefasst, besteht der Projektmanagement Prozess aus unterschiedlichen Phasen, die vom Projektstart bis zum Projektende alle den selben Stellenwert haben. Obwohl der Prozess in mehrere Stufen aufgeteilt ist, ist das Projektmanagement als ein ganzes System zu verstehen. Die Phasen sind der Leitfaden des Projektes – es liegt am Team allein, effektiv zu kollaborieren und ihr eigenes Wissen, ihre eigenen Methoden, Strategien und Taktiken einzusehen, um jede Hürde, die während der Projektes entsteht, bestmöglich zu überwinden.
Projekte bestehen nicht nur Arbeitsprozessen und Projektfortschritten. Hinter jedem Projekt stecken Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die den Projekterfolg ermöglichen. Damit das gesamte Projekt so reibungslos wie möglich verläuft, werden im Projektmanagement Rollen verteilt, damit sich jede beteiligte Person ihrer Aufgaben im Projekt bewusst ist.
TimeTrack – Die Rollen im Projektmanagement
Kunden
Der Kunde kann eine Gruppe von Personen oder eine Einzelperson sein, für die der Erfolg des Projektes die wichtigste Komponente darstellt.
Stakeholder
Die Rolle des Stakeholders umfasst ebenfalls eine Gruppe von Personen (oder eine Einzelperson), die in das Projekt investieren und „etwas zu verlieren haben“. Stakeholder sind oft sehr im Projekt involviert und erwarten regelmäßige Berichte über den Projektfortschritt. Darüber hinaus sind sie ständig im Kontakt mit dem Projektmanager, der dafür sorgt, dass alle Wünsche und Erwartungen der Kunden erfüllt werden. Der Kunde gilt in den meisten Fällen ebenfalls als Stakeholder.
Teammitglieder
Die Teammitglieder bilden das Team, das für die Projektdurchführung und den Projekterfolg zuständig ist. Jedes Teammitglied bekommt spezifische Aufgaben zugeteilt, die zu einem Projektfortschritt führen sollen. Dabei handelt es sich oft um professionelle Mitarbeiter, die Tätigkeiten je nach ihrer Expertise zugewiesen bekommen. Gleichzeitig dokumentieren sie ihren gesamten Arbeitsaufwand, damit der Projektmanager nicht den Überblick verliert und Milestones an die Stakeholder weiterleiten kann.
Projektmanager
Das Berufsfeld des Projektmanagements ist ein sehr umfangreiches, das Einiges an Know-how und Expertise erfordert. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die die Position des Projektmanagers belegen, brauchen viele unterschiedliche Skills und Qualitäten, um alle Bereiche des Berufsfeldes managen zu können. Darunter fallen:
Projektmanager sind Spielmacher. Der Job eines Projektmanagers beinhaltet nicht nur die strikte Verwaltung eines Projektes, sondern auch die Führung des Teams, eine Kompetenz, die nicht zu unterschätzen ist, und die Kommunikation mit den Kunden. Im modernen Projektmanagement gibt es viele Tools, die Projektmanagern bei diesen Aufgaben unter die Arme greifen. So verliert der Projektleiter vom Projektstart bis zum Projektende nie den Überblick über die Projektfortschritte und kann auch sein Team einfacher managen. Der Erfolg im Projektmanagement hängt allerdings nicht nur von den Skills vom Projektmanager, sondern auch vom Gesamterfolg des Teams ab. Wenn Unternehmen ihre Ressourcen (d.h. ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) gut einplanen und effizient einsetzen, hat der Projektleiter schon die Hälfte seiner Arbeit erledigt.
Projektmanager, die ihre Kompetenzen offiziell nachweisen möchten, können durch eine Agentur wie die PMA (Projekt Management Austria) eine Projektmanagement-Zertifizierung anfragen. Je nach Expertise und Erfahrung als Projektmanagerin und Projektmanager, werden Zertifizierungsebenen zugeteilt:
Ein klassisches oder agiles Projektmanagement ist in den meisten Branchen heute kaum mehr wegzudenken. Hier sind ein paar Beispiele von Industrien, die das Projektmanagement in ihren Arbeitsalltag integrieren:
Projektmanagement wird überall eingesetzt, wo ein Team bestimmte Ziele erreichen und einen gewissen Umfang an Aufgaben erledigen soll. Egal in welcher Branche, Teams befassen sich entweder mit organisatorischen, technischen oder kaufmännischen Problemstellungen. Um diese Hürden zu überwinden, greifen Unternehmen oft zum Projektmanagement um komplexere Projekte einfacher zu managen, Struktur in ihre Arbeitsschritte zu schaffen und Arbeitsprozesse zu optimieren.
Die Wahl der passenden Projektmanagement Methode ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Projekt. Je nach Projektziel, kann eine Projektmanagement Methode besser oder schlechter geeignet sein. Bevor Sie mit der Projektdurchführung starten, überlegen Sie sich gut, welche Projektmanagement Methode das richtige Werkzeug für Sie und Ihr Team bereitstellt. Projektmanagern stehen einige Methoden zur Verfügung – da es keine universelle Lösung für Projekte gibt, berücksichtigen viele Projektmanager Faktoren wie Projektgröße, Projektziele, Ressourcenverfügbarkeit und Projektkomplexität bei ihrer Entscheidung.
TimeTrack – Projektmanagement Methoden
Der Projektstrukturplan (PSP) stellt alle Elemente eines Projektes dar und ihre Beziehungen zueinander. Dabei wird ein Projekt in mehrere Teilbereiche und Arbeitspakete hierarchisch geordnet, sodass eine Baumstruktur entsteht. Teilbereiche sind Elemente, die weiter unterteilt werden müssen. Arbeitspakete sind hingegen Elemente, die nicht weiter unterteilt werden und auf der unterste Ebene des PSP platziert werden.
Der Projektstrukturplan hat folgende Vorteile:
Der PSP ist eine hilfreiche Projektmanagement Methode in der Phase der Projektplanung. In der Phase der Projektdurchführung stößt sie allerdings an ihre Grenzen. Hier sollten Sie auf eine andere Methoden umsteigen, da sich der PSP, wie der Name schon sagt, auf die Projektplanung spezialisiert.
Kanban gehört zu den beliebtesten Projektmanagement Methoden. Ein großer Vorteil der agilen Methode liegt in ihre Flexibilität: sie kann in jedes Team, aus jeder Branche, implementiert werden. Zudem verbessert die Methode Arbeitsprozesse und Aufgaben werden effizienter erledigt. Gleichzeitig werden Projektfortschritte täglich dokumentiert und verfolgt, um die Effizienz des Teams zu bewerten.
TimeTrack – Das Kanban Board
Beginnen Sie mit einem sogenannten Kanban-Board. Mit diesem werden alle Aufgaben visualisiert, die im Rahmen des Projektes bzw. Auftrages zu erledigen sind. Erstellen Sie einfach drei Kolonnen, um Ihre Aufgaben nach ihrem Status zu ordnen:
Kolonne 1: To-do; hier kommen alle Aufgaben hin, die zu erledigen sind.
Kolonne 2: In Bearbeitung; hier kommen alle Aufgaben hin, an denen Sie arbeiten.
Kolonne 3: Fertig; hier kommen alle Aufgaben hin, die erledigt wurden.
Sobald die Kolonnen erstellt sind, wird es Zeit Ihre Aufgaben hinzuzufügen.
Hinweis: Teilen Sie große Aufgaben auf kleinere auf, damit Ihr Workflow und Ihre Fortschritte übersichtlich bleiben. Anschließend, kommt jede Aufgabe, die Sie definiert haben, in die Kolonne 1. Erst wenn Sie mit der Durchführung dieser Aufgabe beginnen, verrutscht Sie in die Kolonne 2. Und wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, kommt sie in die Kolonne 3.
Die Kanban Methode hat folgende Vorteile:
Nichtsdestotrotz hat auch die Kanban Methode ihre Nachteile. Sie ist besonders für kleine Teams und Projekte geeignet. Bei größere Aufträgen kann schnell der Überblick verloren gehen, wenn unklar wird welcher Mitarbeiter oder Mitarbeiterin an einer bestimmten Aufgabe arbeitet. Zudem sieht das Kanban Board keine Zeitangaben vor, was aber besonders wichtig für Teams ist, die regelmäßig Deadlines einhalten müssen.
Scrum gehört, wie Kanban zu den agilen Projektmanagement Methoden. Sie beruht auf der Idee, dass komplexe Projekte schwer im Vorhinein präzise geplant werden können, da viele Projektrisiken noch unklar sind. Bei der Scrum-Methode heißt es selbst organisieren, statt nach festen Regeln arbeiten und bietet sich als ideale Strategie für Unternehmen an, die regelmäßig umfangreiche Projekte haben, die schwer im Vorhinein zu planen sind.
TimeTrack – Die Scrum Methode
Anders als bei klassischen Projektmanagement Methoden, wird bei Scrum beim Projektstart ein grober Projektplan erstellt, der während der gesamten Projektdurchführung laufend optimiert wird. Während des Scrum Prozess werden sogenannte Sprints eingelegt. Jeder Sprint hat zum Ziel, ein Zwischenprodukt zu präsentieren, das das anschließend Team bewertet. Das Feedback bietet daraufhin die Grundlage für den weiteren Arbeitsablauf.
In der Scrum-Methode gibt es außerdem drei Rollen, die innerhalb des Teams festgelegt werden müssen:
Scrum ist eine hilfreiche Projektmanagement Methode für Unternehmen, die umfangreiche Projekte durchführen und beim Projektstart nicht alle Projektrisiken gut genug einschätzen können, um Sie in den Projektplan mit einzubeziehen. Zudem ist die Methode vor allem für kleinere Teams passend.
Das Wasserfallmodell gehört zu den klassischen Projektmanagement Methoden und ist in mehrere Stufen aufgebaut:
TimeTrack – Die Wasserfallmethode
Im Vergleich zu den agilen Methoden, wird bei der Wasserfallmethode jede Phase nacheinander durchgeführt. Erst wenn eine Stufe abgeschlossen ist, widmet sich das Team der nächsten Stufe. Aus diesem Grund eignet sich die Methode besonders für Projekte, die viele Aufgaben beinhalten, die von einander abhängen. Zudem werden die Projektfortschritte im Rahmen des Wasserfalls nicht kontinuierlich bewertet, sondern erst während der entsprechenden Phase. Die klassische Projektmanagement Methode eignet sich deshalb ideal für Projekte mit geringen unvorhersehbaren Faktoren, da Abweichungen bzw. Probleme sonst erst am Ende des Projektes ans Licht kommen.
Bei dieser Projektmanagement-Methode geht es darum, mit weniger mehr zu erreichen. Mit Lean Management werden Arbeitsprozesse optimiert, indem ein großer Wert auf Effizienz gelegt und gleichzeitig Verschwendung vermieden wird. Dabei stehen die folgenden Dimensionen, die auch 3 Ms genannt werden, im Mittelpunkt: Muda, Mura und Muri.
Die Lean-Methode fokussiert sich darauf, den Workflow in Unternehmen zu revolutionieren. Die Projektmanagement Methode unterstützt Teams dabei einen Mehrwert zu schaffen und dabei den Projektablauf auf das Wesentliche zu reduzieren.
Projektmanagement ist schon lange nicht mehr das was es vor 30 Jahren war. Die Digitalisierung vieler Arbeitsprozesse hat Unternehmen dazu geführt auch ihre organisatorischen Aufgaben, wie die Verwaltung ihrer Projekte, effizienter gestalten zu wollen. Online Tools werden immer öfters zum treuen Begleiter, da sie mehr Übersicht schaffen und Projektfortschritte besser dargestellt werden können, als wenn Teams Projektabläufe manuell dokumentieren.
Dank vieler Projektmanagement Tools, müssen Projektmanager nicht mehr täglich den aktuellen Projektstatus notieren und aufbewahren, um Fortschritte zu evaluieren. Sie können sich darauf verlassen, dass die Software alle Milestones aufbewahrt und ihnen jederzeit einen aktuellen Einblick in die Fortschritte des Teams gibt. Darüber hinaus, sind Teammitglieder weniger vom Feedback des Projektmanagers abhängig, da sie jederzeit selbst nachschauen können, wie weit Kollegen in ihrer To-do Liste sind und ob wichtige Deadlines eingehalten werden. So helfen Tools beim Projektmanagement:
Obwohl eine Mind-Map ein sehr simples Projektmanagement Tool ist, ist ihre Einfachheit der Grund ihre größte Stärke. Teams müssen sich oft mit scheinbar komplexen Situationen auseinandersetzen, die in Wahrheit eine leicht überwindbare Herausforderung ist, wenn man einen Schritt zurücktritt, den Sachverhalt visuell darstellt und Lösungsvorschläge sammelt.
Das Dashboard umfasst meistens den aktuellen Projektstatus, den Budgetstand und die Aufgaben an denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aktiv arbeiten. Der größte Nutzen des Dashboards ist der einfache und schnelle Zugriff auf die wichtigsten Informationen, um Projektfortschritte zu evaluieren.
Das Dashboard ist also eine flüchtige Zusammenfassung vom aktuellen Projektablauf. Ein kurzer Einblick in das Dashboard ist oft das was der Projektmanager während der Projektdurchführung braucht, um sich zu vergewissern, dass alles nach Plan läuft ohne sich jedes Mal intensiv mit den genauen Fortschritten beschäftigen zu müssen.
Ähnlich zum Dashboard, bietet eine klare Wochenansicht den idealen Überblick über die Projektfortschritte. Projektmanager können einfach nachsehen, wie viel Zeit und Geld in einzelne Aufgaben bzw. Meilensteine des Projektes investiert wurden und welche Mitarbeiter für die Fortschritte verantwortlich sind. Die Wochenansicht verbessert dadurch nicht nur das Projektmanagement, sondern gleichzeitig auch das Task und Team Management.
Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, muss genügend Zeit in das Task Management fließen. Mit einem Projektmanagement Tool können alle Aufgaben, die das Projekt bilden, vor dem Projektstart geplant werden und während der Projektdurchführung genau verfolgt werden.
Darüber hinaus gibt es Tools, die Aufgaben in Arbeitspakete umwandeln, damit Teams eine konkrete To-do Liste haben, an der sie sich orientieren können und Aufgaben als erledigt markieren können, wenn sie damit fertig sind. Arbeitspakete können außerdem Teammitgliedern zugewiesen werden, damit während des Projektablaufes klar bleibt, wer für diese zuständig ist. So schaffen Teams mehr Transparenz in ihre Arbeitsprozessen.
Wie bereits in dem Kapitel der Projektmanagement Methoden erwähnt wurde, schafft das Kanban Board eine bessere Übersicht über die Aufgaben, die im Rahmen des Projektes zu erledigen sind.
Nochmals zur Erinnerungen: Im Kanban Board werden Aufgaben in kleine Arbeitspakete unterteilt, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine konkrete Aufgabenstellung haben. Sobald sie mit der Bearbeitung einer Aufgaben beginnen, verrutscht das Arbeitspaket in die jeweilige Kolonne. So wissen alle Teammitglieder, dass gerade an diesem Arbeitspaket gearbeitet wird. Sobald die Aufgabe erfolgreich erledigt wurde, verschiebt sich das Paket weiter in die dritte und letzte Kolonne. So kann das gesamte Team mit Sicherheit sagen, dass diese bestimmte Aufgabe erledigt ist und ein weiterer Meilenstein erreicht wurde.
Das Kanban Board ist deswegen praktisch, weil es ein einfaches System bildet, indem sich Projektfortschritte und der Projektstatus gut darstellen lässt. Zudem werden Projektziele in konkrete Aufgabenstellungen umgewandelt, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen besseren Leitfaden bietet.
Ein Teamkalender ist der beste Weg, um die An- und Abwesenheiten seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu verfolgen und Verspätungen in den geforderten Projektfortschritten zu vermeiden. Sobald ein Kollege als abwesend eingetragen ist, können die anderen Teammitglieder seine oder ihre Aufgaben an eine andere Person delegieren, damit es zu keinen Verzögerungen kommt.
Eine der Aufgaben des Projektmanagers ist es die Arbeitszeiten aller Teammitglieder im Überblick zu behalten. Zu viele Überstunden sind nämlich zum einen in der DACH-Region gesetzlich nicht erlaubt, zum anderen schadet Überarbeitung die Produktivität der Mitarbeiter, was Projektmanager den gesamten Projekterfolg kosten kann. Teams brauchen deswegen ein Tool, dass die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter verfolgt, damit sich niemand damit beschäftigen muss und trotzdem jedes Teammitglied zeitgerecht und richtig bezahlt wird.
Eines der größten Vorteile eines Projektmanagement Tools ist die vereinfachte Kooperation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Wie oft wird eine Deadline verschoben, weil ein Missverständnis entstanden ist bzw. schlecht mit Kollegen kommuniziert wurde? Ein Kollaborations-Tool verbessert den Workflow im Team, vermindert die Zeit, die in Slack oder in der E-Mail Inbox verbracht wird und kann das Teilen von Dokumenten und sonstigen Informationen um einiges vereinfachen.
Teamwork ist in Unternehmen kaum mehr wegzudenken. Insbesondere im Projektmanagement ist effizientes Teamwork das A und O. Doch damit die Teamarbeit gut funktionieren kann, müssen sich Teams oft den vielen Herausforderungen stellen:
Um das Projektmanagement zu meistern gibt es mehrere Schritte, die Teams und Projektmanager beachten sollten.
Damit Teams effizient arbeiten, brauchen sie konkrete Projektziele. Das Projektziel dient nämlich in vielen Projekten als Leitfaden, an den sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter orientieren können. Zudem helfen Projektziele dabei Projektfortschritte, sowie Erfolge bzw. Misserfolge zu verfolgen. Damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nie das Projektziel aus dem Auge verlieren, sollten diese schriftlich festgelegt und jederzeit für alle Teammitglieder verfügbar sein.
Ein klares Projektziel beinhaltet Projekt Milestones, wichtige Deadlines und Termine für Meetings, um projektrelevante Informationen auszutauschen. Zusätzlich ist es empfehlenswert einige Zeitpuffer in die Planung der Deadlines miteinzubeziehen, da es während des Projektablaufes zu Komplikationen kommen kann, die nicht geplante Ressourcen benötigen.
Um die Erfolgschancen ihres Projektes zu erhöhen, sollten Teams über die grobe Projektplanung hinaus gehen und alle Aufgaben, die im Rahmen des Projektes zu erledigen sind, genau definieren und Teammitgliedern von Anfang an zuteilen. Bei der Zuteilung sollte sichergestellt werden, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Aufgaben verstanden haben und den Deadlines nachkommen können. Die genaue Planung des Projektes ist ein wichtiger Schritt im Projektmanagement. Aus diesem Grund sollten sich Teams ausreichend Zeit dafür nehmen.
In den wenigsten Fällen laufen Projekte so wie geplant. Projektmanager können allerdings versuchen dagegenzuwirken, indem sie Deadlines für Milestones setzen. Dabei helfen sie ihren Teammitgliedern ihre Zeit besser zu managen und weniger zu prokrastinieren. Deadlines dienen oft als positiver Stressfaktor und motivieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu produktiver zu arbeiten.
Viele Projekte können heutzutage in der Berufswelt nur mehr durch mehrere MitarbeiterInnen und Mitarbeiter durchgeführt werden. Um ein starkes Team zu bilden, sollten sich die einzelnen Mitglieder untereinander gut kennen und verstehen. Um dieses Ziel zu erreichen, muss jedes Team durch die 5 Phasen der Teamentwicklung:
Phase 1. Forming: Während der Findungsphase lernt sich die Gruppe an Mitarbeitern kennen und sucht Gemeinsamkeiten. Zu diesem Zeitpunkt kennen die Teammitglieder ihre Rollen noch nicht.
Phase 2. Storming: In der zweiten Stufe der Teamentwicklung kommt es in der Gruppe oft zu Auseinandersetzungen, da individuelle Ziele und Interesse klar werden, die zu Konflikten führen können.
Phase 3. Norming: Die dritte Phase überkommt die Konflikte, die in der zweiten Phase erwähnt wurde, indem eine klare Rolleneinteilung in der Gruppe entsteht. Um Ordnung zu schaffen und Regeln aufzustellen, kommunizieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter offen miteinander, um sich auf eine Arbeitsstruktur zu einigen.
Phase 4. Performing: Während der vierten Phase werden Leistungen sichtbar. Teammitglieder lernen miteinander zu kooperieren und strukturiert zu arbeiten. Dadurch steigt die Produktivität des gesamten Teams, sodass sich jedes Teammitglied genau auf die eigenen Aufgaben fokussieren kann, um den Projekterfolg zu garantieren.
Phase 5. Adjourning: Die fünfte und somit letzte Phase der Teambildung dient zum Erfahrungsaustausch und zur Bilanz der Zusammenarbeit des Teams. Mitglieder besprechen wie es ihnen beim Projekt ergangen ist und ob sie Verbesserungsvorschläge für zukünftige Projekte haben.
TimeTrack – Die 5 Phasen der Teamentwicklung
Damit Teamwork funktioniert, muss während der gesamten Projektdurchführung viel kommuniziert werden. Da viele Teammitglieder oft dazu tendieren in ihren Aufgaben zu versinken und dabei vergessen regelmäßige Arbeitsfortschritte mitzuteilen, sind Teambesprechungen eine gute Lösung, um mehr Kommunikation zu fördern. So bekommen Mitarbeiter die Möglichkeit ihre Fortschritte zu teilen, Fragen zu stellen und auf Probleme hinzuweisen, falls es zu Abweichungen vom Projektplan gibt. Zudem erfahren Teammitglieder was ihre Kollegen über die letzten Tage gemacht haben und können sich eine bessere Vorstellung über die gesamten Projektfortschritte machen. Teambesprechungen sind eine wichtige Komponente im Projektmanagement, da sie Transparenz und Überblick schaffen und dadurch den Arbeitsprozess optimieren.
Kommunikation in Teams geht weit über Teambesprechungen hinaus. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten regelmäßig auch außerhalb von offiziellen Meetings miteinander kommunizieren, um sich über den Projektstatus auszutauschen oder ein kurzes Small-Talk miteinander zu führen. Das gilt insbesondere für Teams, die zum Teil im Homeoffice arbeiten. Mitarbeiter können sich bei Remote Work schnell alleine fühlen, wenn sie kaum was von ihren Kollegen mitbekommen.
Doch auch im normalen Arbeitsumfeld, wie im Büro, sind kurze, auch nicht projektrelevante Gespräche wichtig. Damit verbessern Teammitglieder nicht nur die Beziehung zu ihren Kollegen, sondern sind auch gleich viel motivierter bzw. produktiver am Arbeitsplatz, wenn sie wissen, dass sie Teil eines Teams sind.
Eine mangelnde Kommunikation im Team hat allerdings nicht nur einen Einfluss auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter, sondern kann den Projekterfolg beeinträchtigen: Die Koordination und Organisation im Team sinkt, was dazu führen kann, dass Deadlines nicht eingehalten werden, Meilensteine nicht erreicht werden, Problemstellen ignoriert werden und Budgetüberschüsse entstehen. Das Ergebnis: das gesamte Team ist unzufrieden und Unmengen an Überstunden müssen geleistet werden, damit der Projektbericht die Erfolge anzeigt, die die Stakeholder erwarten.
Um die Kommunikation in Teams zu erleichtern, gibt es viele Tools, wie Slack, Skype, Zoom oder Microsoft Teams, die sich als sehr hilfreich im Projektmanagement zeigen. Teams, die fast täglich kommunizieren behalten einen besseren Überblick über jeden Arbeitsschritt und umgehen bestmöglich unerwünschte Situationen.
Einen Hauptbestandteil der offenen Team-Kommunikation bildet das Feedback. Jedoch muss sehr auf die Formulierung und persönliche bzw. emotionale Gegebenheiten geachtet werden, da dies sonst negativ aufgegriffen werden könnte und sich kontraproduktiv auf das Arbeitsklima auswirken würde. Demnach ist stehts eine respektvolle Wortwahl zu beachten. Außerdem ist Feedback nur dann angebracht, wenn es konstruktiv ist, da alles andere weder auf sachlicher Basis beruht, noch zu einer Verbesserung des sozialen Miteinanders oder des Projektzieles führt.
Eine beliebte Methode hierbei ist das Sandwich Feedback. Hierbei wird mit einem Lob in die Konversation gestartet, gefolgt von korrigierendem Feedback, gefolgt von mehr Lob. Mit anderen Worten: Bei der Sandwich-Feedback-Methode wird das korrigierende Feedback zwischen zwei Lobschichten eingebettet. Man profitiert auf zweierlei Arten: (1) die Wirkung der Kritik oder des korrigierenden Feedbacks wird gemildert, und (2) da der Kritikgebende sich wahrscheinlich wohler fühlt, wenn er den Kritikempfänger lobt, fällt es dem Kritikgebenden leichter, Probleme bezüglich des Handelns oder Verhaltens des Kritikempfängers zu besprechen, wenn diese Diskussion mit einem Lob beginnt und endet. Außerdem wird der Mitarbeiter durch das Lob angespornt und wird auf Grund dessen (1) zum einen die Kritik besser aufnehmen und (2) zum anderen williger an seinen Schwächen arbeiten und diese in Potential umwandeln können.
In der Unternehmenskultur können verschiedene Feedback-Arten etabliert werden.
Top-Down (Abwärtsbeurteilung)
Bei dieser Form wird nach traditionellen Prinzipien bewertet, d.h. der Vorgesetzte beurteilt den untergeordneten Mitarbeiter. Dies schafft eine gute Informationsbasis, jedoch ergibt sich dadurch die Gefahr eines Rollenkonfliktes und des sogenannten Nikolaus-Effektes (= Mitarbeiter versuchen einen möglichst guten Eindruck vor dem Stichtag der Beurteilung zu hinterlassen).
Bottom-Up (Aufwärtsbeurteilung)
Diese moderne Variante revolutioniert die altmodische Rollenaufteilung, indem Untergeordnete die Chance haben Vorgesetze zu beurteilen. Dies kann die Beziehung zum Vorgesetzten verbessern, auf Grund der Top-Down-Umkehrung, dennoch ergibt sich die Gefahr der Scheinpartizipation abhängig von den Konsequenzen.
Lateral-Feedback (Seitwärtsbeurteilung)
Bei dieser Methode erfolgt die Gleichgestelltenbeurteilung unter Kollegen, jedoch genießt sie in der Praxis nur wenig Akzeptanz, da die soziale Kontrolle dadurch verschärft wird.
External Feedback (Externes Feedback)
Feedback kann man sich auch von Außenstehenden einholen wie zum Beispiel von Kunden oder Beratern. Der Vorteil liegt hier darin, dass eine Unternehmens unabhängige Partei ihre Auffassung teilt, welche vermutlich weniger unvoreingenommen ist. Die Qualität der Kritik könnte aber durch einen Informationsmangel eingeschränkt sein.
Self-Assessment (Selbstbeurteilung)
Eine eher moderne Herangehensweise stellt die Selbstbeurteilung dar. Hierbei wird das Risiko des Rollenkonfliktes umgangen, jedoch erfordert diese Methode einen hohen Grad an kritischer Selbstreflektion.
360°-Feedback
Bei der 360° Methodik werden verschiedenste Blickwinkel (Fremdbild und Selbstbild) zur Beurteilung kombiniert. Dies ist demzufolge zwar recht aufwändig (meist Anstellung externer Beratungsfirmen mit Verfahrensspezialisten), bringt jedoch meist die effizientesten Verbesserungsresultate hervor. Die Ergebnisse können dann sowohl auf individueller (Kompetenz- & Karriereförderung), als auch auf organisatorischer Ebene bereichern. Die Feedbackrunde sollte immer mit Follow-Up Durchführungen verknüpft sein, damit die gewünschte Besserung überprüft werden kann.
In den meisten Projekten bekommen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestimmte Aufgaben zugeteilt. Nichtsdestotrotz sollte jedes Teammitglied einen ungefähren Überblick über die Arbeitsfortschritte ihrer Kollegen kennen. Um die Übersicht über alle Tätigkeiten, die für den Projekterfolg maßgeblich sind, nicht zu verlieren, gibt es viele Tools, wie TimeTrack, die aus den erfassten Projektzeiten und -ausgaben Diagramme erstellen und genau anzeigen, worin am meisten Zeit und Geld investiert wird. Zudem werden Soll-Ist Vergleiche erstellt, damit schnell klar ist, wie effizient bzw. rentabel das aktuelle Projekt ist.
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat ihre/ seine Stärken und Schwächen. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Erfolg ist sein Team gut zu kennen und Aufgaben je nach Expertise zuzuteilen. Projektmanager, die Teams leiten, müssen sich außerdem darauf gefasst machen, dass nicht immer alles nach Plan laufen kann. Jedes Team besteht nämlich aus unterschiedlichen Personen, die einzigartige Denkweisen, Arbeitsstrategien und Methoden haben. Mitarbeiter, die sich gut untereinander kennen, kennen die individuellen Arbeitsweisen ihrer Kollegen und kollaborieren effizienter miteinander.
Teamwork ist alles andere als einfach. Unternehmen, die an vielen Projekten arbeiten, wissen allerdings, dass es eine wichtige Komponente für den Projekterfolg ist. Teams liefern bessere Projektergebnisse als einzelne Mitarbeiter, da im Teamwork viele verschiedenen Perspektiven in den Projektablauf berücksichtigt werden können. Zudem bewältigen mehrere Köpfe besser unerwartete Hürden. Mal abgesehen davon, dass das Projekt vom Teamwork profitiert, gibt es einzelnen Mitarbeitern ein Zugehörigkeitsgefühl. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Teil eines Teams sind, sind motivierter, produktiver und ehrgeiziger am Arbeitsplatz, als Mitarbeiter, die nur eigenständig arbeiten.
Mitarbeitermotivation hat sich bereits über Jahre hinweg als Buzzword der Industrie entwickelt. Zurecht! Denn ihr ist hohe Bedeutung, aus mehreren Gründen beizumessen.
Doch bevor man sich weiter mit der angewandten Thematik auseinandersetzt, bedarf es eines näheren Verständnisses der auschlaggebenden Nomenklatur.
Motivation:
Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt Motivation mit den Worten: „Zustand einer Person, der sie dazu veranlasst, eine bestimmte Handlungsalternative auszuwählen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen und der dafür sorgt, dass diese Person ihr Verhalten hinsichtlich Richtung und Intensität beibehält.“ Diese bezieht sich immer auf die Form, Richtung, Intensität und Dauer des Verhaltens.
Motive:
Motive erklären unsere Handlungen und sind dadurch hierbei ausschlaggebend. Diese werden definiert als angenommene Ursachen zur Erklärung individuellen Verhaltens.
Motivieren:
In einem Arbeitskontext ist es für einen Arbeitsfortschritt essentiell sich selbst oder seine Mitarbeiter zu motivieren. Dies bedeutet, dass man Mitarbeiter fördert bestimmte Ziele zu erreichen, indem man ihnen Rahmenbedingungen gibt, aber nicht punktgenau ihr Verhalten steuert.
TimeTrack – Intrinsische vs. extrinsische Motivation
Die Hauptunterteilung des Terminus ist in extrinsische und intrinsische Motivation. Wie man bereits mit lateinischen Grundkenntnissen schlussfolgern kann, beschäftigt sich die extrinsische Motivation mit von außen kommende Anreize bzw. äußeren Gründen. Das heißt, dass nicht das Verhalten selbst, sondern äußere Umstände die Ursache des Verhaltens bilden. Dies kann entweder mit Belohnung oder Bestrafung verbunden sein. In einem Arbeitskontext könnte dies klassischerweise zum Beispiel durch Prämien oder Beförderungen für positive Anreize oder durch Strafen oder Abmahnungen für negative Anreize implementiert sein. Ein geläufiges, neutrales, extrinsisches Motivationstool ist zum Beispiel die Zeiterfassung durch die Stechuhr.
Wird die Handlung um der Handlung selbst willen ausgeführt, handelt es sich um intrinsische Motivation. Die Kraft für das Verhalten kommt aus dem Tun selbst, die Tätigkeit macht einem entweder einfach Spaß, sie wird als sinnstiftend wahrgenommen oder stellt eine spannende Herausforderung dar.
Da intrinsische und extrinsische Motivation jedoch in Wechselwirkung zueinander stehen, gilt es den sogenannten Crowding-Out Effekt beziehungsweise Verdrängungseffekt zu vermeiden. Dieser kann durch Einführung äußerlicher Anreize, ursprünglich auf intrinsischer Motivation basierende Verhaltensweisen verdrängen oder zerstören.
Da man alltäglich zahlreichen Anreizen ausgesetzt ist, bemerkt man, dass sich daraus mehrere Arten der Motivation und Ebenen für Einflussnahme ergeben. Prinzipiell kann man drei Ebenen der Einflussnahme auf die Mitarbeitermotivation unterscheiden:
Um diese auch gezielt in das Arbeitsumfeld zu implementieren, gibt es konkrete Techniken, die angewendet werden können. Hier wird zwischen vier Methoden differenziert:
Projekte aller Branchen haben eins gemeinsam: Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ihre wertvollste Ressource. Wenn Teams an einem Projekt arbeiten, müssen alle Teammitglieder die Ziele, Probleme und Meilensteine des Projektes genau verstehen, um effizient zu kollaborieren. Viele Projekte scheitern daran: Sie werden eine Gruppe an individuellen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, arbeiten ineffektiv und verbrennen über Wochen und Monate viel Kapital und liefern nicht die geforderte Qualität.
TimeTrack – Zeiterfassung und Projektmanagement
Klare und verständlich formulierte Ziele können von allen Mitgliedern gut verstanden und angestrebt werden. Diese Ziele und Ihre Kommunikation sind der Beginn kompetenter Projektplanung. Mit dieser können Sie als Projektmanager garantieren, dass sich alle Teile eines Projektes in die gleiche Richtung bewegen. Ansonsten riskieren Sie, dass sich Ihr Team durch unklare Arbeitsabläufe und Missverständnisse selbst bremst.
Über die Zielsetzung hinaus, benötigen Sie einen klaren Projektplanung. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen konkrete Richtlinien und Aufgaben, um ihre Rolle im Projekt zu definieren. Unklarheiten sollten für einen effektiven Arbeitsablauf möglichst schnell beseitigt werden, damit dem Arbeitsprozess nichts im Weg steht. Ein schriftlicher Projektplan stellt die Anforderungen des Projektes dar – Mitarbeiter können jederzeit darauf zugreifen, um zu überprüfen, ob ihre Arbeitsschritte in Einklang zu den Zielen und Meilensteinen des Projektes stehen.
In vielen Unternehmen wird Excel als Default-Zeiterfassung gewählt. Das kann kurzfristig zwar gut funktioniert, allerdings bieten sich langfristig für Unternehmen bessere Alternativen an. Der Grund warum viele Teams an erster Stelle zu Excel greifen, um ihre Projektzeiten zu dokumentieren ist, weil diese Variante in den meisten Branchen vorhanden und kostengünstig ist. Die Excel-Tabellen werden oft von verschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstellt, die dazu geschult wurden ihre Arbeitszeiten manuell in Spreadsheets einzutragen – welche dann der Personalabteilung übergeben werden, die sich um die Abrechnung kümmert.
Manuell erfasste Arbeitszeiten werden oft geschätzt oder gerundet und sind für den Arbeitgeber selten nachvollziehbar, da unklar ist wie genau die Arbeitszeiten erfasst wurden bzw. ob sie im Nachhinein bearbeitet wurden. Dadurch können über mehrere Monate massive Ungenauigkeiten entstehen, die weder den Arbeitgeber noch den Arbeitnehmer freuen.
Zusätzlich kommt dazu, dass viele Unternehmen oft die Arbeitszeiten mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfolgen möchten, was mit Excel schwer zu überblicken und verwalten ist. Der manuelle Aufwand wird auf Dauer sehr zeitaufwendig und teuer.
Wenn Sie sich ernsthaft mit dem Thema Arbeitszeiterfassung auseinander setzen, wird Ihnen klar, dass Sie mit Excel schnell an Ihre Grenzen stoßen und die Zeiterfassung Variante keine langfristige Lösung für Sie ist. Excel ist nunmal unflexibel.
Andere Systeme haben hingegen Schnittstellen, mit denen die Daten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt zur Personalverwaltung oder Lohnabrechnung übertragen werden können. Da dies bei Excel fehlt, verzögert sich der Abrechnungsablauf im Unternehmen und wird teurer. Außerdem kann nur ein Nutzer auf eine Tabelle zugreifen, für eine Übersicht oder Kontrolle muss also erst eine E-Mail verschickt werden und dann steht noch die Frage offen, oft diese noch am selben Tag bearbeitet wird. Wie Sie sehen können kommt es bei der Default-Zeiterfassung zu Unübersichtlichkeit, Verzögerungen und vielen zeitaufwendigen Arbeitsprozessen – das alles sparen Sie sich mit einer Zeiterfassungssoftware.
Um sich konstant eine klare Übersicht über alle Projektfortschritte zu verschaffen, nutzen die meisten Projektmanager eine Software zur Zeiterfassung. Der Vorteil für Sie als Projektmanager ist, dass Sie den Projektstatus jederzeit abrufen können und eine detaillierte Auskunft über die Arbeitsschritte jeder Mitarbeiterinnen und jedes Mitarbeiters bekommen.
Der aktuelle Projektstatus kann oft entscheidend für den Projekterfolg sein. Behalten Sie bei der Evaluierung Ihrer Projektfortschritte jederzeit den Projektplan im Hinterkopf und vergleichen Sie Ihre Ergebnisse. Wenn Sie länger brauchen als erwartet, oder mehr ausgeben, sollten Sie das schnell erfahren und dagegen wirken. Sie werden dankbar sein, wenn Sie auf eine Zeiterfassungssoftware zugreifen können und einen minutengenauen Projektstatus bekommen, anstatt sich mit unübersichtlichen Excel Tabellen auseinander setzen zu müssen.
Behalten Sie während der gesamten Projektdurchführung das Steuer in der Hand: lehnen Sie sich nicht zurück, wenn das Projekt gut läuft. Oft machen Projektmanager genau hier den Fehler und lassen das Projekt von alleine weiterlaufen und werten den Erfolg erst am Projektende aus. Überblicken Sie regelmäßig alle Arbeitsschritte und wirken Sie Problemen rechtzeitig entgegen. Sie werden diesem Tipp spätestens dann dankbar sein, wenn Sie sich nicht mit durchschnittlich guten Ergebnissen zufriedenstellen müssen.
Kritische Probleme entstehen meist erst über Zeit. Mit einer klaren Übersicht durch Anwendungen wie TimeTrack können Sie Ihre laufenden Kosten, Fortschritte und Aufgaben stets auswerten – und so Abweichungen vorbeugen.
Behalten Sie den Überblick, indem Sie die Produktivität Ihres Teams konstant überprüfen, belegen und steigern. Mit einer klaren Zeiterfassung, haben Sie die besten Voraussetzungen, um ausführliche Projektberichte zu erstellen und Ihr Projektmanagement zu meistern. Projektberichte haben den Vorteil, dass Sie die Leistung von Mitarbeitern auswerten – und Probleme frühzeitig darstellen, damit schnell eine Lösung gefunden wird. Zudem profitieren Mitarbeiter von regelmäßigem Feedback, die dadurch Ihre Performance steigern.
Eines steht fest: Mit Zeiterfassung können Sie sich und Ihren Mitarbeitern viel Frustration nehmen und Zufriedenheit schaffen. Mitarbeiter sind motivierter und arbeiten effizienter in einem stressfreien Arbeitsklima. So können Sie entspannter den Überblick über Projekte bewahren und Stakeholder vergewissern, dass alles nach Plan läuft – eine ideale Welt? Nein, nur effizientes Projektmanagement!
Viele Unternehmen arbeiten in einem dezentralen Arbeitsumfeld. Mit den richtigen Strategien und Arbeitsmethoden, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genauso produktiv im Homeoffice arbeiten, wie an einem zentralen Arbeitsplatz.
Der folgende Projektmanagement Guide soll Ihnen dabei helfen den Workflow Ihres Teams im Homeoffice zu optimieren, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zuhause aus produktiv arbeiten können und ihre Projekte trotz Distanz zu Kollegen erfolgreich verwalten und durchführen können.
1. Gutes Arbeitsklima schaffen
Teams sollten sich im Homeoffice genauso verhalten, wie an einem zentralen Arbeitsplatz. Da Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Regelfall im Rahmen eines Projektes konkrete Aufgabenstellungen zugewiesen bekommen, um Projektmeilensteine zu erreichen, sollte das auch im dezentralen Arbeitsumfeld garantiert werden. Hier sind ein paar wichtige Stichpunkte, auf die Unternehmen Wert legen sollten:
2. Kommunikationstools bereitstellen
Im Homeoffice muss der Kontakt zwischen den Mitarbeitern gepflegt werden und auf den Umgang mit sensiblen Daten aufmerksam gemacht werden. Damit der Arbeitsprozess im Homeoffice reibungslos verlaufen kann, müssen alle Angestellten maximal informiert werden – und wissen an wen Sie sich bei Fragen wenden können.
Mitarbeiter führen oft im Büro kurze Gespräche in der Küche oder beim Kaffee holen. Diese Smalltalks werden im Homeoffice erschwert und geht vielen Mitarbeitern ab. Um den Kontakt zwischen Mitarbeitern zu verbessern und ein angenehmes Arbeitsklima für Mitarbeiter zu schaffen, können Tools wie Skype oder Slack verwendet werden, damit Mitarbeiter virtuell in Kontakt bleiben.
3. Mitarbeiter motivieren
Ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Homeoffice ist die Motivation der Mitarbeiter. An einem zentralen Arbeitsplatz ist es einfacher Mitarbeiter zu motivieren, da sich Teams gegenseitig besser motivieren und aushelfen. Im Homeoffice wirkt es so, als wäre jedes Teammitglied auf sich alleine gestellt. Damit Mitarbeiter auch zuhause motiviert sind, sollten Teams regelmäßig Performance Berichte erstellen und alle erreichten Meilensteine besprechen und feiern. Damit kommunizieren Teamleiter ihrem Team, dass Sie ihre Arbeitsschritte verfolgen und Mitarbeiter bekommen eine Bewertung für ihre Leistungen.
4. Feedback holen
Regelmäßiges Feedback von Mitarbeitern kann das Arbeitsumfeld verbessern und an Mitarbeiterwünsche anzupassen. Konstruktives Feedback kann das Projektmanagement im Homeoffice positiv beeinflussen. Unternehmen zeigen ihren Mitarbeitern damit, dass ihnen was an ihrem Arbeitsklima und Wohlergehen liegt. Geschätzte Mitarbeiter sind motivierte Mitarbeiter. Gerade bei Unternehmen, die noch nicht viel Erfahrung mit Remote Work haben, sollten sich regelmäßiges Feedback von ihren Teams holen, um die Produktivität von allen Beteiligten zu maximieren.
Unternehmen, die für ein gutes Arbeitsklima im Homeoffice sorgen, viele Kommunikationstools einsetzen damit Teams transparent arbeiten können und motivierend auf ihre Mitarbeiter wirken, haben ausgezeichnete Voraussetzungen für ein effektives Projektmanagement. Wenn sie zusätzlich die nächsten Stichpunkte während der Projektdurchführung im Hinterkopf behalten, steht ihnen und ihrem Erfolg nichts mehr im Wege:
1. Arbeitsschritte transparent halten
Im Homeoffice schaut keiner den Mitarbeitern über die Schulter. Deswegen ist die wichtigste Komponente für ein erfolgreiches Projektmanagement Transparenz im Arbeitsprozess. Teams müssen die Arbeit ihrer Mitglieder nicht aktiv überwachen, um sich zu vergewissern, dass sie fleißig arbeiten. Allerdings ist es wichtig für den Projekterfolg, dass Teamleiter wissen, woran Mitarbeiter arbeiten, um Projektfortschritte zu verfolgen, Meilensteine abzuhacken und Deadlines einzuhalten.
Um alle Aufgaben und Fortschritte zu verwalten, können Teams zu einer Projektmanagement Software greifen und dort alles verwalten. So kann jedes Teammitglied in Echtzeit auf den Projektstatus zugreifen und überblicken woran Kollegen aktuell arbeiten. Damit sparen sich Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie in dem privaten Chatroom investieren würden, um Kollegen zu kontaktieren und nachzufragen wie weit sie mit bestimmten Tätigkeiten gekommen sind.
Sie sind sich nicht sicher, ob so eine Projektmanagement Software das Richtige für Sie ist? Überlegen Sie sich einmal, wie viel Zeit Sie täglich am Arbeitsplatz verlieren, nur weil sie Auskunft über die Arbeitsfortschritte ihrer Kollegen brauchen. Jetzt stellen Sie sich einmal vor, Sie müssen zusätzlich noch mit Kollegen telefonieren und an Videokonferenzen teilnehmen, um andere projektrelevanten Themen zu besprechen und zu bearbeiten. Sie würden ja nie zu ihrer eigentlichen To-do Liste kommen.
2. Meetings virtuell abhalten
Das wichtigste im Homeoffice ist es eine Routine zu schaffen. Hierfür eignen sich tägliche Status-Meetings. Meetings werden im Homeoffice virtuell abgehalten. Dabei hat jedes Unternehmen selbst zu entscheiden wie viele Videokonferenzen täglich oder wöchentlich notwendig sind, um gute Projektfortschritte zu sehen.
Wir empfehlen 2 – 3 Meetings am Tag, z.B. ein Meeting zur Tagesplanung bei Arbeitsbeginn, ein kurzes Statusupdate am frühen Nachmittag, sowie ein Resumé vor Feierabend. Dies ersetzt und strukturiert die Kommunikation die im Büro oft nebenbei passiert. Selbstverständlich muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden, wie viele Konferenzen notwendig sind. Denken Sie daran das mehr Kommunikation fast immer besser ist und Missverständnisse vermeidet!
Nicht jedes Unternehmen ist für das Homeoffice gemacht. Viele Branchen werden mit dem Homeoffice nicht erfolgreich sein und müssen sich eine andere Arbeitsmethode überlegen. Hier ist Brainstorming und Planung unumgänglich. Unternehmen, die sich für das Homeoffice entscheiden müssen sich darauf vorbereiten viele Herausforderungen zu bewältigen, z.B. das Team Management. Obwohl die virtuelle Kommunikation mit einer guten Internetverbindung gut funktionieren kann, wird sie nie persönliche Gespräche zwischen Kollegen zur Gänze ersetzen können. Deswegen sollten Teams dies auch gar nicht versuchen bzw. erwarten, sondern lernen mit der neuen Kommunikationsart umzugehen.
Eines steht fest: viele Mitarbeiter können sich im Homeoffice alleine fühlen bzw. unmotiviert sein, an Projekten zu arbeiten. Wenn sich ein Team allerdings bemüht ein gutes Arbeitsklima für seine Teammitglieder zu schaffen, werden sich diese daran adaptieren und schnell wieder ein Gemeinschaftsgefühl verspüren.
Bevor sich Unternehmen also dafür entscheiden auf das Homeoffice umzusteigen, sollten sie sich vor der endgültigen Entscheidung nochmals die Frage stellen: ist das die richtige Lösung für uns? Reden Sie mit ihren Teams und holen Sie sich Feedback, wie Sie am besten das Homeoffice in Ihr Unternehmen implementieren. Kommunizieren Sie viel und achten Sie darauf, dass Ihr Arbeitsprozess genauso transparent ist wie im Büro.
Man möchte bei der ersten Begegnung mit dem Terminus „Projektmanagement“ meinen, dass dies eine durchaus machbare Tätigkeit darstellt. Spätestens nach dem Lesen dieses Handbuchs macht sich deutlich, dass dies kein Kinderspiel ist – jedoch machbar. Dafür muss man sich aber nicht nur darüber bewusst sein welche Maßnahmen erfolgsführend wirken, sondern auch auf welche Problemquellen geachtet werden sollte.
Nicht nur im Privatleben stellt eine nicht ausreichende Kommunikationsbasis einen zentralen Grund zum Scheitern da, auch auf beruflicher Sphäre bedarf es einer fundierten Gesprächskultur, um das gewünschte Projektziel erfolgreich zu erreichen. Zu den häufigsten Auslösern zählen: Sprachbarrieren, entgegengesetzte Charakterzüge, Störfaktoren am Arbeitsplatz, unzureichende Kommunikationskanäle. Die daraus resultierenden Folgen sind vielseitig wie zum Beispiel abweichende Erwartungen (darauf folgende Enttäuschung), verletztes Selbstwertgefühl bzw. gestörtes Selbstbild, Stress (bis hin zum Burnout), Fehlen des Überblicks (bis hin zu Chaos), Zeitdruck, etc. Hinzu kommt das Phänomen der wachsenden Globalisierung, welches bei internationalen Tätigkeit einen Nährboden für interkulturelle Misskommunikation (= Missverständnis aufgrund von Zusammenstoß verschiedener Kulturen und Sprachen) bietet.
Gerade wenn mehrere Personen in das Projekt verwickelt sind, bedarf es sorghafter Planung, um die Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen. Die Hauptdeterminanten bilden der Umfang, die Zuständigkeit und der Zeitplan, die von Vorhinein spezifisch festgelegt werden müssen. Andernfalls sind Faktoren wie knappe Ressourcen, Termintreue und Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden gefährdet.
Auch wenn man sich für zielorientiertes Arbeiten nicht in Details verlieren darf, muss man trotzdem ein Auge auf diese haben, um nicht im Endeffekt wesentliche Aspekte zu übersehen.
Zwar sollten gewählte Tools den Arbeitsablauf erleichtern, jedoch müssen diese achtsam gewählt werden, um zu prüfen ob sie den Projektanforderungen gerecht werden können. Durch eine flexible Software können Faktoren wie Arbeitsaufträge, Mitarbeiterbeteiligung, Liefergegenstände und deren Entwicklung verfolgt werden. Falls die Software aber zu komplex ist, läuft diese Gefahr den Arbeitsprozess zu verlangsamen.
Die heutigen Zeiten sind schnelllebig und leider oftmals Krisen gerüttelt. Aufgrund dessen bedarf es eines hohen Grades an Flexibilität, um der veränderten Umstände (Abweichung von Fristen, Ressourcen oder Aufgaben) gerecht zu werden. Demnach muss regelmäßige Rücksprache im Projektablauf implementiert sein um informiert zu bleiben und um sich eventueller Störfaktoren bewusst zu sein.
Um innovativ Großes zu erschaffen muss sowohl die Ungewissheit, als auch die Unberechenbarkeit in Kauf genommen werden – ganz getreu nach dem Motto „Growth happens outside your comfort zone“, was übersetzt heißt: „Wachstum geschieht oft außerhalb der Komfort Zone“. Um etwaigen Risiken trotzdem entgegen steuern zu können, muss der Projektmanager auch mit den Grundzügen des Risikomanagements und deren Implantierung vertraut sein.
TimeTrack – Die Key Takeaways des Projektmanagement Handbuchs
Wenn Sie es bis hierher geschafft haben, möchten wir Ihnen gratulieren: Sie sind jetzt ein richtiger Projektmanagement-Profi! Bevor wir Sie gehen lassen, möchten wir die wichtigsten Punkte jedes Kapitels nochmal kurz für Sie zusammenfassen:
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