5-phasen-projektmanagement

Wer mit vielen Projekten zu kämpfen hat, weiß, dass Projekte phasenweise durchgeführt werden. Obwohl viele Unternehmer meinen Sie verfolgen keinen standardisierten Prozess für Ihre Projektdurchführungen, durchlaufen die meisten dieselben Phasen. Wir haben die 5 wichtigsten Phasen des Projektmanagement Prozess für Sie zusammengefasst:

Der Projektmanagement Prozess in 5 Phasen

Phase 1 – Die Projektinitiierung

Während der Projektinitiierung werden wesentliche Informationen kommuniziert und offene Fragen besprochen. Gleichzeitig werden grobe Projektziele gesetzt, damit alle Beteiligten einen klaren Leitfaden haben. Auf diesem Weg können alle von Anfang an, so effizient wie möglich arbeiten. Es kann außerdem von großem Vorteil sein während der Phase 1 eine erste interne Deadline anzusetzen, damit bestimmte Meilensteine zeitnah erreicht werden.

Phase 2 – Die Projektplanung

Während Phase 2 geben Sie Ihrem Projekt eine Struktur, indem Sie einen konkreten Projektplan erstellen. Dieser Plan bildet während der gesamten Projektdurchführung, die Grundlage Ihres Projektes. Damit Sie sich bei der Projektplanung leichter tun, haben wir einige Schritte für Sie zusammengefasst, an denen Sie sich orientieren können:

1. Aufgaben und Vorgänge festlegen

Bevor Sie mit Ihrem Projekt loslegen, empfehlen wir Ihnen alle Aufgaben, die Sie erledigen möchten im Vorhinein zu definieren. Am besten unterteilen Sie größere Ziele auf kleinere Aufgaben, da Teammitglieder so konkrete Anweisen befolgen können und weniger Missverständnisse entstehen können.

2. Stakeholderansprüche kommunizieren

Dieser Schritt sollte während der gesamten Projektdurchführung mehrmals wiederholt werden. In den meisten Fällen stehen nämlich nur vereinzelte Personen in direktem Kontakt zu allen Stakeholdern. Damit maximale Transparenz zwischen dem gesamten Team herrscht und alle Informationen zeitgerecht und richtig weitergeleitet werden, empfehlen wir regelmäßige Meetings, bei dem Teammitglieder ein kurzes Briefing darüber bekommen, was Stakeholder vom Projekt genau erwarten.

3. Ressourcen richtig zuteilen

Sobald die Projektziele definiert und die Stakeholderansprüche kommuniziert wurden, wird es Zeit sich Gedanken über die Ressourcenverteilung zu machen. Beachten Sie dabei, dass Ihr Budget, sowie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter und Ihre Zeit limitiert ist.

4. Kosten schätzen und planen

Analysieren Sie Ihr Budget und notieren Sie sich alle erwarteten Ausgaben. Selbstverständlich kann es während der Projektdurchführung zu gewissen Abweichungen führen. Es ist allerdings immer gut eine grobe Einschätzung der Kosten zu haben, damit eine Richtlinie hat und das Budget gut im Auge behalten kann, sodass Überschreitungen so gut wie möglich vermieden werden können.

5. Rollen definieren und zuteilen

Ein weiterer hilfreicher Schritt in der Projektplanung ist es, Teammitgliedern Rollen zu verteilen und ihnen bestimmte Aufgaben zu geben. Überlegen Sie sich welcher Kollege ein Experte oder eine Expertin in bestimmten Felder ist und teilen Sie dieser Person gezielte Aufgaben zu. Damit stellen Sie einerseits sicher, dass die zuständige Person weiß, was zu tun ist und Sie können sich darauf verlassen, dass die Aufgabe schnellstmöglichst erledigt wird.

6. Risikomanagement planen

Leider kann man nicht immer alles planen. Bei den meisten Projekten, gibt es Situationen, mit denen man einfach nicht rechnen konnte. Aus diesem Grund ist es gut, bereits während der Projektplanung extra Zeit oder Geld miteinzuberechnen, damit kein Stress einsteht, sobald etwas unerwartetes auftretet.

7. Interne Deadlines festlegen

Um Meilensteine zeitgerecht zu erreichen, entscheiden sich viele Teams dazu interne Deadlines festzulegen. Diese Deadlines haben eine motivierende Wirkung, da sie Teammitgliedern dabei helfen, Aufgaben schneller zu erledigen und weniger zu prokrastinieren.

Phase 3 – Projektdurchführung

Sobald Sie mit der Projektplanung abgeschlossen haben, können Sie mit Phase 3 beginnen. In dieser Phase geht es um die Durchführung des Projektes. Dabei koordinieren Sie die verschiedenen Aufgaben, die im Rahmen des Projektes erledigt werden müssen, sowie alle Mitarbeiter, die daran arbeiten.

Während der Projektdurchführung ist es wichtig regelmäßig mit seinem Team zu kommunizieren und Fortschritte zu evaluieren. Sollten Sie merken, dass es zu Abweichungen vom ursprünglichen Plan kommt, bearbeiten Sie diesen einfach. Vergessen Sie dabei nicht die Änderungen beim nächsten gemeinsamen Meeting hervorzuheben bzw. auch interne Deadlines zu verschieben.

Erinnern Sie sich daran: Sie erstellen keinen Plan, damit er perfekt ist, sondern damit er Sie zum Projekterfolg begleitet. Wenn Sie Mitten im Projekt merken, dass Sie sich verschätzt haben oder gewisse Dinge nicht so ausgefallen sind, wie gewünscht, ist es mehr als in Ordnung den Plan einfach an die neue Situation anzupassen.

Je öfters Sie Projektpläne erstellen, desto öfters werden Sie an die erlebten Abweichungen bzw. Probleme zurückdenken und von Anfang an in das Projekt miteinberechnen.

Phase 4 – Projektverfolgung und Überwachung

In dieser Projektmanagement Phase geht es um die Überwachung des Projektfortschrittes. Während dieser Phase achten Sie darauf, dass alles nach Plan läuft, Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, interne Deadlines eingehalten werden und das Budget dabei nicht überschritten wird.

Eine gute Methode, um den Überblick zu behalten ist den Arbeitsprozess zu evaluieren und Auswertungen zu erstellen. So können Fortschritte in Meetings besprochen werden und eventuell noch während der Projektdurchführung optimiert. Man muss nicht erst nach den Projekt darauf aufmerksam machen, was hätte besser laufen können.

Indem man regelmäßig den Arbeitsprozess evaluiert, können offene Fragen, eventuelle Probleme angesprochen werden und Prioritäten gesetzt werden. Wenn in gewisse Aufgaben viel mehr Aufwand reingeht, als es Output mit sich bringt, hat man die Möglichkeit die Notwendigkeit bestimmter Tätigkeiten zu überdenken.

Phase 5 – Projektabschluss

Auch die letzte Phase ist wichtig für den Projektmanagement Prozess, da es das Projektende markiert. Hier wird geklärt, ob der Auftraggeber zufrieden mit dem Projekt ist. Oft wird das in einem Meeting zwischen Projektleiter und Stakeholdern besprochen. Das Feedback leitet der Projektleiter anschließend an sein Team weiter. Im Rahmen des Teams gibt es dann oft eine Abschlussbesprechung, bei der die größten Hindernisse angesprochen werden und in wiefern der Arbeitsprozess verbessert werden kann. Im Anschluss wird das gesamte Projekte  mit dem ursprünglichen Plan verglichen, um Erfolge und Misserfolge hervorzuheben und in ein Projektabschlussbericht zusammengefasst.

Wie Sie sehen können ist der Projektmanagement Prozess grundsätzlich einfach. Dennoch, gibt es einige wichtige Phasen, die zu beachten sind. Obwohl einige Phasen wichtiger als andere erscheinen können, sollte man allen prinzipiell den selben Stellenwert geben, da Sie alle zum Gesamtprozess beisteuern, um Ihren Projekterfolg zu garantieren.