Dashboard
Das Dashboard umfasst meistens den aktuellen Projektstatus, den Budgetstand und die Aufgaben an denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aktiv arbeiten. Der größte Nutzen des Dashboards ist der einfache und schnelle Zugriff auf die wichtigsten Informationen, um Projektfortschritte zu evaluieren.
Das Dashboard ist also eine flüchtige Zusammenfassung vom aktuellen Projektablauf. Ein kurzer Einblick in das Dashboard ist oft das was der Projektmanager während der Projektdurchführung braucht, um sich zu vergewissern, dass alles nach Plan läuft ohne sich jedes Mal intensiv mit den genauen Fortschritten beschäftigen zu müssen.
Wochenansicht
Ähnlich zum Dashboard, bietet eine klare Wochenansicht den idealen Überblick über die Projektfortschritte. Projektmanager können einfach nachsehen, wie viel Zeit und Geld in einzelne Aufgaben bzw. Meilensteine des Projektes investiert wurden und welche Mitarbeiter für die Fortschritte verantwortlich sind. Die Wochenansicht verbessert dadurch nicht nur das Projektmanagement, sondern gleichzeitig auch das Task und Team Management.
Aufgaben Liste
Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, muss genügend Zeit in das Task Management fließen. Mit einem Projektmanagement Tool können alle Aufgaben, die das Projekt bilden, vor dem Projektstart geplant werden und während der Projektdurchführung genau verfolgt werden.
Darüber hinaus gibt es Tools, die Aufgaben in Arbeitspakete umwandeln, damit Teams eine konkrete To-do Liste haben, an der sie sich orientieren können und Aufgaben als erledigt markieren können, wenn sie damit fertig sind. Arbeitspakete können außerdem Teammitgliedern zugewiesen werden, damit während des Projektablaufes klar bleibt, wer für diese zuständig ist. So schaffen Teams mehr Transparenz in ihre Arbeitsprozessen.
Kanban Board
Wie bereits in dem Kapitel der Projektmanagement Methoden erwähnt wurde, schafft das Kanban Board eine bessere Übersicht über die Aufgaben, die im Rahmen des Projektes zu erledigen sind.
Nochmals zur Erinnerungen: Im Kanban Board werden Aufgaben in kleine Arbeitspakete unterteilt, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine konkrete Aufgabenstellung haben. Sobald sie mit der Bearbeitung einer Aufgaben beginnen, verrutscht das Arbeitspaket in die jeweilige Kolonne. So wissen alle Teammitglieder, dass gerade an diesem Arbeitspaket gearbeitet wird. Sobald die Aufgabe erfolgreich erledigt wurde, verschiebt sich das Paket weiter in die dritte und letzte Kolonne. So kann das gesamte Team mit Sicherheit sagen, dass diese bestimmte Aufgabe erledigt ist und ein weiterer Meilenstein erreicht wurde.
Das Kanban Board ist deswegen praktisch, weil es ein einfaches System bildet, indem sich Projektfortschritte und der Projektstatus gut darstellen lässt. Zudem werden Projektziele in konkrete Aufgabenstellungen umgewandelt, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen besseren Leitfaden bietet.
Teamkalender
Ein Teamkalender ist der beste Weg, um die An- und Abwesenheiten seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu verfolgen und Verspätungen in den geforderten Projektfortschritten zu vermeiden. Sobald ein Kollege als abwesend eingetragen ist, können die anderen Teammitglieder seine oder ihre Aufgaben an eine andere Person delegieren, damit es zu keinen Verzögerungen kommt.
Stundenzettel
Eine der Aufgaben des Projektmanagers ist es die Arbeitszeiten aller Teammitglieder im Überblick zu behalten. Zu viele Überstunden sind nämlich zum einen in der DACH-Region gesetzlich nicht erlaubt, zum anderen schadet Überarbeitung die Produktivität der Mitarbeiter, was Projektmanager den gesamten Projekterfolg kosten kann. Teams brauchen deswegen ein Tool, dass die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter verfolgt, damit sich niemand damit beschäftigen muss und trotzdem jedes Teammitglied zeitgerecht und richtig bezahlt wird.
Kollaborations-Tool
Eines der größten Vorteile eines Projektmanagement Tools ist die vereinfachte Kooperation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Wie oft wird eine Deadline verschoben, weil ein Missverständnis entstanden ist bzw. schlecht mit Kollegen kommuniziert wurde? Ein Kollaborations-Tool verbessert den Workflow im Team, vermindert die Zeit, die in Slack oder in der E-Mail Inbox verbracht wird und kann das Teilen von Dokumenten und sonstigen Informationen um einiges vereinfachen.