So-berechnen-Sie-Ihre-Arbeitszeit

In der heutigen Arbeitswelt gehört Zeit zur kostbarsten Ressource von Unternehmen. Arbeitnehmer haben allerdings oft Schwierigkeiten damit, den Überblick über ihre Arbeitszeit zu behalten. Woran liegt das und wie kann man dieses Problem am besten lösen? Ein Arbeitszeitrechner kann Ihnen da unter die Arme greifen.

Was gilt als Arbeitszeit?

Unter Arbeitszeit ist die Zeit zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende, ohne Ruhepausen, zu verstehen. Kurze Arbeitsunterbrechung von bis zu 15 Minuten (Bildschirmpausen, Toilettenpausen sowie kurze Kaffeepausen) zählen grundsätzlich auch zur Arbeitszeit. Bereitschaftsdienste zählen ebenfalls zu Arbeitszeiten, da sich der Arbeitnehmer im Rahmen des Bereitschaftsdienstes an seinem Arbeitsplatz befindet und jederzeit zur Arbeit herangezogen werden kann.

Anders ist es bei der Rufbereitschaft. Hier muss der Arbeitnehmer lediglich per Telefon erreichbar sein und kann seinen Aufenthaltsort frei wählen. Die Rufbereitschaft gehört somit nicht zur Arbeitszeit. Dasselbe gilt für die Zeit, die der Arbeitnehmer für den Weg zwischen seiner Wohnung und dem Arbeitsplatz benötigt. Diese zählt ebenfalls nicht zur Arbeitszeit.

Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung

Das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 verpflichtet Arbeitgeber innerhalb der EU, ein einfaches und verlässliches System einzurichten, das die lückenlosen Dokumentation der Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer garantiert. Wir haben die wichtigsten Infos für Sie zusammenfasst:

  • In Deutschland sollen Arbeitgeber künftig den kompletten Arbeitstag ihrer Arbeitnehmer dokumentieren, Arbeitsbeginn- und Arbeitsende sowie Pausen inkludiert.
  • In Österreich sind alle Arbeitgeber bereits zur umfassenden Zeiterfassung verpflichtet. Die jetzige Rechtslage in Österreich ist EU-konform.
  • In der Schweiz ist die Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber bereits verpflichtend. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Arbeitgeber allerdings auf die Aufzeichnung verzichten. (Hier ist anzumerken, dass die Schweiz kein EU-Mitgliedsstaat ist und deswegen nicht unmittelbar vom EuGH-Urteil betroffen ist).

Um Ihre Arbeitszeiten daher richtig zu erfassen und gesetzeskonform aufzuzeichnen, stehen Ihnen ein paar Methoden zur Verfügung. Für Einzelunternehmer kann die Selbstberechnung der Arbeitszeiten vorteilhaft sein. Wir weisen allerdings darauf hin, dass die Zeiterfassung per Excel-Vorlage oder per Zeiterfassungssystem einfacher und übersichtlicher ist. Im nächsten Abschnitt gehen wir genauer auf die verschiedenen Zeiterfassungs-Methoden ein.

Arbeitszeit selbst berechnen

Um Ihre Arbeitszeit richtig zu berechnen, können Sie einfach auf folgende zwei Formeln zurückgreifen:

Tägliche Arbeitszeit = Soll-Wochenarbeitszeit / Anzahl der Arbeitstage pro Woche

Monatliche Arbeitszeit = Soll-Wochenarbeitszeit x 4,33

Wenn Sie genauer wissen möchten, was genau als Arbeitszeit gilt und wie Sie Ihre Arbeitszeit selber ausrechnen können, haben wir einige hilfreiche Informationen für Sie zusammengefasst. Zudem können Sie nachlesen, welche Pausenregelungen in Ihrem Land gelten.

Tägliche Arbeitszeit berechnen

Zur Berechnung der täglichen Arbeitszeit gilt folgende Formel:

Tägliche Arbeitszeit = Soll-Wochenarbeitszeit / Anzahl der Arbeitstage pro Woche

Beispiel: Wenn in Ihrem Arbeitszeitmodell eine Soll-Wochenarbeitszeit von 38,5 Stunden geregelt ist und Sie an 5 Tagen pro Woche arbeiten müssen, ergibt sich eine tägliche Arbeitszeit von 7 Stunden und 42 Minuten.

Sie können die Formel auch benützen, wenn Sie Teilzeit oder geringfügig arbeiten. Wenn Ihr Arbeitszeitmodell beispielsweise vorgibt, dass Sie 20 Stunden die Woche arbeiten müssen und diese Stunden auf 4 fixe Tage aufgeteilt werden müssen, ergibt sich eine tägliche Arbeitszeit von 5 Stunden pro Arbeitstag.

Ein Kinderspiel, nicht wahr?

Monatliche Arbeitszeit berechnen

Um die monatliche Arbeitszeit zu berechnen, müssen Sie erstmal die Wochenanzahl pro Monat ausrechnen. Hierfür nehmen Sie die Anzahl der Wochen pro Jahr (=52) und dividieren sie durch die Anzahl der Monate (=12). Daraus ergibt sich eine Wochenanzahl von 4,33. Nun können Sie mit der folgenden Formel arbeiten:

Monatliche Arbeitszeit = Soll-Wochenarbeitszeit x 4,33

 

Beispiel 1: Wenn Sie eine 38,5h-Arbeitswoche haben, ergibt sich eine monatliche Arbeitszeit von knapp 167 Stunden (38,5 x 4,33 = 166,7).

Beispiel 2: Wenn Sie im Rahmen Ihres Arbeitszeitmodells  nur 20 Stunden die Woche arbeiten müssen, beträgt Ihre monatliche Arbeitszeit 87 Stunden (20 x 4,33).

Arbeitspausen

Ruhepausen gehören in der Regel nicht zur offiziellen Arbeitszeit des Arbeitnehmers. Sind sind daher unbezahlt. Zudem ist der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter regelmäßige Pausen machen. Die Regelungen zur genauen Dauer von Arbeitszeiten sind länderspezifisch. Wir haben das Wichtigste für Sie zusammengefasst:

Pausen in Deutschland

In Deutschland müssen Arbeitnehmer bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden eine Arbeitspause von mindestens 30 Minuten machen. Hierbei dürfen auch zwei Arbeitspausen von jeweils 15 Minuten eingelegt werden. Die Pause muss allerdings mindestens 15 Minuten dauern, um als Arbeitspause zu gelten.

Sollte der Arbeitnehmer mehr als neun Stunden arbeiten, sieht das Arbeitszeitgesetz eine Pause von mindestens 45 Minuten vor.

Pausen in Österreich

In Österreich gilt ähnliches. Arbeitnehmer müssen bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden eine unbezahlte Arbeitspause von mindestens 30 Minuten machen. Es dürfen auch in Österreich zwei Arbeitspausen von jeweils 15 Minuten eingelegt werden.

Pausen in der Schweiz

In der Schweiz gelten folgende Regelungen:

  • bei einer Arbeitszeit von 5,5 Stunden ist eine Pause von 15 Minuten zu machen,
  • bei einer Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden ist eine Pause von 30 Minuten zu machen,
  • bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden ist eine Pause von 60 Minuten zu machen.

Pausen, die über 30 Minuten dauern, können auch in der Schweiz aufgeteilt werden.

Einfache Zeiterfassung mit Excel Tabellen

Ihr Kopf raucht schon, von den ganzen Formeln und Regelungen? Sie sind nicht allein. Viele Unternehmer entscheiden sich dafür Excel Tabellen für ihre tägliche Zeiterfassung zu verwenden, anstatt sich mit diesen ganzen Formeln auseinander zu setzen. Grund dafür ist, dass die Selbstberechnung von Arbeitszeiten definitiv viel Zeit in Anspruch nimmt und die Excel-Tabelle eine einfache und  kostenlose Alternative ist.

Mit einer Excel-Vorlage können Sie ganz einfach und schnell Ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Die hinterlegten Formeln summieren automatisch die Monats-Arbeitsstunden – so brauchen Sie sich keine Gedanken darüber machen.

Unser Tipp: Eine Excel-Tabelle macht für die Zeiterfassung so lange Sinn, wie Sie Ihre Arbeitszeiten gut überblicken können. Sobald Sie in einem Team arbeiten, wo Sie die Arbeitszeiten von mehreren Teammitgliedern verfolgen möchten, würden wir Ihnen raten auf eine andere Methode der Zeiterfassung zu wechseln. Bei vielen Daten verliert man nämlich schnell den Überblick und Sie müssten täglich sicher stellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit eingetragen haben. Es entstehen nämlich die ersten Probleme, die Zeiterfassung ungenau bzw. inkonsequent erledigt wird.

Die Alternative: ein Zeiterfassungssystem

Wenn Sie nach einer kompakten und gleichzeitig ausführlichen bzw. übersichtlichen Zeiterfassungs-Methode suchen, sind Sie bei einem Zeiterfassungssystem genau richtig.

Arbeitszeiterfassung muss nämlich nicht kompliziert sein. Sie müssen nur die Lösung finden, die am besten zu Ihnen passt. Anstatt selber zu rechnen und sich mit Formeln auseinander zu setzen, oder mit Excel-Tabellen zu kämpfen, können Sie zur digitalen Zeiterfassungslösung TimeTrack greifen. Mit TimeTrack müssen Sie sich keine Formeln merken oder Gedanken darüber machen, ob Sie Ihre Pausen richtig einhalten. Darum kümmern wir uns. Sie müssen nur zwei mal Klicken, um den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende zu markieren.

Hier erfahren Sie mehr.

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